Accowin

Depuis enFact vous pouvez envoyer vos documents de vente et d'achat vers Accowin

Accowin attribue automatiquement une adresse e-mail spécifique à chaque fichier Accowin pour livrer les documents afin de les traiter ultérieurement. Avec le lien enFact, il est possible de cocher les factures pour les envoyer immédiatement en format UBL à l'adresse électronique indiquée. Les factures arrivent dans Accowin, prêtes pour la suite du traitement comptable.

Activer la connexion avec Accowin

1. Allez vers « Applications et connexions » par le menu en haut à droite (adresse e-mail).

2. Activez le lien « Accowin » sous « Applications et connexions concernant la comptabilité».

3. Cliquez sur le bouton jaune « Configurer » à côté de cette application.

Par défaut, vous verrez apparaître un journal des achats et un journal des ventes. Cliquez sur le bouton jaune « Modifier » pour introduire pour chaque journal les adresses e-mail d'Accowin trouvées dans votre portail client Accowin (ou demandez au comptable de vous les fournir). Sur base de ces adresses e-mail, les documents sont échangés entre enFact et Accowin sous-jacent.

• Journaux des ventes : ici vous pouvez saisir les adresses e-mail pour l'envoi des factures de vente, et les notes de crédit des factures de vente.

• Journaux d'achat : vous pouvez introduire ici les adresses e-mail pour l'envoi des factures d'achat, des notes de crédit des factures d'achat et des bordereaux d'achat (si ce module est activé).

• Autres documents d'entreprise: vous pouvez saisir ici l’adresse e-mail utilisée pour transférer les documents pertinents pour votre entreprise, mais qui ne sont ni des documents d’achat ni des documents de vente. Vous trouverez ici plus d’informations sur ces « Documents d’entreprise ». Ce champ est uniquement affiché si un module de la catégorie « Documents d’entreprise » est activé.

S'il n'y a pas d'adresses différentes pour l'envoi des factures de vente et de leurs notes de crédit, vous pouvez utiliser la même adresse e-mail pour les différents types de documents dans le même journal.

Ensuite, cliquez sur « Sauvegarder ». La connexion est maintenant active.

Transfert de documents vers Accowin

Activer l'envoi automatique

Si le lien avec Accowin est activé, vous verrez dans la fenêtre l'option d'envoyer automatiquement les factures à Accowin. Les factures seront envoyées une fois par jour (la nuit) vers Accowin. Cela signifie ce qui suit :

• Les factures de vente: sont automatiquement transmises lorsqu'elles ont le statut « envoyé » ou « payé ».

• Les notes de crédit: sont automatiquement transmises lorsqu'elles ont le statut « envoyé » ou « payé ».

• Les bordereaux d'achat: sont automatiquement transmis lorsqu'ils ont le statut « envoyé » ou « payé ».

• Les documents d'achat entrants: (par l'adresse courriel enFact ou PEPPOL) ne sont pas transmis automatiquement mais doivent être approuvés manuellement pour l'envoi, en les saisissant comme un achat (voir point suivant) ou en les transmettant manuellement au comptable.

• Les factures d'achat: traitées par le module « Achats » ou la liste de traitement, sont transmises automatiquement.

Avez-vous envoyé une facture à votre comptable qui doit être modifiée ?

1. Copiez d'abord cette facture vers une note de crédit.

2. Faites ensuite une copie de la facture et modifiez-la en utilisant la fonction "Modifier la facture".

Envoi des factures de vente (manuelle)

1. Passez vers « Factures » par le menu de gauche dans enFact. Sélectionnez les factures que vous souhaitez transférer.

Vous pouvez utiliser la fonction de filtrage en haut à droite pour afficher et sélectionner, par exemple, uniquement les factures du trimestre précédent.

1. Le bouton bleu « Actions » en haut à droite vous permet d'envoyer les factures sélectionnées à Accowin. Le transfert va commencer et vous recevrez un message d'état par document.

1. Dans le tableau, un logo apparaîtra dans la colonne Accowin pour chaque document qui a été transféré avec succès à partir d'enFact.

ASTUCE : la fonction de filtrage effectue une recherche dans cette colonne afin de voir quelles factures ont déjà été transférées.

Envoi des notes de crédit (manuel)

1. Dans enFact, allez vers « Notes de crédit » par le menu de gauche. Sélectionnez les notes de crédit que vous souhaitez envoyer.

2. En cliquant sur le bouton bleu « Actions » en haut à droite, vous pouvez envoyer les notes de crédit sélectionnées à Zenvoices. L'envoi va commencer et vous recevrez un message d'état par document.

1. Dans le tableau, vous verrez dans la colonne Accowin un logo pour chaque document qui a été transmis avec succès depuis enFact.

Envoi des documents d'achat (manuel)

1. Dans enFact, allez vers « Achats » par le menu de gauche. Sélectionnez ici les documents d'achat que vous souhaitez transmettre.

2. Il existe deux possibilités pour transmettre vos documents d'achat :

A. Vous avez traité vos documents d'achat dans enFact

En cliquant sur le bouton bleu « Actions » dans le coin supérieur droit, vous pouvez transférer les documents d'achat sélectionnés vers Accowin.

B. Vous n'avez pas traité vos documents d'achat dans enFact

Vous pouvez envoyer les documents d'achat qui se trouvent dans votre liste de traitement à Accowin sans autre traitement. Il suffit de cliquer sur le bouton bleu « Actions » en haut à droite.

1. Dans le tableau, un logo apparaîtra dans la colonne Accowin pour chaque document qui a été transmis avec succès depuis enFact.