Winbooks Connect
enFact vous propose un lien vers le logiciel de comptabilité WinBooks Connect.
WinBooks Connect attribue automatiquement une adresse e-mail spécifique à chaque fichier WinBooks pour livrer les documents afin de les traiter ultérieurement. Avec le lien enFact, il est possible de cocher les factures pour les envoyer immédiatement en format UBL à l'adresse électronique indiquée. Les factures arrivent dans WinBooks Connect, prêt pour la suite du traitement comptable.
Activer la connexion avec WinBooks Connect
Allez vers "Applications et connexions" par le menu en haut à droite (adresse e-mail).
Activez le lien "WinBooks Connect" sous "Applications et connexions concernant la comptabilité".
Cliquez sur le bouton jaune "Configurer" à côté de cette application.
Par défaut, vous verrez apparaître un journal des achats et un journal des ventes. Cliquez sur le bouton jaune "Modifier" pour introduire pour chaque journal les adresses e-mail de WinBooks trouvées dans votre portail client WinBooks. Sur base de ces adresses e-mail, les documents sont échangés entre enFact et WinBooks sous-jacent.
Journaux des ventes : ici vous pouvez saisir les adresses e-mail pour l'envoi des factures de vente, et les notes de crédit des factures de vente.
Journaux d'achat : vous pouvez introduire ici les adresses e-mail pour l'envoi des factures d'achat, des notes de crédit des factures d'achat et des bordereaux d'achat (si ce module est activé).
S'il n'y a pas d'adresses différentes pour l'envoi des factures de vente et de leurs notes de crédit, vous pouvez utiliser la même adresse e-mail pour les différents types de documents dans le même journal.
Vous trouvez les addresses dans votre portail client WinBooks Connect via "Mon profil" sous "Adresses e-mail configurées". Les documents seront échangés entre enFact et WinBooks Connect par ces adresses e-mail.
Vous ne voyez pas d'adresse(s) e-mail dans votre portail client ? Veuillez vous référer aux instructions sur la création d'adresses e-mail à partir de WinBooks Connect ou contactez votre comptable.
Ensuite, cliquez 'Sauvegarder'. La connexion est maintenant active.
Transfert de documents vers WinBooks Connect
Si le lien avec WinBooks Connect est activé, vous verrez dans la fenêtre l'option d'envoyer automatiquement les factures à WinBooks Connect. Les factures seront envoyées une fois par jour (la nuit) vers WinBooks. Cela signifie ce qui suit :
Les factures de vente sont automatiquement transmises lorsqu'elles ont le statut "envoyé" ou "payé".
Les notes de crédit sont automatiquement transmises lorsqu'elles ont le statut "envoyé" ou "payé".
Les bordereaux d'achat sont automatiquement transmis lorsqu'ils ont le statut "envoyé" ou "payé".
Les documents d'achat entrants (par l'adresse courriel enFact ou PEPPOL) ne sont pas transmis automatiquement mais doivent être approuvés manuellement pour l'envoi, en les saisissant comme un achat (voir point suivant) ou en les transmettant manuellement au comptable.
Les factures d'achat traitées par le module 'Achats' ou la liste de traitement, sont transmises automatiquement.
Avez-vous envoyé une facture à votre comptable qui doit être modifiée ?
Copiez d'abord cette facture vers une note de crédit.
Faites ensuite une copie de la facture et modifiez-la en utilisant la fonction "Modifier la facture".
Transmission des factures de vente (manuelle)
Passez vers "Factures" par le menu de gauche dans enFact. Sélectionnez les factures que vous souhaitez transférer.
Vous pouvez utiliser la fonction de filtrage en haut à droite pour afficher et sélectionner, par exemple, uniquement les factures du trimestre précédent.
2. Le bouton bleu "Actions" en haut à droite vous permet d'envoyer les factures sélectionnées à WinBooks Connect. Le transfert va commencer et vous recevrez un message d'état par document.
3. Dans le tableau, un logo apparaîtra dans la colonne WinBooks Connect pour chaque document qui a été transféré avec succès à partir d'enFact.
ASTUCE : la fonction de filtrage effectue une recherche dans cette colonne afin de voir quelles factures ont déjà été transférées.
Transmission des notes de crédit (manuel)
1.Dans enFact, allez vers 'Notes de crédit' par le menu de gauche. Sélectionnez les notes de crédit que vous souhaitez envoyer.
2. En cliquant sur le bouton bleu "Actions" en haut à droite, vous pouvez envoyer les notes de crédit sélectionnées à WinBooks Connect. L'envoi va commencer et vous recevrez un message d'état par document.
3. Dans le tableau, vous verrez dans la colonne WinBooks Connect un logo pour chaque document qui a été transmis avec succès depuis enFact.
Transmission des documents d'achat (manuel)
1.Dans enFact, allez vers "Achats" par le menu de gauche. Sélectionnez ici les documents d'achat que vous souhaitez transmettre.
2. Il existe deux possibilités pour transmettre vos documents d'achat :
A. Vous avez traité vos documents d'achat dans enFact
En cliquant sur le bouton bleu "Actions" dans le coin supérieur droit, vous pouvez transférer les documents d'achat sélectionnés vers WinBooks Connect.
B. Vous n'avez pas traité vos documents d'achat dans enFact
Vous pouvez envoyer les documents d'achat qui se trouvent dans votre liste de traitement à WinBooks Connect sans autre traitement. Il suffit de cliquer sur le bouton bleu "Actions" en haut à droite.
3. Dans le tableau, un logo apparaîtra dans la colonne WinBooks Connect pour chaque document qui a été transmis avec succès depuis enFact.
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