Octopus
enFact dispose d'un lien spécifique pour les comptables qui utilisent le logiciel de comptabilité Octopus.
Octopus attribue automatiquement une adresse e-mail spécifique à chaque dossier Octopus pour la livraison des documents et leur traitement ultérieur. Dans le lien enFact, les factures peuvent être cochées pour les envoyer immédiatement à l'adresse e-mail au format UBL. Les factures se retrouvent dans la liste d'importation d'Octopus, après quoi, grâce au format UBL, elles sont proposées aux modules comptabilité de manière complète et 100% correcte.
Activer la connexion Octopus
Allez vers "Applications et connexions" par le menu en haut à droite (adresse e-mail).
Activez le lien "Octopus" sous "Applications et connexions concernant la comptabilité".
Cliquez sur le bouton jaune "Configurer" à côté de cette application.
Par défaut, vous verrez apparaître un journal des achats et un journal des ventes. Cliquez sur le bouton jaune "Modifier" pour introduire pour chaque journal les adresses e-mail d'Octopus trouvées dans votre portail client Octopus. Sur base de ces adresses e-mail, les documents sont échangés entre enFact et Octopus sous-jacent.
Journaux des ventes : ici vous pouvez saisir les adresses e-mail pour l'envoi des factures de vente, et les notes de crédit des factures de vente.
Journaux d'achat : vous pouvez introduire ici les adresses e-mail pour l'envoi des factures d'achat, des notes de crédit des factures d'achat et des bordereaux d'achat (si ce module est activé).
S'il n'y a pas d'adresses différentes pour l'envoi des factures de vente et de leurs notes de crédit, vous pouvez utiliser la même adresse e-mail pour les différents types de documents dans le même journal.
Cliquez ensuite sur "Enregistrer". La connexion est maintenant active.
Transfert de documents vers Octopus
Si le lien avec Octopus est activé, vous verrez dans la fenêtre l'option d'envoyer automatiquement les factures à Octopus. Les factures seront envoyées une fois par jour (la nuit) vers Octopus. Cela signifie ce qui suit :
Les factures de vente sont automatiquement transmises lorsqu'elles ont le statut "envoyé" ou "payé".
Les notes de crédit sont automatiquement transmises lorsqu'elles ont le statut "envoyé" ou "payé".
Les bordereaux d'achat sont automatiquement transmis lorsqu'ils ont le statut "envoyé" ou "payé".
Les documents d'achat entrants (par l'adresse courriel enFact ou PEPPOL) ne sont pas transmis automatiquement mais doivent être approuvés manuellement pour l'envoi, en les saisissant comme un achat (voir point suivant) ou en les transmettant manuellement au comptable.
Les factures d'achat traitées par le module 'Achats' ou la liste de traitement, sont transmises automatiquement.
Transmission des factures de vente (manuelle)
Passez vers "Factures" par le menu de gauche dans enFact. Sélectionnez les factures que vous souhaitez transférer.
Vous pouvez utiliser la fonction de filtrage en haut à droite pour afficher et sélectionner, par exemple, uniquement les factures du trimestre précédent.
2. Le bouton bleu "Actions" en haut à droite vous permet d'envoyer les factures sélectionnées à Octopus. Le transfert va commencer et vous recevrez un message d'état par document.
3. Dans le tableau, un logo apparaîtra dans la colonne Octopus pour chaque document qui a été transféré avec succès à partir d'enFact.
ASTUCE : la fonction de filtrage effectue une recherche dans cette colonne afin de voir quelles factures ont déjà été transférées.
Transmission des notes de crédit (manuel)
1.Dans enFact, allez vers 'Notes de crédit' par le menu de gauche. Sélectionnez les notes de crédit que vous souhaitez envoyer.
2. En cliquant sur le bouton bleu "Actions" en haut à droite, vous pouvez envoyer les notes de crédit sélectionnées à Octopus. L'envoi va commencer et vous recevrez un message d'état par document.
3. Dans le tableau, vous verrez dans la colonne Octopus un logo pour chaque document qui a été transmis avec succès depuis enFact.
Transmission des documents d'achat (manuel)
1.Dans enFact, allez vers "Achats" par le menu de gauche. Sélectionnez ici les documents d'achat que vous souhaitez transmettre.
2. Il existe deux possibilités pour transmettre vos documents d'achat :
A. Vous avez traité vos documents d'achat dans enFact
En cliquant sur le bouton bleu "Actions" dans le coin supérieur droit, vous pouvez transférer les documents d'achat sélectionnés vers Octopus.
B. Vous n'avez pas traité vos documents d'achat dans enFact
Vous pouvez envoyer les documents d'achat qui se trouvent dans votre liste de traitement à Octopus sans autre traitement. Il suffit de cliquer sur le bouton bleu "Actions" en haut à droite.
3. Dans le tableau, un logo apparaîtra dans la colonne Octopus pour chaque document qui a été transmis avec succès depuis enFact.
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