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Envoi par PEPPOL
Avec enFact, en plus de l'envoi de factures par courriel, vous pouvez envoyer et recevoir des factures par PEPPOL. PEPPOL est un réseau mis en place par l'Union européenne pour l'échange de factures électroniques.
Ce réseau peut être comparé au courrier électronique : chaque entreprise a une adresse PEPPOL à laquelle les factures peuvent être envoyées et elles aboutissent dans la boîte de réception de l'entreprise cible. L'échange de factures par ce canal présente deux avantages importants pour les deux parties :
  • Les factures peuvent être traitées automatiquement
  • Il y a un accusé de réception, de sorte qu'il n'y a pas de discussion possible sur la livraison d'une facture au destinataire.

Activation de la boîte de réception PEPPOL

Pour recevoir des factures par le réseau PEPPOL, vous devez d'abord activer une boîte de réception dans enFact par créer une adresse PEPPOL.
Vos adresses PEPPOL sont générées à partir de votre numéro d'entreprise et de votre numéro de TVA. De cette façon, vos fournisseurs peuvent facilement détecter si vous êtes vous-même actif sur le réseau PEPPOL.
Cette activation peut être facilement organisée par enFact :
  1. 1.
    Dans le menu supérieur droit, sélectionnez "Applications et connexions".
  2. 2.
    Sélectionnez les "Applications et connexions concernant les documents".
  3. 3.
    Cliquez à côté de l'application "Envoi et réception de factures via PEPPOL" sur "Activer".
  4. 4.
    Cliquez sur le bouton jaune "Configurer" à côté de l'application.
  5. 5.
    Cliquez sur le bouton vert "Enregistrer votre entreprise sur le réseau PEPPOL".
  6. 6.
    enFact crée deux adresses :
    1. 1.
      une basée sur votre numéro d'entreprise.
    2. 2.
      une basée sur votre numéro de TVA.
    Vos fournisseurs peuvent utiliser l'un ou l'autre pour envoyer la facture.
Vous avez maintenant activé la boîte de réception PEPPOL : vous la trouverez derrière les roues dentées en haut d'enFact, dans les listes de traitement. Si votre boîte de réception PEPPOL n'a pas encore été activée, l'écran se présente comme suit (à droite "Cliquez ici pour activer votre boîte de réception PEPPOL") :

Réception des factures via PEPPOL

Lorsque vous recevez une facture par PEPPOL, elle se trouve dans votre liste de traitement des documents entrants. Sur le côté droit, il y a une nouvelle boîte aux lettres active avec votre adresse PEPPOL. Les documents arrivent automatiquement dans la liste.
Une copie de la facture reçue est toujours envoyée à votre adresse électronique, à la fois sous forme de facture électronique et au format PDF.

Envoi de factures avec PEPPOL

Créez une nouvelle facture ou ouvrez une facture existante. Dans l'écran récapitulatif, un cadre supplémentaire apparaîtra au-dessus de la ligne de temps. Il vous indiquera si votre client est enregistré sur le réseau PEPPOL ou non.
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Si votre client est détecté sur le réseau PEPPOL, vous verrez sous le bouton bleu "Actions" la possibilité d' "Envoyer via PEPPOL". Si le client n'est pas détecté sur PEPPOL, vous recevrez un message à ce sujet et vous ne pourrez envoyer que par e-mail traditionnel ou par courrier postal sous le bouton "Actions".
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Il n'est pas nécessaire d'ajouter un texte d'accompagnement au message (mail) PEPPOL. L'envoi du document est suffisant.
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Après avoir rafraîchi la fenêtre, vous verrez immédiatement la confirmation que le client a reçu la facture via le réseau PEPPOL :
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Facturation au gouvernement via PEPPOL

Les gouvernements demandent de plus en plus souvent à envoyer leurs factures via PEPPOL. Cette opération se déroule comme décrit ci-dessus. Notez que les organisations gouvernementales demandent d'ajouter une référence de commande. A ne pas oublier! Lisez ici comment faire cela dans enFact. En saisissant ces informations dans un champ séparé sur les documents enFact, elles peuvent être envoyées via PEPPOL de manière structurée.