ExactOnline
Lorsque vous tenez vos comptes par ExactOnline, vous pouvez activer une connexion directe avec enFact. Grâce à cette connexion, vous pouvez envoyer des factures de vente, des notes de crédit et des documents d'achat à ce logiciel de comptabilité ou l'enregistrement comptable n'a plus qu'à être approuvé. Cela fait de cette connexion l'une des méthodes les plus efficaces pour transférer les données d'enFact vers votre comptable.
Activer la connexion ExactOnline
Allez vers "Applications et connexions" par le menu en haut à droite (adresse e-mail).
Activez le lien "ExactOnline" sous "Applications et connexions concernant la comptabilité".
Cliquez sur le bouton jaune "Configurer" à côté de cette application.
Lorsque vous cliquez sur le bouton vert "Connectez votre dossier à ExactOnline", vous êtes redirigé vers l'environnement ExactOnline. Vous devrez y saisir le nom d'utilisateur et le mot de passe de votre compte ExactOnline.
Vous n'avez pas la connaissance requise ? Demandez à votre comptable d'établir ce lien. Parfois, en tant qu'utilisateur d'ExactOnline, vous ne disposez pas de droits suffisants pour lier un dossier. Dans ce cas, vous devez en discuter avec votre comptable.
Dans votre environnement enFact, sélectionnez maintenant l'administration dans ExactOnline à laquelle vous voulez lier votre compte enFact. Après la liaison, vous verrez la vue d'ensemble des journaux :
Le bouton jaune "Modifier" vous permet d'ajuster d'autres paramètres au niveau du journal dans ExactOnline :
Transfert de documents vers ExactOnline
Transfert automatique
Si le lien avec ExactOnline est activé, vous verrez dans la fenêtre l'option d'envoyer automatiquement les factures à ExactOnline. Les factures seront envoyées une fois par jour (la nuit) à ExactOnline. Cela signifie ce qui suit :
Les factures de vente sont automatiquement transmises lorsqu'elles ont le statut "envoyé" ou "payé".
Les notes de crédit sont automatiquement transmises lorsqu'elles ont le statut "envoyé" ou "payé".
Les bordereaux d'achat sont automatiquement transmis lorsqu'ils ont le statut "envoyé" ou "payé".
Les documents d'achat entrants (par l'adresse courriel enFact ou PEPPOL) ne sont pas transmis automatiquement mais doivent être approuvés manuellement pour l'envoi, en les saisissant comme un achat (voir point suivant) ou en les transmettant manuellement au comptable.
Les factures d'achat traitées par le module 'Achats' ou la liste de traitement, sont transmises automatiquement.
Cependant, vous pouvez également envoyer les documents d'enFact manuellement, par exemple une fois par trimestre, à la fin du mois, etc.
Transmission des factures de vente (manuelle)
Passez vers "Factures" par le menu de gauche dans enFact. Sélectionnez les factures que vous souhaitez transférer.
Vous pouvez utiliser la fonction de filtrage en haut à droite pour afficher et sélectionner, par exemple, uniquement les factures du trimestre précédent.
2. Le bouton bleu "Actions" en haut à droite vous permet d'envoyer les factures sélectionnées à ExactOnline. Le transfert va commencer et vous recevrez un message d'état par document. Les factures pour lesquelles, par exemple, un numéro de TVA non valide a été utilisé ne peuvent pas être transmises.
3. Les propositions d'enregistrement comptable sont maintenant générées dans votre environnement ExactOnline. Par défaut, les factures de vente sont ajoutées dans le journal "700 - Ventes" avec le compte de grand livre "700000 - Ventes et services".
4. Dans le tableau, un logo apparaîtra dans la colonne ExactOnline pour chaque document qui a été transféré avec succès à prtir d'enFact.
ASTUCE : la fonction de filtrage effectue une recherche dans cette colonne afin de voir quelles factures ont déjà été transférées.
Transmission des notes de crédit (manuel)
1.Dans enFact, allez vers 'Notes de crédit' par le menu de gauche. Sélectionnez les notes de crédit que vous souhaitez envoyer.
2. En cliquant sur le bouton bleu "Actions" en haut à droite, vous pouvez envoyer les notes de crédit sélectionnées à ExactOnline. L'envoi va commencer et vous recevrez un message d'état par document.
3. Les propositions d'enregistrement comptable sont maintenant générées dans votre environnement ExactOnline. Par défaut, les notes de crédit sont ajoutées dans le journal "701 - Notes de crédit" avec le compte de grand livre "700000 - Ventes et services".
4. Dans le tableau, vous verrez dans la colonne ExactOnline un logo pour chaque document qui a été transmis avec succès depuis enFact.
Transmission des documents d'achat (manuel)
Dans enFact, allez vers "Achats" par le menu de gauche. Sélectionnez ici les documents d'achat que vous souhaitez transmettre.
2. Il existe deux possibilités pour transmettre vos documents d'achat :
A. Vous avez traité vos documents d'achat dans enFact
En cliquant sur le bouton bleu "Actions" dans le coin supérieur droit, vous pouvez transférer les documents d'achat sélectionnés vers ExactOnline.
B. Vous n'avez pas traité vos documents d'achat dans enFact
Vous pouvez envoyer les documents d'achat qui se trouvent dans votre liste de traitement à ExactOnline sans autre traitement. Il suffit de cliquer sur le bouton bleu "Actions" en haut à droite.
3. Le traitement de vos documents d'achat se poursuivra dans votre environnement ExactOnline. Les documents d'enFact seront envoyés à la "boîte aux lettres numérique" d'ExactOnline.
4. Dans le tableau, un logo apparaîtra dans la colonne ExactOnline pour chaque document qui a été transmis avec succès depuis enFact.
Connexion pour les comptables
Vous êtes comptable et vous souhaitez relier des comptes individuels enFact à des dossiers dans ExactOnline ? Lors de la mise en place de la connexion, les enregistrements corrects dans ExactOnline doivent être sélectionnés. Cette option ne peut pas être modifiée, ce qui cause que les dossiers resteront séparés. Pour modifier ce paramètre, il faut supprimer la connexion et renouveler l'autorisation.
Consultez la page "ExactOnline pour les comptables" pour suivre les étapes et établir le lien à partir de votre compte comptable.
Paramètres avancés
Quand la connexion ExactOnline a été établie, vous pouvez procéder aux réglages avancés en cliquant sur le bouton jaune "Configurer" à côté de l'application.
Vous pouvez commencer à éditer les journaux des ventes et des achats. Les deux ont des valeurs par défaut attribuées dans enFact. Toutefois, il est possible de modifier les numéros de compte du journal et du grand livre. Pour ce faire, cliquez sur le bouton jaune "Modifier".
Si vous n'utilisez PAS l'application "Comptes grand livre" avec vos produits, les valeurs mentionnées dans ces grands livres seront utilisées par défaut. Si au contraire vous utilisez cette application, les numéros de grand livre supplémentaires seront inclus dans le lien vers ExactOnline.
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