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QUESTIONS FRÉQUENTES (F.A.Q.)
BillToBox
Lorsque vous faites votre comptabilité par BillToBox, vous pouvez activer un lien direct entre enFact et BillToBox. Ce lien permet d'envoyer des factures de vente, des notes de crédit et des documents d'achat à BillToBox, pour traitement facile.

Activer la connexion BillToBox

  1. 1.
    Allez dans le menu en haut à droite (adresse e-mail) et choisissez "Applications et connexions".
  2. 2.
    Activez la connexion "BillToBox" sous "Applications et connexions concernant la comptabilité".
  3. 3.
    Cliquez sur le bouton jaune "Configurer" à côté de cette application.
enFact vous demandera désormais une "Clé (API) des factures d'achat" et une "Clé (API) des factures de vente" pour la connexion avec BillToBox.
Allez dans votre propre environnement BillToBox dans un nouvel onglet et connectez-vous. Sélectionnez "Paramètres" dans le menu à gauche.
Faites défiler la liste jusqu'à "Achats" et cliquez. Puis sélectionnez "Activer accès HTTP". Cliquez dessus et copiez la "clé unique". Collez ceci dans enFact comme une valeur dans le champ 'Clé des factures d'achat'.
Encore une fois, allez dans "Paramètres" du menu gauche, faites défiler jusqu'à "Ventes" et cliquez. Puis choisissez "Connectez votre logiciel de facturation". Cliquez dessus et copiez "Votre clé". Collez ceci dans enFact comme une valeur dans le champ 'Clé des factures de vente'.
Cliquez maintenant sur "Enregistrer" dans enFact : la connexion avec BillToBox est maintenant établie.

Synchronisation de l'état des paiements

Lors de la création de la connexion entre BillToBox et enFact, vous verrez l'option "Synchroniser l'état des paiements quotidiens de BillToBox". Par défaut, cette option n'est pas cochée. Pour l'activer, déplacez le bouton jusqu'à ce qu'il devienne vert. Lorsque cette option est cochée, BillToBox enverra un état de paiement quotidien à enFact (et non pas dans l'autre sens).
Si le lien avec BillToBox est activé, vous aurez également l'option dans la fenêtre de transmettre automatiquement les factures à BillToBox. Les factures sont envoyées une fois par jour (la nuit) à BillToBox. Cela signifie que :
  • Les factures de vente sont automatiquement transmises lorsqu'elles ont le statut "envoyé" ou "payé".
  • Les notes de crédit sont automatiquement transmises lorsqu'elles ont le statut "envoyé" ou "payé".
  • Les bordereaux d'achat sont automatiquement transmis lorsqu'ils ont le statut "envoyé" ou "payé".
  • Les documents d'achat entrants (par l'adresse mail enFact ou PEPPOL) ne sont pas transmis automatiquement mais doivent être approuvés manuellement pour l'envoi, en les saisissant comme un achat (voir point suivant) ou en les transmettant manuellement au comptable.
  • Les factures d'achat traitées par le module 'Achats' ou la liste de traitement sont transmises automatiquement.

Transmission de documents à BillToBox

Transmission des factures de vente (manuelle)

  1. 1.
    Allez vers "Factures" par le menu de gauche dans enFact. Sélectionnez les factures que vous souhaitez transférer.
Vous pouvez utiliser la fonction de filtre en haut à droite pour afficher et sélectionner, par exemple, uniquement les factures du trimestre précédent.
2. Le bouton bleu "Actions" en haut à droite vous permet d'envoyer les factures sélectionnées à BillToBox. Les factures sont converties au format UBL et traitées ensuite dans BillToBox. L'envoi commence et vous recevrez une notification d'état par document.
3. Dans le tableau un logo apparaît dans la colonne BillToBox pour chaque document qui a été transmis avec succès depuis enFact.
ASTUCE : vous savez utiliser la fonction de filtrage pour effectuer une recherche dans cette colonne afin de voir quelles factures ont déjà été transférées.

Transmission des notes de crédit (manuel)

1.Dans enFact, allez vers 'Notes de crédit' par le menu de gauche. Sélectionnez les notes de crédit que vous souhaitez envoyer.
2. En cliquant sur le bouton bleu "Actions" en haut à droite, vous pouvez envoyer les notes de crédit sélectionnées à BillToBox. L'envoi va commencer et vous recevrez un message d'état par document.
3. Dans le tableau, vous verrez dans la colonne BillToBox un logo pour chaque document qui a été transmis avec succès depuis enFact.

Transmission des documents d'achat (manuel)

1.Dans enFact, allez vers "Achats" par le menu de gauche. Sélectionnez ici les documents d'achat que vous souhaitez transmettre.
2. Il y a deux possibilités pour transmettre vos documents d'achat :

A. Vous avez traité vos documents d'achat dans enFact

En cliquant sur le bouton bleu "Actions" dans le coin supérieur droit, vous pouvez transférer les documents d'achat sélectionnés vers BillToBox.

B. Vous n'avez pas traité vos documents d'achat dans enFact

Vous pouvez envoyer les documents d'achat qui se trouvent dans votre liste de traitement à BillToBox sans autre traitement. Vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton bleu "Actions" en haut à droite.
3. Dans le tableau, un logo apparaîtra désormais dans la colonne BillToBox pour chaque document qui a été transmis avec succès depuis enFact.

Paramètres avancés

Si vous utilisez l'application "Comptes grand livre" avec vos produits, les numéros de compte correspondants que vous avez attribués à vos produits seront envoyés à BillToBox.