Odoo
enFact propose une connexion avec Odoo, qui peut également être utilisé par les comptables pour le traitement comptable.
Dans Odoo, il est possible d’attribuer des adresses e-mail à un dossier Odoo afin d’y envoyer des documents pour traitement. Grâce à la connexion entre enFact et Odoo, les factures d’achat et de vente peuvent être sélectionnées pour être envoyées directement au format UBL à l’adresse e-mail définie. Les documents arrivent ainsi dans Odoo, où ils peuvent ensuite être traités.
Activer la connexion avec Odoo
Via le menu en haut à droite (adresse e-mail), allez dans « Applications et connexions ».
Dans la section « Comptabilité », activez l’intégration « Odoo ».
Cliquez sur le bouton jaune « Configurer » à côté de cette application.
Par défaut, un journal d’achats et un journal de ventes apparaissent. Cliquez sur le bouton jaune « Modifier » pour saisir, pour chaque journal, les adresses e-mail Odoo que vous trouverez dans le portail client Odoo. Sur base de ces adresses e-mail, les documents sont échangés en arrière-plan entre enFact et Odoo.
Journaux de ventes : vous pouvez y encoder les adresses e-mail pour l’envoi des factures de vente et des notes de crédit liées aux factures de vente.
Journaux d’achats : vous pouvez y encoder les adresses e-mail pour l’envoi des factures d’achat, des notes de crédit liées aux factures d’achat et des bordereaux d’achat (si ce module est activé).
Autres documents d’entreprise : vous pouvez y encoder l’adresse e-mail pour l’envoi de documents pertinents pour votre entreprise, mais qui ne sont ni des documents d’achat ni de vente. Vous trouverez plus d’informations sur ces « documents d’entreprise » ici. Ce champ n’est affiché que si un module lié aux « documents d’entreprise » est activé.
S’il n’existe pas d’adresses différentes pour l’envoi, par exemple, des factures de vente et de leurs notes de crédit, vous pouvez utiliser la même adresse e-mail pour les différents types de documents au sein d’un même journal.
Cliquez ensuite sur « Enregistrer ». La connexion est désormais active.
Envoyer des documents vers Odoo
Activer l’envoi automatique
Si l’intégration avec Odoo est activée, vous avez également la possibilité d’envoyer automatiquement les factures vers Odoo. Les factures sont envoyées une fois par jour (pendant la nuit) vers Odoo. Cela implique les points suivants :
Factures de vente : sont envoyées automatiquement lorsqu’elles ont le statut « envoyé » ou « payé ».
Notes de crédit : sont envoyées automatiquement lorsqu’elles ont le statut « envoyé » ou « payé ».
Bordereaux d’achat : sont envoyés automatiquement lorsqu’ils ont le statut « envoyé » ou « payé ».
Documents d’achat entrants (via l’adresse e-mail enFact ou PEPPOL) : ils ne sont pas envoyés automatiquement et doivent être approuvés manuellement pour l’envoi, soit en les enregistrant comme achat (voir point suivant), soit en les envoyant manuellement au comptable.
Factures d’achat : toutes les factures d’achat que vous traitez via le module « Achats » ou la liste de traitement sont envoyées automatiquement.
Autres documents d’entreprise : sont envoyés automatiquement dès leur ajout.
Vous avez tout de même envoyé une facture au comptable que vous devez encore modifier ?
Copiez d’abord cette facture en note de crédit.
Ensuite, faites une copie de la facture afin de la modifier via « Modifier la facture ».
Envoyer des factures de vente
Allez dans le menu de gauche dans enFact vers « Factures ». Sélectionnez les factures que vous souhaitez envoyer.
Vous pouvez utiliser la fonction de filtre en haut à droite pour, par exemple, afficher et sélectionner uniquement les factures du trimestre précédent.
Via le bouton bleu « Actions » en haut à droite, vous pouvez envoyer les factures sélectionnées vers Odoo. L’envoi démarre et vous recevrez un statut pour chaque document.
Dans le tableau, une icône apparaît dans la colonne Odoo pour chaque document envoyé avec succès depuis enFact.
Astuce : il est également possible d’utiliser la fonction de filtre sur cette colonne afin de voir quelles factures ont déjà été envoyées.
Envoyer des notes de crédit
Allez dans le menu de gauche dans enFact vers « Notes de crédit ». Sélectionnez les notes de crédit que vous souhaitez envoyer.
Via le bouton bleu « Actions » en haut à droite, vous pouvez envoyer les notes de crédit sélectionnées vers Odoo. L’envoi démarre et vous recevrez un statut pour chaque document.
Dans le tableau, une icône apparaît dans la colonne Odoo pour chaque document envoyé avec succès depuis enFact.
Envoyer des factures d’achat
Allez dans le menu de gauche dans enFact vers « Achats ». Sélectionnez les factures d’achat que vous souhaitez envoyer.
Il existe deux possibilités pour envoyer vos documents d’achat :
A. Vous avez traité vos factures d’achat dans enFact
Via le bouton bleu « Actions » en haut à droite, vous pouvez envoyer les factures d’achat sélectionnées vers Odoo.
B. Vous n’avez pas traité vos factures d’achat dans enFact
Vous pouvez envoyer les factures d’achat présentes dans votre liste de traitement vers Odoo, sans traitement préalable. Cela se fait via le bouton bleu « Actions » en haut à droite.
Dans le tableau, une icône apparaît dans la colonne Odoo pour chaque document envoyé avec succès via enFact.
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