Exportation des données
Les listes de clients, de produits et de fournisseurs peuvent être exportées depuis enFact, même dans différents formats de fichiers. Nous expliquons brièvement ces formats ci-dessous.
Un fichier xlsx peut être ouvert avec des tableurs tels que Excel. Vous pouvez facilement le rendre lisible et le modifier. Il peut être converti en fichier csv pour être réimporté dans enFact.
Un fichier CSV ou Comma Separated Values est un type de fichier qui peut être utilisé dans un tableur tel qu'Excel. Avec l'option 'Enregistrer sous . .csv', enFact produit un tel format de fichier. Les valeurs dans un fichier csv peuvent être séparées par une virgule (,) ou un point-virgule (;).
Le format UBL ou Universal Business Language est un codage standard pour la facturation électronique. Il contient les données d'une facture dans un fichier XML qu'un ordinateur peut traiter rapidement et automatiquement. De cette façon, un programme de comptabilité peut lire les données et traiter les informations, par exemple à partir de vos factures. Pour plus d'informations sur l'utilisation des fichiers UBL, cliquez ici.
Le Portable Document Format ou PDF est une norme de facto pour l'échange de documents et de formulaires électroniques qui doivent rester dans leur forme originale. PDF préserve les polices, les images et le formatage de chaque document source, quel que soit le programme ou la plate-forme utilisés pour le créer. L'avantage du PDF est que, contrairement à un document Word, par exemple, le fichier a le même aspect sur toutes les imprimantes.
Un fichier zip ou zippé est un fichier compressé sans perte qui contient un ou plusieurs fichiers informatiques. Il crée un fichier de taille beaucoup plus réduite et plus facile à envoyer ou archiver. L'extraction d'un fichier zip redonne aux fichiers leur taille d'origine et les rend accessibles.
Il est facile d'exporter les données des clients ou des fournisseurs dans enFact. Dans cette section, nous parlerons des "clients", mais les étapes s'appliquent également aux "fournisseurs". Pour exporter, cliquez sur le bouton bleu "Actions" en haut à droite de l'aperçu du client. Là, vous sélectionnez l'option "Exporter vers CSV / xlsx".
L'exportation sera générée dans un ficier que vuus pouvez ouvrir dans un tableur.
Lors de l'exportation, vous pouvez utiliser des filtres pour sélectionner ou exclure certains clients.
La procédure d'exportation des produits est similaire à celle des clients. Pour pouvoir lancer l'exportation, vous devez accéder à la liste complète des produits. Dans l'aperçu des groupes de produits, cliquez sur le bouton bleu "Liste complète des produits".
Pour exporter, cliquez sur le bouton bleu "Actions" dans la liste des produits en haut à droite. Là, vous sélectionnez l'option "Exporter vers CSV / xlsx".
L'exportation sera maintenant générée, dans un fichier lisible pour un tableur.
Lors de l'exportation vous pouvez utiliser des filtres pour sélectionner ou exclure certains produits.
La procédure d'exportation des documents est la même pour chaque type de document couvert:
- Factures
- Confirmations de commande
- Bons de livraison
- Notes de crédit
- Offres
- Tickets de caisse
- Demandes de paiement
L'exemple ci-dessous fait référence aux "factures". Cependant, la procédure enFact s'applique à tous les autres types de documents.
À partir de l'écran de synthèse (dans cet exemple : des factures), vous pouvez directement générer des exportations de vos factures en cliquant sur le bouton bleu "Action". Il y a quelques possibilités.
Attention : Si vous n'excluez aucun document (p.ex. en cochant la case à gauche du numéro de facture), l'exportation se fera sur la base de tous les documents (p.ex. tous les offres, toutes les factures, ...). Si vous ne voulez exporter qu'une certaine sélection, indiquez-le au préalable avec le bouton jaune "Filtres"s
- 1.Pour exporter, cliquez le bouton bleu "Actions" en haut à droite de l'aperçu du document.
- 2.Là, vous sélectionnez l'option "Exporter vers CSV / xlsx (Excel)". L'exportation sera maintenant générée.
- 3.Vous pouvez ensuite le télécharger et l'ouvrir dans un tableur.
Même procédure que ci-dessus, mais le résultat est un fichier csv qui contient les lignes des documents. Au lieu, par exemple, du montant total d'une facture ou d'un bon de livraison, chaque ligne-produit ou poste est affiché séparément avec son propre prix, son montant de TVA et d'autres informations. Par exemple, l'exportation de 3 factures de 10 lignes ne donnera pas lieu à fichier d'exportation de 3 lignes, mais de 30 lignes (avec chaque article répertorié séparément).
- 1.Pour exporter, cliquez sur le bouton bleu "Actions" dans le coin supérieur droit de l'aperçu du document.
- 2.Là, vous sélectionnez l'option "Exporter au format CSV / xlsx (Excel) avec les données de ligne".
- 3.L'exportation sera maintenant générée. Vous pouvez ensuite le télécharger et l'ouvrir dans un tableur.
- 1.Pour exporter, cliquez sur le bouton bleu "Actions" dans le coin supérieur droit de l'aperçu du document.
- 2.Là, vous sélectionnez l'option "Exporter vers 1 PDF contenant tous les documents".
- 3.Maintenant, un document PDF sera créé dans lequel tous les documents sélectionnés (par exemple, les factures) se suivent.
- 1.Pour exporter, cliquez sur le bouton bleu "Actions" en haut à droite de l'aperçu du document.
- 2.Là, vous sélectionnez l'option "Exporter le ZIP contenant tous les documents".
- 3.Lorsque vous décompressez le dossier ZIP, il contient tous les documents sélectionnés (par exemple, des citations) sous forme de fichiers PDF individuels.
Cette option est uniquement disponible pour les types de documents factures et notes de crédit !
- 1.Pour exporter, cliquez sur le bouton bleu "Actions" dans l'aperçu des factures ou des notes de crédit en haut à droite.
- 2.Là, vous sélectionnez l'option "Exportation UBL.BE pour les logiciels de comptabilité dans UBL.BE".
- 3.Cette exportation donnera également lieu à un dossier ZIP.
- 4.Lorsque vous décompressez le dossier, il contient toutes les factures sélectionnées sous forme de fichiers UBL séparés au format xml. Ceux-ci peuvent être lus et traités par un logiciel de comptabilité.
Si vous indiquez une sélection de documents et que vous souhaitez les exporter vers un fichier UBL via le bouton bleu 'Actions' dans le coin supérieur droit, un message apparaîtra : "Voulez-vous marquer xx documents comme comptabilisés ?"
Si vous cliquez sur "Oui", enFact se souviendra que vous avez déjà exporté ces documents vers le comptable. La prochaine fois que vous filtrerez vos documents, vous pourrez choisir de ne montrer que les documents qui n'ont pas encore été envoyés au comptable. Cela permet d'éviter les doublons.
