Envoi par PEPPOL
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Avec enFact, en plus de l'envoi de factures par courriel, vous pouvez envoyer et recevoir des factures par PEPPOL. PEPPOL est un réseau mis en place par l'Union européenne pour l'échange de factures électroniques.
Ce réseau peut être comparé au courrier électronique : chaque entreprise a une adresse PEPPOL à laquelle les factures peuvent être envoyées et elles aboutissent dans la boîte de réception de l'entreprise cible. L' échange de factures par ce canal présente deux avantages importants pour les deux parties :
Les factures peuvent être traitées automatiquement
Il y a un accusé de réception, de sorte qu'il n'y a pas de discussion possible sur la livraison d'une facture au destinataire.
Afin de recevoir/envoyer des factures électroniques via le réseau PEPPOL, vous devez être inscrit à ce réseau. enFact s'en charge automatiquement : votre adresse PEPPOL est générée sur la base du numéro d'entreprise ou du numéro de TVA que vous avez introduit dans les "Informations sur l'entreprise" de votre compte.
Vous obtenez un message d'erreur lorsque vous envoyez votre première facture via PEPPOL ? Dans ce cas, vérifiez que votre numéro de TVA ou votre numéro d'entreprise est correctement saisi dans vos "Informations sur l'entreprise". Envoyez à nouveau la facture après avoir complété ces informations.
Pour envoyer des factures électroniques via PEPPOL, vous ne devez rien faire de spécial : vous créez une facture dans onFact comme vous le feriez normalement. Vous pouvez également renvoyer une facture déjà existante via PEPPOL.
Dans l'écran récapitulatif de la facture, une case supplémentaire apparaît au-dessus de la ligne du temps ; vous pouvez y voir si votre client est enregistré ou non sur le réseau PEPPOL.
Pour envoyer une facture via PEPPOL, le numéro de TVA ou le numéro d'entreprise de votre client doit toujours être indiqué dans les détails de la facturation. Vous ne pouvez donc pas envoyer de factures électroniques via PEPPOL à des clients privés.
Si votre client est détecté sur le réseau PEPPOL, vous verrez sous le bouton bleu "Actions" la possibilité d' "Envoyer via PEPPOL". Si le client n'est pas détecté sur PEPPOL, vous recevrez un message à ce sujet et vous ne pourrez envoyer que par e-mail traditionnel ou par courrier postal sous le bouton "Actions".
Il n'est pas nécessaire d'ajouter un texte d'accompagnement au message (mail) PEPPOL. L'envoi du document est suffisant.
Après avoir rafraîchi la fenêtre, vous verrez immédiatement la confirmation que le client a reçu la facture via le réseau PEPPOL :
Vos fournisseurs peuvent également détecter votre entreprise sur le réseau PEPPOL et vous envoyer leurs factures par l'intermédiaire de PEPPOL. Celles-ci deviennent alors des factures d'achat dans enFact.
Pour recevoir des factures d'achat via PEPPOL, vous devez activer votre boîte de réception PEPPOL. Vous pouvez la trouver ici :
Cliquez sur "Achats" dans le menu de gauche.
Allez dans "A traiter"
En haut à droite, vous verrez le message suivant : "Cliquez ici pour activer votre boîte de réception PEPPOL". Cliquez sur la case pour l'activer. L'icône de la boîte de réception devient bleue et votre numéro de TVA ou d'entreprise apparaît à côté.
L'icône de la boîte de réception est déjà bleue ? Votre boîte de réception est alors activée et vous pouvez déjà recevoir des factures électroniques.
Une fois cette opération effectuée, vous trouverez automatiquement les documents entrants dans la liste de traitement en bas de page.
Une copie de la facture reçue est toujours envoyée à votre adresse électronique, à la fois sous forme de facture électronique et au format PDF.
Lorsque vous recevez une facture dans enFact via le réseau PEPPOL, elle entre dans votre liste de traitement des documents entrants, à partir de laquelle vous pouvez commencer à la traiter.
Lorsque vous devez envoyer des factures à l'administration via PEPPOL, cela fonctionne exactement de la même manière. Cependant, les agences gouvernementales vous demandent toujours d'ajouter une référence de commande. Lisez ici comment l'ajouter dans enFact.
En saisissant cette référence dans un champ séparé sur les documents enFact, elle peut être envoyée via PEPPOL de manière structurée.
