Admisol

enFact vous propose un lien vers le logiciel de comptabilité Admisol. Admisol attribue automatiquement une adresse e-mail spécifique à chaque fichier Admisol pour livrer les documents afin de les traiter ultérieurement. Avec le lien enFact, il est possible de cocher les factures pour les envoyer immédiatement en format UBL à l'adresse électronique indiquée. Les factures arrivent dans Admisol, prêt pour la suite du traitement comptable.

Activer la connexion avec Admisol

1. Allez vers "Applications et connexions" par le menu en haut à droite (adresse e-mail).

2. Activez le lien "Admisol" sous "Applications et connexions concernant la comptabilité".

3. Cliquez sur le bouton jaune "Configurer" à côté de cette application.

Vous verrez maintenant apparaître deux champs d'adresse électronique. Dans ces champs, vous devez entrer les adresses e-mail d'Admisol qui se trouvent dans votre portail client Admisol. Sur la base de ces adresses e-mail, les documents sont échangés entre enFact et Admisol sous-jacent.

• Adresse e-mail pour les factures d'achat: dans ce champ, entrez l'adresse e-mail à utiliser pour envoyer vos documents d'achat à Admisol.

• Adresse e-mail pour les factures de vente : veuillez saisir dans ce champ l'adresse e-mail à utiliser pour l'envoi de vos documents de vente à Admisol.

Actions dans la plateforme Admisol

Connectez-vous à votre compte Admisol pour copier ces adresses e-mail : vous les trouverez dans votre agenda des ventes dans Admisol. Vous trouverez les adresses au bas dans le cadre, où vous pouvez télécharger des fichiers dans Admisol.

Cette adresse électronique se compose du numéro de votre entreprise, de quelques caractères et de "doc.admisol.be".

Vous ne voyez pas d'adresse e-mail dans Admisol ? Demandez alors au helpdesk d'Admisol de l'activer, via le point d'interrogation vert en haut à droite de votre environnement Admisol.

Il est également recommandé d'effectuer les actions suivantes dans votre compte Admisol :

1. Adresse e-mail de contact

Créez dans votre compte sous 'Fichiers de base' un 'Contact' avec l'adresse e-mail '[e-mail]'. Ce n'est que de cette manière que le courrier sera traité dans Admisol. Il s'agit d'une mesure de sécurité afin que n'importe qui ne puisse pas envoyer des documents à votre compte Admisol.

2. Autoriser la limite maximale

Il est conseillé de cocher la case "Autoriser la limite maximale" dans votre compte Admisol, tout en bas, sous "Paramètres", puis "Paramètres de fichier". Sinon, vous courez le risque que les UBL surchargées ne soient pas transférées vers Admisol.

Transfert de documents vers Admisol

Retournez vers enFact et cliquez sur "Enregistrer". La connexion est maintenant active :

Si le lien avec Admisol est activé, vous verrez dans la fenêtre l'option d'envoyer automatiquement les factures à Admisol. Les factures seront envoyées une fois par jour (la nuit) vers Admisol. Cela signifie ce qui suit :

• Les factures de vente sont automatiquement transmises lorsqu'elles ont le statut "envoyé" ou "payé".

• Les notes de crédit sont automatiquement transmises lorsqu'elles ont le statut "envoyé" ou "payé".

• Les bordereaux d'achat sont automatiquement transmis lorsqu'ils ont le statut "envoyé" ou "payé".

• Les documents d'achat entrants (par l'adresse courriel enFact ou PEPPOL) ne sont pas transmis automatiquement mais doivent être approuvés manuellement pour l'envoi, en les saisissant comme un achat (voir point suivant) ou en les transmettant manuellement au comptable.

• Les factures d'achat traitées par le module 'Achats' ou la liste de traitement, sont transmises automatiquement.

Avez-vous envoyé une facture à votre comptable qui doit être modifiée ?

1. Copiez d'abord cette facture vers une note de crédit.

2. Faites ensuite une copie de la facture et modifiez-la en utilisant la fonction "Modifier la facture".

Transmission des factures de vente (manuelle)

1. Passez vers "Factures" par le menu de gauche dans enFact. Sélectionnez les factures que vous souhaitez transférer.

Vous pouvez utiliser la fonction de filtrage en haut à droite pour afficher et sélectionner, par exemple, uniquement les factures du trimestre précédent.

2. Le bouton bleu "Actions" en haut à droite vous permet d'envoyer les factures sélectionnées à Admisol. Le transfert va commencer et vous recevrez un message d'état par document.

3. Dans le tableau, un logo apparaîtra dans la colonne Admisol pour chaque document qui a été transféré avec succès à partir d'enFact.

ASTUCE : la fonction de filtrage effectue une recherche dans cette colonne afin de voir quelles factures ont déjà été transférées.

Transmission des notes de crédit (manuel)

1.Dans enFact, allez vers 'Notes de crédit' par le menu de gauche. Sélectionnez les notes de crédit que vous souhaitez envoyer.

2. En cliquant sur le bouton bleu "Actions" en haut à droite, vous pouvez envoyer les notes de crédit sélectionnées à Admisol. L'envoi va commencer et vous recevrez un message d'état par document.

3. Dans le tableau, vous verrez dans la colonne Admisol un logo pour chaque document qui a été transmis avec succès depuis enFact.

Transmission des documents d'achat (manuel)

1.Dans enFact, allez vers "Achats" par le menu de gauche. Sélectionnez ici les documents d'achat que vous souhaitez transmettre.

2. Il existe deux possibilités pour transmettre vos documents d'achat :

A. Vous avez traité vos documents d'achat dans enFact

En cliquant sur le bouton bleu "Actions" dans le coin supérieur droit, vous pouvez transférer les documents d'achat sélectionnés vers Admisol.

B. Vous n'avez pas traité vos documents d'achat dans enFact

Vous pouvez envoyer les documents d'achat qui se trouvent dans votre liste de traitement à Admisol sans autre traitement. Il suffit de cliquer sur le bouton bleu "Actions" en haut à droite.

3. Dans le tableau, un logo apparaîtra dans la colonne Admisol pour chaque document qui a été transmis avec succès depuis enFact.