# Bienvenue

Bienvenue sur la plateforme de documentation enFact ! Vous trouverez ici des guides pas à pas pour toutes les fonctionnalités d'enFact. 

Vous venez de commencer avec enFact ? Alors assurez-vous de parcourir notre [Tutoriel](/tutoriel-1). Vous y trouverez toutes les étapes de base pour configurer rapidement votre environnement enFact. 

S'il vous manque quelque chose ou si vous avez des questions sur une certaine étape/action, n'hésitez pas à nous contacter. Vous pouvez nous contacter par le [formulaire de contact](https://www.enfact.be/contact) ou par <support@enfact.be>.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FusfTtfqOpmptVAA3x7wu%2Fsupport-team-3.svg?alt=media&amp;token=d4f3b8d3-4ce1-45be-8004-a2e82997e315" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Où trouvez-vous quoi?&#x20;

* :book: Naviguez dans les différentes sections via le menu de gauche.&#x20;
* :mag: En haut à droite, vous pouvez utiliser la barre de recherche pour rechercher de la documentation sur un sujet spécifique.
* :man\_raising\_hand: Consultez notre aperçu des [questions fréquemment posées](/faq/untitled).


# Tutoriel 1 : Le début

Vous souhaitez démarrer rapidement avec les fonctions de base d'enFact ? Alors, suivez ce tutoriel et commencez !

{% content-ref url="/pages/-MiLl0gAlJmW7VfN\_kqy" %}
[1. Créer un compte](/tutoriel-1/1.-creer-un-compte)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/-MiLl3qvhnnGRn-XSMYx" %}
[2. Créer un client](/tutoriel-1/2.-creer-un-client)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/-MiLl6WmdsEDoQH5yKUX" %}
[3. Créer un produit](/tutoriel-1/3.-creer-un-produit)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/-MiLl9LPE7IewiRqjzgr" %}
[4. Créer une facture](/tutoriel-1/4.-creer-une-facture)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/-MiLlC8OkEA-Np2OPCip" %}
[5. Définir la mise en page](/tutoriel-1/5.-definir-la-mise-en-page)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/-MiLlF2Y1mm2GHfOk\_5Z" %}
[6. Suivi des paiements](/tutoriel-1/6.-suivi-des-paiements)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/-MiLlHi\_WPHhhCXmwPTL" %}
[7. Démarrer avec enFact](/tutoriel-1/7.-demarrer-avec-enfact)
{% endcontent-ref %}


# 1. Créer un compte

Pour créer un compte enFact, allez sur <https://app.enfact.be/>.

* Avez-vous déjà un compte ? Saisissez alors l'adresse électronique et le mot de passe, puis cliquez sur « Connecter ».
* En tant que nouvel utilisateur, cliquez sur « Inscrire (Si nous n'avez pas encore de compte) » pour créer votre compte.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FoPn3gskjeB8AZZ2PAObS%2Fimage.png?alt=media&amp;token=5eee15a4-026f-4f3e-9ccc-595fca56ef70" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Saisissez le nom et l'adresse électronique de votre entreprise et choisissez un mot de passe. N'oubliez pas d'accepter les conditions générales et de cliquer sur "Créer un compte".

Pour créer immédiatement une première facture, enFact a besoin de certaines données sur l'entreprise. Ceux-ci apparaîtront sur la facture. Au fur et à mesure que vous remplissez les détails, l'exemple dans le coin supérieur droit deviendra plus complet. Si les données sont remplies, cliquez sur le bouton "Complétez votre inscription" en bas de la page.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F3CiSI5afP3kpRYyttiXg%2Fimage.png?alt=media&amp;token=9cb0e3cd-0dd0-4588-866c-2865b5a7eafa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous pouvez déjà apporter de ajustements au modèle (= la mise en page du document). Avez-vous saisi votre site web dans l'écran d'enregistrement ? Ensuite, enFact adaptera immédiatement votre modèle au style de votre entreprise. Des paramètres de personnalisation plus avancés seront disponibles après l'enregistrement.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F6GuGayQr3a4h5sGevfCS%2Fimage.png?alt=media&amp;token=58cf59d3-9e20-4f1c-b5d9-5d18f6b572a3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cliquez sur le bouton vert en haut à droite pour compléter votre enregistrement. Succès! Vous êtes maintenant sur le tableau de bord d'enFact :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FLxE3AHk312ksrGqdwxet%2Fimage.png?alt=media&amp;token=ba8d8cfc-1ddf-4440-86fd-e12bf00f544d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

À ce stade, vous êtes prêt à créer votre premier client à l'étape suivante.


# 2. Créer un client

Pour créer un nouveau client, naviguez dans le tableau de bord enFact à gauche vers "Clients" :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FAcfn3OfhAu5Qxod31kb5%2Fimage.png?alt=media&amp;token=5be35ea9-8730-484c-a4f2-a5ab9aab6d2a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous enregistrez les données du client telles que le nom, l'adresse, les coordonnées, etc. dans la fiche client vierge.

{% hint style="success" %}
Vous pouvez obtenir toutes les données de l'entreprise en un seul clic via le numéro de TVA du client.
{% endhint %}

enFact attribue automatiquement un numéro de client. Si vous avez rempli tous les détails, cliquez sur le bouton vert "Ajouter" en bas.

Votre client a été créé avec succès et apparaît maintenant dans l'aperçu des clients :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F5TXoTDyEY4zU4lbhcpmr%2Fimage.png?alt=media&amp;token=1730fc9c-d8c9-4807-ac5e-494439f1b9a1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous voulez ajouter d'autres clients ?&#x20;

1. Cliquez sur "Retour" dans le coin supérieur droit.
2. L'application enFact vous ramène à l'aperçu du client à partir duquel vous pouvez créer un autre client. &#x20;
3. Pour ce faire, cliquez à nouveau sur "Ajouter un client".&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FvjuQliSg6IQO0oweAUt4%2Fimage.png?alt=media&amp;token=a05ef695-8f4d-49dc-a84e-7e492feba9b2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous êtes maintenant prêt à créer les produits ou services que vous souhaitez vendre à l'étape suivante.


# 3. Créer un produit

Pour créer un nouveau produit, naviguez dans le tableau de bord enFact à gauche vers "Produits" :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FqC8vtmA5YVwwRuAt2kWD%2Fimage.png?alt=media&amp;token=7dc208bc-4a6d-483c-9517-307a58c59fef" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Un **produit** fait fait toujours partie d'un **groupe de produits**. La façon dont vous nommez un groupe de produits et les produits que vous y associez dépendent de votre secteur et de vos activités commerciales. Il peut s'agir de produits spécifiques ou de services plus généraux. Voici quelques exemples :

| GROUPE DE PRODUITS | PRODUIT                                       |
| ------------------ | --------------------------------------------- |
| Tuyau              | PVC 3x10 par mètre courant                    |
|                    | AlPex au mètre                                |
| Comité             | Vente d'un bien immobilier                    |
|                    | Location d'un bien                            |
| Certificats        | Inspection du réservoir de mazout             |
|                    | Contrôle de l'installation électrique (privé) |
| Travail            | Jointoiement                                  |
|                    | Nivelage                                      |

{% hint style="info" %}
Vous souhaitez ajouter plusieurs produits en 1x ? Découvrez ici comment [importer une liste de produits](/parametres/importez-vos-donnees) à partir d'un fichier Excel ou csv.
{% endhint %}

### Créer un groupe de produits

Créez d'abord un groupe de produits.&#x20;

1. Cliquez sur le bouton vert "Ajouter un groupe de produits" en haut à droite.&#x20;
2. Donnez un nom au groupe de produits et confirmez en cliquant sur le bouton "Ajouter".&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F5OuYzedHgdnLlp0SYFJ6%2Fimage.png?alt=media&amp;token=a2d599e2-bb71-497f-9f6d-44bf53bb1bf7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Créer un produit

C'est le moment d'enregistrer les produits individuels. Cliquez sur "Afficher" à côté du libellé de la catégorie de produits que vous venez de créer.&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FXZrlMt7t0DqaP6pH8hqL%2Fimage.png?alt=media&amp;token=09f2d2e6-bdb4-4975-bc63-0eb85f913027" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous verrez qu'il n'y a pas encore de produits dans la liste. Vous pouvez les créer en cliquant sur le bouton vert "Ajouter un produit" dans le coin supérieur de droite. Le produit obtient automatiquement un numéro de série. Le groupe de produits est pré-rempli (si vous avez déjà créé plusieurs groupes de produits, vous pouvez sélectionner un autre groupe de produits dans le menu déroulant).

Attribuez un nom au produit, et éventuellement une description. Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir immédiatement le prix d'achat, le prix de vente et le pourcentage de TVA approprié.

{% hint style="success" %}
Il s'agit du pourcentage de TVA standard, lorsque vous utilisez le système [cocontractant](/parametres/valeurs-par-defaut#utilisation-du-taux-de-tva-de-0-en-cas-de-co-contractant) ou des [transactions intracommunautaires](/parametres/valeurs-par-defaut#parametres-tva-par-defaut-et-pourcentages-de-tva-disponibles) sur la facture par exemple, celui-ci sera automatiquement ajusté.
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
Votre produit a-t-il un prix variable ? Il suffit de saisir 0 € ou un prix couramment utilisé, et de l'ajuster ultérieurement pour chaque facture.
{% endhint %}

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FEQ92lUOh4cAAWLXTWd2I%2Fimage.png?alt=media&amp;token=235cae6f-8bd0-4264-b580-ea09f66c655e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Lorsque tout est complété, cliquez sur le bouton vert "Ajouter" en bas de la page. enFact vous conduira alors à la fiche détaillée de votre produit (dans cet exemple : un routeur).

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fkd0oFMKcH6EPffl1QtqS%2Fimage.png?alt=media&amp;token=a44b3274-7217-427e-a563-4083b5987fb3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Pour ajouter un produit supplémentaire dans ce groupe de produits, retournez-y et cliquez sur le bouton vert "Ajouter un produit" en haut à droite. Simplement remplissez une nouvelle fiche produit, ce que vous faites pour autant de produits que vous voulez sous le(s) groupe(s) de produits souhaité(s).

### Créer des produits/groupes supplémentaires

Voulez-vous ajouter un nouveau groupe de produits ?&#x20;

1. Cliquez sur "Produits" dans le menu de gauche. Vous revenez sur l’aperçu des produits.&#x20;
2. Pour créer un nouveau groupe, cliquez sur le bouton vert "Ajouter un groupe de produits" en haut à droite.&#x20;
3. Donnez à ce groupe son propre nom et vous pouvez également y ajouter des produits.&#x20;

Une fois que les produits ou services fournis par votre entreprise ont été saisis, vous êtes prêt à créer une facture à l'étape suivante.


# 4. Créer une facture

Pour créer une (nouvelle) facture, naviguez dans le tableau de bord enFact à gauche vers 'Factures' :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FSHES5VZVUO9DchEnKYdl%2Fimage.png?alt=media&amp;token=31c3e38c-ad4f-4259-820d-1b2aff45d60d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous créez une nouvelle facture en cliquant sur le bouton vert "Créer une facture" en haut à droite.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fn5CiUZU7oMjWqtDBH1BX%2Fimage.png?alt=media&amp;token=4e4de5e5-2471-4104-b51e-790fc1c89559" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

La fenêtre de la facture s'ouvre. Elle montre quatre blocs avec des informations:&#x20;

1. Le client : qui facturez-vous ?&#x20;
2. Les produits/services : que facturez-vous et à quel prix ?&#x20;
3. La légende : la demande de paiement au client avec le numéro de compte et la référence du paiement.&#x20;
4. La facture elle-même : numéro de série, date, réductions de prix éventuelles.

### L'information client

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-MiM75bM5mOJNUuJe2ZX%2F-MiM8TVwBf7dxB92kq69%2Finfo%20client.jpg?alt=media\&token=fd581c0b-2a0a-4aac-929f-f6cd55a29528)

Vous indiquez ici à qui vous adressez la facture. Vous pouvez ici immédiatement saisir les données d'un nouveau client en remplissant les champs présentés. Toutefois, vous pouvez également appeler un client à partir de la fiche client que vous avez créée précédemment (voir étape 2 : Création d'un client). Par exemple, si vous tapez le nom "Simone" dans le champ "Client", enFact recherche immédiatement le client avec les données correspondantes et transfère les informations de cette fiche vers la facture.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-MiM75bM5mOJNUuJe2ZX%2F-MiM8juNHzKn1_bkTeeW%2Fclient%202.jpg?alt=media\&token=f5b2a68b-4011-47c4-b872-cc4941b2f751)

Vous verrez que cette facture sera désormais liée à l'enregistrement client "P0002", le numéro de l'enregistrement client de Simone Hélipas.

{% hint style="success" %}
Aucune carte client n'a encore été créée ? Dans ce cas, vous pouvez saisir les données du client à facturer directement dans la facture et cocher l'option "Enregistrer en tant que nouveau client".
{% endhint %}

### Produits ou services

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-MiM99CoeMXXAGYi5575%2F-MiMAeaR1aWgNHTFOiCg%2Flignes.jpg?alt=media\&token=b9480a85-1af4-4f47-9bee-9aee99c16158)

Par défaut, aucun produit ou service n'a encore été ajouté à votre facture. Pour chaque nouvelle ligne, vous pouvez ajouter un nouveau produit ou service. Pour ce faire, indiquez dans le champ de texte sous "Service ou produit" ce que vous souhaitez facturer. L'exemple ci-dessous concerne la vente d'un routeur de réseau.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-MiM99CoeMXXAGYi5575%2F-MiMBH5x7IOZaUV0bTG1%2Ftoevoegen%20productlijnen.gif?alt=media\&token=a834dfc5-d2ea-410d-86c7-f66c2c8b01ab)

Comme pour l'indication du client, enFact reconnaît le produit prévu s'il est enregistré dans la base de données des produits. Dans l'étape précédente, "3. Créer un produit' un routeur de réseau a été saisi. Ses données sont tirées du nom du produit figurant sur la facture. Sous ce produit, une nouvelle ligne vierge apparaît, prête à inclure la ligne de facture suivante pour un deuxième produit.&#x20;

Dans l'exemple, le produit suivant est un produit qui n'a pas encore été créé, par exemple, divers petits accessoires utilisés dans l'installation. Vous pouvez saisir manuellement la description appropriée dans le champ "Service ou produit" et entrer un prix.

### La légende

La légende en bas de page indique la manière dont le paiement de la facture est attendu. Par défaut, la légende indique : *"Merci de votre confiance en %company\_name%. Veuillez transférer le montant dans le %term% jours vers le numéro de compte %iban%, en indiquant le numéro de série %document\_number%."*

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-MiM99CoeMXXAGYi5575%2F-MiMC6lO9yVlN7efEhMH%2Fl%C3%A9gende.jpg?alt=media\&token=fac8b351-f03f-443c-8e27-41c852777661)

Lors de la première étape, "1. Créer un compte", vous avez saisi le numéro IBAN de votre entreprise. C'est le numéro qui sera inclus dans la légende, vous n'avez donc pas besoin de le modifier. enFact récupère les données appropriées à partir de ce que vous avez déjà enregistré.

{% hint style="info" %}
Vous souhaitez modifier cette légende pour toutes vos factures en même temps ? [Lisez ici](/parametres/valeurs-par-defaut#legende-par-defaut-sur-les-documents) comment procéder.
{% endhint %}

### Mentions appropriées sur la facture

Avant de générer la facture, vous pouvez faire quelques choix supplémentaires car vous savez:

* Ajuster la date de la facture, si nécessaire ;&#x20;
* Appliquer une remise globale sur facture à la somme totale ;
* Indiquer le délai de paiement sous la forme d'une date de fin et/ou cochez "Fin de mois".

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-MiM99CoeMXXAGYi5575%2F-MiMCTs0SXVt1gARD6vi%2Fdocument.jpg?alt=media\&token=6f08d941-1c1e-4aca-95aa-5eaf25a6418b)

{% hint style="success" %}
Si vous n'avez pas encore créé de factures pour cet exercice, vous pouvez indiquer ici le premier numéro de facture à utiliser. enFact continuera à numéroter toutes les factures suivantes à partir de ce premier numéro. Pour en savoir plus sur la numérotation des factures, [cliquez ici](/parametres/numerotation).
{% endhint %}

Après tous ces choix et enregistrements, appuyez sur le bouton vert "Ajouter" pour générer la facture. Ensuite, l'écran de synthèse apparaît avec les données de la facture, ce qui vous permet de tout vérifier :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FdOL4ZWt85E1Pr2k6eWFz%2Fimage.png?alt=media&amp;token=6772388b-0125-4690-89fa-66ac72cb54a7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si les données sont correctes, cliquez sur le bouton gris "Version imprimable" en haut à droite. Une fenêtre apparaît avec la visualisation de la facture :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FlabhY8WNDbfCqBBMe5Pn%2Fimage.png?alt=media&amp;token=0dd645db-8fc7-49b7-9155-52d15cf54e59" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Une erreur dans la facture, ou vous souhaitez modifier un élément ? Facile à faire :&#x20;

1. Retournez à l'écran de synthèse de la facture, puis cliquez "Éditer la facture" dans le menu à côté de "Chronologie".&#x20;
2. Vous adaptez la facture section par section à l'aide des boutons crayons "Modifier" (par exemple, uniquement les détails du client, ou les détails de vos produits/services répertoriés, etc.)

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FajWEmmQsaus4ULSV4a7T%2Fimage.png?alt=media&amp;token=69c17c75-f15f-4075-87d5-a40023f47f8f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Envoyer une facture

Satisfait de la facture ? Il suffit ensuite de l’envoyer par courrier électronique. Pour ce faire, revenez au récapitulatif de votre facture :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FqnrJsp7so1oKQHqKlqPu%2Fimage.png?alt=media&amp;token=35b74d33-1836-4db5-bed3-64d03251fcd5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Là, à gauche du bouton "Actions" se trouve le bouton jaune "Envoyer par courriel". Cliquez dessus et la page permettant d'envoyer la facture au client apparaît. Vous pouvez ajouter un message d'accompagnement.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FnQZ9dFllyaPgvj3vnzFj%2Fimage.png?alt=media&amp;token=e58739bc-faff-4a36-958f-533bb90a5841" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

L'adresse électronique du client est automatiquement récupérée à partir de la fiche client, mais peut également être saisie manuellement. Vous pouvez vous envoyer une copie du courriel de facturation et même utiliser les options cc : et bcc :. L'objet de ce courriel peut être modifié, de même que le texte qui l'accompagne. Plusieurs destinataires? Il suffit de séparer les adresses par une virgule.&#x20;

Envoyez le courriel avec la facture en cliquant sur le bouton vert "Envoyer un courriel" en bas de la page.


# 5. Définir la mise en page

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FcSeFuKfEklikdq6uWRXo%2Ftemplates.jpg?alt=media&amp;token=3ee815d0-569a-4650-8f6e-23ed88a82beb" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Avec enFact, c'est facile de modifier la présentation de vos factures. Vous le faites à travers les paramètres de l'entreprise.‌

* Cliquez sur votre nom d'utilisateur (adresse courriel) en haut à droite de la fenêtre enFact ; un menu déroulant apparaît.
* Choisissez la deuxième option : "Paramètres de l'entreprise". Vous arrivez à la page générale avec les informations sur votre entreprise.
* Pour définir la mise en page des documents, cliquez sur le quatrième choix du menu du milieu : "Modèles".
* Pour ajuster le modèle actuel, cliquez sur le bouton du crayon jaune "Personnaliser le modèle".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FbkQKTNpGTjvA7i1xTruY%2Fimage.png?alt=media&amp;token=34502115-dc39-490e-9abc-d78c46d827a0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

​‌Dans la partie centrale, vous pouvez modifier le modèle. Dans la partie droite de la fenêtre, vous obtenez en simultané un aperçu. Après chaque modification, appuyez sur le bouton bleu en haut à droite "Rafraîchir l'aperçu" pour visualiser les modifications.‌

## Choisissez votre logo <a href="#choisissez-votre-logo" id="choisissez-votre-logo"></a>

‌L'une des personnalisations les plus importantes est l'affichage du logo de votre entreprise. Grâce à la fonction "Logo - Choisissez un fichier", vous téléchargez un logo. Dans l'exemple ci-dessous, ce logo de société fut téléchargé :​

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FBM4CIeazmOmdyuaWTQ50%2Fimage.png?alt=media&amp;token=55917302-b04a-44a2-85aa-27c60bfcff7b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

‌La barre de défilement dans l'option 'Paramètres' vous permet d'agrandir ou de réduire le logo.

{% hint style="info" %}
N'oubliez pas de cliquer sur "Rafraîchir l'aperçu" pour visualiser les changements sur votre facture.‌
{% endhint %}

## Choisissez votre arrière-plan <a href="#choisissez-votre-arriere-plan" id="choisissez-votre-arriere-plan"></a>

Vous pouvez aussi charger un arrière-plan, si vous disposez d'une image prête à l'emploi. Pour cela, vous avez besoin d'une image toute faite, prête à l'emploi

‌Sous la rubrique "Paramètres", vous disposez de quelques possibilités d'adaptation supplémentaires, telles que‌

* agrandir ou réduire le logo ;
* élargir ou réduire la marge entre les différentes lignes ;
* ajuster la taille de la police.

## Choisir la police <a href="#choisir-la-police" id="choisir-la-police"></a>

enFact vous propose un choix de polices de caractères :​

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-MiMEcWf3r_Pu11qd9zL%2F-MiMIttWDUdOqUbGEG--%2Flettertypes%20voorbeelden.jpg?alt=media\&token=71afb1a5-7836-499c-a31e-40752ec808a9)

## Choisissez vos couleurs <a href="#choisissez-vos-couleurs" id="choisissez-vos-couleurs"></a>

Les options de couleur pour les barres et le texte sont des caractéristiques importantes pour personnaliser visuellement la facture.‌

En cliquant sur les blocs de couleur, vous ouvrez une roue de sélection. Vous cliquez sur la couleur de votre choix, ou entrez manuellement le code hexadécimal de la couleur.​

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-MiMEcWf3r_Pu11qd9zL%2F-MiMIyDvcjvNvquV_5zx%2Fkleuren.jpg?alt=media\&token=13391f32-fa6c-44b1-950d-efc30f0d6c5e)

{% hint style="info" %}
Vous voulez plus de modifications ? Avec un peu d'expertise, vous pouvez apporter des modifications au [code interne du modèle](/modeles/utiliser-les-modeles-enfact) via html et css. Ou contactez-nous à l'adresse <support@enfact.be>.
{% endhint %}

## Allez-y ! <a href="#allez-y" id="allez-y"></a>

Vous pouvez créer et enregistrer plusieurs modèles. De cette manière, vous donnez selon vos préférences aux documents une mise en page spécifique. Découvrez les possibilités de dynamiser votre identité d'entreprise avec enFact !​


# 6. Suivi des paiements

Ci-dessous, deux factures envoyées sont marquées comme "payé" (bouton vert).

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FgbU4xCKIXNyfnhSxf2q0%2Fimage.png?alt=media&amp;token=956e20c6-0b4b-4f4f-a671-90b1b54a945a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

enFact vous offre plusieurs possibilités pour le suivi du paiement des factures :&#x20;

* manuellement&#x20;
* par lien avec la banque&#x20;
* avec rappel de paiement

Pour marquer votre facture comme "payé", cliquez sur le bouton "Changement de statut à 'payé'" dans le résumé de la facture.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FYMHeiLGQy3GbRI39EIAQ%2Fimage.png?alt=media&amp;token=8c4cd5e8-78a5-41b1-bac8-170bf7ae1a4d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Pour utiliser les fonctionnalités d’enFact de manière optimale, il est préférable d'ajouter les informations de paiement manuellement. Cela facilitera par exemple des recherches ultérieures.&#x20;

1. Pour ce faire, cliquez sur le bouton bleu "Action" ;&#x20;
2. Choisissez "Créer un paiement manuel".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FIbOzyDkLCFpEqa3NyptV%2Fimage.png?alt=media&amp;token=d253ff4a-21a5-48fd-a12e-56e7c2f3c1df" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Une fenêtre contextuelle s'ouvre pour créer un compte de paiement :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FGJNgtGHhKL83CUUlgXNo%2Fimage.png?alt=media&amp;token=7040d17c-e51f-43a8-91b9-a73e08186ef8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous pouvez y enregistrer les informations supplémentaires.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FkTgUmLEFSnfv1lcfl1Fx%2Fimage.png?alt=media&amp;token=cc373880-a7e1-4994-9465-babc60af0df6" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Compte de paiement : il peut s'agir du compte bancaire de votre entreprise ou, par exemple, de la caisse enregistreuse où l'argent a été payé. Précisez comment le paiement a été effectué.
* Date : date de réception du montant de la facture.
* Nom de la contrepartie : prédéfini au nom facturé, peut être modifié.
* Déclaration : prédéfini au numéro de facture, peut être remplacé.
* Montant : le montant reçu dans cette transaction. Le client n'a peut-être payé qu'une partie du montant de la facture dans cette transaction.

Cliquez sur "Créer un paiement" pour enregistrer les données.&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F0LmAZm5CkCmSlGmmqqdp%2Fimage.png?alt=media&amp;token=dfed6d21-5b68-494a-b8bc-982944ba36fc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Lien avec la banque

La suivi du paiement peut également s'effectuer directement auprès de la banque. [Lisez ici](/connexions/connexion-a-votre-banque) comment cela se passe.

### Le rappel de paiement

enFact permet l'utilisation automatisée du rappel de paiement pour une facture en souffrance.

1. Pour configurer cette fonction, cliquez sur "Rappels" à gauche dans le résumé de la facture,&#x20;
2. Cliquez sur le bouton vert "Créer un rappel".
3. Un message standard incite votre client à payer.&#x20;
4. Vous pouvez déterminer vous-même le délai de paiement et saisir les frais de rappel et les intérêts si nécessaire.&#x20;
5. Cliquez ensuite sur "Ajouter".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F0H7DBKf7LHCyH4Lr1gnj%2Fimage.png?alt=media&amp;token=428b7596-48d3-435e-b393-79e4f4e58d1f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Maintenant le rappel est prêt pour le client concerné. Vous pouvez l'envoyer par courrier électronique ou imprimé, par la poste.

{% hint style="info" %}
Vous pouvez également définir des rappels automatiques au niveau de l'entreprise. [Lisez ici](/parametres/des-rappels-automatiques) comment procéder.
{% endhint %}


# 7. Démarrer avec enFact

Après les étapes précédentes, vous êtes prêt à commencer à travailler avec enFact ! Pour devenir un vrai enFact-pro, la documentation propose de nombreux articles informatifs. En voici quelques-unes.

En automatisant autant que possible, vous laissez enFact travailler pour vous. Reliez votre compte bancaire, laissez vos clients payer en ligne et configurez des rappels de paiement automatiques :&#x20;

{% content-ref url="/pages/Wr67dObowTYCbUht7oZW" %}
[Tutoriel 2 : Automatiser et gagner du temps](/tutoriel-2-automatiser-et-gagner-du-temps)
{% endcontent-ref %}

Gérez l'ensemble de votre situation financière dans enFact en traitant également vos achats :&#x20;

{% content-ref url="/pages/uNY2N5aw19H0RIvWsxtm" %}
[Tutoriel 3 : Traiter vos achats](/tutoriel-3-traiter-vos-achats)
{% endcontent-ref %}

## Nous sommes heureux de vous aider !&#x20;

Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, notre service d'assistance est à votre disposition via <support@enfact.be>.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FaxhP5PA5XoxG84s6daEJ%2Fsupport-team-3.svg?alt=media&amp;token=7d69f8e3-9be9-4620-a49f-dcbf81276d58" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Tutoriel 2 : Automatiser et gagner du temps

En automatisant autant que possible, vous laissez enFact travailler pour vous. Perdez moins de temps grâce à ces actions faciles à mettre en place !

## Action 1 : activer le lien avec la banque&#x20;

Reliez enFact à votre compte bancaire. Par l'intermédiaire de nos partenaires CodaBox ou Ponto, les données de vos transactions sont récupérées dans votre environnement bancaire en ligne et comparées à vos documents dans enFact. Ainsi, les factures, par exemple, sont automatiquement marquées comme "payées" et vous n'avez plus besoin d'en assurer le suivi vous-même ! Cliquez sur les liens pour lire comment configurer le lien dans enFact.

{% content-ref url="/pages/-MiR7jXz5ph1AKz4IO\_i" %}
[CodaBox](/connexions/connexion-a-votre-banque/codabox)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/-MiR7m1\_qxIOqo8TtMJt" %}
[Ponto](/connexions/connexion-a-votre-banque/ponto)
{% endcontent-ref %}

## Action 2 : utilisez une communication structuré&#x20;

Pour faciliter encore davantage la correspondance automatique entre votre compte bancaire et vos documents, vous pouvez apposer une communication structurée sur vos factures. Ce code généré automatiquement permet d'économiser beaucoup de recherches et est très facile à configurer dans enFact.

{% content-ref url="/pages/-Mk7cCCZikB5fHZoRclf" %}
[Comment placer une communication structurée sur mes documents ?](/af/balises/comment-placer-une-communication-structuree-sur-mes-documents)
{% endcontent-ref %}

## Action 3 : Activer la connexion pour paiement en ligne&#x20;

Si vous incluez le bouton de paiement en ligne dans vos courriels, vos clients peuvent immédiatement payer leurs factures en ligne de manière sécurisée. Le client n'a pas à s'inquiéter et vous êtes payé rapidement. Tout le monde y gagne ! Cliquez sur le lien pour savoir comment configurer le lien dans enFact.

{% content-ref url="/pages/-MiMT0Ds2apMHd-M4QLJ" %}
[Connexion paiement en ligne](/connexions/connexion-paiement-en-ligne)
{% endcontent-ref %}

## Action 4 : placez un code QR sur vos factures

En plaçant un code QR sur vos factures, votre client n'a plus besoin de saisir les détails du paiement. Les données correctes pour effectuer le transfert sont immédiatement disponibles. Il suffit de le scanner et vous êtes payé immédiatement. Cliquez sur le lien pour découvrir les différents types de code QR dans enFact.

{% content-ref url="/pages/3xU9TPN1ppZb7Oht8PCy" %}
[Code QR sur les factures](/mdb/paiements/code-qr-sur-les-factures)
{% endcontent-ref %}

## Action 5 : mettre en place des rappels automatiques (de paiement)&#x20;

Combien de temps consacrez-vous au suivi des factures en souffrance ? Grâce à l'utilisation de rappels de paiement automatiques dans enFact, cela fait partie du passé. Les factures ouvertes sont automatiquement suivies selon un calendrier que vous choisissez. Cliquez sur le lien pour savoir comment activer ces rappels.

{% content-ref url="/pages/-MiMTuvmqmKsiodJgPXO" %}
[Des rappels automatiques](/parametres/des-rappels-automatiques)
{% endcontent-ref %}

## Action 6 : transfert automatique vers le logiciel du comptable&#x20;

Via enFact, vous pouvez transmettre automatiquement vos documents au logiciel de votre comptable. Ceci est possible pour les liens ci-dessous. Lisez sur leur page de détails comment l'activer.

{% content-ref url="/pages/pzWSOYz3bRSmnv77cDzP" %}
[Allegro](/connexions/connexion-a-votre-comptable/allegro)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/5q4zU18rCer4vnf75CYQ" %}
[Basecone](/connexions/connexion-a-votre-comptable/basecone)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/nvmiGHeggT13kAuBImBe" %}
[BillToBox](/connexions/connexion-a-votre-comptable/billtobox)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/YmYEat8REcGtR8lFxtJh" %}
[CodaBox comptabilité](/connexions/connexion-a-votre-comptable/codabox-comptabilite)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/BykQ5VxGi1QzSHqFJfzs" %}
[ClearFacts](/connexions/connexion-a-votre-comptable/clearfacts)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/nm1Xt9JWiONSkznigPjX" %}
[ExactOnline](/connexions/connexion-a-votre-comptable/exactonline)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/O53fQwxng7apfhG3CjXV" %}
[Octopus](/connexions/connexion-a-votre-comptable/octopus)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/RCAXQuyWb7YvogvUbvSD" %}
[WinAuditor](/connexions/connexion-a-votre-comptable/winauditor)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/MMDdmcaroTqHkdAiXvNh" %}
[Winbooks Connect](/connexions/connexion-a-votre-comptable/winbooks-connect)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/Ku8Seh1Vl9w4qg1YTwNM" %}
[Wings](/connexions/connexion-a-votre-comptable/wings)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/A8OzoflLpM8lb4xoTFT2" %}
[Yuki](/connexions/connexion-a-votre-comptable/yuki)
{% endcontent-ref %}


# Tutoriel 3 : Traiter vos achats

Gérez votre tableau financier complet dans enFact en traitant également vos achats. Découvrez étape par étape comment traiter facilement vos achats dans enFact.

## Étape 1 : Téléchargez les factures vers enFact&#x20;

Vous pouvez saisir vos achats dans enFact de plusieurs manières :&#x20;

* en téléchargeant une facture d'achat depuis votre appareil dans la fenêtre de téléchargement de gauche ;&#x20;
* en prenant une photo d'un reçu d'achat depuis votre smartphone dans enFact ;&#x20;
* en envoyant les fichiers par e-mail à votre adresse e-mail enFact. Astuce : vous pouvez souvent le faire directement à partir de votre scanner par *scan to email* !&#x20;
* en recevant les fichiers dans votre boîte de réception PEPPOL afin qu'enFact les traite automatiquement pour vous.&#x20;

{% hint style="success" %}
Lisez ici en détail comment [soumettre vos documents d'achat](/modules/achats/saisir-les-achats).
{% endhint %}

## Étape 2 : Enregistrer/traiter les factures&#x20;

Les documents d'achat fournis seront placés dans une liste de traitement (icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit d'enFact). Dès que les fichiers sont dans cette liste, le logiciel [OCR (Optical Character Recognition)](https://fr.wikipedia.org/wiki/Reconnaissance_optique_de_caract%C3%A8res) commence à travailler avec eux. L'OCR lit les informations figurant sur les documents d'achat et interprète votre facture d'achat.&#x20;

Les informations extraites de votre document d'achat au moyen de l'OCR peuvent être complétées par d'autres informations relatives à l'achat, telles que le type (facture ou note de crédit), le délai de paiement, la catégorie d'achat définie par l'utilisateur, etc.&#x20;

{% hint style="success" %}
Pour en savoir plus sur la manière de traiter vos documents d'achat, [cliquez ici](/modules/achats/traiter-les-achats).
{% endhint %}

## Étape 3 : Paiement des factures&#x20;

Vos factures d'achat entrantes peuvent également être payées depuis enFact. Une condition est que l'IBAN et le BIC du fournisseur soient remplis. Vous avez le choix entre trois modes de paiement :&#x20;

* Paiement direct via un **code QR** que vous pouvez lire avec votre application bancaire.&#x20;
* Compte bancaire lié via Ponto ? Ensuite, vous pouvez également utiliser le [**bouton de paiement Ponto**](/connexions/connexion-a-votre-banque/ponto) pour effectuer votre transfert.&#x20;
* Préparer ou exécuter plusieurs paiements simultanément ? C'est également possible maintenant. Vous pouvez exporter les paiements programmés vers [**un fichier SEPA**](https://ec.europa.eu/info/business-economy-euro/banking-and-finance/consumer-finance-and-payments/payment-services/single-euro-payments-area-sepa_fr) que vous pouvez télécharger dans votre propre environnement bancaire en ligne. De cette façon, vous pouvez programmer un certain nombre de paiements en une seule fois. En outre, chaque paiement peut avoir sa propre date de paiement.&#x20;

{% hint style="success" %}
Pour en savoir plus sur la façon de payer vos documents d'achat d'enFact, [cliquez ici](/modules/achats/payer-les-achats).
{% endhint %}

## Étape 4 : Transmission des factures à votre comptable&#x20;

Les achats saisis peuvent également être envoyés à votre comptable. Cela peut se faire via un lien direct avec un progiciel de comptabilité ou une plateforme de livraison (par exemple [ExactOnline](/connexions/connexion-a-votre-comptable/exactonline), [ClearFacts](/connexions/connexion-a-votre-comptable/clearfacts) ou [Basecone](/connexions/connexion-a-votre-comptable/basecone)), ou via un [fichier UBL](/connexions/connexion-a-votre-comptable#livrez-vos-fichiers-au-format-ubl).&#x20;

{% hint style="success" %}
Lisez ici comment vous pouvez [remettre vos documents d'achat au comptable](/modules/achats/exporter-les-achats-pour-la-comptabilite).
{% endhint %}

## Étape 5 : La méthode optimale

Vous pouvez minimiser le temps que vous passez à traiter vos achats. Vous pouvez procéder comme suit :&#x20;

1. Connectez-vous au [réseau PEPPOL](/af/envoi-par-peppol) et demandez à vos fournisseurs de livrer leurs factures via PEPPOL également.&#x20;
2. Facture reçue via PEPPOL ? Cliquez sur le lien dans l'email que vous recevez et choisissez&#x20;
   1. pour accepter immédiatement (la facture est automatiquement traitée dans enFact) ;&#x20;
   2. pour payer immédiatement par [Ponto](/connexions/connexion-a-votre-banque/ponto). Plus besoin de taper pour reprendre les informations de paiement.&#x20;
3. Activez le "transfert automatique vers le comptable" afin que tous les documents d'achat traités soient transmis à votre comptable pendant la nuit.&#x20;
4. C'est ça !&#x20;

{% hint style="success" %}
Besoin d'aide pour mettre en place cette méthode ? Contactez-nous à l'adresse <support@enfact.be>
{% endhint %}


# Clients

Dans le module des clients, vous gérez les fiches des clients. Ces fichiers clients contiennent toutes les informations relatives au client et peuvent être utilisés tout au long du programme, par exemple lors de la création de documents.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Foxc9qGfVQjcbZZuHWEV3%2Fimage.png?alt=media&amp;token=c5f937a0-f4b9-4021-b454-4c2811974c48" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Module de base

### Création de la fiche de base d'un client

Pour créer un nouveau client, naviguez dans le tableau de bord enFact à gauche vers "Clients". Vous pouvez ajouter un nouveau client en cliquant sur le bouton vert en haut à droite. Remplissez les coordonnées de votre client comme le nom, l'adresse en les coordonnées de contact dans la fiche d'information client vierge.

{% hint style="success" %}
Il est possible de récupérer toutes les données d'une entreprise en un clic par le numéro de TVA du client. Ce lien fonctionne via [la base de données européenne VIES](https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=fr).
{% endhint %}

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F9ryFX1yr0R2k3NfgJa1v%2Fimage.png?alt=media&amp;token=8402aff5-d5c6-4957-9ebc-a6c9da92f5d3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

L'application enFin attribue automatiquement un numéro de client. Vous pouvez définir vous-même la méthode de numérotation à utiliser, [lisez ici comment le faire](/parametres/numerotation).&#x20;

Vous pouvez déjà indiquer au niveau du client de quel système de TVA il relève. Par défaut, le "pourcentage standard" de 21% de TVA est défini, mais vous pouvez également indiquer d'autres régimes (par exemple, [taux de rénovation](/parametres/valeurs-par-defaut#utilisation-du-taux-de-tva-de-6-pour-les-renovations) à 6 % de TVA, [taux de co-traitance](/parametres/valeurs-par-defaut#utilisation-du-taux-de-tva-de-0-en-cas-de-co-contractant) à 0 % de TVA, ...). Vous pouvez également saisir le régime de TVA lors de l'établissement d'une facture.

{% hint style="info" %}
Adapter le barème standard de TVA pour l'ensemble de votre organisation ? [Lisez ici comment le faire.](/parametres/valeurs-par-defaut#parametres-tva-par-defaut-et-pourcentages-de-tva-disponibles)
{% endhint %}

Quand vous avez rempli toutes les données, cliquez sur le bouton vert "Ajouter" en bas. Vous pouvez toujours éditer dans enFact la fiche client, comme les autres entités en utilisant le bouton jaune 'Modifier'.

{% hint style="success" %}
Vous pouvez décider de ne saisir vos données client que lors de la création d'une facture. Vous entrez les champs d'information de ce client sur la facture et cliquez simplement le bouton "Enregistrer en tant que nouveau client".
{% endhint %}

### Enregistrer des informations supplémentaires sur le client

Les informations de base par client peuvent être complétées par d'autres champs. Elles se trouvent à la fin de la fiche client, derrière le bouton "Plus d'options". Les champs suivants sont disponibles :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FHd4OOrbscQFIsPHXJMMX%2Fimage.png?alt=media&amp;token=4a5cb252-ddfc-430a-8656-3759a408dd1f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Exemples de paramètres supplémentaires par client :&#x20;

* terme spécifique de paiement&#x20;
* remise, au choix une remise financière ou générale&#x20;

Des adresses électroniques alternatives pour des documents spécifiques peuvent également être spécifiées en cet endroit. Par exemple, un client peut demander que les factures ou les bons de commande ne soient pas envoyés à <info@entreprise.be> mais à <finances@entreprise.be>.

{% hint style="warning" %}
Délai de paiement spécifique : elle remplace la période de paiement générale standard au niveau de l'entreprise. Si, par exemple, le délai de paiement standard est de 14 jours mais que vous attribuez 30 jours à ce client, les documents associés à ce client auront un délai de paiement de 30 jours au lieu de 14 jours. Ceci s'applique également à tous les [rappels (automatiques)](/parametres/des-rappels-automatiques) envoyés à ce client.
{% endhint %}

### Ajoutez vous-même des champs d'information supplémentaires

Vous savez créer vos propres champs d'information pour vos contacts. Dans ces champs, vous pouvez saisir des informations supplémentaires au niveau des contacts tant fournisseurs que clients, qui sont importants pour vos opérations commerciales. Ce type de champ peut être affiché sur vos documents, si vous le souhaitez. Lisez la documentation "[Champs personnalisés pour les contacts](/parametres/champs-personnalises-pour-les-contacts)" pour savoir comment créer et utiliser ces champs.

### Vue d'ensemble fiche client

Sous les données du client, vous trouverez "Note interne", une zone de texte libre. Vous pouvez enregistrer ici des informations spécifiques sur le client, par exemple.&#x20;

En bas de la fiche client, le chiffre d'affaires général lié à ce client apparaîtra, ainsi que le chiffre d'affaires de ce client par produit. enFact base le calcul sur les factures, les tickets de caisse et les notes de crédit enregistrés.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-Mk1zg4MUUpndwZnIfE6%2F-Mk210awNe_YB8RrhW0b%2Fimage.png?alt=media\&token=e063a9b8-b67b-40f1-915d-863bd28eb087)

Le bouton "Rapport complet" en haut au centre de cet écran vous permet de visualiser les produits vendus à ce client dans une liste d'aperçu.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-Mk1zg4MUUpndwZnIfE6%2F-Mk215qpbLV8uxFYYfOS%2Fimage.png?alt=media\&token=8b6ca663-0a1b-40c9-8877-cd625ec092bf)

## Gestion des contacts&#x20;

Si votre client est une entreprise, vous pouvez ajouter un service ou une personne de contact spécifique au sein de cette organisation. Le bouton vert "Ajouter un contact" vous permet d'ouvrir un nouveau fichier.

{% hint style="info" %}
Dans le champ "Attn." d'une facture, les informations spécifiques d'une personne de contact peuvent être incluses. Si vous avez saisi une adresse pour votre personne de contact qui diffère de celle de votre "client", les détails de l'adresse de votre "client" **seront remplacés** par ceux de la personne de contact spécifique.
{% endhint %}

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FBI8uGMmOqONg5NYQN9ec%2Fimage.png?alt=media&amp;token=591fa275-b1dc-4f46-b4fc-5f3bacdfc5da" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Rechercher/exporter des contacts

Pour rechercher un contact spécifique ou sa relation avec un client, cliquez en haut à droite de la liste des clients sur le bouton bleu « Actions ». L'une des options de recherche est\
« Rechercher des contacts ».

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fg3ddsVRPo2snB5MYMnBL%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-10-29%20om%2016.02.36.png?alt=media&amp;token=58b57997-51bf-4972-aa60-ebf39a770be8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Depuis l’aperçu des contacts, vous pouvez modifier les informations d’un contact, consulter la fiche client associée ou exporter une liste de contacts.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FlyTI9KVTo7cLeKqde8kY%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-10-29%20om%2016.03.22.png?alt=media&amp;token=91e2094d-a87a-428c-9551-09af44ad15ac" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Importer/exporter des clients

### Importer des clients

A partir d'un simple [fichier csv](/parametres/importez-vos-donnees/comment-creer-un-fichier-csv), vous pouvez importer une liste de clients existante dans enFact. En trois étapes, vous avez déjà téléchargé votre fichier d'adresses. Une telle importation est également possible avec une liste de fournisseurs, ou de produits. Pour savoir comment effectuer une importation, [cliquez ici.](/parametres/importez-vos-donnees#clients-et-fournisseurs)

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Ff4BT82Z8X9kgZkGktFlT%2Fimage.png?alt=media&amp;token=fa3f7843-2483-4d41-8a6e-9462cda20d4b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Exporter des clients

En partant des clients importés vous pouvez exporter des données en un simple clic depuis enFact, ce qui se fait par le bouton bleu "Actions" en haut à droite. Le téléchargement d'un fichier csv ou Excel se fait de la même façon.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FWlkL2Z2Gn1MoBqz6Dv7M%2Fimage.png?alt=media&amp;token=3e547cd0-9fec-4393-a9ba-528e0ea68e16" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Fusionner des clients&#x20;

Si vous avez créé un client deux fois par inadvertance, vous pouvez utiliser la fonction " Fusionner les clients " pour supprimer l'enregistrement client superflu et lier les documents créés au bon fiche client. Pour ce faire, cliquez sur le bouton bleu "Actions" dans l'aperçu du client pour ouvrir le menu et sélectionnez "Fusionner les clients" en bas.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FtEDtRxAkabO9RPXkltEo%2Fimage.png?alt=media&amp;token=0b19af6f-fa16-4d88-ad88-eda71e3bd0ef" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

À l'aide de l'icône de la loupe, vous pouvez sélectionner les contacts que vous souhaitez fusionner.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FdJQlmgscyXnaIqEAdqw6%2Fimage.png?alt=media&amp;token=6c419200-d684-4cf2-b91a-29a8065ade75" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

La fusion d'un client ne peut PAS être inversée. Il convient donc d'y prêter attention. Lors de la fusion :&#x20;

* les documents créés apparaissent sous le dossier du client cible.&#x20;
* les données introduites dans le PDF du document déplacé ne sont pas modifiées. Si vous souhaitez mettre à jour un document au niveau des données du client, vous devez éditer le document.&#x20;
* aucune donnée n'est échangée ou complétée dans la fiche client cible (par exemple, la fiche client cible ne contient pas de numéro de téléphone ou d'adresse e-mail, alors que la fiche client à supprimer en contient : les données de la fiche client à supprimer ne sont pas complétées dans la fiche client cible).

## Facture impayée

Depuis une fiche client, vous pouvez également consulter ou créer une facture impayée à envoyer à votre client. Pour cela, cliquez sur l’onglet 'Facture impayée'.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FNasU58f0axsyWgVAPAqf%2Fimage.png?alt=media&amp;token=a84728f3-054c-48bb-888f-8c9563266da5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans cet aperçu, vous voyez le montant total non payé. Ici, il est également tenu compte des éléments suivants :

* Frais de recouvrement : dans le cas où des rappels ont déjà été générés pour des factures, les frais de recouvrement sont aussi repris dans ce récapitulatif.
* Notes de crédit : si une note de crédit totale ou partielle a déjà été créé à partir d'une facture, le montant de la note de crédit est soustrait du montant impayé. En cas d’une note de crédit totale, la facture n'apparaitra plus dans ces factures impayées ; en cas d’une note de crédit partielle, le solde restant dû est affiché.

### Envoie facture impayée au client

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F9CUJqDAeBNrXaN83E4g3%2Fimage.png?alt=media&amp;token=1bb5bcc1-b34b-4f58-9e5d-3dfa1a1c7cc8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via le bouton bleu 'Actions' en haut de la page à droite, vous pouvez exporter ce récapitulatif en PDF, modifier la légende éventuelle de ce document et envoyer ce fichier PDF directement à votre client.

Dans l’aperçu PDF, un code QR est également inclus par défaut pour permettre le paiement du montant non payé. Exemple :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F0uxWL8dzP2yHW0jeJuPu%2Fimage.png?alt=media&amp;token=1154f0c0-1134-4961-8d11-f404c30c80f6" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Après cette page récapitulative, les factures mentionnées sont incluses dans le fichier PDF.

## Annexes

Vous savez ajouter une annexe dans un courrier destiné à votre client (par exemple, le contrat en cours de négociation ou signé, les conditions générales etc). Dans l'exemple ci-dessous, un contrat signé est attaché.

Autres applications possibles :&#x20;

* Photos du suivi des travaux, à transmettre à votre client &#x20;
* Un certificat PEB établi, à transmettre avec votre facture

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F3YW6UjTk1zORkHYcm5tA%2Fimage.png?alt=media&amp;token=b8409617-b9b6-4f6d-bd20-37469d62950a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous pouvez également envoyer des annexes en standard avec chaque message adressé à une entreprise, par exemple les conditions générales de vente. [Lisez ici comment le faire](/parametres/annexes/comment-ajouter-mes-conditions-generales)**.**

## Une seule facture à partir de plusieurs bons de livraison

Vous livrez des marchandises à certains clients sur une base régulière, par exemple chaque semaine? Dans ce cas, l'accord peut consister à n'établir une facture qu'une fois par mois. Avec enFact, vous pouvez facilement combiner les livraisons et les produits de plusieurs livraisons sur une seule facture périodique.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FdroIgaq9VjsvXxV9rWGl%2Fimage.png?alt=media&amp;token=8c7b56ae-edca-416d-b9d4-220df594d9de" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Extensions

### Langues et devises

enFact permet l'utilisation d'une langue spécifique ou même d'une devise au niveau du client. Si vous choisissez par exemple le Néerlandais, alors tous les documents créés (offre, bon de commande, facture, etc.) pour ce client sont rédigés en néerlandais. Les traductions de ces textes standards sont fournies par enFact.

Par exemple, la légende standard de la facture sera traduite dans la langue du client. Toutefois, si vous avez modifié cette légende ou si vous utilisez une version personnalisée, veillez à fournir votre propre traduction.

{% hint style="warning" %}
Les libellés des produits sur les documents sont mentionnés dans la langue dans laquelle vous les avez préparés. Si par exemple, les produits figurent sur les factures en français, vous devrez les faire traduire.&#x20;
{% endhint %}

Vous pouvez gérer les langues que vous voulez offrir dans l'application "[clients étrangers](/modules/clients-etrangers)" de enFact.

### Fixer des tableaux de prix par groupe de clients

Si vous avez activé l'application "Tableaux de prix", vous pouvez  l'utiliser pour vos produits. Elle vous permet d'appliquer des prix différents pour chaque catégorie de clients (par exemple, entreprise ou particulier), ce qui permet une tarification graduée. Dans la fiche client, vous pouvez affecter un client à une échelle graduée. [Lisez ici](/modules/tableaux-de-prix) comment créer une échelle de prix.

### MailChimp

Si vous avez activé l'application 'MailChimp', votre liste de clients peut être synchronisée avec une liste dans l'application MailChimp. Cette application vous permet de facilement envoyer des bulletins d'information à votre base de clients actuelle. [Lisez ici](#mailchimp) comment vous pouvez utiliser cette application.


# Produits

Un **produit** fait toujours partie d'un **groupe de produits**. La façon dont vous nommez un groupe de produits et les produits que vous y associez dépendent de votre secteur et de vos activités commerciales. Il peut s'agir de produits spécifiques ou de services plus généraux. Voici quelques exemples :

| GROUPE DE PRODUITS | PRODUIT                                       |
| ------------------ | --------------------------------------------- |
| Tuyau              | PVC 3x10 par mètre courant                    |
|                    | AlPex au mètre                                |
| Comité             | Vente d'un bien immobilier                    |
|                    | Location d'un bien                            |
| Certificats        | Inspection du réservoir de mazout             |
|                    | Contrôle de l'installation électrique (privé) |
| Travail            | Jointoiement                                  |
|                    | Nivelage                                      |

## Module de base

### Ajouter un groupe de produits

L'onglet « Produits » (menu de gauche) vous permet d'accéder à l'aperçu des groupes de produits. À partir de cette vue d'ensemble, vous pouvez ajouter un «+ groupe de produits», voir le bouton en haut à droite.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FaiTsvuGpTP5UMvvGtZfz%2Fimage.png?alt=media&amp;token=a75c5fd1-c718-4a9d-9312-329b4dadf475" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Vous souhaitez avoir un aperçu immédiat de tous vos produits, quelle que soit leur catégorie ? Cliquez ensuite sur le bouton bleu "Liste complète des produits" dans le coin supérieur droit.
{% endhint %}

Par groupe de produits, vous pouvez visualiser le chiffre d'affaires pendant une période donnée. Vous pouvez également afficher les chiffres en fonction du nombre de ventes :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FtwJ7nzcUwq7lO2QdbKkj%2Fimage.png?alt=media\&token=706d30d3-070d-4812-8594-d4dc426ac783)

### Ajouter un produit

Vous pouvez immédiatement créer des produits dans le groupe de produits nouvellement ajoutée: cliques le bouton vert « + ajouter un produit ».

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FLBR2nooeriBjnyrnDuoj%2Fimage.png?alt=media&amp;token=b658c0bc-d098-46b5-aacf-cb89877cda7e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Le numéro de produit est attribué automatiquement. Le bouton « Modifier » vous permet également de saisir le code article de votre produit, ou tout autre type de numérotation.

{% hint style="success" %}
Utilisez vos propres numéros de produits ou adaptez la numérotation standard ? C'est possible. [Lisez ici](/parametres/numerotation) comment le faire.
{% endhint %}

### Ajouter un produit à partir d'un document&#x20;

Il est également possible de créer/enregistrer un nouveau produit à partir d'un document, par exemple une facture ou un bon de livraison. Ainsi, vous ne devez pas revenir à chaque fois à la fiche produit.&#x20;

Lors de la création d'un document, un certain nombre de lignes de produits apparaissent. Vous pouvez saisir des informations de base sur le produit dans ces cases. À gauche d'une ligne de produits, un bouton bleu apparaît. Cliquez dessus pour ouvrir un menu de sélection.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FQo6O5t1IaYAp2pve268D%2Fimage.png?alt=media\&token=8be2a103-7b25-4d6a-abfb-31c46420ad83)

Sélectionnez ici « + Créer un produit ». Une fenêtre pop-up s'ouvre, dans laquelle vous pouvez saisir les informations nécessaires sur le produit, de manière similaire à la saisie par la fiche produit.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F83byr6h68CTjioblXyxr%2Fimage.png?alt=media&amp;token=d4bd1f86-849a-46e9-8086-1ab054783633" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

En fonction des applications et des liens que vous avez activés (voir ci-dessous sous « [Extensions](#extensions) »), les champs de saisie disponibles seront plus ou moins nombreux.&#x20;

Cliquez sur le bouton vert « Ajouter » en bas de la page pour ajouter votre produit à votre liste de produits.&#x20;

Si le produit a été ajouté avec succès, un message apparaîtra et le lien vers le produit sera établi. Sous le nom de votre produit nouvellement ajouté, le message de liaison apparaît : *« Cette ligne est liée au produit (xyz) ».*

## Importation/exportation de produits&#x20;

### Importer des produits&#x20;

Sur base d'un simple [fichier csv](/parametres/importez-vos-donnees#cest-quoi-un-fichier-csv), vous pouvez importer une liste de produits existante dans enFact. En trois étapes, vous avez déjà téléchargé votre liste de produits. Une telle importation est également possible avec une liste de fournisseurs ou de clients. Vous pouvez [lire ici comment effectuer une importation](/parametres/importez-vos-donnees).

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fxx0KeM42LCv8yeSiGyLq%2Fimage.png?alt=media&amp;token=0ca41e52-4aa5-4565-8718-4d24128a1ed2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Exporter des produits&#x20;

Vous pouvez aussi facilement exporter les produits que vous avez saisis dans enFact.&#x20;

* Pour ce faire, cliquez sur le bouton bleu « Liste complète des produits » dans l'aperçu de vos produits en haut de la page.&#x20;
* En haut à droite, le bouton bleu « Actions » vous permet d'exporter et de télécharger un fichier csv ou Excel.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FFD6oKjPfGiN8IbUHwT5h%2Fimage.png?alt=media&amp;token=bdbe8f1c-cbce-4407-9d44-f529aee1392a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Extensions

### Traductions

Pour les [clients non natifs](/modules/clients-etrangers), les textes standards sont traduits dans enFact. Toutefois, vous devez fournir vous-même une traduction des produits importés.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-Mk24Utiw-CXuUtHWlIu%2F-Mk28vgQmlheJRe1eUKe%2Fimage.png?alt=media\&token=ada18541-74a4-4d91-a49c-03a7d253cdf8)

Vous pouvez saisir la traduction manuellement par produit, ou via un fichier csv contenant plusieurs données de produits et leur(s) traduction(s). [Lisez ici](/parametres/importez-vos-donnees) comment le faire.

### Photo de produit

Il est possible d'ajouter une photo de produit à votre produit dans enFact et de l'afficher également sur vos documents.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FS2uf66406VRSo4L6SVAy%2Fimage.png?alt=media&amp;token=ca9dab76-a5c2-48ab-83c3-d304d18368fa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Pour que cela soit possible, vous devez activer l'extension gratuite « Photo de produit ». [Lisez ici](/modules/photo-de-produit) comment le faire.

### Rapports

Vous pouvez afficher un graphique des ventes pour chaque produit. Elle est affichée sur la base du chiffre d'affaires général ou du nombre de ventes (au choix).

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FzJD9B64apjS6cNyhrNxq%2Fimage.png?alt=media&amp;token=3348872c-8379-4cc8-aec0-f5229c5d4d3d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Tableaux de prix

Si vous avez activé l'application « Tableaux de prix », vous pouvez les attribuer à votre produit ici. Si vous utilisez des prix différents pour chaque catégorie de clients (entreprise ou particulier), il est possible de créer des prix gradués. Vous pouvez créer un prix gradué par produit. [Lisez ici ](/modules/tableaux-de-prix)comment procéder.

### Gestion des stocks

Si vous avez activé l'application « Gestion de stocks », vous pouvez commencer à l'utiliser pour vos produits. Le stock est augmenté lorsque des achats ou des corrections sont saisis, et diminué en fonction des bons de livraison ou des factures (réglable). Le stock virtuel tient compte des commandes en cours, de sorte que vous pouvez passer des commandes en temps voulu pour réapprovisionner le stock. Pour en savoir plus sur la gestion des stocks, [cliquez ici](/modules/gestion-des-stocks).

### Emballage consigné - vides

Une fois que vous avez activé l'application « Emballage consigné », vous pouvez commencer à l'utiliser pour vos produits. L'imputation se fait sur les produits vendus. Ces vidanges sont indiquées séparément sur les documents. Pour en savoir plus sur l'emballage consigné dans enFact, [cliquez ici](/modules/emballage-consigne).

### Unités de mesure

Une fois que vous avez activé l'application sur les unités de mesure, vous pouvez commencer à l'utiliser pour vos produits. Ajoutez des unités de mesure aux chiffres de vos documents. Pour en savoir plus sur les unités de mesure, [cliquez ici](/modules/unites-de-mesure).

### Comptes grand livre

Si vous avez activé l'application « Comptes grand livre », vous pouvez commencer à l'utiliser pour vos produits. Les factures se voient immédiatement attribuer le compte de grand livre approprié lorsqu'elles sont envoyées aux progiciels de comptabilité. [Lisez ici](/modules/comptes-grand-livre) comment vous pouvez le faire.

{% hint style="warning" %}
Attention : tous les logiciels comptables ne peuvent pas traiter ces données du grand livre. Vérifiez donc d'abord auprès de votre comptable !
{% endhint %}

### Annexes

Vous pouvez ajouter des annexes spécifiques à un produit. Vous pouvez par exemple y associer une fiche technique, un manuel d'utilisation, une fiche de données de sécurité (FDS/MSDS) ou des conditions de garantie. Lors de l'envoi de votre document, vous pourrez ensuite choisir d'envoyer ou non ces pièces jointes à votre client. [Lisez ici](/parametres/annexes#telecharger-une-annexe-specifique-a-un-produit) comment procéder.


# Comment mettre à jour ma liste de produits (p.e. en cas de changement de prix) ?

Dans enFact, il est possible, par exemple, de mettre à jour toute votre liste de produits en une seule fois en cas de changement de prix. Le plus simple est de travailler avec une exportation de vos produits, suivie d'une importation. Comment cela fonctionne-t-il ?

## Exportation des données

1. Aller aux produits. Sélectionnez le bouton bleu "Liste complète des produits" dans le coin supérieur droit.&#x20;
2. Vous verrez maintenant un nouveau bouton bleu en haut à droite : "Actions". Si vous cliquez sur la flèche, il vous sera indiqué d'exporter vers un fichier xlsx (Excel).&#x20;
3. Vous pouvez cliquer dessus ; un message apparaîtra pour vous indiquer que votre téléchargement est prêt. Sauvegardez-le quelque part.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FBzksFFWDeCiezHiNhw1x%2Fimage.png?alt=media&amp;token=aa09d6e5-0582-469e-b166-a3869d26e804" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Ce fichier Excel peut être filtré, trié, ... comme vous le souhaitez. Vous pouvez saisir le nouveau prix dans les colonnes de prix.&#x20;

Le fichier doit, bien entendu, être réintroduit dans enFact avec les prix actualisés : cela se fait via importation.

{% hint style="warning" %}
ATTENTION : Ne modifiez pas les données de la colonne "**ID externe unique**" ! Sur la base de cette colonne, enFact saura écraser les produits existants lors de l'importation des données. Si vous modifiez cet ID externe unique, enFact considérera le fichier comme de nouveaux produits et votre liste sera dupliquée (= non prévu).
{% endhint %}

## Importation des données

L'importation de données dans enFact se fait sur base d'un fichier csv, qui est un dérivé d'Excel. Pour créer un fichier csv, pour votre fichier Excel, choisissez 'Enregistrer sous ...' et sélectionnez le type de fichier 'csv'.

{% hint style="success" %}
Pour en savoir plus sur la création d'un fichier csv, [cliquez ici](/parametres/importez-vos-donnees/comment-creer-un-fichier-csv).
{% endhint %}

1. Accédez à nouveau à votre liste complète de produits et cliquez sur le bouton bleu "Actions".&#x20;
2. Cliquez maintenant sur le choix inférieur : "Importer des produits".
3. Dans le coin supérieur droit de la page d'importation, cliquez sur le bouton vert "Importer des données".&#x20;

Vous arrivez maintenant à la première étape de l'importation.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FxyAjFV1elO2Ae474BQ5y%2Fimage.png?alt=media&amp;token=28179233-285d-4a00-bd4e-afb42dc82dd1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

1. Téléchargez votre [fichier csv](/parametres/importez-vos-donnees/comment-creer-un-fichier-csv) via "Sélectionnez un fichier".&#x20;
2. Indiquez le type de données : Produits&#x20;
3. Indiquez quel séparateur est utilisé dans votre fichier csv. Par défaut, le point-virgule est utilisé. Toutefois, il se peut que vous ayez également utilisé une virgule, auquel cas vous devez saisir le caractère de la virgule ici.&#x20;
4. Donnez un nom à votre importation ; par défaut, la date du jour actuel est utilisée. Vous pouvez également saisir ici le nom d'un groupe de produits nouveau ou existant (voir ci-dessous).&#x20;
5. Indiquez le séparateur utilisé pour les décimales (par exemple, prix d'achat = 74,50 euros).&#x20;
6. Indiquez si la première ligne du fichier contient des titres ou non.&#x20;
7. Cliquez sur "Suivant".

### Relier les données aux champs enFact&#x20;

Une fois que votre fichier a été téléchargé, vous devez relier les colonnes de votre fichier aux rubriques d'enFact. Ceci se fait facilement.

Si vous cliquez dans enFact par exemple sur la ligne située à côté du champ "Nom de base", toutes les lignes de votre fichier d'importation apparaîtront. Dans cet exemple, il vous appartient de désigner la "Colonne 2 : Nom" comme correspondant au champ enFact "Nom de base". Pour le champ "Prix de vente", vous indiquez "Colonne 5 : Prix excl.", etc. jusqu'à ce que tous vos champs soient remplis.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FXn6YM4gr4MJpe1O1SwtI%2Fimage.png?alt=media&amp;token=b3736de0-4073-47cf-bea8-2e6b258ec1fc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
Accordez une attention particulière à la colonne "**ID externe unique**" : vous devez la relier correctement (voir ci-dessus) afin d'éviter les doublons.
{% endhint %}

Cliquez sur "Suivant" pour commencer l'importation. Ce processus peut prendre quelques minutes. Après l'importation, vous verrez combien de produits ont été mis à jour.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FqwjAV6MrZkivVH6GYLZN%2Fimage.png?alt=media&amp;token=f66fc7c6-28f5-4296-bfe5-b78ec9d2166b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Offres

## Module de base&#x20;

Grâce au module d'offre, vous pouvez établir des [offres de prix pour vos clients](https://www.enfact.be/blog/faites-une-bonne-offre). La structure est comparable à celle d'une facture. Pour des informations détaillées par champ, nous vous renvoyons au [manuel "Factures"](/mdb/factures).

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Ftc2JRrBuTTc0jDWU6b0z%2Fimage.png?alt=media&amp;token=7837f11d-7ccd-4b64-a710-5527204a98ab" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Une fois votre devis créé, les fonctions sont disponibles via le bouton bleu "Action" et le bouton vert "Copier vers".&#x20;

### Actions&#x20;

Vous pouvez utiliser le bouton bleu "Actions" pour:&#x20;

* Envoyer votre devis ([par e-mail](/af/envoi-par-courriel) ou par [courrier postal](/af/envoi-par-courrier-postale)) ;&#x20;
* Changer le statut de votre devis en "Envoyé" ;&#x20;
* Changer le statut de votre devis en "Refusé" ;&#x20;
* Changer le statut de votre offre en "Accepté".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FiQbfFgS9X0IRYQq5Cya9%2Fimage.png?alt=media&amp;token=a03c25c8-a6c2-47c1-b2a9-e15ad9f85f3c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Copier vers

Grâce au bouton vert "Copier vers", vous pouvez facilement copier votre offre vers un autre type de document :&#x20;

* une nouvelle offre
* une nouvelle facture&#x20;
* une nouvelle facture d'acompte

{% hint style="success" %}
Vous pouvez également copier les offres vers une [confirmation de commande](/modules/confirmations-de-commande), un [bon de livraison](/modules/bons-de-livraison), un [ticket de caisse](/modules/tickets-de-caisse), une [demande de paiement](/modules/demandes-de-paiement), un [ordre d'achat](/modules/ordres-dachat) ou une [tâche](/modules/taches), mais il s'agit d'extensions que vous devez d'abord activer.
{% endhint %}

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F6QNRiG1XTNNdN0VYen7m%2Fimage.png?alt=media&amp;token=e6011d61-d2ce-4399-9d92-7e6ea2905c4a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Calcul du bénéfice

Dans l'onglet « Calcul du bénéfice », sur base des prix de vente introduits et/ou des prix d'achat extraits des fiches produits, vous pouvez encore éditer votre bénéfice total sur le document. Pour ce faire, cliquez sur le bouton jaune en haut à droite. Cet onglet est disponible pour les types de documents “Offres” et “Factures”.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F9OlVLvBCjIXrAUywdHwx%2Fimage.png?alt=media&amp;token=0e53d627-4435-4f88-b5fb-62438a58b2b5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si le document a été créé avec des prix incluant la TVA, enFact recalculera les prix hors TVA et vous verrez le message ci-dessous après “Modifier” :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FCFdeJBdMfeexjTxVylsn%2Fimage.png?alt=media&amp;token=1e83b5a9-72e8-491a-8130-1e007e6a3e8a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans l'onglet « Calcul du bénéfice », chaque ligne du document devient modifiable : en ajustant par exemple le « Prix d'achat », la « Remise à la ligne » et la « Marge bénéficiaire », vous pouvez (faire) modifier les montants énumérés.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F18lQDGfJTPAAhcwXjSCN%2Fimage.png?alt=media&amp;token=cfe6b18c-d13c-4557-8838-7bb2226c4ec7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans l'exemple ci-dessus, un prix d'achat n'a pas été introduit pour chaque produit/service. Dans ce cas, aucune marge bénéficiaire ne peut être introduite. Lors de la saisie de la case « Marge bénéficiaire », la case « Prix d'achat » doit être obligatoirement complétée :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FMTywgmaJu9M9dFWJBTkF%2Fimage.png?alt=media&amp;token=5c10a540-be8b-413e-890d-be9e99e4afba" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Lors de l'adaptation de la marge bénéficiaire, une marge augmentera le prix de vente de xx % par rapport au prix d'achat.

Via l'icône crayon en bas à droite, il est également possible d'adapter le pourcentage global du document : ce pourcentage de profit sera alors repris sur toutes les lignes du document.

Exemple d'une telle adaptation, par exemple « 35 % » :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FluGc4aaY8KKRiEVi7fOU%2Fimage.png?alt=media&amp;token=6bfb3b08-fa72-4512-8fe2-b5cef674825d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
L'ajustement des marges bénéficiaires dans cet onglet n'affecte pas les prix mentionnés dans les fiches produits sous-jacentes. Ceux-ci restent inchangés : les ajustements dans cet onglet n'affectent que le document créé.
{% endhint %}

## Acomptes&#x20;

Les factures d'acompte ne sont pas des documents séparés dans [enFact](https://www.enfact.be), mais des factures 'ordinaires'. Cependant, il s'agit d'une fonction spécifique dans enFact pour faciliter le suivi. Vous pouvez créer une facture d'acompte à partir d'une offre et choisir un montant fixe ou un pourcentage comme montant d'acompte.&#x20;

1. Cette facture d'acompte se retrouve dans la liste des factures, où vous pouvez également utiliser les possibilités de suivi des paiements.&#x20;
2. Si vous souhaitez établir une facture finale après la livraison des produits ou services, vous revenez au devis et le copiez sur une facture.&#x20;
3. Le montant de l'acompte sera automatiquement déduit afin que la somme des deux factures soit égale à l'offre.&#x20;
4. Vous pouvez également établir plusieurs factures d'acompte si le paiement s'effectue en plusieurs versements.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FSwyTD6xLG8KDZ7mEZxgu%2Fimage.png?alt=media&amp;token=f97063bc-3c3f-406e-8a3e-548988d41e43" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Signature en ligne

Avec enFact, un client peut signer une offre en ligne ; cela fonctionne sur la base d'un bouton de signature dans le message e-mail. [Lisez ici](/af/signature-en-ligne) comment vous pouvez mettre cela en place très facilement.&#x20;

Dans la boîte aux lettres du client, le bouton peut se présenter comme suit :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FJ4JZV5b83gQEVa5qn26r%2Fimage.png?alt=media&amp;token=010932fc-5307-494f-9609-73f8c6ef7d5f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Lorsque le client clique sur le bouton dans l'email, enFact ouvre la facture correspondante. À gauche se trouve la fenêtre de signature, où quiconque peut apposer sa signature à l'aide de la souris, du pavé tactile ou du doigt (sur la tablette).

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F10vxW5gm0ei8YqS2qJLO%2Fimage.png?alt=media&amp;token=c4f08080-e9d3-45ec-b0d0-a7511d2e205f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Après la signature, enFact change automatiquement le statut de l'offre en "Accepté". Vous serez également informé par e-mail de la signature/acceptation.&#x20;

Une fois que le client a accepté l'offre en signant en ligne, vous ne pouvez plus le modifier (voir le symbole du cadenas).

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FCImmo2OFXShGiCwp6hdv%2Fimage.png?alt=media&amp;token=98c55938-48a9-410a-8eea-2c724c91044e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Toutefois, en cliquant sur le cadenas, vous pouvez à nouveau déverrouiller le document. Le statut du document reste "Accepté", mais la signature du client est supprimée. Il faut donc y prêter une attention particulière !

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FDbkQdjPi2L8kAv2e7yHY%2Fimage.png?alt=media&amp;token=8aad9f08-f7f9-40f9-93a9-c1c5e31035d9" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
Une manière plus correcte de modifier/mettre à jour une offre acceptée est de copier l'offre existante dans une nouvelle offre, et de la faire signer à nouveau.
{% endhint %}

## Extensions&#x20;

### Champ de texte supplémentaire en haut du document&#x20;

enFact offre la possibilité d'ajouter du texte supplémentaire en haut de vos documents (p.ex. votre offre). Cela peut se faire par le biais d'un champ de texte supplémentaire en haut du document où vous pouvez saisir des informations libres. Ce champ de texte est situé entre les données générales du document et le tableau des lignes. Pour en savoir plus sur l'activation de ce champ de texte supplémentaire, [cliquez ici](/modules/champs-de-texte-supplementaires#champ-de-texte-supplementaire-en-haut-du-document)**.**&#x20;

### Ajout d'une adresse de **chantier** ou de livraison&#x20;

Il est possible d'indiquer sur vos offres une adresse de chantier ou de livraison différente de l'adresse de facturation ou du client. Lisez ici comment ajouter une [adresse de chantier](/modules/adresses-de-chantier) ou [de livraison](/modules/adresses-de-livraison).&#x20;

### Tableaux de prix

Si vous avez activé l'application "Tableaux de prix", le prix de votre offre sera automatiquement adapté en fonction du tableau de prix auquel appartient votre client (par exemple, entreprise ou particulier). Vous pouvez créer des prix gradués par produit. [Lisez ici](/modules/tableaux-de-prix) comment procéder.

### Unités de mesure&#x20;

Si vous avez activé l'application "Unités de mesure", vous pouvez commencer à l'utiliser pour les produits de vos offres. Ajoutez des unités de mesure aux quantités de vos offres. Pour en savoir plus sur les unités de mesure, [cliquez ici](/modules/unites-de-mesure)**.**


# Comment convertir une offre en facture ?

Si vous obtenez la confirmation d'une offre commerciale par votre client, vous la transformerez en facture en un clic. Vous pourriez même l'éditer davantage si vous le souhaitez.

Le bouton vert "Copier vers" produit :&#x20;

* une nouvelle offre commerciale ;
* une nouvelle facture d'acompte ;
* une nouvelle facture.

{% hint style="success" %}
enFact vous permet encore de copier les informations d'une offre vers un bon de commande ou un bon de livraison grâce aux extensions spécifiques que vous savez activer.
{% endhint %}

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-MiRF4f0xl-3Ilh2PtE6%2F-MiRFBevKYOOos2G5-Vk%2Fkopieren%20naar.jpg?alt=media\&token=2f8af802-682c-40e3-80be-478c45d39236)

Par analogie, il est possible de copier en un seul clic une facture à partir du résumé vers une nouvelle note de crédit.&#x20;

Vous voulez adapter le contenu? Passez à la fenêtre de détails de votre facture créée, en utilisant le bouton jaune "Modifier" vous modifiez n'importe quel champ.


# Factures

## Module de base

Pour créer une (nouvelle) facture, naviguez dans le tableau de bord enFact à gauche vers 'Factures'. Vous créez une nouvelle facture en cliquant sur le bouton vert "Créer une facture" en haut à droite.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fw9IdKTocALgrolOOD9B9%2Fimage.png?alt=media&amp;token=b692d391-13a7-4b18-9657-1261b51d8d8c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

La fenêtre de la facture s'ouvre. Elle montre quatre blocs avec des informations:&#x20;

1. Le client : qui facturez-vous ?&#x20;
2. Les produits/services : que facturez-vous et à quel prix ?&#x20;
3. La légende : la demande de paiement au client avec le numéro de compte et la référence du paiement.&#x20;
4. La facture elle-même : numéro de série, date, réductions de prix éventuelles.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FCcShBT2N1RoBWQDaqjJN%2Fimage.png?alt=media&amp;token=3bf793fc-8bbd-4212-9945-8d95b106f114" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### L'information client

Vous indiquez ici à qui vous adressez la facture. Vous pouvez ici immédiatement saisir les données d'un nouveau client en remplissant les champs présentés. Toutefois, vous pouvez également appeler un client à partir de la fiche client que vous avez créée précédemment (voir [Tutoriel étape 2 : Création d'un client](/tutoriel-1)).&#x20;

* Par exemple, si vous tapez le nom "Simone" dans le champ "Client", enFact recherche immédiatement le client avec les données correspondantes et transfère les informations de cette fiche vers la facture.
* Vous pouvez également effectuer une recherche dans les fiches clients en cliquant sur la loupe. La liste complète des clients est maintenant ouverte.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fl0sTFdl7nD8v4LtPM5Ci%2Fimage.png?alt=media&amp;token=5a8410a6-1c8a-475c-82a4-3cbf76313487" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous verrez que cette facture sera désormais liée à l'enregistrement client "P0002", le numéro de l'enregistrement client de Simone Hélipas.

#### Directement dans la facture&#x20;

Si vous n'avez pas encore créé de fiche client, vous pouvez également saisir les données d'un nouveau client en tapant dans les champs. Vous pouvez alors également "Enregistrer en tant que nouveau client" (de cette façon, une fiche de données client sera créée de toute façon). Lorsque vous cochez la case "Enregistrer en tant que nouveau client", les champs "Adresse électronique" et "Numéro de téléphone" apparaissent également pour que vous puissiez les remplir.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-Mk2CEkTp1aHikps8Y7s%2F-Mk2CrGxpchETVgDNGJg%2Fimage.png?alt=media\&token=907e536d-d453-4751-ad03-ede1f9252304)

{% hint style="info" %}
Le champ "Attn." permet de saisir les informations spécifiques d'une personne de contact. Si vous avez saisi une adresse pour votre personne de contact qui diffère de celle de votre "client", les détails de l'adresse de votre "client" **seront remplacés** par ceux de la personne de contact spécifique.
{% endhint %}

Dans le champ 'exception à la TVA', vous pouvez indiquer un régime de TVA différent, par exemple [6% de TVA pour la rénovation](/parametres/valeurs-par-defaut#utilisation-du-taux-de-tva-de-6-pour-les-renovations), [0% de TVA pour le co-contractant](/parametres/valeurs-par-defaut#utilisation-du-taux-de-tva-de-0-en-cas-de-co-contractant), ... En fonction de l'exception que vous indiquez ici, enFact inclura la (les) mention(s) légale(s) requise(s) sur la facture.

### Produits ou services

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FrDR1IzKypwHICl3dMPrt%2Fimage.png?alt=media&amp;token=d9bc159b-b650-4536-a2d9-29b7d5987e60" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Par défaut, aucun produit ou service n'a encore été ajouté à votre facture. Pour chaque nouvelle ligne, vous pouvez ajouter un nouveau produit ou service. Pour ce faire, indiquez dans le champ de texte sous "Service ou produit" ce que vous souhaitez facturer. L'exemple ci-dessous concerne la vente d'un routeur de réseau.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-MiM99CoeMXXAGYi5575%2F-MiMBH5x7IOZaUV0bTG1%2Ftoevoegen%20productlijnen.gif?alt=media\&token=a834dfc5-d2ea-410d-86c7-f66c2c8b01ab)

Comme pour l'indication du client, enFact reconnaît le produit prévu s'il est enregistré dans la base de données des produits. Dans l'étape précédente, "3. Créer un produit' un routeur de réseau a été saisi. Ses données sont tirées du nom du produit figurant sur la facture. Sous ce produit, une nouvelle ligne vierge apparaît, prête à inclure la ligne de facture suivante pour un deuxième produit.&#x20;

Dans l'exemple, le produit suivant est un produit qui n'a pas encore été créé, par exemple, divers petits accessoires utilisés dans l'installation. Vous pouvez saisir manuellement la description appropriée dans le champ "Service ou produit" et entrer un prix.

Si vous cliquez sur la loupe à gauche d'une ligne de produits, vous pouvez appeler **la liste complète des produits**. Vous pouvez également sélectionner un produit dans cette liste :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-Mk2D4OZvryDHUJ4uF6G%2F-Mk2DUcMmE2fc554Z2u-%2Fcablage.gif?alt=media\&token=f5b1ceca-6c5f-418e-93cf-bbd29d8eb1cb)

Pour chaque ligne de produits, il est immédiatement possible **d'accorder une remise**. Pour ce faire, cliquez sur le bouton jaune "Plus". Le champ "Remise de ligne" apparaît. Il est possible d'accorder la remise en pourcentage ou dans la devise sélectionnée.

### Structurer un document avec des titres et des informations supplémentaires&#x20;

Il est possible d'insérer des titres entre vos différentes lignes de produits. De cette façon, vous pouvez structurer davantage votre facture.&#x20;

Le bouton vert "Ajouter une ligne" vous permet de choisir parmi trois types de lignes dans le tableau :&#x20;

* Ajouter une ligne de produits ou de services (voir paragraphe précédent)&#x20;
* Ajouter une section avec un titre&#x20;
* Ajoutez une ligne de texte (libre)

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FzcFQEL8QIxJ5wMHq0WpL%2Fimage.png?alt=media&amp;token=47e82e66-5951-4649-8f20-b97b26ee2c15" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Ajouter une section avec un titre&#x20;

Le titre consiste en une ligne, avec une mise en page prédéfinie. Vous pouvez utiliser les flèches pour déplacer le titre vers le haut ou vers le bas dans le document.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-Mk2FDB-V2at6rvwNUY8%2F-Mk2PTsGZr65tpLIX02g%2Fsection%20texte.gif?alt=media\&token=284c62c7-cd12-4b80-a1b4-4abf9ce0ac53)

{% hint style="info" %}
Pour chaque section créée, un sous-total de cette section apparaîtra sur votre document.
{% endhint %}

#### Ajouter une ligne de texte&#x20;

Il est également possible d'ajouter une ligne de texte supplémentaire au-dessus ou au-dessous des produits. Contrairement au titre, il peut être mis en forme avec l'éditeur de base. Vous pouvez également utiliser les flèches pour déplacer le champ vers le haut ou vers le bas dans le tableau.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-Mk2FDB-V2at6rvwNUY8%2F-Mk2QHQVkSA477hvf2PW%2Fligne%20de%20texte.gif?alt=media\&token=4020a131-96b6-45a5-a77d-0d6b4bbd85c8)

#### Exemple&#x20;

Sur une facture, cela peut se présenter comme suit :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-Mk2FDB-V2at6rvwNUY8%2F-Mk2QkvfypKCaYBQRn0_%2Fimage.png?alt=media\&token=47a505be-70ec-4cb7-b21e-3fed0e6220fa)

### La légende

La légende en bas de page indique la manière dont le paiement de la facture est attendu. Par défaut, la légende indique : *"Merci de votre confiance en %company\_name%. Veuillez transférer le montant dans le %term% jours vers le numéro de compte %iban%, en indiquant le numéro de série %document\_number%."*

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-MiM99CoeMXXAGYi5575%2F-MiMC6lO9yVlN7efEhMH%2Fl%C3%A9gende.jpg?alt=media\&token=fac8b351-f03f-443c-8e27-41c852777661)

Lors de la première étape, ["1. Créer un compte"](/tutoriel-1), vous avez saisi le numéro IBAN de votre entreprise. C'est le numéro qui sera inclus dans la légende, vous n'avez donc pas besoin de le modifier. enFact récupère les données appropriées à partir de ce que vous avez déjà enregistré.&#x20;

En principe, vous ne devez rien changer dans la légende ; toutes les informations sont reprises de vos entrées dans enFact. Cette opération est effectuée pour chaque valeur comprise entre les caractères "%" (par exemple, %company\_name%), les balises. Pour en savoir plus sur l'utilisation des balises dans enFact, [cliquez ici](/af/balises).

{% hint style="info" %}
Vous voulez personnaliser cette légende pour toutes vos factures en même temps ? [Lisez ici](/parametres/valeurs-par-defaut#legende-par-defaut-sur-les-documents) comment le faire. Ajouter une communication structurée sur votre facture? [Lisez ici](/af/balises/comment-placer-une-communication-structuree-sur-mes-documents) comment le faire.
{% endhint %}

### Paramètres du document

Avant de générer la facture, vous pouvez faire quelques choix supplémentaires car vous savez:

* Ajuster la date de la facture, si nécessaire ;&#x20;
* Appliquer une remise globale sur facture à la somme totale ;
* Indiquer le délai de paiement sous la forme d'une date de fin et/ou cochez "Fin de mois".

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-MiM99CoeMXXAGYi5575%2F-MiMCTs0SXVt1gARD6vi%2Fdocument.jpg?alt=media\&token=6f08d941-1c1e-4aca-95aa-5eaf25a6418b)

{% hint style="success" %}
Si vous n'avez pas encore créé de factures pour cet exercice, vous pouvez indiquer ici le premier numéro de facture à utiliser. enFact continuera à [numéroter](/parametres/numerotation) toutes les factures suivantes à partir de ce premier numéro.&#x20;
{% endhint %}

Après tous ces choix et enregistrements, appuyez sur le bouton vert "Ajouter" pour générer la facture. Ensuite, l'écran de synthèse apparaît avec les données de la facture, ce qui vous permet de tout vérifier:&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FIOdL34tdlDkNr2C9E1jX%2Fimage.png?alt=media&amp;token=bb06f5bb-a0a5-4116-b867-fb8d756811ae" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Actions

À partir de l'écran de synthèse des factures créées, vous pouvez directement effectuer des actions groupées sur vos factures en cliquant sur le bouton bleu "Actions".&#x20;

* Exportation des données : vers csv (Excel), combinaison de tous les documents dans un fichier PDF, vers un fichier ZIP avec tous les documents, ou exportation vers des paquets comptables. Pour en savoir plus sur ces différentes exportations, [cliquez ici](/af/exportation-des-donnees)**.**&#x20;
* Cochez certaines factures (ou toutes) et changez leur statut en "Envoyé".&#x20;
* Cochez une seule facture (ou toutes les factures) et changez leur statut en "Payé".&#x20;
* Sélectionnez une ou plusieurs factures et copiez-les sur un nouveau bon de livraison.&#x20;
* ...

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FGFbI7VsvZjRc6c1dmxzh%2Fimage.png?alt=media&amp;token=5ba7f019-cf6f-4ebd-a96e-17838a129f21" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Version imprimable

Si les données sont correctes, cliquez sur le bouton gris "Version imprimable" en haut à droite. Une fenêtre apparaît avec la visualisation de la facture. Vous pouvez également télécharger la facture d'ici sous forme de fichier PDF.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F7BoHTnLdxVM7ZUIzTcYa%2Fimage.png?alt=media&amp;token=63321fd9-7278-47e4-8c0f-a1467062b99c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Modifier la facture

Une erreur dans la facture, ou vous souhaitez modifier un élément ? Facile à faire :&#x20;

1. Retournez à l'écran de synthèse de la facture, puis cliquez "Éditer la facture" dans le menu à côté de "Chronologie".&#x20;
2. Vous adaptez la facture section par section à l'aide des boutons crayons "Modifier" (par exemple, uniquement les détails du client, ou les détails de vos produits/services répertoriés, etc.)

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FO2kC9vTAJij2cIvBevPd%2Fimage.png?alt=media&amp;token=395bf4b9-62be-417a-b9c4-e29c50d2fd46" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
Faites attention: vous pouvez modifier vos factures tant qu'elles n'ont pas été envoyées par enFact [à votre comptable](https://www.enfact.be/comptables/accueil). Une fois cette opération effectuée, un message apparaît indiquant que la facture ne peut plus être modifiée ou supprimée. Le contenu de la facture est alors gelé et ne peut plus être modifié.
{% endhint %}

## Calcul du bénéfice

Dans l'onglet « Calcul du bénéfice », sur base des prix de vente introduits et/ou des prix d'achat extraits des fiches produits, vous pouvez encore éditer votre bénéfice total sur le document. Pour ce faire, cliquez sur le bouton jaune en haut à droite. Cet onglet est disponible pour les types de documents “Offres” et “Factures”.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FFIXIe9O9UZYD8fQ306Tb%2Fimage.png?alt=media&amp;token=fa67a736-5234-44fb-9b2f-c04a821758fa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si le document a été créé avec des prix incluant la TVA, enFact recalculera les prix hors TVA et vous verrez le message ci-dessous après “Modifier” :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FE0ygbAGnJ7NDyqxqBKs3%2Fimage.png?alt=media&amp;token=2eb51894-912e-4ce3-a55f-5831a981f660" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans l'onglet « Calcul du bénéfice », chaque ligne du document devient modifiable : en ajustant par exemple le « Prix d'achat », la « Remise à la ligne » et la « Marge bénéficiaire », vous pouvez (faire) modifier les montants énumérés.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fjy0uA59esVQcbEeqwPKJ%2Fimage.png?alt=media&amp;token=2a5e0c6a-dc19-4dc3-86c0-69594d078ddc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans l'exemple ci-dessus, un prix d'achat n'a pas été introduit pour chaque produit/service. Dans ce cas, aucune marge bénéficiaire ne peut être introduite. Lors de la saisie de la case « Marge bénéficiaire », la case « Prix d'achat » doit être obligatoirement complétée :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FIdxRMgXDYrMyj9I1CnFX%2Fimage.png?alt=media&amp;token=974b53d6-289b-4468-9c59-2df772e38cde" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Lors de l'adaptation de la marge bénéficiaire, une marge augmentera le prix de vente de xx % par rapport au prix d'achat.

Via l'icône crayon en bas à droite, il est également possible d'adapter le pourcentage global du document : ce pourcentage de profit sera alors repris sur toutes les lignes du document.

Exemple d'une telle adaptation, par exemple « 35 % » :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FHyNyPpK2FyG5SGpfh9pJ%2Fimage.png?alt=media&amp;token=356c88dc-6f5d-436f-b085-5f8668a0ea63" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
L'ajustement des marges bénéficiaires dans cet onglet n'affecte pas les prix mentionnés dans les fiches produits sous-jacentes. Ceux-ci restent inchangés : les ajustements dans cet onglet n'affectent que le document créé.
{% endhint %}

## Envoyer une facture

Satisfait de la facture ? Il suffit ensuite de l’envoyer par courrier électronique. Pour ce faire, revenez au récapitulatif de votre facture :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Flf3GsJ4EehPSz1v4fWiK%2Fimage.png?alt=media&amp;token=b55b3e85-6e64-4c7b-b415-f9f057ed65c1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Là, à gauche du bouton "Actions" se trouve le bouton jaune "Envoyer par courriel". Cliquez dessus et la page permettant d'envoyer la facture au client apparaît. Vous pouvez ajouter un message d'accompagnement.

{% hint style="success" %}
Vous pouvez adapter ce message e-mail à l'ensemble de votre organisation et créer un nouveau texte standard. [Lisez ici](/parametres/parametres-du-courriel#textes-de-courriel-standard) comment le faire.
{% endhint %}

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FWBqc9xjx3S498CcjRh4C%2Fimage.png?alt=media&amp;token=3330cfde-de59-401e-965e-59a8756eb502" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

L'adresse électronique du client est automatiquement récupérée à partir de la fiche client, mais peut également être saisie manuellement. Vous pouvez vous envoyer une copie du courriel de facturation et même utiliser les options cc : et bcc :. L'objet de ce courriel peut être modifié, de même que le texte qui l'accompagne. Plusieurs destinataires? Il suffit de séparer les adresses par une virgule.&#x20;

Envoyez le courriel avec la facture en cliquant sur le bouton vert "Envoyer un courriel" en bas de la page.

{% hint style="success" %}
enFact offre également la possibilité d'envoyer les factures [par courrier. Lisez ici](/af/envoi-par-courrier-postale) comment cela fonctionne.
{% endhint %}

Avez-vous envoyé vous-même la facture d'une autre manière ? Dans ce cas, utilisez le bouton bleu "Actions" pour indiquer que la facture a été envoyée. Sélectionnez ensuite l'option "Changer le statut en envoyé".

## Factures d'acompte

Les factures d'acompte ne sont pas des documents séparés dans enFact, mais des factures 'ordinaires'. Cependant, il s'agit d'une fonction spécifique dans enFact pour faciliter le suivi. Vous pouvez créer une facture d'acompte à partir d'une offre et choisir un montant fixe ou un pourcentage comme montant d'acompte.&#x20;

1. Cette facture d'acompte se retrouve dans la liste des factures, où vous pouvez également utiliser les possibilités de suivi des paiements.&#x20;
2. Si vous souhaitez établir une facture finale après la livraison des produits ou services, vous revenez au devis et le copiez sur une facture.&#x20;
3. Le montant de l'acompte sera automatiquement déduit afin que la somme des deux factures soit égale à l'offre.&#x20;
4. Vous pouvez également établir plusieurs factures d'acompte si le paiement s'effectue en plusieurs versements.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FI9rYReRxDkQceZKgZp8l%2Fimage.png?alt=media&amp;token=30012c53-adbd-476f-b6b1-b2f7d150ffa8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Suivi des paiements

### Via l'aperçu général des factures

Dans l'aperçu général des factures, vous pouvez suivre les paiements d'un seul coup d'œil. En haut de la page, les factures réalisées sont classées visuellement :&#x20;

* Rouge : le montant en souffrance des factures en retard. La date d'échéance est calculée sur les valeurs que vous avez vous-même définies à cet effet.&#x20;
* Jaune : le montant total en souffrance de toutes les factures envoyées.&#x20;
* Vert : votre chiffre d'affaires total ce mois-ci.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FcFuy8CyTzhpqIcujsVh9%2Fimage.png?alt=media&amp;token=279990f5-6e8f-4855-92d6-3a9ab2d81eb7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans la liste des factures, les mêmes couleurs sont utilisées pour indiquer le statut de paiement par facture.

* Rouge : la facture n'est pas encore payée et se trouve en dehors de la période de paiement.
* Jaune : la facture a été envoyée et est en attente de paiement.
* Vert : La facture est payée.
* Bleu : la facture est encore à l'état de projet ; vous ne l'avez pas encore envoyée au client.

{% hint style="success" %}
Vous pouvez également directement avec votre banque votre banque. [Lisez ici](/connexions/connexion-a-votre-banque) comment cela fonctionne. Le statut d'un paiement sera alors ajusté automatiquement sur la base des coordonnées bancaires lues ; les couleurs et les indications changeront automatiquement.
{% endhint %}

### Via la fiche de détail de la facture

Pour marquer votre facture comme "payé", cliquez sur le bouton "Changer le statut à 'payé'" dans le résumé de la facture.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F2HuC6L5pppP0HpQXqEuc%2Fimage.png?alt=media&amp;token=1f32bea3-f856-46e0-ad0c-067f7c49093d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Pour utiliser les fonctionnalités d’enFact de manière optimale, il est préférable d'ajouter les informations de paiement manuellement. Cela facilitera par exemple des recherches ultérieures.&#x20;

1. Pour ce faire, cliquez sur le bouton bleu "Action" ;&#x20;
2. Choisissez "Créer un paiement manuel".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fn7KP8vq6OD3cGZ21qDqK%2Fimage.png?alt=media&amp;token=146d182b-10fa-42c0-8510-4f34bab0c146" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Une fenêtre contextuelle s'ouvre pour créer un compte de paiement : il s'agit du compte désigné où ce paiement sera subdivisé dans enFact. Par exemple, pour les encaissements, ce compte peut être appelé "caisse", vous pouvez également créer un "compte à vue" ici, ...

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FZZ5Wn339xvK57gwthpOq%2Fimage.png?alt=media&amp;token=d82e07dd-4e4a-4607-9a45-d663f0772b1e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous pouvez y enregistrer les informations supplémentaires.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F1MaiPyEm4z0HHQrFOvaM%2Fimage.png?alt=media&amp;token=bdc3d9a5-3343-4c02-ad86-210fdcd0e93b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Compte de paiement : il peut s'agir du compte bancaire de votre entreprise ou, par exemple, de la caisse enregistreuse où l'argent a été payé. Précisez comment le paiement a été effectué.
* Date : date de réception du montant de la facture.
* Nom de la contrepartie : prédéfini au nom facturé, peut être modifié.
* Déclaration : prédéfini au numéro de facture, peut être remplacé.
* Montant : le montant reçu dans cette transaction. Le client n'a peut-être payé qu'une partie du montant de la facture dans cette transaction.

Cliquez sur "Créer un paiement" pour enregistrer les données.&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FpG4zGsEAJOLG92CwBA0F%2Fimage.png?alt=media&amp;token=71796163-4e48-42b3-8ac7-74afd762f256" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Le rappel de paiement

enFact permet l'utilisation automatisée du rappel de paiement pour une facture en souffrance.

1. Pour configurer cette fonction, cliquez sur "Rappels" à gauche dans le résumé de la facture,&#x20;
2. Cliquez sur le bouton vert "Créer un rappel".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F6Ud3Xu84kt0YxFvFuj1C%2Fimage.png?alt=media&amp;token=f039a4bd-e78c-46e3-bdbd-fe6f2d544832" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Un message standard incite votre client à payer. Vous pouvez déterminer vous-même le délai de paiement et saisir les frais de rappel et les intérêts si nécessaire. Cliquez ensuite sur "Ajouter".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F8msOqQjJl3L2eESF5cPA%2Fimage.png?alt=media&amp;token=69590308-71e2-4d29-8472-6c0a06035e54" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Maintenant le rappel est prêt pour le client concerné. Vous pouvez l'envoyer par courrier électronique ou imprimé, par la poste.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FK5absLVKt5uTTynkhid5%2Fimage.png?alt=media&amp;token=f805e0b6-0e1c-4884-8175-bd3c1df109a5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
Vous pouvez également définir des rappels automatiques au niveau de l'entreprise. [Lisez ici](/parametres/des-rappels-automatiques) comment procéder.
{% endhint %}

### Facture impayée

Depuis une fiche client, vous pouvez également consulter ou créer une facture impayée à envoyer à votre client. Pour cela, cliquez sur l’onglet 'Facture impayée'.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FtqH8kFs2HnC2zUsxW2ev%2Fimage.png?alt=media&amp;token=5693418a-2067-4fec-b469-013dce6db084" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
[Cliquez ici](/mdb/untitled#facture-impayee) pour en savoir plus sur la facture impayée.
{% endhint %}

## Copier vers

Grâce au bouton vert "Copier vers", vous pouvez facilement copier votre facture vers un autre type de document :&#x20;

* une nouvelle facture&#x20;
* une nouvelle note de crédit

{% hint style="success" %}
Vous pouvez également copier les factures vers un [bon de livraison](/modules/bons-de-livraison) mais il s'agit d'une extension que vous devez d'abord activer.&#x20;
{% endhint %}

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FrIEuDqO9EOlXZpC7LP7B%2Fimage.png?alt=media&amp;token=dd260fec-cd41-48b9-8b2f-c20a056dd1b0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Grâce au bouton "Modifier", vous pouvez encore apporter des modifications à la nouvelle facture ou note de crédit.

## Annexes

Les pièces jointes à votre facture sont généralement [vos conditions générales](/parametres/annexes/comment-ajouter-mes-conditions-generales). Vous pouvez les télécharger et les configurer au niveau de l'entreprise. [Lisez ici](/parametres/annexes) comment procéder.

## Extensions

### Lien avec la banque&#x20;

En reliant votre compte enFact via, par exemple, [CodaBox](/connexions/connexion-a-votre-banque/codabox) à votre compte bancaire, nous collectons quotidiennement vos relevés bancaires et les comparons à vos factures impayées via un algorithme intelligent. Si une correspondance est trouvée, le paiement est traité automatiquement et vous n'avez plus rien à faire. Vous souhaitez mettre à la disposition de vos clients un bouton de paiement en ligne pour régler la facture ? Cela est également possible dans enFact. [Lisez ici](/connexions/connexion-paiement-en-ligne) comment cela fonctionne.&#x20;

### Lien avec le comptable&#x20;

enFact vous permet d'envoyer vos factures directement à votre comptable. [Cliquez ici](/connexions/connexion-a-votre-comptable) pour voir quels programmes sont disponibles pour cela.&#x20;

### Champ de texte supplémentaire en haut d'un document&#x20;

enFact offre la possibilité d'ajouter du texte supplémentaire en haut de vos documents (par exemple votre facture). Cela peut se faire par le biais d'un champ de texte supplémentaire en haut du document où vous pouvez saisir des informations libres. Ce champ de texte est situé entre les données générales du document et le tableau des lignes. Pour en savoir plus sur l'activation de ce champ de texte supplémentaire, [cliquez ici](/modules/champs-de-texte-supplementaires#champ-de-texte-supplementaire-en-haut-du-document)**.**&#x20;

### Ajout d'une adresse de chantier ou de livraison&#x20;

Il est possible d'indiquer sur vos factures une adresse de chantier ou de livraison différente de l'adresse de facturation ou du client. Lisez ici comment ajouter une [adresse de chantier](/modules/adresses-de-chantier) ou [de livraison](/modules/adresses-de-livraison#activer-les-adresses-de-livraison).&#x20;

### Date de livraison&#x20;

En plus de la date de la facture, saisissez la date de livraison des marchandises lors de la création d'une facture. [Découvrez](/modules/date-de-livraison) comment activer ce champ.&#x20;

### Référence de la commande&#x20;

Enregistrez une référence de commande du client sur vos factures. [Lisez ici](/modules/reference-de-commande) comment activer ce champ.&#x20;

### Comptes grand livre&#x20;

Si vous avez activé l'application "Comptes grand livre", vous pouvez également l'utiliser dans votre facturation. Mettre en place des comptes de grand livre pour les produits: de cette façon, les factures reçoivent immédiatement le compte de grand livre approprié lorsqu'elles sont envoyées aux paquets comptables. [Lisez ici](/modules/comptes-grand-livre) comment vous pouvez le faire.

{% hint style="info" %}
Faites attention : tous les logiciels comptables ne peuvent pas traiter ces données du grand livre. Vérifiez donc d'abord auprès de votre comptable !
{% endhint %}

### Remises&#x20;

En plus de la remise en ligne sur facture, enFact propose encore d'autres options de remise. Vous pouvez activer l'application "[Remise pour paiement comptant](/modules/remises#remise-pour-paiement-comptant)" (accorder à vos clients une remise s'ils paient dans un certain délai) ou travailler avec des prix gradués (accorder des remises par type de client, par exemple privé ou professionnel). Pour en savoir plus sur les possibilités supplémentaires, [cliquez ici](/modules/remises).&#x20;

### Demandes de paiement&#x20;

Vous pouvez utiliser les demandes de paiement pour que les clients paient d'abord avant de créer une facture. Vous pouvez également utiliser les demandes de paiement comme [factures pro forma](/modules/demandes-de-paiement#utilisation-comme-facture-proforma). Une demande de paiement peut ensuite être facilement copiée sur une facture finale. Pour en savoir plus sur l'utilisation des demandes de paiement, [cliquez ici](/modules/demandes-de-paiement).


# Notes de crédit

## Module de base&#x20;

Le module des notes de crédit vous permet de créditer les factures. Il y a deux façons de créer une note de crédit : sur la base d'une facture existante - éventuellement avec des modifications, ou complètement nouvelle (entrée manuelle).&#x20;

### Sur la base d'une facture existante&#x20;

À partir de l'aperçu des factures, vous pouvez immédiatement sélectionner une facture et la copier dans une nouvelle note de crédit. Vous pouvez également le faire à partir des détails de la facture, en utilisant toujours le bouton bleu "Actions" et en sélectionnant "Copier vers une nouvelle note de crédit".&#x20;

Une fois que votre note de crédit a été créée, vous pouvez :

* visualisez/téléchargez-la en utilisant le bouton gris "Version imprimable"&#x20;
* modifiez-le (personne de contact, produits, ...)&#x20;
* envoyez-le par e-mail ou par courrier.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FPFyfXCezvgYTODfPDHWh%2Fimage.png?alt=media&amp;token=e8be8656-cc26-4114-97fa-35b8b54a83e5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Tous les paramètres que vous avez définis sur votre facture originale sont conservés dans la note de crédit. Par exemple : remises accordées, utilisation de prix gradués, devise fixée, ...

{% hint style="success" %}
"Je ne veux créditer qu'une partie de ma facture" : dans ce cas, il est préférable de faire une copie sur la base de la facture originale. Vous pouvez "éditer" la note de crédit après sa création : supprimer des produits/services, modifier les quantités, adapter les prix, ... mais de cette manière, un lien vers la facture originale est conservé.
{% endhint %}

### Entrée manuelle&#x20;

La structure est similaire à celle d'une facture. Pour des informations détaillées par champ, nous vous renvoyons [au manuel "Factures"](/mdb/factures).

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FzbyVyM3yB17Kxwb8gOq9%2Fimage.png?alt=media&amp;token=06f77ec1-72d0-4f26-92d8-1d4ca44f02a3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Une fois que votre note de crédit a été créée, les fonctions sont disponibles via le bouton bleu "Actions" et le bouton vert "Copier vers".

## Désigner la note de crédit comme moyen de paiement

Lors de la copie d'une facture vers une note de crédit, enFact demande 'Voulez-vous également marquer cette facture comme payée' ?&#x20;

Si 'Oui', la note de crédit apparaîtra dans le Contrôle du paiement de la facture. De cette manière, le montant impayé de la facture est réduit à zéro.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F83cie7ichoD84yf1rLv5%2Fimage.png?alt=media&amp;token=2d9638e5-667e-48d0-8c83-6a310211e7a4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Paiements

Dans enFact, vous pouvez gérer les paiements à deux niveaux :&#x20;

* Suivre le paiement de vos factures sortantes en souffrance par les clients (encaissements)
* Payer ses propres achats (paiements sortants)

Il y a trois façons de surveiller les **paiements entrants** (= paiements par vos clients) dans enFact :&#x20;

1. Suivi manuel du paiement&#x20;
2. Téléchargement manuel des relevés bancaires numériques&#x20;
3. Lien automatique avec la banque via CodaBox ou Ponto

{% content-ref url="/pages/kKBc1qRxn5CtSCJUvKUr" %}
[Traitement des paiements](/mdb/paiements/paiements-entrants)
{% endcontent-ref %}

Il y a trois façons d'effectuer des **paiements sortants** (= paiement de vos achats) dans enFact :&#x20;

1. Paiement par code QR&#x20;
2. Paiement par Ponto&#x20;
3. Paiement par fichier SEPA

{% content-ref url="/pages/0i6zgrO0C2KB8MbfFLOr" %}
[Payer les achats](/modules/achats/payer-les-achats)
{% endcontent-ref %}

Les transactions entrantes et sortantes peuvent être suivies dans l'aperçu de vos "Comptes". Vous y trouverez toutes les transactions par compte (par exemple, compte à vue, encaissements, ...) et, si vous le souhaitez, le solde.

{% content-ref url="/pages/B22NokHd1FnrWvmXNQVz" %}
[Comptes](/mdb/paiements/comptes)
{% endcontent-ref %}


# Traitement des paiements

Il y a trois façons de surveiller les paiements entrants dans enFact :&#x20;

1. Suivi manuel du paiement&#x20;
2. Téléchargement manuel des relevés bancaires numériques&#x20;
3. Lien automatique avec la banque via [CodaBox](/connexions/connexion-a-votre-banque/codabox) ou [Ponto](/connexions/connexion-a-votre-banque/ponto)

## Suivi manuel de paiement

Pour marquer votre facture comme "payé", cliquez sur le bouton "Changer le statut à 'payé'" dans le résumé de la facture.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FtYYkkvnwunICYFaaY3GI%2Fimage.png?alt=media&amp;token=aa507731-a730-4c92-b5e3-4b75f383e640" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Pour utiliser les fonctionnalités d’enFact de manière optimale, il est préférable d'ajouter les informations de paiement manuellement. Cela facilitera par exemple des recherches ultérieures. Pour ce faire, cliquez sur le bouton bleu "Actions" et choisissez "Créer un paiement manuel".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FTAwwLxebPe5VokKJ7MyG%2Fimage.png?alt=media&amp;token=b1e2d5c5-efcd-4d9d-be54-839e7910abf0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Une fenêtre contextuelle s'ouvre pour créer un compte de paiement : il s'agit du compte désigné où ce paiement sera subdivisé dans enFact. Par exemple, pour les encaissements, ce compte peut être appelé "caisse", vous pouvez également créer un "compte à vue" ici, ...

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FM7ZNZDSmBNuMRwmwuz25%2Fimage.png?alt=media&amp;token=a8a879c8-33a8-48d0-bce2-73153600b343" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous pouvez y enregistrer les informations supplémentaires.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FuIPNsA9gFBol0mHfo8Q9%2Fimage.png?alt=media&amp;token=2bb32f65-62fb-4c29-aff0-fd4f9c791403" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Compte de paiement : il peut s'agir du compte bancaire de votre entreprise ou, par exemple, de la caisse enregistreuse où l'argent a été payé. Précisez comment le paiement a été effectué.
* Date : date de réception du montant de la facture.
* Nom de la contrepartie : prédéfini au nom facturé, peut être modifié.
* Déclaration : prédéfini au numéro de facture, peut être remplacé.
* Montant : le montant reçu dans cette transaction. Le client n'a peut-être payé qu'une partie du montant de la facture dans cette transaction.

Cliquez sur "Créer un paiement" pour enregistrer les données.&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FZG7K6zNebgVq67x2zCzh%2Fimage.png?alt=media&amp;token=808cf18a-0a45-432f-8739-9bcb30865010" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Téléchargement manuel des relevés bancaires numériques&#x20;

Vous pouvez télécharger manuellement un certain nombre de fichiers de paiement dans enFact.&#x20;

1. Allez à "Paiements" dans le menu de gauche.&#x20;
2. Cliquez sur le bouton bleu "Actions" et sélectionnez "Importer le fichier de paiement".&#x20;
3. Sélectionnez le type de fichier que vous souhaitez télécharger.

Les types suivants sont possibles :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FCyIuKgqtycYk1K09FgEQ%2Fimage.png?alt=media&amp;token=1166ebf7-91cc-4b4e-ab84-7413081ca71f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### CODA&#x20;

Un [CODA ou relevé de compte codé](https://www.febelfin.be/fr/dossiers/les-paiements-digitaux-pour-vous-en-tant-que-consommateur) est un fichier électronique contenant les données de vos relevés de compte et de leurs annexes.&#x20;

Chaque mouvement sur votre compte est identifié de manière structurée par son propre code, afin que enFact, par exemple, puisse reconnaître sans ambiguïté ce mouvement et l'inclure dans le traitement du paiement.&#x20;

Vous pouvez télécharger ces fichiers CODA via votre propre application bancaire en ligne, puis les importer manuellement dans enFact.&#x20;

### MT940&#x20;

Un fichier MT940 est une impression numérique des opérations bancaires effectuées sur votre compte. Un fichier MT940 contient des données telles que le montant de la transaction, la description et le compte de la contrepartie.&#x20;

### Relevé de compte Mastercard ou Visa&#x20;

Il est également souvent possible d'exporter vos transactions bancaires en ligne avec Mastercard ou Visa sous forme de fichier PDF. Ce fichier peut également être téléchargé manuellement dans enFact pour être lié à vos paiements.

{% hint style="danger" %}
Veuillez noter que enFact ne peut pas identifier les paiements que vous avez déjà téléchargés et ceux que vous n'avez pas téléchargés. Vous devez garder un œil sur ce point pour éviter que les paiements n'apparaissent deux fois dans enFact.
{% endhint %}

Une fois que vous avez téléchargé un fichier de paiement, le système crée et relie un compte de paiement. Par compte de paiement, vous verrez un aperçu des montants et de leur statut.&#x20;

Dans votre aperçu des factures créées, une correspondance sera établie entre les paiements et le statut de la facture (ouverte ou payée). Les factures ouvertes sont automatiquement marquées comme "payées" sur la base des coordonnées bancaires importées.

{% hint style="info" %}
Dans certains cas, le paiement reçu ne peut pas correspondre immédiatement à une facture. Ces paiements non alloués se retrouvent dans les [listes de traitement](/mdb/paiements#listes-de-traitement) (voir ci-dessous).
{% endhint %}

### La communication structuré&#x20;

La légende standard de la facture demande que le numéro de la facture soit indiqué au moment du paiement :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FPy6dgBTGRlDhPg0qfLWd%2Fimage.png?alt=media&amp;token=74fac212-7c8c-4550-a3ca-bbee8085b8a3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cela suffit pour le suivi manuel des paiements, mais il est également possible d'ajouter une [communication structuré](/af/balises/comment-placer-une-communication-structuree-sur-mes-documents) à votre facture.&#x20;

enFact peut faire correspondre le paiement avec un numéro de facture, mais une communication structuré est beaucoup plus précis (en raison de leur structure fixe et d'un chiffre de contrôle mathématique à la fin du relevé). Par conséquent, lorsqu'une message structurée est disponible, le paiement est toujours lié à la bonne facture. Si vous utilisez uniquement des numéros de facture, ceux-ci peuvent être reconnaissables à l'œil humain, mais pas toujours à l'ordinateur en raison, par exemple, d'un espace supplémentaire, d'un "0" oublié dans le numéro, etc.&#x20;

Vous pouvez modifier votre légende en changeant simplement le texte "*du numéro de facture **%document\_number%***" en "*du message structuré **%structured\_message%***".&#x20;

* la balise %document\_number% sera remplacée par le numéro de facture (par exemple F2021003)&#x20;
* la balise %structured\_message% sera remplacé par la communication structuré (par exemple +++090/9337/55493++)&#x20;

Vous pouvez également utiliser les deux balises, si vous souhaitez donner les deux options au client. Pour en savoir plus sur l'utilisation des balises dans enFact, [cliquez ici](/af/balises)**.**

{% hint style="success" %}
Voulez-vous effectuer ce changement pour toutes les nouvelles factures de votre organisation ? Enregistrez ensuite ces modifications dans votre légende standard. [Lisez ici comment le faire.](/parametres/valeurs-par-defaut#legende-par-defaut-sur-les-documents)
{% endhint %}

## Lien automatique avec la banque via CodaBox

[CodaBox](https://www.codabox.com/fr/) est un service externe par lequel enFact peut importer des transactions bancaires afin que les factures soient automatiquement marquées comme "payées". En reliant votre "compte enFact" à votre compte bancaire par CodaBox, cette application récupère quotidiennement vos relevés bancaires et les compare dans enFact aux factures en souffrance grâce à un algorithme intelligent. Si une correspondance est trouvée, la facture est automatiquement déclarée comme payée et vous n'avez plus rien à faire.

Pour lier votre compte enFact à un compte bancaire, vous devez souscrire un abonnement CodaBox. Dans certains cas, votre comptable a déjà souscrit un abonnement pour vous pour traiter facilement vos relevés bancaires dans la comptabilité. Dans ce cas, vous pouvez utiliser cet abonnement. N'est-ce pas le cas ? Alors, rendez vous sur le site de CodaBox pour souscrire vous-même à un abonnement. Pour activer ce module dans enFact, suivez ces étapes :&#x20;

1. Dans le menu supérieur droit de l'enFact, allez à "Applications et connexions". Choissisez les "Applications et connexions concernant les paiements" et activez le lien 'CodaBox : liez vos comptes bancaires'.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FACGytLg8ocNiCcMpFiZC%2Fimage.png?alt=media&amp;token=c5876871-16b0-421c-8dd9-bc91232b35eb" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

2\. Une fois activé, cliquez sur le bouton "Configurer" à côté de ce lien. Demandez un jeton d'accès CodaBox en cliquant sur le bouton vert.&#x20;

{% hint style="info" %}
Cette demande est basée sur votre numéro de TVA, assurez-vous donc que votre numéro de TVA est correctement défini dans les paramètres commerciaux d'enFact.
{% endhint %}

3\. Quand le service CodaBox est disponible pour votre numéro de TVA, vous recevrez un e-mail avec un jeton d’accès. En cas d'échec, **veuillez contacter votre comptable** ou CodaBox en fonction en fonction du retour d'information fourni lorsque vous essayez d'activer le service.

4\. Copiez le jeton que vous avez reçu par courriel dans le champ prévu à cet effet et confirmez. Les comptes sont maintenant liés et vous pouvez commencer !

{% hint style="info" %}
Le lien CodaBox ne peut récupérer les données bancaires qu'à partir du début du raccordement. Il n'y a donc pas de service rétroactif. Les factures et les paiements antérieurs à cette date se traitent donc manuellement.&#x20;
{% endhint %}

## Listes de traitement

### Listes de traitement 'Paiements entrants/sortants'

enFact vérifie les paiements pour, entre autres, la communication structurée, le montant de la facture, le numéro de la facture, etc. mais il arrive qu'aucune correspondance ne soit trouvée (par exemple, si le montant de la facture n'a pas été payé en totalité). Ces paiements non appariés sont inclus dans la liste de traitement "Paiements".&#x20;

Les listes de traitement se trouvent dans le menu de gauche sous "Paiements", puis "A traiter".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FS4txX6hgfJlqTfMSom7t%2Fimage.png?alt=media&amp;token=70f3003b-38d1-4aac-a149-a949cfd6d12a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
En fonction des applications et connexions que vous avez activés, vous verrez ici plus ou moins de listes de traitement. Il existe une liste de traitement distincte pour les paiements, pour les produits à faible stock ou pour les documents d'achat entrants.
{% endhint %}

1. Pour associer une transaction à un document (facture, ticket de caisse ...), cliquez sur le bouton bleu "Traiter". Une nouvelle fenêtre s'ouvre.&#x20;
2. Si vous cliquez par exemple sur "Lier à la facture", la liste des factures s'ouvre et vous pouvez sélectionner la facture en question et la "lier" à l'aide du bouton bleu.
3. &#x20;La transaction liée est maintenant traitée et disparaît de la liste de traitement.

La liste de traitement énumère **toutes** les transactions qui ne peuvent pas être liées, sur la base des relevés bancaires fournis (manuellement ou via CodaBox). Il peut s'agir d'autres types de transactions, comme un transfert interne d'un compte d'entreprise à un autre, ou de frais bancaires facturés. Pour supprimer ces types de coûts de la liste, vous pouvez cliquer sur le bouton gris "Ignorer".&#x20;

Supposons que, sur la base de la liste de traitement, une facture n'ait été que partiellement payée. Vous pouvez, par exemple, créer un rappel de paiement pour le montant restant à payer. Vous pouvez lire comment le faire dans la section suivante.

### Liste de traitement 'Factures payées en trop'

Dans cette liste, vous trouverez un aperçu des factures payées en trop. Vous pouvez facilement les rembourser au client à partir d'ici.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fmtqls0fpmvgPzVT9msk4%2Fimage.png?alt=media&amp;token=325cdc6a-9222-40be-966f-cece0c6cb111" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Le bouton bleu "Actions" vous permet de&#x20;

* Ignorer le montant : par exemple, dans le cas d'une différence de paiement de 0,02 €
* Préparer un remboursement dans votre panier de paiement (pour en savoir plus sur cette fonction, <mark style="color:red;">cliquez ici</mark>)&#x20;
* Effectuer un remboursement immédiat en scannant un code QR (voir le paragraphe suivant)

Si vous sélectionnez 'Rembourser le code QR', onFact affichera un détail des paiements reçus et liés. En dessous, vous trouverez toutes les factures en cours du même client.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F2Zp3Kgx1NgtVfIfJF7HS%2Fimage.png?alt=media&amp;token=46341279-d469-4b8a-bfc5-8a7f80591ba3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Sur le côté droit, enFact récupère les données du paiement du client et génère un code QR basé sur les champs à remplir. Vous pouvez le scanner immédiatement avec votre application bancaire pour effectuer le remboursement.

{% hint style="info" %}
Le code QR n'apparaît pas ? Il est possible que tous les champs obligatoires n'aient pas été remplis (voir l'astérisque rouge).
{% endhint %}

## Rappels de paiement

### Ajout d'un rappel de paiement manuel&#x20;

Il est possible de créer un rappel pour une facture en souffrance. Pour configurer cette fonction, cliquez sur "Rappels" dans le résumé de votre facture, sur la gauche. Cliquez sur le bouton vert "Créer un rappel".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FVyljEJckuhJB5cD7BbUE%2Fimage.png?alt=media&amp;token=9c08ddf1-5628-4976-9985-e913fe7fb826" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Une légende standard (message) est utilisée pour inciter votre client à payer.

{% hint style="success" %}
Vous pouvez modifier cette légende pour l'ensemble de votre organisation. [Lisez ici](/parametres/valeurs-par-defaut#legende-par-defaut-sur-les-documents) comment le mettre en place.
{% endhint %}

Au-dessus du champ de texte, il vous sera demandé d'indiquer "Nouveau délai des rappels". La valeur de ce champ sera utilisée dans le texte comme valeur de la balise '%term% : *"Nous vous demandons de virer le montant dû dans les plus brefs délais, mais au plus tard dans les **%term%** jours, sur notre compte bancaire %iban%, en indiquant le numéro de facture".*

{% hint style="info" %}
Pour en savoir plus sur l'utilisation des balises dans enFact, [cliquez ici](/af/balises)**.**
{% endhint %}

Vous pouvez spécifier des coûts supplémentaires dans le champ de texte :

* Frais de recouvrement : frais qui couvrent effectivement la préparation et l'envoi du rappel.
* Taux d'intérêt : sur une base annuelle, doit se situer dans les limites légales.
* Intérêt minimum : valeur à déterminer librement, un montant en euro, pas de pourcentage.
* Pourcentage de compensation : à appliquer sur le montant total de la facture, TVA incluse.
* Indemnité minimale : valeur à déterminer, montant en euro, pas de pourcentage.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FjowtAw0zZOYRlAs5pAOb%2Fimage.png?alt=media&amp;token=75a223db-936f-4cbb-8d98-41a13e9256f2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Par exemple:

| Montant total de la facture, TVA comprise | € 1.000 |
| ----------------------------------------- | ------- |
| Frais de rappel                           | € 10    |
| Taux d'intérêt                            | 12%     |
| Intérêts minimums                         | € 5     |
| Taux d'indemnisation                      | 10%     |
| Indemnité minimale                        | € 3     |

Résultat sur rappel de la facture impayée après 30 jours :

| Montant total de la facture, TVA comprise | € 1.000 |
| ----------------------------------------- | ------- |
| Frais de rappel                           | € 10    |
| Intérêts (à 30 jours)                     | € 9,86  |
| Dédommagement                             | € 100   |

{% hint style="info" %}
Décrivez les frais supplémentaires ci-dessus dans vos [conditions générales](/parametres/annexes/comment-ajouter-mes-conditions-generales).
{% endhint %}

Cliquez ensuite sur "Ajouter". Le rappel est créé et peut maintenant être envoyé, par exemple, par e-mail ou imprimé.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FarQQG3omaBoM819ZDV5K%2Fimage.png?alt=media&amp;token=4e73cb09-2099-4f05-bf71-a68684f1e617" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Mise en place de rappels de paiement automatiques&#x20;

Vous pouvez immédiatement configurer un ou plusieurs rappels de paiement automatiques pour tous vos paiements au niveau de l'entreprise. Lisez le tutoriel sur les "[rappels automatiques](/parametres/des-rappels-automatiques)" ici.

## Facture impayée

Depuis une fiche client, vous pouvez également consulter ou créer une facture impayée à envoyer à votre client. Pour cela, cliquez sur l’onglet 'Facture impayée'.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FLVxWaOyQriX2HTss361f%2Fimage.png?alt=media&amp;token=7fdb1409-81c0-49b3-b11b-06a0b698c06f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans cet aperçu, vous voyez le montant total non payé. Ici, il est également tenu compte des éléments suivants :

* Frais de recouvrement : dans le cas où des rappels ont déjà été générés pour des factures, les frais de recouvrement sont aussi repris dans ce récapitulatif.
* Notes de crédit : si une note de crédit totale ou partielle a déjà été créé à partir d'une facture, le montant de la note de crédit est soustrait du montant impayé. En cas d’une note de crédit totale, la facture n'apparaitra plus dans ces factures impayées ; en cas d’une note de crédit partielle, le solde restant dû est affiché.

### Envoie facture impayée au client

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FtqjOnUU2lTCJcqB7Ln1S%2Fimage.png?alt=media&amp;token=233dfb80-172f-4d34-88e3-6d68707ee000" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via le bouton bleu 'Actions' en haut de la page à droite, vous pouvez exporter ce récapitulatif en PDF, modifier la légende éventuelle de ce document et envoyer ce fichier PDF directement à votre client.

Dans l’aperçu PDF, un code QR est également inclus par défaut pour permettre le paiement du montant non payé. Exemple :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FDVGRiIplkgCBfdfHxDcJ%2Fimage.png?alt=media&amp;token=ca846414-2512-468c-a230-7721c6a53d64" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Après cette page récapitulative, les factures mentionnées sont incluses dans le fichier PDF.


# Comptes

Les transactions entrantes et sortantes peuvent être suivies dans l'aperçu de vos "Comptes". Vous y trouverez toutes les transactions par compte (p.ex. compte à vue, compte caisse, ...) et, si vous le souhaitez, le solde.&#x20;

Pour consulter vos transactions par compte dans enFact, allez dans '[Paiements](/mdb/paiements)'. Ici, vous pouvez visualiser toutes les transactions par compte via le bouton bleu "Consulter".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F0nDGzLnXPOtG3ZOcGoCD%2Fimage.png?alt=media&amp;token=802600bc-08e2-4f61-90ed-0642754a5903" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Ajouter un compte&#x20;

Il y a trois façons d'ajouter des comptes à cette liste.&#x20;

### Lien avec les paiements en ligne&#x20;

Si vous travaillez avec un fournisseur de paiements en ligne, un compte sera automatiquement créé dans lequel aboutiront les paiements provenant de ce fournisseur.&#x20;

### Lien avec la banque&#x20;

Si les détails de votre compte sont liés via, par exemple, CodaBox. CodaBox, vos comptes liés seront automatiquement récupérés dans enFact. Ils seront créés comme des comptes séparés.&#x20;

### Saisie manuelle&#x20;

S'il y a également des recettes en espèces, elles peuvent être traitées dans un compte de caisse. Vous devez ajouter manuellement un tel compte en tant que "Journal financier".&#x20;

* Cliquez sur votre adresse e-mail dans le coin supérieur droit d'enFact.&#x20;
* Allez dans 'Paramètres de l'entreprise'&#x20;
* Allez dans l'onglet 'Journaux et numérotation'. Descendez au bas de la page jusqu'à "Journal financier" et cliquez sur le bouton vert "Ajouter un journal financier".&#x20;

Une fenêtre s'ouvre pour vous demander un nom et un éventuel numéro IBAN.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FDCP9TMqzAgMa7jg3FkNV%2Fimage.png?alt=media&amp;token=4a0aa577-784e-4b45-977c-f0a517da4a4e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Pour la création d'un compte, le nom peut être choisi librement (par exemple, compte pro, espèces, ...). Le champ 'IBAN' peut être laissé vide. Cliquez sur 'Ajouter' pour ajouter ce compte à vos journaux financiers.

## Afficher le solde&#x20;

Il est possible d'afficher un total pour chaque compte. Pour ce faire, cliquez sur le bouton bleu "Actions" dans l'aperçu de vos comptes et sélectionnez "Paramètres".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FbURHoKuBddM2IyvzIcMd%2Fimage.png?alt=media&amp;token=e80b7341-6044-4ecb-9d5d-bfa01426e31b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous accédez à la page " Journaux ". Faites défiler la page jusqu'à la section " Journal financier ". Vous verrez à nouveau apparaître vos comptes. Cliquez sur le bouton jaune "Modifier" pour modifier les paramètres d'un compte.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FlPfTUlxKieeYqwWtHxTb%2Fimage.png?alt=media&amp;token=b7351af9-b71a-4d29-a1ac-be5b804d89ee" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Pour afficher le solde, vous avez le choix entre deux options :&#x20;

* Solde de source externe : sélectionnez cette option si vous récupérez vos données pour ce compte via [CodaBox](/connexions/connexion-a-votre-banque/codabox) ou [Ponto](/connexions/connexion-a-votre-banque/ponto).&#x20;
* Calculer le solde : sélectionnez cette option si, par exemple, il s'agit d'un compte sur lequel vous introduisez manuellement des encaissements.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fhas9WdrqUAWqs95nrfy1%2Fimage.png?alt=media&amp;token=8e3a55f2-a4ed-416f-a45d-3f76f5d1b5b3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Pour chaque ensemble de comptes, un total apparaît désormais dans votre vue d'ensemble des "Comptes" :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fq9x3YqK9k58EYBZNZcbp%2Fimage.png?alt=media&amp;token=8e361ae9-073e-45a2-ba07-08977b06cd41" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Livre de caisse (transactions en espèces)

Vous pouvez enregistrer les transactions d'argent liquide entrantes et sortantes dans enFact ; un livre de caisse.

{% hint style="info" %}
Cette vue d'ensemble n'est pas la même que celle d'un "Journal des recettes" où une vue d'ensemble est créée par recette et par taux de TVA. Si vous travaillez avec des [Tickets de caisse](/modules/tickets-de-caisse), vous pouvez également activer le [Journal des recettes](/modules/journal-des-recettes) dans enFact.
{% endhint %}

## Créer un livre de caisse&#x20;

Un livre de caisse dans enFact est votre propre compte créé, où vous conserverez manuellement une liste des transactions en espèces entrantes et sortantes.&#x20;

* Cliquez sur votre adresse e-mail dans le coin supérieur droit d'enFact pour ouvrir le menu.&#x20;
* Choisissez "Paramètres de l'entreprise"&#x20;
* Allez dans l'onglet 'Journaux et numérotation'.&#x20;
* Faites défiler la page jusqu'en bas, à 'Journal financier' : cliquez sur '+ Ajouter un journal financier'.&#x20;
* Donnez un nom à votre compte (par exemple 'Livre de caisse') et choisissez si vous voulez qu'enFact calcule également un solde. Sélectionnez "Calculer le solde" pour afficher le total du livre de caisse sur la base des transactions saisies.&#x20;
* Cliquez sur 'Sauvegarder'.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FQyoQCwyZ8OVWajN4nlpr%2Fimage.png?alt=media&amp;token=c08d6916-8bd8-496e-99b7-094d537e101c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Livre de caisse réglementé

{% hint style="info" %}
Vous souhaitez créer un livre de caisse répondant aux exigences légales en matière de forme ? Sélectionnez alors l'option « Livre de caisse réglementé » sous « Type de compte ». Vous pouvez également appliquer cette option à un compte déjà créé.
{% endhint %}

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F6i7p4hebr154DjL5nSBZ%2Fimage.png?alt=media&amp;token=4e7fdeeb-cac5-4731-8878-40eb7d598a20" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si vous sélectionnez cette option, les paiements introduits **ne pourront plus être supprimés ou modifiés**. En cas d'entrées incorrectes, vous devrez donc enregistrer une correction dans votre livre de caisse.

Les transactions que vous créez dans un livre de caisse réglementé reçoivent un numéro unique et sont cryptées numériquement (voir le bouton vert « Signé »).

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FAAbXcU6Btzx5NQJahiLJ%2Fimage.png?alt=media&amp;token=ff76549e-8d23-427d-a401-494870d681d4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Suivi des transactions en espèces&#x20;

### Paiements entrants&#x20;

Pour lier un paiement en espèces à une facture de vente, par exemple, accédez à cette facture pour créer un paiement. Dans la fenêtre de résumé de la facture, cliquez sur le bouton bleu "Actions" et sélectionnez "Créer un paiement manuellement".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FPqDadPffg5i5Q7zWUWAo%2Fimage.png?alt=media&amp;token=1c6b6999-22a9-4727-8797-66e2ded41273" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Une fenêtre pop-up s'ouvre pour entrer les détails du paiement:&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FRt68S3LG7MpDCV1nzyXv%2Fimage.png?alt=media&amp;token=20299cbf-c4db-4428-94ff-ec0992dec29f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Compte de paiement : sélectionnez le compte que vous avez créé (par exemple "Livre de caisse")
* Date : date de réception du montant de la facture.
* Nom de la contrepartie : prédéfini au nom facturé, peut être modifié.
* Déclaration : prédéfini au numéro de facture, peut être remplacé.
* Montant : le montant reçu dans cette transaction. Le client n'a peut-être payé qu'une partie du montant de la facture dans cette transaction.

Cliquez sur "Créer un paiement" pour enregistrer les données. La facture sera marquée comme "Payée" dans enFact et le détail du paiement se trouve en bas sous "Contrôle des paiements".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FxYtet2v3yA8kPGzMUTUF%2Fimage.png?alt=media&amp;token=ef6bdaad-1c34-48fb-be25-59917e2851b4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Paiements sortants&#x20;

Vous pouvez ajouter le paiement au comptant d'une facture d'achat à partir de 'Paiements' dans le menu de gauche d'enFact.&#x20;

Sous 'Comptes', vous verrez le compte que vous avez créé (p.ex. 'Livre de caisse'). Cliquez sur 'Consulter' pour l'afficher.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fr4bvjGNnhnZ2gTmlttlO%2Fimage.png?alt=media&amp;token=72ee0abc-8567-4708-9b12-1ed8d129b0ba" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cliquez sur le bouton vert en haut à droite pour introduire un paiement sortant (paiement d'achat).

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FCECFeMQT4x2Ov0mx2kI6%2Fimage.png?alt=media&amp;token=65fdc607-f553-48fd-869a-e2c0ab083581" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Pour enregistrer une dépense, il faut inscrire le montant en négatif (= mettre le signe moins devant le montant). Cette dépense apparaît en rouge dans l'aperçu du compte.&#x20;

Une fois que le paiement a été créé, vous pouvez établir un lien avec le document d'achat correspondant via le bouton bleu "Traiter".

## Consulter et exporter le livre de caisse&#x20;

Un aperçu des transactions dans votre livre de caisse se trouve dans le menu de gauche d'enFact sous 'Paiements'. Puis dans 'Comptes', vous verrez le compte que vous avez créé (par exemple 'Livre de caisse'). Cliquez sur 'Consulter' pour le consulter.&#x20;

Si vous avez indiqué un calcul de solde lors de la création du compte, vous le verrez dans l'aperçu. Les rentrées d'argent sont indiquées en vert, les dépenses en rouge.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F41Z3GXU72i1VysD6vuwI%2Fimage.png?alt=media&amp;token=6068d2cc-60fd-49ff-b828-c37e26d5a18c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via le bouton bleu « Actions », il est possible d'exporter les transactions de ce compte vers un fichier csv, Excel ou CODA afin de les transmettre à votre comptable. En cas d'audit comptable, vous pouvez exporter le livre de caisse au format PDF.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F1mfZYmKgCWXwk2g1LpVx%2Fimage.png?alt=media&amp;token=ad6a74c4-a658-4596-a062-08385876c51a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans ce fichier PDF, vous verrez un bouton vert sur le côté droit, par transaction. Si vous cliquez dessus, vous serez redirigé vers une vue en ligne des détails de la transaction originale. Si le fichier PDF a été modifié localement, les informations originales en ligne ne correspondront plus aux informations modifiées du PDF (vérification externe via la technologie blockchain).


# Code QR sur les factures

Permettez à vos clients de payer facilement en proposant sur vos factures un code QR qui peut être scanné à l'aide d'une application mobile. Ce code QR remplit automatiquement tous les champs d'un virement bancaire lorsqu'il est scanné. Votre client ne doit donc plus retaper les détails du paiement : vous évitez ainsi les erreurs d'encodage et vous êtes payé rapidement.&#x20;

Sur une facture enFact, cela peut ressembler à ceci :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FgaEusPLNOdhAwZE1W69o%2Fimage.png?alt=media&amp;token=e82444de-9434-4090-b5c6-d9b6eb348b56" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans enFact, vous pouvez choisir parmi trois types de codes QR à placer sur votre facture.

## Code QR de Mollie

[Mollie](https://www.mollie.com/fr/payments) est l'une des plus grandes entreprises de traitement des paiements en Europe. Avec le code QR Mollie sur vos factures, vous offrez à vos clients la possibilité de payer facilement votre facture, sans avoir à saisir toutes les données de transaction. Vous pouvez scanner ce QR avec votre appareil photo, avec un lecteur QR ou avec votre application bancaire. Le client est dirigé vers la page de paiement Mollie, où le transfert peut être approuvé.

{% content-ref url="/pages/gYc2z4HNdacYhFxHvWiP" %}
[Mollie code QR sur la facture](/connexions/connexion-paiement-en-ligne/mollie/mollie-code-qr-sur-la-facture)
{% endcontent-ref %}

## Code QR de Bancontact Pay | Wero

[Bancontact Pay | Wero](https://www.bancontact.com/fr/professionnel) permet à vos clients de payer facilement votre facture via un code QR. Si vous activez cette application dans enFact, un code QR est ajouté à vos factures. Les clients peuvent scanner ce document et payer la facture sans avoir à saisir eux-mêmes les détails du compte, le montant, la déclaration, etc. Payconiq est particulièrement adapté au paiement de petits montants.

{% content-ref url="/pages/i9zrwXN5qweR33aWeOWV" %}
[Bancontact Pay | Wero](/connexions/connexion-paiement-en-ligne/bancontact-pay-or-wero)
{% endcontent-ref %}

## Code QR SEPA EPC

Permettez à vos clients de payer facilement en proposant sur vos factures un code QR qui peut être scanné à l'aide d'une application bancaire mobile. Le code QR SEPA EPC remplit automatiquement tous les champs d'un transfert lorsqu'il est scanné. Il s'agit d'un code QR universel qui peut être utilisé pour effectuer des virements SEPA.

{% content-ref url="/pages/yJ7Mdd6nm74wJAspVqzb" %}
[SEPA EPC QR](/connexions/connexion-paiement-en-ligne/sepa-epc-qr)
{% endcontent-ref %}

## Comparaison des offres de codes QR dans enFact

Les solutions proposées ont chacune leurs avantages. Voir ci-dessous les différences entre les codes QR proposés par Mollie, Payconiq et le QR SEPA.

|                                    | SEPA QR                                                          | Mollie QR                                                         | Bancontact Pay \| Wero QR                                        |
| ---------------------------------- | ---------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------- |
| **Coûts par paiement**             | € 0                                                              | tarifs multiples                                                  | € 0,20                                                           |
| **Soutenu par**                    | Certaines applications bancaires (\*)                            | <p>Applications bancaires<br>Application Bancontact<br>Caméra</p> | <p>Applications bancaires<br>Application Bancontact</p>          |
| **Contrôle de paiement**           | Par connexion bancaire (CodaBox, Ponto ou téléchargement manuel) | Directement dans enFact                                           | Par connexion bancaire (CodaBox, Ponto ou téléchargement manuel) |
| **Contrôle des doubles paiements** | Non                                                              | Oui                                                               | Oui                                                              |

(\*) Argenta, ASN, Belfius, Bunq, BNP Paribas Fortis, ING, CBC, Knab, SNS et VDK banque

{% hint style="success" %}
Vous souhaitez encore plus d'informations ? Contactez-nous à l'adresse <support@enfact.be>.
{% endhint %}


# ! Activer les apps et connexions

Dans enFact, vous pouvez choisir parmi plus de 20 connexions et applications (extensions) que vous pouvez activer gratuitement. Vous pouvez les trouver dans le menu "Applications et connexions" sous votre nom d'utilisateur.&#x20;

Il existe des applications spécifiques pour la gestion des clients, des produits ou des aspects généraux. L'activation se fait simplement en cliquant sur le bouton vert "activer". Vous pouvez créer des configurations différentes pour chaque application.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fzv4MoxNE5VJlP1H0TOFV%2Fimage.png?alt=media&amp;token=904bc4aa-50e5-41af-9440-092d615cdc10" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Plus vous avez activé d'applications et de liens, plus vous verrez apparaître d'onglets dans votre environnement enFact, par exemple dans les fichiers clients ou dans le menu principal à gauche.


# Toutes les apps et connexions dans enFact sont-ils gratuits ?

L'activation de toutes les applications et liens dans enFact est gratuite. Cependant, il se peut que derrière le lien, en dehors de l'environnement enFact, se trouve un service payant. En voici quelques exemples :&#x20;

* Connexion avec [**Ponto**](/connexions/connexion-a-votre-banque/ponto) : vous devrez souscrire un abonnement avec Ponto, ce qui peut entraîner des frais (4 €/mois/compte).&#x20;
* Transmission par [**PEPPOL**](/af/envoi-par-peppol) : inclus dans votre abonnement enFact, vous pouvez envoyer jusqu'à 100 documents par ce réseau. Au-delà de 100 documents, le prix de l'envoi devient 0,10 €/document.&#x20;
* Paiement en ligne avec [**Mollie.com**](/connexions/connexion-paiement-en-ligne/mollie) : vous devrez souscrire vous-même un abonnement auprès de Mollie. Cette société utilise des formules différentes et facturent des frais de transaction différents.&#x20;
* Connexion avec [**MailChimp**](/modules/mailchimp) : ce programme propose des formules gratuites ou payantes, en fonction de ce que vous souhaitez mettre en place en termes de campagnes e-mailing.&#x20;
* Connexion avec [**CodaBox**](/connexions/connexion-a-votre-banque/codabox) : ce service nécessite des frais de démarrage uniques de 24 € et un abonnement mensuel de 8 €. CONSEIL : demandez d'abord à votre comptable, il ou elle peut être en mesure d'obtenir un rabais de volume, ce qui est plus avantageux pour vous.


# Abonnements (factures récurrentes)

Avec l'application "Abonnements", vous pouvez créer des factures récurrentes pour vos clients à intervalles réguliers (par exemple, des factures mensuelles, des adhésions, etc.). Ainsi, vous créez la même facture chaque semaine, mois, trimestre ou année et elle est automatiquement envoyée au client. De plus, la date et le numéro de série seront remplis automatiquement, de sorte que vous n'avez plus rien à faire manuellement.

## Activer les abonnements

"Abonnements" est une fonction spécifique d'enFact. Pour l'activer, procédez comme suit :

1. Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et cliquez sur "Applications et connexions".&#x20;
2. Choisissez "Applications et connexions concernant les documents".&#x20;
3. Cliquez sur le bouton vert "Activer" pour activer l'application "Abonnements" d'enFact.&#x20;

Vous n'avez pas besoin d'utiliser le bouton "Configurer", voir "[Modèle d'abonnement](/modules/abonnements-factures-recurrentes#utiliser-le-modele-dabonnement)".

## Créer des abonnements&#x20;

Une fois l'application activée, vous verrez "Abonnements" dans le menu enFact de gauche.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fxl3sM2BvBhPugR5M1asK%2FScherm%C2%ADafbeelding-2024-07-16-om-09.16.42.jpg?alt=media\&token=448ce744-6cc0-4449-883d-1ed5ef4ec9ea)

Pour créer un abonnement, cliquez sur le bouton vert "Créer un abonnement" en haut à droite. La mise en page est [similaire à celle des factures ordinaires](/mdb/factures) dans enFact.&#x20;

### Information d'abonnement

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FUneeevQNlgKhy1WuzLdz%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2009.26.52.png?alt=media\&token=8ff158b8-c356-4f8b-b392-5358c1159b94)

Cela permet de distinguer une facture régulière d'un abonnement. Vous déterminez ici les paramètres à utiliser pour envoyer automatiquement les factures.&#x20;

* Date de début : la date à laquelle votre première facture d'abonnement sera créée. Cette date peut être dans le passé, mais votre prochaine facture ne sera créée qu'à partir de la prochaine date de facturation, donc la date de création. Exemple : si vous créez un abonnement au 07/06 qui débute le 01/06, la première facture d'abonnement ne sera émise que le premier juillet (01/07).
* Si vous cochez une date de fin, vous pourrez également la définir.&#x20;
* Heure de la création : saisissez l'heure à laquelle la facture doit être créée et envoyée.&#x20;
* Fréquence : choisissez entre une fois par mois, par trimestre, année biannuelle
* Actif : si vous souhaitez créer l'abonnement, mais ne pas encore lancer le cycle, cochez cette case. Si vous activez l'abonnement après votre première date de facturation, une première facture ne sera créée qu'à la prochaine date de facturation qui suit l'activation de l'abonnement.&#x20;
* Prochaines dates de facturation : un aperçu des prochaines dates de facturation, sur la base des paramètres que vous avez définis.&#x20;

#### Heure de création

Si vous créez un abonnement le 01/01 à 14h30, avec la première date de facture également au 01/01 et que l'« Heure de création » de l'abonnement est définie à 11h, enFact enverra une facture pendant le 01/01. Cela se produira à l'heure pleine suivante, dans cet exemple, une facture sera donc envoyée à 15h.

* L'abonnement est créé aujourd'hui et la date de facturation de la première facture est aujourd'hui : le système vérifiera encore s'il y a eu une facture créée aujourd'hui. Si cela ne s'est pas produit à l'« Heure de création » définie (parce que l'abonnement n'était pas encore actif), la facture sera créée à l'heure pleine suivante.
* L'abonnement est créé aujourd'hui (par exemple, le 01/01) mais la date de facturation de la première facture est par exemple le 03/01 : le système ne créera une première facture que le 03/01 à 11h, et pas avant.

## Contenu de l'abonnement&#x20;

La configuration d'un abonnement est similaire à celle d'une facture dans enFact. Veuillez consulter le manuel "[Création d'une facture](/mdb/factures)".

### Prix des articles d'abonnement&#x20;

Un abonnement est généralement créé pour facturer périodiquement le même prix pendant une période donnée. Si vous modifiez le prix de l'article X dans enFact et que l'article X est inclus dans un abonnement, le prix de l'article X sera modifié dans votre liste de produits, mais pas automatiquement dans votre abonnement. Cela permet de facturer les clients existants au tarif A pour l'article X, et les nouveaux clients au tarif B pour ce même produit.

Si vous souhaitez toujours mettre à jour le prix d'un produit dans les abonnements en cours, passez sur la fiche produit et cliquez sur "Abonnements" à droite.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FzduoT7cKFv1AW10dUudP%2Fimage.png?alt=media\&token=a8a3abb4-eb76-4303-9246-296e3979c573)

Cela indique le nombre d'abonnements dans lesquels le produit est utilisé. Pour mettre à jour tous les abonnements avec le prix actualisé du produit, cliquez sur le bouton jaune "Mettre à jour les abonnements au prix actuel du produit".

### Utilisation des balises&#x20;

Dans les champs de texte libre d'un abonnement - par exemple la description facultative du produit, le texte au-dessus du tableau, la légende etc - vous pouvez [utiliser des balises](/af/balises). Ces balises peuvent modifier certaines valeurs dans votre document, en fonction, par exemple, de la date de la facture, d'une éventuelle date de fin, ....&#x20;

Avec un abonnement, des balises supplémentaires sont disponibles pour le format de la date. Par exemple, la balise %start% est convertie en la date de la facture, la balise %end% en le jour précédant la prochaine date de facturation.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FeNQiBBBl6ETT6aZ5GVeX%2Fimage.png?alt=media\&token=b96bc605-e56f-47cc-a859-be37cfeae6c6)

La liste des balises disponibles se trouve derrière le bouton "Balises" en haut à droite des zones de texte.

## Options d'expédition

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FomXHigwFi0XudQKX6HAG%2Fimage.png?alt=media&amp;token=11d9d244-7fc2-4a45-b7f6-543c5a6d630f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

À la fin de la page d'abonnement, vous pouvez choisir entre deux options d'envoi :&#x20;

#### Créer uniquement une facture conceptuelle, ne pas envoyer&#x20;

La facture sera créée par le module d'abonnement, mais elle ne sera pas envoyée automatiquement par enFact. Si la facture est créée par le module d'abonnement à la date et à l'heure choisies, elle apparaît comme un "concept" sur la page d'abonnement et dans l'aperçu de vos factures régulières. Vous pouvez ensuite choisir de l'envoyer par e-mail ou Peppol.&#x20;

#### Créer et envoyer une facture via Peppol ou par e-mail

Si vous choisissez cette option, enFact vérifiera automatiquement si votre client est actif sur le réseau Peppol. Si c'est le cas, enFact enverra la facture via Peppol. La facture sera envoyée par e-mail si votre client n'est pas trouvé sur le réseau Peppol.&#x20;

Si vous cochez l'option d'envoi automatique, une fenêtre d'e-mail supplémentaire s'ouvrira. Vous pouvez modifier ici le texte du message électronique qui sera envoyé automatiquement avec la facture. Sans modification du texte, enFact utilise par defaut le texte standard pour l'envoi des factures.

{% hint style="info" %}
Remarque : le texte que vous mettez ici sera le même pour toutes les factures à suivre pour cet abonnement.
{% endhint %}

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FCSwKTtCsJYVJP0wRSYY6%2Fimage.png?alt=media&amp;token=ab614417-9b18-486a-bcd1-424f0858d57c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cliquez sur "Enregistrer" pour activer l'abonnement. Lorsque la date de facturation est arrivée, la facture sera envoyée automatiquement et apparaîtra comme "envoyée" dans cet abonnement.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FaxrrPQp5y85iRHgUho21%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2009.55.21.png?alt=media&amp;token=6fc0b729-6095-4335-aa9c-87fc43194734" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Les abonnements créés apparaissent dans l'aperçu des abonnements.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FGbzlrIbDZJyysmANPsd8%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2009.57.12.png?alt=media\&token=bfd985b6-e6f4-4617-affc-83a4b30597f3)

### Pauser un abonnement&#x20;

Vous pouvez mettre en pause un abonnement. Cela peut se faire à l'aide du bouton situé en haut de la page dans l'aperçu détaillé de l'abonnement. Cette action met fin à la création et à l'envoi de factures. Pour réactiver l'abonnement après une telle pause, il suffit d'appuyer sur ce bouton à nouveau. enFact créera donc une nouvelle facture à partir de la prochaine date de facturation du cycle.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F0xs5PwWk3Y9oza24dyDD%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2009.58.27.png?alt=media\&token=3fabb151-fe1c-4e08-9139-c6873c57ca3a)

## Utiliser un modèle d'abonnement

Vous pouvez utiliser des modèles d'abonnements enFact. Ces modèles s'utilisent lorsque vous avez des abonnements avec les mêmes produits et descriptions, pour des clients différents. Ainsi, si vous modifiez les prix, il vous suffit de changer le modèle. Tous les abonnements qui utilisent ce modèle changeront en même temps.&#x20;

Pour configurer un tel modèle :&#x20;

1. Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur "Applications et connexions".&#x20;
2. Choisissez "Applications et connexions concernant les documents".&#x20;
3. Cliquez sur le bouton jaune "Configurer" à côté de l'application "Abonnements".&#x20;

Pour créer un nouveau modèle, cliquez sur le bouton vert "Créer un abonnement" en haut à droite.&#x20;

Dans les informations relatives à l'abonnement, donnez à votre modèle un nom (par exemple Adhésion), une heure de création de la facture et une fréquence.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-MlK1smAd0I38YKbaLSr%2F-MlK42G-uO7n1n67LBYG%2Fimage.png?alt=media\&token=54d9f59b-83aa-440d-a7a5-2dd0cdecf227)

### Lier le modèle d'abonnement au client&#x20;

Si vous créez maintenant un nouvel abonnement dans l'aperçu de vos abonnements, vous pouvez choisir un modèle en haut. Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez choisir "Nouvel abonnement sans modèle" ou utiliser le modèle "Adhésion", dans lequel un abonnement mensuel de 25 €/mois a déjà été créé.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F41Ot7Nc7RnBgGK7cqWxh%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2010.03.25.png?alt=media&amp;token=2e4f8158-9a87-4b77-8644-824f8a748ee7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si vous saisissez un client sous cette rubrique, tout sera immédiatement organisé (prix, description, fréquence, message électronique, ...) pour un cycle de facturation à ce client spécifique. De cette façon, vous pouvez (ré)utiliser des abonnements récurrents pour plusieurs clients.&#x20;

Si vous souhaitez modifier le prix de cet abonnement, il vous suffit de le faire au niveau du modèle. Dès que ce changement de prix est enregistré, il sera automatiquement pris en compte à partir de la prochaine date de facturation pour ce modèle, et ce pour tous les clients qui sont liés à un tel abonnement.


# Achats

Grâce à ce module, vous pouvez traiter les factures d'achat de vos fournisseurs et les reçus dans enFact. Vous pouvez suivre les paiements, mettre à jour le stock acheté, envoyer facilement vos documents à votre comptable, etc. Vous pouvez saisir tous les achats dans enFact, tant ceux qui ont un lien avec votre stock et votre facturation (par exemple, les nouveaux produits) que ceux qui ont trait aux opérations de votre entreprise (par exemple, les frais d'internet, le chauffage, etc.). enFact fournit un aperçu des achats par rapport aux dépenses par période ou par catégorie d'achat.

## Activation des achats&#x20;

Vous trouverez "Achats" comme une application dans enFact. Pour l'activer, procédez comme suit :&#x20;

* Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et cliquez sur "Applications et connexions".&#x20;
* Choisissez "Applications et connexions concernant les documents".&#x20;
* Cliquez sur le bouton vert "Activer" pour activer l'application "Achats" dans enFact.&#x20;
  * Une section "Achats" apparaît alors dans le menu de gauche.&#x20;
  * Sous vos "Contacts" dans le menu de gauche, une liste de vos "Fournisseurs" apparaît.

## Utilisation du module "Achats"

### Saisir les achats&#x20;

L'introduction de vos achats dans enFact peut se faire de plusieurs manières. enFact dispose d'une fonction de boîte de réception pour recevoir facilement vos factures d'achat. Vous pouvez immédiatement et facilement traiter les factures d'achat jointes aux e-mails dans le programme. Votre boîte de réception enFact accepte également les factures électroniques via le réseau d'e-facturation PEPPOL. Cela permet à vos fournisseurs de vous envoyer des factures électroniques à partir de leur logiciel de facturation. Les documents papier peuvent être envoyés directement dans votre boîte de réception enFact à partir de votre scanner ou pris en photo avec votre smartphone. En savoir plus :&#x20;

{% content-ref url="/pages/R3yc40uThXCikdUIlvpJ" %}
[Saisir les achats](/modules/achats/saisir-les-achats)
{% endcontent-ref %}

### Traiter les achats

Chaque document entrant est automatiquement scanné par un logiciel de reconnaissance OCR, ce qui réduit le travail de saisie. Reliez les marchandises achetées à la gestion des stocks ou à vos propres catégories d'achat. En savoir plus :&#x20;

{% content-ref url="/pages/kT0axnpBw6S2onjUfE8g" %}
[Traiter les achats](/modules/achats/traiter-les-achats)
{% endcontent-ref %}

### Payer les achats

Lors du traitement d'un achat, les données de paiement nécessaires sont enregistrées dans enFact (y compris le numéro IBAN du fournisseur, le montant, la communication, etc.) Cela vous permet de payer vos achats saisis directement depuis enFact (par exemple via un code QR), de planifier un paiement à une date ultérieure ou de lier un paiement exécuté à votre achat. En savoir plus :&#x20;

{% content-ref url="/pages/0i6zgrO0C2KB8MbfFLOr" %}
[Payer les achats](/modules/achats/payer-les-achats)
{% endcontent-ref %}

### Exporter les achats pour le comptable&#x20;

enFact convertit automatiquement vos factures d'achat au format UBL pour les factures électroniques. Celles-ci peuvent être transmises directement à un programme de comptabilité pour un traitement rapide et automatique. En savoir plus :&#x20;

{% content-ref url="/pages/nLdxDgrsa14mVYqwpgqt" %}
[Exporter les achats pour la comptabilité](/modules/achats/exporter-les-achats-pour-la-comptabilite)
{% endcontent-ref %}

## Fournisseurs&#x20;

Dès que vous activez 'Achats', vous trouverez également une liste de fournisseurs dans le menu de gauche sous 'Contacts'.

\
Vous pouvez facilement importer une liste de fournisseurs existants dans enFact. Chaque fois que vous commencez à traiter un achat, vous pouvez également enregistrer le (nouveau) fournisseur et créer une fiche fournisseur.&#x20;

Vous pouvez également définir la numérotation de vos fournisseurs dans enFact.&#x20;

Enfin, vous pouvez également exporter vos fournisseurs de onFact vers différents formats de fichiers.&#x20;

### Catégorie d'achat par défaut

Si vous utilisez des catégories d'achat dans enFact, vous pouvez indiquer dans une fiche fournisseur que les achats d'un certain fournisseur doivent être classés par défaut dans une catégorie d'achat spécifique.

### **Mandat de prélèvement actif**

Si les factures d'achat d'un certain fournisseur doivent être payées par un mandat de prélèvement, vous pouvez l'indiquer sur la fiche fournisseur.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F0bpXBQufjoGuZrdFjkaD%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-10-29%20om%2018.13.03.png?alt=media&amp;token=1c40016f-0ce1-4912-b205-6da98c03148a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

En cochant cette option, les factures d'achat de ce fournisseur apparaîtront automatiquement comme « Planifié » dans votre aperçu des achats. De cette manière, vous savez que ces montants seront automatiquement débités de votre compte bancaire et que vous n'avez plus besoin de les payer activement.

Votre compte bancaire est-il lié ? Dans ce cas, lors du paiement effectif, nous lierons le montant payé à la facture d'achat et le statut du document passera de « planifié » à « payé ».


# Saisir les achats

Vous pouvez introduire vos reçus, factures… dans votre compte enFact de différentes manières. Vous trouverez un aperçu de vos documents d'achat entrants dans le menu de gauche sous « Achats », puis « À traiter » :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F4UPYyP71mcVtz5ksh1wC%2Fimage.png?alt=media&amp;token=526b93ca-3da2-4d43-8ef4-b306ff44b991" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Il y a quatre façons de recevoir des documents d'achat dans la liste de traitement :&#x20;

* en téléchargeant les fichiers dans la fenêtre de téléchargement à gauche&#x20;
* en [prenant une photo](/modules/achats/saisir-les-achats/puis-je-saisir-facilement-des-documents-papier-a-traiter#mobile-par-photo) via l'application mobile enFact sur votre smartphone
* en envoyant les fichiers en pièce jointe d'un courriel à votre adresse e-mail enFact, indiquée dans la fenêtre centrale&#x20;
* en recevant les fichiers dans votre [boîte de réception PEPPOL](/af/envoi-par-peppol), si vos fournisseurs sont connectés à ce réseau et si vous utilisez/avez activé Peppol (fenêtre à droite)

Les fichiers livrés à enFact de ces manières sont listés en bas de la fenêtre.

### Quel type de document pouvez-vous télécharger ?

Dans enFact, vous pouvez télécharger un document PDF ou une image (photo) comme facture de vente ou un document XML (facture électronique).

* Si vous pouvez télécharger une version XML de la facture, celle-ci est entièrement incluse dans [les formules d'abonnement payantes (Pro et Premium)](https://www.enfact.be/des-prix).
* Si vous ne pouvez télécharger qu'une version PDF, une reconnaissance OCR est nécessaire.
  * 150 reconnaissances/mois sont incluses dans l'abonnement Pro.
  * 500 reconnaissances/mois sont incluses dans l'abonnement Premium.

enFact examine à cet égard le traitement OCR tant du côté des achats que des ventes dans un seul compte. Le traitement des factures électroniques (fichiers XML) est illimité.

## Onglet « Documents d’achat entrants »

Quand les fichiers se trouvent dans la liste de traitement, le logiciel [OCR (Optical Character Recognition)](https://fr.wikipedia.org/wiki/Reconnaissance_optique_de_caract%C3%A8res) lit les informations de ces fichiers et tente de les interpréter. Dès que le fichier est lu, les lettres "OCR" deviennent vertes et le bouton bleu « Traiter » devient actif. Passez à l'étape suivante :

{% embed url="<https://support.enfact.be/modules/achats/traiter-les-achats>" %}

## Onglet « Traitement rapide »

Les factures électroniques (fichiers .xml) que vous recevez par exemple via PEPPOL dans votre liste de traitement peuvent être lues à 100 % directement par enFact. Si vous souhaitez « traiter » (= enregistrer dans votre liste « Achats ») toutes ces e-factures en une seule fois dans enFact, vous pouvez le faire via l’onglet « Traitement rapide ». Passez à l’étape suivante :

{% embed url="<https://support.enfact.be/modules/achats/traiter-les-achats#onglet-traitement-rapide>" %}


# Entrer une marge bénéficiaire pour calculer automatiquement le prix de vente

Vous pouvez déterminer la marge de vente dans l'application "Achats".&#x20;

1. Naviguez à votre adresse e-mail en haut à droite d'enFact&#x20;
2. Sélectionnez "Applications et connexions"
3. Allez dans l'application "Achats" et cliquez sur "Configurer".&#x20;
4. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Cochez l'option proposée sous "Méthode de calcul du prix" : "Calcul du prix avec une marge sur le prix d'achat".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FoovMCfDxHwrvvwKFwTGg%2Fimage.png?alt=media&amp;token=6c4af4b3-8eff-4eca-b7d8-8b6f02ecf6af" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Lorsque vous créez ensuite un produit, vous pouvez saisir une marge bénéficiaire. Si vous saisissez le prix d'achat, le prix de vente est calculé sur cette base. Si la fonction d'importation devait être utilisée, vous pouvez utiliser une formule Excel pour le calculer.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FmJoZf2a5FrZ3oHTUX4ZV%2Fimage.png?alt=media&amp;token=4b7e393c-8600-40cd-b0df-beed05d687b8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous pouvez définir cette marge bénéficiaire au niveau d'une groupe de produits. Lorsque vous ajoutez/éditez un nouveau groupe de produits, vous attribuez simplement une marge bénéficiaire qui sera appliquée à tous les produits de ce groupe.&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FfTBAJMuhSeWZEI6XscgI%2Fimage.png?alt=media&amp;token=adac793b-5bb9-4c9b-967b-7564b243c31e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Veuillez noter que cette marge bénéficiaire supplémentaire n'est pas appliquée rétroactivement à vos produits. Seuls les nouveaux produits créés dans cette catégorie de produits verront la marge bénéficiaire appliquée automatiquement.
{% endhint %}


# Puis-je saisir facilement des documents papier à traiter ?

Chaque compte enFact dispose d'une boîte à lettres vers laquelle les factures peuvent être envoyées. Pour chaque PDF dans le courriel, un document d'achat entrant est créé qui peut être traité et saisi dans enFact.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FddI4kEn6V36lNczeDQpe%2Fimage.png?alt=media&amp;token=4ef7e244-dd10-47f6-a761-12015bf15617" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

La pluspart des scanners dotés d'un bac d'entrée disposent d'une fonction qui permet de transférer immédiatement les documents numérisés par courriel, ce que vous pouvez faire à votre adresse e-mail enFact.&#x20;

{% hint style="info" %}
Toutefois, vous devez vous assurer que chaque facture/document d'achat est transmis sous la forme d'un PDF distinct.&#x20;
{% endhint %}

Vous pouvez trouver cette adresse e-mail en cliquant sur la roue dentée en haut d'enFact et ensuite aller à l'onglet "documents d'achat entrants". Vous y trouverez l'adresse électronique et, en dessous, la liste des factures d'achat entrantes. Lisez ici comment vous pouvez [continuer à traiter les achats](/modules/achats) à partir de ce point dans enFact.

## Mobile par photo

Il est également possible de prendre une photo d'un document avec votre téléphone branché sur enFact. La photo apparaît immédiatement dans votre liste de traitement. Lorsque vous ouvrez enFact mobile, l'image d'un appareil photo apparaît en haut (à côté des notifications).

Lorsque vous cliquez sur l'appareil photo, l'application vous demande soit de sélectionner une image dans votre photothèque (par exemple, la photo d'un reçu que vous avez prise précédemment), soit de prendre directement une nouvelle photo ("Prendre une photo").

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FnGFHthX5HFk2GwzZuWPa%2F453953464_1030728268690210_4457092246638847463_n.jpg?alt=media&amp;token=63c91cd4-5e1a-4489-ba60-ade4f5980217" alt="" width="375"><figcaption></figcaption></figure>

Si vous cliquez sur l'option "Prendre une photo", l'appareil photo de votre téléphone s'ouvre et vous pouvez photographier un reçu ou un document. Une fois la photo prise, elle est immédiatement téléchargée sur enFact. Si le téléchargement a réussi, vous verrez un écran de confirmation et la liste des traitements.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FbbCs7FKUZ4p8ckhW6VwB%2Fmobile.jpg?alt=media&amp;token=3ac02323-a25a-4c40-adb6-4953f9e1b580" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans la liste de traitement, vous verrez maintenant l'image comme document d'achat entrant. À partir de là, le fichier peut être traité.


# Traiter les achats

Dès que les fichiers figurent dans la liste de traitement, le logiciel OCR ([Optical Character Recognition](https://fr.wikipedia.org/wiki/Reconnaissance_optique_de_caract%C3%A8res)) commence à les traiter. L'OCR lit les informations contenues dans les fichiers et tente d'interpréter votre facture d'achat de cette manière.

### Quel type de document pouvez-vous télécharger ?

Dans enFact, vous pouvez télécharger un document PDF comme facture de vente ou un document xml (facture électronique).

* Si vous pouvez télécharger une version xml de la facture, celle-ci est entièrement incluse dans [les formules d'abonnement payantes (Pro et Premium)](https://www.enfact.be/des-prix).
* Si vous ne pouvez télécharger qu'une version PDF, une reconnaissance OCR est nécessaire.
  * 150 reconnaissances/mois sont incluses dans l'abonnement Pro.
  * 500 reconnaissances/mois sont incluses dans l'abonnement Premium.

enFact examine à cet égard le traitement OCR tant du côté des achats que des ventes dans un seul compte. Le traitement des factures électroniques (fichiers xml) est illimité.

## Onglet 'Document d'achat entrants'

Au-dessus de la liste des documents, cliquez sur le bouton « Actualiser la page» pour vérifier l'état de l'OCR. Lorsque le fichier a été lu, les lettres « OCR » deviennent vertes et le bouton bleu « Traiter » devient actif.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FhztT7e4z94ymX5ikwyXm%2Fimage.png?alt=media&amp;token=d9e13f18-5dea-4460-a390-3a60a6b07227" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Pour traiter un document d'achat dans enFact (par exemple, ajouter un paiement ou établir un lien avec une catégorie d'achat), cliquez sur le bouton bleu « Traiter ».&#x20;

Dans la fenêtre de traitement, vous voyez un aperçu du document d'achat et, à côté, des **informations sur le fournisseur**. Vous pouvez y ajouter les données qui manquent et, si vous le souhaitez, cocher la case « Enregistrer comme nouveau fournisseur».

{% hint style="info" %}
Voulez-vous [payer vos achats à partir d'enFact](/modules/achats/payer-les-achats) ? Veillez à saisir le numéro de compte de votre fournisseur !
{% endhint %}

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FHvA2pmbrDS63fpsgL4nw%2Fimage.png?alt=media&amp;token=1c636ca2-33fd-4b8f-975b-184d72c74697" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

L'étape suivante consiste à saisir les **informations relatives à l'achat**. Les champs suivants sont disponibles :&#x20;

* Type : préciser qu'il s'agit d'une facture ou d'une note de crédit. Lorsque vous saisissez une note de crédit, utilisez des montants positifs ; enFact les traite comme négatifs puisqu'il s'agit d'une note de crédit.&#x20;
* Date : la date figurant sur la facture.&#x20;
* Date de paiement : par défaut, cette date est fixée à 30 jours après la date de facturation. Vous pouvez saisir une date de paiement plus courte ou plus longue.&#x20;
* Référence : par exemple, numéro de facture ou autre référence.&#x20;
* Message structuré : si présent sur la facture.&#x20;
* Catégorie d'achat : choisissez la catégorie d'achat appropriée ou utilisez la catégorie par défaut « Achats généraux ».&#x20;
* Montants : mettez le montant de la facture. Il est possible d'utiliser plusieurs lignes, dans le cas où, par exemple, une partie de la facture est soumise à une TVA de 21 % et une autre partie à un pourcentage de TVA différent.&#x20;

Cliquez sur l'un des boutons verts pour traiter (« Ajouter et suivant ») ou pour visualiser le détail de votre entrée (« Ajouter et afficher »).

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FcjkHmBEySbSTnXjUJ1Td%2Fimage.png?alt=media&amp;token=68b44ea9-2e2c-4310-a76f-1c7509181952" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Traitement de la remise financière

Le fournisseur vous accorde-t-il une remise financière ? Dans ce cas, vous pouvez également l'indiquer dans enFact. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « + Saisir la remise financière » sous « d'achat ». Des champs supplémentaires s'affichent, dans lesquels vous pouvez saisir la remise, telle qu'elle apparaîtra sur la facture d'achat. Exemple :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FTfs4Yiq4yanATpDVQsgY%2Fimage.png?alt=media&amp;token=ff411466-e902-472b-b4e7-29926ee6ee7a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Onglet « Traitement rapide »

Les factures électroniques (fichiers .xml) que vous recevez via PEPPOL, par exemple dans votre liste de traitement, peuvent immédiatement être lues à 100% par enFact. Si vous voulez « traiter » (= « enregistrer » dans votre liste d'achats) toutes ces factures électroniques dans enFact en 1x, vous pouvez le faire à partir de l'onglet « Traitement rapide ».

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FYBsQ28sz7OvWHOhskQ6w%2Fimage.png?alt=media&amp;token=8dd34f47-85c6-45b6-a53b-b96188b40c22" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si enFact détecte un nouveau fournisseur, il sera automatiquement enregistré comme nouveau fournisseur pendant le traitement.

Cochez les documents à traiter et cliquez sur le bouton bleu « Actions » en haut à droite pour lancer le traitement. Vos achats sont alors automatiquement traités et ajoutés à votre vue d'ensemble des « Achats », d'où vous pouvez les gérer ultérieurement.

## Catégories d'achats&#x20;

Avant d'ajouter des achats, il est intéressant de réfléchir aux catégories d'achats que vous souhaitez utiliser. Lorsque vous saisissez vos achats, vous pourrez immédiatement les classer dans la bonne catégorie. Si vous n'avez pas besoin de catégories, utilisez la catégorie prédéfinie « Achats généraux ».&#x20;

Dans l'exemple ci-dessous, les catégories d'achats suivantes sont utilisées : Stock : machines / Stock : petit matériel / Stock : équipement / Cantine : consommables / Opération générale : frais généraux / ...

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F8gAIiie9wpzhU8Ga8FUB%2Fimage.png?alt=media&amp;token=2104a64f-a2cf-4948-b94a-46be53d22ca6" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Si vous utilisez l'application "[Comptes grand livre](/modules/comptes-grand-livre)", vous pouvez immédiatement saisir le numéro de compte du grand livre correspondant à chaque catégorie d'achat. Tous les achats de cette catégorie seront enregistrés sous ce numéro de grand livre.
{% endhint %}

Dans la vue d'ensemble de vos achats, vous pourrez également avoir un meilleur aperçu de vos achats, en fonction des catégories saisies, sur une période allant de ... à :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F71ILHRfrDMXjyqegym47%2Fimage.png?alt=media&amp;token=9fac1c39-c6ef-4904-b41a-dd18ab73cb6f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Pour obtenir une liste de vos catégories d’achats ainsi que des achats qui y sont liés, vous pouvez exporter vos « Achats » dans enFact vers un « Excel avec données par ligne ». Voici comment procéder :

* Accédez à l’aperçu de vos « Achats »
* Cliquez en haut à droite sur le bouton bleu « Actions »
* Choisissez « Exporter vers Excel avec données par ligne »

→ Cela génère un fichier Excel dans lequel chaque achat est détaillé ligne par ligne. Pour chaque ligne, la catégorie d’achat liée dans enFact est également indiquée.

## Budget mensuel

Pour chaque catégorie d’achat, vous pouvez définir un budget mensuel afin de vérifier si vous restez dans les prévisions lorsque vous attribuez vos achats aux différentes catégories. Les catégories d’achats existantes peuvent être modifiées dans l’aperçu via le bouton jaune « Modifier », afin d’y attribuer un budget.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F7e0Od8aHpvNlNEranNUn%2Fimage.png?alt=media&amp;token=c6b083fc-7fb4-44cc-8315-2649902efa31" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Les pourcentages rouges ou verts dans l’aperçu de vos catégories indiquent dans quelle mesure vous êtes au-dessus ou en dessous du budget prévu, sur base des achats que vous avez traités dans enFact.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FwcK3ZE7z59tGgKKsSwKc%2Fimage.png?alt=media&amp;token=8d910726-881f-47d2-a035-1d61cc313494" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Vous utilisez la gestion des stocks ?&#x20;

Activez d'abord le « mode d'entrée avancé» dans le coin supérieur droit de l'écran. Ce bouton crée des lignes de produits supplémentaires sous l'exemple du document d'achat, où vous pouvez diviser davantage le document d'achat.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FVm6OnjIRspxis6KVHsTA%2Fimage.png?alt=media&amp;token=3e2c9b42-f880-433b-85c0-e5459d7dcea4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans ces lignes, vous pouvez saisir les produits, leur numéro et leur prix tels qu'ils figurent sur la facture. Vous pouvez les affecter à une autre catégorie d'achat par ligne de produits.&#x20;

Si ces produits existent déjà dans votre liste de produits actuelle, ils seront liés à vos produits et mettront ainsi à jour votre gestion des stocks. Si vous indiquez l'achat de 10 unités supplémentaires du produit A, le stock de ce produit A augmentera de 10 pièces.&#x20;

Via le bouton bleu à gauche de la ligne de produit, vous pouvez également [ajouter un nouveau produit](https://support.enfact.be/mdb/produits#ajouter-un-produit-a-partir-dun-document) à votre liste de produits, tout en enregistrant immédiatement les niveaux de stock corrects.

### Vous utilisez des comptes du grand livre ?&#x20;

Ensuite, activez le « mode d'entrée avancé» en haut à droite. Ce bouton crée des lignes de produits supplémentaires sous le mode de prévisualisation du document d'achat, où vous pouvez diviser davantage le document d'achat.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FldeImuQo5RGmdCzZJuEl%2Fimage.png?alt=media&amp;token=b2ab7e4c-62a7-4beb-bdd8-a0742fd13699" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans ces lignes, vous pouvez saisir les produits, leur numéro et leur prix tels qu'ils figurent sur la facture. Vous pouvez les affecter par ligne de produits à une autre catégorie d'achat. Pour chaque produit, vous pourrez attribuer un compte grand livre. Le produit est-il déjà connu dans votre fichier produits ? Ainsi, le numéro de compte du grand livre correspondant que vous avez attribué à l'avance à votre produit sera repris.

Achat traité ? Lisez comment payer ou lier l'achat à un paiement à l'étape suivante :&#x20;

{% content-ref url="/pages/0i6zgrO0C2KB8MbfFLOr" %}
[Payer les achats](/modules/achats/payer-les-achats)
{% endcontent-ref %}


# Payer les achats

Dans le récapitulatif des achats, vous voyez d'un coup d'œil quels documents sont encore ouverts, sur la base des étiquettes de la colonne « Statut ».&#x20;

* Bouton vert « Payé » : document déjà payé.&#x20;
* Bouton jaune&#x20;
  * avec date de paiement : le document n'a pas encore été payé, mais n'a pas dépassé la date de paiement.
  * « Prévu » : le paiement de l'achat est planifié, par exemple via l'[exportation SEPA](/modules/achats/payer-les-achats#ajouter-au-panier-de-paiement) ou parce que le fournisseur est payé via un [mandat de domiciliation](/modules/achats#mandat-de-prelevement-actif).
* Bouton rouge avec date de paiement : le document n'est pas encore payé, mais a dépassé la date de paiement fixée.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FTPLoNdBVDhZ0oyuYfUYm%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-26%20om%2016.40.23.png?alt=media&amp;token=1ccf57a0-be7c-45cf-bc20-ce8aa9c757be" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Depuis enFact, vous pouvez directement payer vos achats encodés, planifier leur paiement à une date ultérieure ou lier un paiement déjà effectué à votre achat.

## Payer ses achats immédiatement: par code QR ou Ponto

### Paiement par code QR

Il est possible de payer votre document d'achat immédiatement après l'avoir introduit dans enFact. Sur base des informations d'achat introduites (montant, avis, numéro IBAN du fournisseur, etc.), un code QR est généré.

{% hint style="warning" %}
Afin de générer le code QR, vous devez **remplir le numéro IBAN et BIC de votre fournisseur**. Si cette information est manquante, aucun code ne sera affiché (enFact affichera un message).
{% endhint %}

Au bas du récapitulatif de l'achat, sous « Paiements », un code QR apparaît. En le scannant avec votre application bancaire, vous pouvez immédiatement effectuer le paiement au fournisseur, en utilisant les détails de votre achat :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FWnyZseMEpQyVHVR2TsHx%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-26%20om%2016.43.39.png?alt=media&amp;token=b3c39d16-d7b5-433d-ba71-a1958e246a5c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Pas toutes les applications bancaires peuvent lire ces codes QR. Les applications des banques suivantes le font : Argenta - Belfius - ING - CBC - SNS - ASN - BNP Paribas Fortis
{% endhint %}

* Compte bancaire lié via par exemple CodaBox : le paiement sera lié et le statut de votre achat passera automatiquement à « payé » (CodaBox ne récupère les données de paiement qu'une fois par jour, elles ne seront pas modifiées en temps réel).&#x20;
* Compte bancaire non lié à enFact : changez manuellement le statut à payé (bouton vert en haut du résumé de votre achat).

### Lier une note de crédit fournisseur

Il est possible de diminuer le montant à payer de votre achat avec le montant d’une note de crédit reçue de votre fournisseur. Pour cela, la note de crédit reçue doit d’abord avoir été [traitée en tant qu’« Achat ».](/modules/achats/traiter-les-achats)

Ensuite, ouvrez la note de crédit via « Consulter ». Sur l’écran de résumé, vous verrez l’option « Lier à une facture ».

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F6cNXMtbxhdQN2flEwTSt%2Fimage.png?alt=media&amp;token=536cf158-1fac-4a26-a07d-699896a2737f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

enFact affichera alors un aperçu des factures d’achat déjà connues dans le compte pour ce fournisseur :

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FHC4CuERSymytFqKTBicZ%2Fimage.png?alt=media&amp;token=babaf75f-5d19-493b-9d24-4504376007fc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cliquez sur le bouton bleu « Connecter » afin d’indiquer, dans la fenêtre suivante, le montant que vous souhaitez associer. Par défaut, le montant total du document est proposé, mais vous pouvez le modifier.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FT586McRYGLRnxAantUsd%2Fimage.png?alt=media&amp;token=282ed942-8ceb-461d-a856-1ed0ecc89152" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans la fenêtre de détail de la note de crédit ainsi que de l’achat, vous verrez que les deux documents sont liés entre eux. Si le montant ouvert est entièrement associé, le document sera automatiquement marqué comme « Payé ».

### Paiement via Ponto

Si vous avez activé le [lien avec Ponto](/connexions/connexion-a-votre-banque/ponto) dans enFact, par exemple pour collecter vos transactions bancaires, un bouton de paiement Ponto apparaîtra au bas de votre achat : &#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FcJRmTfU3aEhwMNX8Umbv%2Fimage.png?alt=media&amp;token=01910670-a239-4c29-a0fc-d38233d3bd2a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cliquez sur le bouton vert « Payer » pour être redirigé vers votre environnement Ponto, où vous pourrez confirmer et effectuer le paiement.&#x20;

Comme votre compte bancaire est lié à Ponto, le paiement sera automatiquement lié et le statut de votre achat passera automatiquement à « payé ».

{% hint style="warning" %}
Dans votre propre environnement Ponto, vous verrez votre compte bancaire. Sous l'onglet « Paiements », vous devez également autoriser le Ponto à effectuer des paiements. Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez autoriser les paiements. Vous devez autoriser/activer cela dans Ponto avant de pouvoir effectuer des paiements par enFact.
{% endhint %}

## Planification du paiement des achats : via le panier de paiement (exportation SEPA)

Avec enFact, vous pouvez préparer plusieurs paiements en une seule fois dans votre environnement bancaire en ligne, par un fichier SEPA. Vous collectez toutes les données de paiement auprès d'enFact, vous les importez dans votre environnement bancaire en ligne et les paiements sont exécutés à la date de paiement que vous avez fixée.

### Saisir le délai de paiement&#x20;

Lors du traitement de votre achat, vous devez saisir une « date de paiement ». Les virements effectués via un fichier SEPA seront exécutés deux jours avant la date que vous avez indiquée comme « date de paiement».

{% hint style="info" %}
Dans enFact, vous saisissez la date d'échéance d'un paiement. Vous souhaitez effectuer le virement au moins un jour ouvrable plus tôt, afin que le paiement soit effectué auprès du fournisseur à la date d'échéance. Si vous souhaitez toujours effectuer vos paiements plus tard, vous devez saisir la « date d'échéance + 2 jours » dans enFact, par exemple.
{% endhint %}

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F6SQBckBD0QJflzd8pZMp%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-26%20om%2016.47.09.png?alt=media&amp;token=3e24dbb2-5cba-434b-a8ac-88cda1bcbbfe" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Ajouter au panier de paiement&#x20;

En utilisant le panier de paiement enFact, vous pouvez ajouter des achats en attente à une liste de paiement et modifier facilement les détails du paiement. Vous ajoutez un achat au panier de paiement en cliquant sur la flèche à droite du bouton bleu « Voir » dans l'aperçu des « Achats ». Sélectionnez ensuite « Ajouter au panier de paiement».

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FYLVU1zckNET1m0Ar8zFe%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-26%20om%2016.51.50.png?alt=media&amp;token=20439940-b9b0-44f8-8aec-50ecc5a04864" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Une fois l'achat ajouté, l'icône du panier de paiement apparaît en haut à droite.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FJvdIdSBYuSEpQw3jBmeJ%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-26%20om%2016.53.06.png?alt=media&amp;token=c1f464d4-a067-44c0-823e-fc219e9b6f17" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

En cliquant sur l'icône, vous obtiendrez un aperçu des paiements ajoutés. Cette fenêtre permet de modifier les données de paiement extraites pour chaque transaction : adapter la date de paiement, modifier la notification, ajouter tout numéro IBAN manquant, ... Cette opération n'est pas liée à l'achat lui-même et ne mettra donc aucune information à jour.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FCn6MwcMgW1NyXGcuvzqV%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-26%20om%2016.56.43.png?alt=media&amp;token=3573e7f7-363b-452b-afee-7a27d72a8d49" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Le bouton bleu « Exporter » vous permet d'exporter les paiements du panier de paiement vers un fichier de paiement SEPA.&#x20;

#### Choix du numéro de compte exécutif&#x20;

Si vous n'avez qu'un seul compte bancaire actif dans vos comptes enFact, le bouton créera immédiatement un fichier SEPA que vous pourrez télécharger dans votre environnement de banque en ligne. Après le téléchargement du fichier, le panier de paiement est vidé. Les achats exportés seront marqués comme « planifiés ».

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FPX3UBlN46VPuwlGQ5poE%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-26%20om%2016.56.55.png?alt=media&amp;token=c6cc2e0f-7440-42a5-bbca-348db2a31b97" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si vous avez plusieurs comptes actifs sur votre compte, vous aurez d'abord le choix du compte pour lequel vous souhaitez créer ce fichier SEPA. Vous pouvez ainsi, par exemple, créer un panier de paiement avec les paiements que vous souhaitez effectuer à partir du compte A, puis un panier avec les paiements que vous souhaitez effectuer à partir du compte B, etc. Sélectionnez « Exporter pour ce compte » ; l'exportation est créée et les achats exportés sont marqués comme « planifiés ». Après le téléchargement du fichier, le panier de paiement est vidé.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FimOta0CLc1Lhymeywx8A%2Fimage.png?alt=media&amp;token=18a1f1f7-c3ad-4127-903f-a26295a0549c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Importation du fichier de paiement dans votre environnement bancaire&#x20;

Le fichier SEPA est un fichier au format XML que vous pouvez télécharger sur votre ordinateur. Il peut ensuite être téléchargé dans votre propre environnement bancaire en ligne. Chaque banque a ses propres étapes à suivre. En voici quelques-unes :&#x20;

* Belfius : vérifiez auprès de votre banque
* ING : [manuel pour le téléchargement des fichiers de paiement (PDF)](https://www.ing.be/static/legacy/SiteCollectionDocuments/SepaUploadHomebankBrochureFR.pdf)&#x20;
* BNP Paribas Fortis : cela se fait via [Easy Banking Business](https://easybankingbusiness.bnpparibasfortis.be/fr/public/discover). Une fois que vous vous êtes connecté, cliquez sur Paiements en haut de la page, puis sur Importer un fichier.&#x20;
* Crelan : cela se fait via [MyCrelanPro](https://www.crelan.be/fr/business/article/mycrelan-pro-mode-demploi).

## Liaison automatique des paiements&#x20;

Si vous utilisez le lien avec CodaBox ou Ponto, les paiements d'achat qui ont eu lieu en dehors de onFact pourront également être liés. Par exemple, si vous avez payé un document d'achat avec l'application de votre banque ou via le code QR, il sera également coché par le lien.&#x20;

Si suffisamment de paramètres sont reconnus, le système proposera de lier immédiatement les détails du paiement. L'achat est alors marqué comme payé et les données de paiement apparaissent en bas de page.

### Lier manuellement des achats à des paiements&#x20;

Les paiements (sortants) qui ne peuvent pas être liés à un document se retrouvent dans votre liste de traitement des paiements sortants. À partir de là, vous pouvez les assigner au document correct.&#x20;

Dans le menu de gauche d'enFact, cliquez sur « Paiements » et sélectionnez « À traiter ».

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FIjJcuKnkF5okmVcGLUFv%2Fimage.png?alt=media&amp;token=6a4ffd01-abfc-42a4-b080-3115a5d28bd2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Pour lier une transaction à un document (facture d'achat, reçu, etc.), cliquez sur le bouton bleu « Traiter ». Une nouvelle fenêtre s'ouvre.&#x20;
* Par exemple, si vous cliquez sur « Lier à un achat », la liste des achats s'ouvre et vous pouvez sélectionner l'achat en cours et « Lier » à l'aide du bouton bleu.&#x20;
* La transaction liée est maintenant traitée et disparaît de la liste des traitements. Le détail du paiement apparaît avec votre achat et il est marqué comme « payé ».&#x20;

Dans l'étape suivante, lisez comment livrer les achats saisis à votre comptable :&#x20;

{% content-ref url="/pages/nLdxDgrsa14mVYqwpgqt" %}
[Exporter les achats pour la comptabilité](/modules/achats/exporter-les-achats-pour-la-comptabilite)
{% endcontent-ref %}


# Exporter les achats pour la comptabilité

Les achats importés peuvent également être livrés à votre comptable. Cela se fait par un lien direct avec un progiciel de comptabilité ou une plateforme de livraison (par exemple ExactOnline, ClearFacts ou Basecone), ou via un fichier UBL.&#x20;

{% hint style="info" %}
Pour en savoir plus sur les liens directs avec les progiciels de comptabilité, [cliquez ici](/connexions/connexion-a-votre-comptable).&#x20;
{% endhint %}

### Livraison de fichiers au format UBL&#x20;

UBL (Universal Business Language) est le format standard pour la facturation électronique. Il contient les données de votre document dans un fichier formaté en xml, qui peut être rapidement traité par un ordinateur. Un programme de comptabilité sait lire ce fichier et le traiter de façon automatique (par exemple, celles de votre document d'achat).&#x20;

Si vous exportez vos documents d'achat d'enFact en format UBL, vous pouvez les transmettre à votre comptable qui pourra les lire facilement dans son programme.&#x20;

### Exportation des documents d'achat dans UBL&#x20;

Pour en savoir plus sur cette méthode, consultez le tutoriel "[Exportation en UBL](/connexions/connexion-a-votre-comptable#livrez-vos-fichiers-au-format-ubl)".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FiJGn4xBmX8wiYQ7AjEbz%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2009.40.49.png?alt=media&amp;token=ed34a8a2-e386-44fe-974e-d1fc2b3dbf78" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Obligation de retenue

⭐ PREMIUM

Lors du paiement d'une facture à une entreprise belge active dans certains secteurs (travaux immobiliers — la construction, la rénovation, la peinture, etc. —, travaux dans le secteur de la surveillance ou du gardiennage, ou certaines activités dans le secteur de la viande), vous êtes obligé de vérifier si ce fournisseur a des dettes en souffrance auprès des autorités.

Si c'est le cas et que le fournisseur a des dettes en souffrance auprès du SPF Finances ou de l'ONSS, vous devez retenir une partie du montant de la facture et la verser directement à l'instance concernée. enFact répertoriera automatiquement toutes les instructions de paiement pour effectuer ces paiements facilement. En cas de non-respect de cette obligation de retenue, votre entreprise peut se voir infliger des amendes.

## Activer la vérification de l'obligation de retenue

Dès que vous traitez un achat dans enFact, le fournisseur associé est vérifié. Vous n'avez pas besoin d'activer un module distinct.

* Dans l'[abonnement PRO](https://www.onfact.be/prijzen), cela ne se fait pas automatiquement. Vous pouvez facilement passer à PREMIUM pour consulter les résultats en direct.
* Dans l'[abonnement PREMIUM](https://www.onfact.be/prijzen), cela se fait entièrement automatiquement et vous recevez, à chaque traitement d'une facture d'achat, le retour d'information concernant l'obligation de retenue.

## Étapes de vérification

Dès que l'achat a été enregistré, enFact vérifie si l'obligation de retenue s'applique à ce fournisseur. Selon les dettes à retenir, les scénarios suivants sont possibles. Cliquez sur la notification pour plus d'informations.

<details>

<summary>Le fournisseur n'est pas soumis à l'obligation de retenue</summary>

Dans ce cas, il y a un double contrôle :

* Le fournisseur a été vérifié et, compte tenu de son domaine d'activité, ne relève pas du régime relatif à l'obligation de retenue
* Ou : le fournisseur a été vérifié, relève du régime relatif à l'obligation de retenue, mais il n'y a actuellement aucun montant en souffrance à payer

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FlrpSSIXVgmOwYCAGtkeL%2Fimage.png?alt=media&amp;token=d749414b-d53f-4e2b-a740-faab7c599509" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

</details>

<details>

<summary>Le fournisseur a une dette auprès de l'ONSS</summary>

Le fournisseur a été vérifié et s'avère soumis à l'obligation de retenue uniquement en ce qui concerne la Sécurité sociale.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FbID2qAzbdKZ9gqYLEdnc%2Fimage.png?alt=media&amp;token=762fa907-0c2a-49a6-bd61-054e76b9fd2d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

</details>

<details>

<summary>Le fournisseur a une dette auprès du SPF Finances</summary>

Le fournisseur a été vérifié et s'avère soumis à l'obligation de retenue uniquement en ce qui concerne le SPF Finances.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fea94eQYOypTca3VotuXq%2Fimage.png?alt=media&amp;token=1fe0fa00-5e34-4fc1-a9f3-0e0b0fecdff1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

</details>

<details>

<summary>Le fournisseur a une dette auprès de l'ONSS et du SPF Finances</summary>

Le fournisseur a été vérifié et s'avère soumis à l'obligation de retenue à la fois envers le SPF Finances et envers la Sécurité sociale.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FwjsE2CTqS3sdEgDYE63F%2Fimage.png?alt=media&amp;token=7d9e9134-7fc8-45d4-bfb8-85659f6918fe" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

</details>

## Exécution des paiements

Si l'obligation de retenue s'applique, vous devez effectuer différents paiements — selon l'obligation, soit à l'ONSS, soit au SPF Finances (ou les deux), et à votre fournisseur.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FXz2For5vRLJhwiOqPpTx%2Fimage.png?alt=media&amp;token=093bf9b4-930e-4b00-9700-442e0c1f67ad" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cliquez sur « Afficher les codes QR » pour consulter les paiements individuels et les régler immédiatement via code QR. Dans l'exemple ci-dessous, deux paiements liés à l'obligation de retenue sont proposés.

{% stepper %}
{% step %}

### Paiement au SPF Finances

Dans cet exemple, le premier paiement est un paiement au SPF Finances. onFact récupère le numéro IBAN et établit la communication de paiement telle que le SPF Finances souhaite la recevoir.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F7qYkg2zqLQNH5aGl4kkh%2FScreenshot%202026-09-03%20154507.png?alt=media&amp;token=8e04fe39-ebdb-4e3e-b697-ae22c5f6674b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

### Paiement à l'ONSS

Dans cet exemple, le deuxième paiement est un paiement à l'ONSS. onFact récupère le numéro IBAN et établit la communication de paiement telle que l'ONSS souhaite la recevoir.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FJqJ9RpeiYF5x4fK3jdov%2FScreenshot%202026-09-03%20154522.png?alt=media&amp;token=07c5b1bd-8768-4e02-aa47-ceab0c88792e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

### Paiement au fournisseur

Dans cet exemple, le troisième paiement est un paiement au fournisseur. Ce montant correspond au solde restant de la facture, après déduction des retenues proposées.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FcOytUoyhyP69N4vuuzRA%2FScreenshot%202026-09-03%20154704.png?alt=media&amp;token=40a9ee2b-6033-4024-b34d-53737a56d17b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

### Paiements effectués

Une fois que tous les codes QR proposés ont été affichés, vous avez encore la possibilité de marquer manuellement la facture d'achat comme « Payée ». Si votre [compte bancaire est relié à enFact](/connexions/connexion-a-votre-banque), les paiements effectués pourront ensuite également être associés à l'achat.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FWsBrONZwZLXaj2hRb9qW%2Fimage.png?alt=media&amp;token=67f740f8-84e1-4424-904c-f885098d31ae" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Régime particulier : montant de facture d'au moins 7 143 €

Pour les factures à partir de 7 143 € (hors TVA), le fournisseur peut lui-même présenter une attestation de dette. Si la dette réelle est inférieure au pourcentage qui devrait normalement être retenu, il suffit alors de ne retenir que le montant effectivement dû. Si une telle attestation n'est pas présentée, vous appliquez simplement le pourcentage complet tel qu'indiqué par l'outil de contrôle.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fhu3rnExK4dL224rKjn4p%2Fimage.png?alt=media&amp;token=85c5b3d5-7f84-4a6c-af7f-a035c5ac8daf" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Suivez le lien dans l'avertissement pour consulter l'attestation via [MyMinFin](/connexions/documents-dentreprise/myminfin). Vous serez redirigé vers la page de connexion des autorités.

## Historique des recherches

L'obligation de retenue doit être vérifiée au moment où vous souhaitez effectuer le paiement d'une facture. Dans la fiche fournisseur, sous l'onglet « Obligation de retenue », vous pouvez consulter un historique des recherches.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FiwQEBaVkSyUkMLNzO7Oq%2Fimage.png?alt=media&amp;token=8bba787e-f82e-4283-8189-169a0cb69ebb" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Adresses de livraison

Grâce à cette configuration, vous pouvez facilement garder la trace des adresses de livraison par client et les inclure dans vos documents.&#x20;

## Activer les adresses de livraison&#x20;

La possibilité de suivre et d'afficher une adresse de livraison doit être activée dans le module "Applications et connexions".&#x20;

1. Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et choisissez "Applications et connexions" dans le menu.&#x20;
2. Sous "Applications et connexions concernant les clients", allez vers "Adresses de livraison".&#x20;
3. Cliquez sur le bouton vert "Activer".&#x20;

## Utiliser les adresses de livraison&#x20;

Vous pouvez activer cette extension et l'utiliser immédiatement ; un onglet supplémentaire a été activé dans vos fichiers clients.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FSDuEYTgy1svXXMeoglIt%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2014.08.46.png?alt=media\&token=698c9518-5c1f-4763-8aa4-c3fe18311f2a)

Sur le côté gauche, vous verrez un onglet supplémentaire "Adresses de livraison". Ici, vous pouvez ajouter une ou plusieurs adresses :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FNrXbLmniwpDYZ0fq4MSP%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2014.10.14.png?alt=media\&token=55d62590-ad60-4ad7-ad21-7bcdb777b68d)

Lors de la création d'un document, vous pourrez indiquer "Utiliser une adresse de livraison différente". Vous pouvez saisir cette adresse :&#x20;

* Manuellement et l'enregistrer comme nouvelle adresse de livraison. De cette façon, elle apparaît dans la liste des adresses de livraison de ce client particulier, disponible pour une utilisation ultérieure.
* en sélectionnant dans la liste des adresses de livraison existantes appartenant à votre client.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FEfuUqxN6et0kqOSR7TSG%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2014.11.45.png?alt=media\&token=3d6e4427-0199-4a71-aa76-07df1494a02e)

{% hint style="success" %}
Si vous ajoutez un numéro de téléphone, il sera également indiqué avec l'adresse de livraison sur votre document.
{% endhint %}

Lors du formatage du document, l'adresse de livraison apparaît à côté de l'adresse de facturation. Par exemple :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FP73eeSnLARV3BTyrw0Ie%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2014.13.20.png?alt=media\&token=3ba0466e-2c3e-42e1-810b-49df86d44440)

{% hint style="success" %}
L'adresse de livraison dera utilisée dans les documents ultérieurs. Par exemple, si vous copiez une livraison ou une confirmation de commande sur une facture, l'adresse de livraison saisie sera automatiquement incluse dans la facture.
{% endhint %}

## **Rechercher des adresses de livraison**

Il est possible de rechercher vos adresses de livraison. Pour cela, allez dans votre aperçu des « Clients » et cliquez sur le bouton bleu « Actions ». Faites défiler la liste jusqu'à « Pour rechercher » et choisissez « Recherche par adresse de livraison ».

Vous verrez maintenant la liste des adresses de livraison disponibles :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FufaGcMP3f9x21CddZT7W%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-10-29%20om%2017.32.25.png?alt=media&amp;token=dfa9c94a-847a-4dba-9fe0-69922352372f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via la barre de recherche en haut à droite, vous pouvez rechercher une adresse. Vous pouvez également modifier l'adresse directement via le bouton jaune ou consulter la fiche client associée. La liste des adresses de livraison (ou de chantier) peut également être exportée au format CSV ou Excel.


# Adresses de chantier

Grâce à cette configuration, vous pouvez facilement garder la trace des adresses de chantier par client et les inclure dans vos documents.&#x20;

## Activer les adresses de chantier

La possibilité de suivre et d'afficher une adresse de chantier doit être activée via "Applications et connexions".&#x20;

1. Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et choisissez "Applications et connexions" dans le menu.&#x20;
2. Sous "Applications et connexions concernant les clients", allez à "Adresses de chantier".&#x20;
3. Cliquez sur le bouton vert "Activer".&#x20;

## Utiliser les adresses de chantier

Vous pouvez activer cette extension et l'utiliser immédiatement, un onglet supplémentaire a été activé dans vos fichiers clients.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FTLwWnlXKFbb6xoL78kei%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2014.19.07.png?alt=media\&token=5900555f-e9db-49a6-acdf-b87b94ee7ee7)

Sur le côté gauche, vous verrez un onglet supplémentaire "Adresses de chantier". Ici, vous savez ajouter une ou plusieurs adresses :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FnqJjcu0Eg7DL5IHp5MJj%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2014.17.16.png?alt=media\&token=d52ca2ec-16a4-4fd7-9fae-118153efc01d)

Lors de la création d'un document, vous pourrez choisir d'indiquer "Utiliser une adresse de chantier différente". Vous pouvez saisir cette adresse :&#x20;

* Manuellement et l'enregistrer comme nouvelle adresse. De cette façon, elle apparaît dans la liste des adresses de chantier de ce client particulier, pour une réutilisation ultérieure.
* Par la sélection à partir de la liste des adresses de chantier existantes appartenant à votre client.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F3N2vyWE8pZaxwl8AyWBe%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2014.20.10.png?alt=media\&token=acebaad9-ce7e-4857-8014-8785bd9b89bb)

{% hint style="success" %}
Si vous ajoutez un numéro de téléphone, il sera également indiqué avec l'adresse de chantier sur votre document.
{% endhint %}

Lorsque vous mettez en page votre document, l'adresse de chantier apparaît à côté de l'adresse de facturation. Par exemple :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FtBSmpwrA3LMffkpjSikK%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2014.21.24.png?alt=media\&token=d49210d3-3e36-4b66-8428-526a8df05f88)

{% hint style="success" %}
L'adresse de chantier figure également dans les documents ultérieurs. Par exemple, si vous copiez une offre ou une confirmation de commande vers une facture, l'adresse de chantier saisie sera automatiquement incluse dans la facture.
{% endhint %}

## **Rechercher des adresses de chantier**

Il est possible de rechercher vos adresses de chantier. Pour cela, allez dans votre aperçu des « Clients » et cliquez sur le bouton bleu « Actions ». Faites défiler la liste jusqu'à « Pour rechercher » et choisissez « Recherche par adresse de site ».

Vous verrez maintenant la liste des adresses de chantier disponibles :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F6YceFgK3anzDe3pPXmJy%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-10-29%20om%2017.29.57.png?alt=media&amp;token=3253ae4a-3731-4e6f-848e-a3b1ecdf34a3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via la barre de recherche en haut à droite, vous pouvez rechercher une adresse. Vous pouvez également modifier l'adresse directement via le bouton jaune ou consulter la fiche client associée. La liste des adresses de chantier (ou de livraison) peut également être exportée au format CSV ou Excel.


# Agenda

⭐ PREMIUM

Vous pouvez utiliser le module "Agenda" pour planifier le travail des employés, des tâches et pour gérer vos propres rendez-vous ou travail.

## Activer et configurer l'agenda

Pour utiliser l'agenda dans enFact, vous devez d'abord activer cette application.&#x20;

1. Naviguez vers votre adresse e-mail en haut à droite et cliquez dessus pour ouvrir le menu.&#x20;
2. Allez dans 'Application et connexions'.&#x20;
3. Sous les applications et connexions liés à la planification et à l'exécution, sélectionnez 'Agenda' ; cliquez sur le bouton vert 'Activer'.&#x20;
4. Une fois le module activé, le bouton jaune "Configurer" apparaît. Cliquez dessus pour&#x20;
   1. Définir l'heure de début et de fin de l'agenda&#x20;
   2. Afficher (ou non) les week-ends

## Utiliser l'agenda

Dès que le module est activé, vous pouvez l'utiliser. L'agenda apparaît dans le menu de gauche d'enFact sous 'Planification & Exécution'.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FLZlDej9yQhVe8BSLawjJ%2Fimage.png?alt=media&amp;token=42dfec2b-23ce-4492-a3c2-d8b8b7aebc1c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Onglet 'Agenda'

Quatre types d'activités peuvent être créés dans l'agenda : un rendez-vous, une tâche, un ordre de travail ou une indisponibilité.

{% hint style="info" %}
Pour créer une [Tâche](/modules/taches) ou un [Ordre de travail](/modules/ordres-de-travail), vous devez d'abord activer ces modules.&#x20;
{% endhint %}

Si vous cliquez sur le bouton jaune "Agendas" en haut à droite, vous pouvez indiquer les calendriers des autres utilisateurs de votre compte enFact que vous souhaitez afficher.

### Définir les utilisateurs

Vous pouvez choisir de n'afficher que votre propre agenda ou d'afficher également les agendas des autres employés.

L'agenda est affiché dans une couleur spécifique par employé. Allez vers '[Utilisateurs](/parametres/utilisateurs)' dans enFact pour créer plusieurs utilisateurs, ou modifier des utilisateurs existants (par exemple : changer la couleur).

### Ajouter un moment d'agenda

Cliquez dans l'agenda pour ajouter un moment. Faites glisser l'indicateur sur plusieurs blocs pour sélectionner une période de temps de - à. Choisissez le moment que vous souhaitez ajouter dans la fenêtre pop-up :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Favoa2ZObugpiZ8d8iMfr%2Fimage.png?alt=media&amp;token=4bd3695b-b78c-4f2b-9fbb-dc72ac70bdd5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Type: sélectionnez un type d'activité. Activez "[Ordres de travail](/modules/ordres-de-travail)" ou "[Tâches](/modules/taches)" pour afficher ces options.
* Client: vous pouvez lier un client ou un prospect à l'activité. La création d'un nouveau client ou prospect peut se faire via l'icône de la loupe.
* Déterminez la date et l'heure de l'activité, décrivez l'activité à l'aide d'un titre (qui apparaît dans l'agenda) et, éventuellement, d'une description.
* Cochez "Répéter" si vous souhaitez que l'activité se répète automatiquement après un certain nombre de semaines.

En haut par l'onglet "Utilisateurs", vous pouvez attribuer cette activité à plusieurs utilisateurs ou la programmer dans le calendrier d'un autre utilisateur.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FdVbtNy5MtbNIoGjowpgo%2Fimage.png?alt=media&amp;token=5b798192-1cd1-4386-af7d-973dc4a4f08c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Onglet 'Planification du personnel'

Cet onglet offre une autre vue des éléments de l'agenda :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FpBWVQKFLoC2SiGMRXADO%2Fimage.png?alt=media&amp;token=fcab6125-c3ae-40e9-a77a-0f70d601dd99" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Le type d'activité est indiqué en fonction des couleurs en haut. Sélectionnez plusieurs blocs pour planifier une activité sur plusieurs heures. Cliquez sur une activité programmée pour la déplacer vers la droite (plus tard) ou vers la gauche (plus tôt).

Vous pouvez affecter une activité à plusieurs utilisateurs en une action, en faisant glisser l'indicateur de haut en bas pour la planifier immédiatement sur plusieurs lignes de l'agenda.

## Type d'activité

Si vous cliquez sur une activité planifiée dans l'agenda ou le planning du personnel, vous verrez les détails. À partir de là, vous pouvez, par exemple, cliquer sur "Voir la tâche" pour l'examiner plus en détail. Vous serez alors dirigé vers le module "[Tâches](/modules/taches)".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FmF2qNhvKmWAbYfvd7OQ6%2Fimage.png?alt=media&amp;token=8f783258-f689-4ec6-a6f9-e712d8fc9800" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cela fonctionne de la même manière pour les ordres de travail : lorsque vous cliquez sur un ordre de travail dans l'agenda, vous pouvez "Afficher l'ordre de travail" pour l'ouvrir en détail. Vous serez dirigé vers le module "[Ordres de travail](/modules/ordres-de-travail)".

## Partager votre agenda enFact

Vous pouvez partager votre agenda avec d'autres applications d'agenda telles que Google Calendar ou iPhone Calendar. Vous trouverez un lien de partage dans vos '[Paramètres personnels](/parametres/parametres-personnels)' :&#x20;

* Cliquez sur votre adresse e-mail dans le coin supérieur droit d'enFact pour ouvrir le menu
* Sélectionnez 'Paramètres personnels'&#x20;
* En bas, vous avez la possibilité d'activer 'Partagez votre agenda'. Une URL partageable apparaîtra, que vous pourrez saisir dans votre autre application d'agenda. Dès lors, l'agenda enFact est continuellement transmis à votre autre application d'agenda. Veuillez noter que ce lien fonctionne dans une seule direction (d'enFact vers votre autre application d'agenda), et non pas dans l'autre sens.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FJCKiMRx6fcri1wGlK63s%2Fimage.png?alt=media&amp;token=bd513418-d59a-44b2-9274-36486e22b3d3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Autres devises

Vous activez l'application « Autres devises» au cas où vous souhaitez facturer dans d'autres devises telles que GBP, USD, ...&#x20;

1. Pour activer le lien, naviguez vers votre adresse e-mail dans le coin supérieur droit.&#x20;
2. Sélectionnez « Applications et connexions ».&#x20;
3. Sous « Applications et connexions concernant les documents », cliquez sur le bouton vert « Activer » à côté de « Autres devises ».

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FaDREtRRcgXTzirIbl1aZ%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2010.37.23.png?alt=media\&token=3d8277b8-7fc6-4b42-abe0-abb86f5ada43)

Lorsque le lien est activé, un champ supplémentaire (« Devise ») apparaît dans les informations relatives au client, où vous pouvez choisir parmi un menu de devises. L'affectation des autres devises se fait toujours au niveau du client :&#x20;

Directement **dans la fiche du client** comme dans l'exemple ci-dessous :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FLBSAwTIfgWsYNyPkPD4l%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2010.42.53.png?alt=media\&token=ebd23979-3861-4da1-96d3-61e800689320)

Ou directement **lors de la création d'un document**, dans la section « Information client » :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F2G9AruPEg6zwBUUx3rFu%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2010.43.42.png?alt=media\&token=0db9a5bd-4b73-42d0-ae18-83db88d321ab)

Si, par exemple, vous choisissez « dollar américain » pour ce client, le prix des produits/services apparaîtra en USD au lieu d'EUR sur les documents qui lui sont adressés.&#x20;

Lorsqu'un document est établi dans d'autres devises, [enFact](https://www.enfact.be) mentionnera toujours le taux de change au-dessus du tableau des lignes :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FOx4EDfChsrGAkBYOfL3k%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2010.46.54.png?alt=media\&token=0e121a2f-6f6e-4b75-bf00-68ba553d5edb)

Le taux de change proposé est récupéré en temps réel et correspond au taux de change actuel. Vous pouvez toutefois définir votre propre taux de change fixe : voir le paragraphe suivant.

## Définir votre propre taux de change fixe

Dans certains secteurs, des taux de change fixes sont utilisés et peuvent, par exemple, être modifiés chaque mois. Dans enFact, vous pouvez également définir ce type de taux fixe : celui-ci remplacera alors le taux récupéré en temps réel.

* Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail et allez dans « Applications et connexions »
* Dans « Applications et connexions liées aux documents », cliquez sur le bouton jaune « Configurer » à côté de « Autres devises ».

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fq0ID1AcT2PD547UKfM3x%2Fimage.png?alt=media&amp;token=e77f0de8-01cd-4951-90eb-e43f01a92df3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cliquez sur le bouton d'action bleu afin de pouvoir encoder votre ou vos propres taux de change. Vous pouvez définir un taux de change personnalisé par devise.

Cliquez ensuite sur le bouton vert « Ajouter un taux de change ». Le taux de change peut être encodé avec jusqu’à 6 décimales après la virgule.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FZgPOvLylzqNw0LQgqfY6%2Fimage.png?alt=media&amp;token=fdeefb87-b3fa-421c-aa06-115cd9c87fe9" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Les taux de change ajoutés apparaîtront dans votre compte et pourront ensuite être « Modifiés » (par exemple lors d’une mise à jour du taux convenu) ou « Supprimés ».

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FYq2kC40sZY8JncTZIL2z%2Fimage.png?alt=media&amp;token=8a66f7f1-24ff-43cf-8fa9-012beb2fc757" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Lorsqu’un document est créé dans une devise pour laquelle un taux de change personnalisé a été défini, ce taux sera automatiquement sélectionné et affiché dans l’interface.


# Bons de livraison

## Activer les bons de livraison&#x20;

L'utilisation des bons de livraison peut être activée à partir de la rubrique "Applications et connexions".&#x20;

1. Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et choisissez "Applications et connexions" dans le menu.&#x20;
2. Dans la liste des "Applications et liens relatifs aux documents", allez à "Bons de livraison".&#x20;

Quand vous activez cette extension, un type supplémentaire de documents ("Bons de livraison") apparaîtra dans le menu de gauche.

## Utilisation des bons de livraison&#x20;

La structure et la présentation d'un bon de livraison sont similaires à celles d'une facture.&#x20;

{% hint style="success" %}
Vous n'avez pas encore créé de facture ? Lisez d'abord la documentation sur la [création d'une facture - module de base](/mdb/factures).&#x20;
{% endhint %}

Exemple de bon de livraison :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FOgPLN8w3eX7CoAqnI7fY%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2014.26.03.png?alt=media\&token=bf25739c-8666-408e-b5ad-fcb37e48ecd9)

## Afficher/masquer le prix sur le bon de livraison&#x20;

Par défaut, les prix des produits sont affichés sur les bons de livraison. Si vous ne voulez pas qu'ils soient visibles sur les documents de livraison ou autres, vous pouvez l'indiquer au niveau de votre modèle.&#x20;

* Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et choisissez "Paramètres de l'entreprise".&#x20;
* Dans le menu, choisissez "Modèles". Vous avez maintenant un aperçu des modèles que vous utilisez.
* Choisissez le modèle que vous souhaitez adapter et cliquez sur le bouton jaune "Personnalisez le modèle".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FWHhBSqK3s0pERzYTOOGw%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2014.27.21.png?alt=media&amp;token=3e41cf62-ec09-4f10-a24d-b39b357de8ec" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Descendez jusqu'au bas de la fenêtre d'édition, sous les indications de couleur, vous pouvez cocher ou décocher deux choix :&#x20;

* Afficher les prix sur les bons de livraison : si cette option n'est pas cochée, les prix ne seront PAS affichés sur les bons de livraison.&#x20;
* Afficher les quantités : si vous décochez cette option, aucune quantité ne sera indiquée sur les documents, y compris les bons de livraison.&#x20;

Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder vos choix.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Feyq2jvJmg35jImPDLUIh%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2014.28.11.png?alt=media\&token=9b33d25a-5f05-4037-8759-03b2b0972ebc)

## Adresse de livraison différente&#x20;

En plus de l'adresse de facturation, vous pouvez indiquer une adresse de livraison divergente sur votre bon de livraison. [Lisez ici](/modules/adresses-de-livraison) comment procéder.

## Inclusion de la date de livraison sur la facture&#x20;

Si vous avez activé le champ "Date de livraison", vous pourrez inclure cette date sur vos factures. Si vous copiez un bon de livraison sur une facture, la date du bon de livraison sera automatiquement reprise comme "date de livraison" sur cette facture (pour en savoir plus sur le champ "Date de livraison", [cliquez ici](/modules/date-de-livraison)).

## Facturation de plusieurs bons de livraison à la fois&#x20;

Dans l'aperçu des bons de livraison, vous pouvez sélectionner plusieurs bons et les faire apparaître sur une seule et même facture.

* Si, par exemple, vous sélectionnez trois bons de livraison adressés au même client, tous les biens et services répertoriés apparaîtront sur une seule et même facture adressée à ce client.&#x20;
* Si, par exemple, vous sélectionnez trois reçus pour le client A et deux reçus pour le client B, tous les biens et services répertoriés apparaissent sur la même facture pour le client A, et tous les biens et services énumérés apparaissent sur une autre facture pour le client B.&#x20;

Vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton bleu "Actions" dans l'aperçu des bons de livraison :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FBZOHavy8t0MRa3r7Ykcy%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2014.30.50.png?alt=media\&token=38786772-3037-4f15-aa51-43e9fac6c355)

### Paramètres de copie et de fusion&#x20;

Lors de l'activation de l'application des bons de livraison, vous pouvez configurer l'apparence du document avec les bons de livraison fusionnés.

* Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail dans onFact
* Allez dans 'Applications et connexions'
* Dans la section 'Applications et connexions concernant les documents', vous verrez 'Bons de livraison' : cliquez sur le bouton jaune 'Configurer'.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FMlHBqM2ES6RGnQtp21FW%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2014.31.36.png?alt=media\&token=171984b2-c4e6-4111-b6f5-d1496fb3b349)

Il y a trois choix possibles :&#x20;

* Ne pas insérer d'intertitres : toutes les lignes de produits de tous les bons de livraison combinés apparaissent sur le document final les unes en dessous des autres.&#x20;
* Insérer de petits sous-titres : toutes les lignes de produits apparaissent les unes en dessous des autres selon le bon de livraison du document final.&#x20;
* Insérer des sous-titres et des sous-totaux : un aperçu des lignes de produits et le sous-total par bon de livraison apparaissent sur le document final.

{% hint style="info" %}
Attention ! Si vous utilisez un modèle qui n'est pas compatible avec ces configurations, un avertissement apparaîtra. Contactez <support@onfact.be> pour mettre à jour votre modèle.
{% endhint %}

## Signature du bon de livraison

Vous pouvez également faire signer un bon de livraison. Vous pouvez imprimer le bon et le faire signer, mais le client peut aussi signer en ligne et/ou à distance. Dans le chapitre "Signature en ligne", vous trouverez toutes les informations sur&#x20;

* définir votre propre signature en tant que gestionnaire ;&#x20;
* la signature numérique d'un document ;&#x20;
* un e-mail d'accompagnement avec la possibilité de signer numériquement un document.&#x20;

{% hint style="success" %}
[Lisez ici](/af/signature-en-ligne) le chapitre "Signature en ligne".
{% endhint %}


# Bordereaux d'achat

Dans enFact les bordereaux d'achat servent de factures d'achat pour vos achats effectués avec des parties qui ne sont pas en mesure d'émettre une facture. Par exemple, lors de l'achat de vieux métaux ou de matériaux auprès de particuliers.&#x20;

## Activation des bordereaux d'achat&#x20;

Les "bordereaux d'achat" font partie d'une application d'achats dans enFact. Pour activer les fonctions, procédez comme suit :&#x20;

1. Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et cliquez sur "Applications et connexions".&#x20;
2. Choisissez "Applications et connexions concernant les documents".&#x20;
3. Cliquez sur le bouton vert "Activer" pour activer l'application "Bordereaux d'achat" dans enFact.

## Création de bordereaux d'achat

Dès que l'application est activée, vous verrez "Bordereaux d'achat" dans le menu enFact de gauche. La création d'un bordereau d'achat est similaire aux autres documents dans enFact (même structure que par exemple la facture).&#x20;

{% hint style="success" %}
Vous n'avez pas encore créé de facture ? Lisez d'abord la documentation sur la [création d'une facture - module de base](/mdb/factures).&#x20;
{% endhint %}

Pour créer un nouveau bordereau d'achat, cliquez sur le bouton vert "Créer un bordereau d'achat".

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F9PrFfM6JOMCf66V22EDL%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2010.10.52.png?alt=media\&token=313c8361-ae7b-49dd-a265-1059790b7677)

Vous pouvez saisir les coordonnées du client, décrire le produit acheté et fixer le prix.&#x20;

À partir de la fenêtre récapitulative, le relevé peut être envoyé ou imprimé, à l'instar des autres documents enFact :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FD0UURvB4wbH7999nCqGN%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2010.18.27.png?alt=media\&token=39cb27b9-dda0-40e2-8b12-fc1becd9e61d)

Un bordereau d'achat se présente comme ceci :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FsixszRktvfyw6SkCpSZg%2FNaamloos-2.jpg?alt=media\&token=0bd329e9-149a-4466-af0a-bf7876d4eafd)

## Paramètres supplémentaires&#x20;

Par la page "Valeurs par défaut", vous pouvez définir une légende standard qui peut être utilisée sur vos bordereaux d'achat. [Lisez ici](/parametres/valeurs-par-defaut#legende-par-defaut-sur-les-documents) comment créer une telle légende standard.

Lors de la création d'un bordereau d'achat, vous pouvez toujours modifier manuellement le texte de la légende.


# Champs de texte supplémentaires

enFact vous permet d'utiliser des champs de texte libre supplémentaires. De cette façon vous pouvez afficher plus d'informations sur vos documents, à l'endroit où vous voulez les montrer. Il y a quatre possibilités d'afficher du texte supplémentaire sur un document (offre, facture, ...) :&#x20;

* Champ de texte supplémentaire en haut du document&#x20;
* Champs de texte libre au-dessus ou au-dessous d'une ligne de facturation&#x20;
* Champ de texte "Plus" sous la ligne de facturation&#x20;
* Légende en bas du document

## Champ de texte supplémentaire en haut du document&#x20;

Cette zone de texte, dans laquelle vous saisissez librement des informations, apparaît entre les données générales du document et le tableau des lignes. Dans l'exemple ci-dessous, ce champ est utilisé pour des informations relatives à un chantier de construction :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FWDs6Ah00bNKVzZKUX04B%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2011.55.07.png?alt=media\&token=f91d6a98-d90c-4440-b8c9-5c8527a31bbc)

Exemple : l'offre montre maintenant des informations supplémentaires en haut de la page sur la date des travaux.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FirOLwzuOmGFYrYo02YaP%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2012.05.13.png?alt=media\&token=2c307510-c6c4-4b20-9f6a-11f0a368ff5d)

Pour ajouter ce champ de texte supplémentaire à vos documents :&#x20;

1. Naviguez à votre adresse e-mail en haut à droite.&#x20;
2. Choisissez "Applications et connexions" et "Paramètres avancés".&#x20;
3. Vous pouvez y activer la fonction "Champ de texte supplémentaire en haut du document".

{% hint style="success" %}
Si vous laissez ce champ vide, les zones de texte libre des documents resteront vierges.
{% endhint %}

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FYlqJoaCSCTV3RAHYFA4c%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2011.59.06.png?alt=media\&token=68d919e8-7ecf-4621-a16a-058c2cbe1849)

Si vous cliquez sur "Configurer", vous pouvez ajouter par document des textes standard au-dessus du tableau. Ceux-ci apparaîtront toujours en haut de vos documents.&#x20;

Dans l'exemple du chantier, vous pourriez définir le texte suivant comme texte standard pour les offres :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fg6nUKJaYnl5yB1EBriel%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2012.01.25.png?alt=media\&token=05b3e6bd-13d0-4999-97f6-1388930adb04)

Sur une offre ultérieure, vous pouvez alors ajouter immédiatement la date de début.

{% hint style="success" %}
Voulez-vous afficher une adresse de chantier différente sur votre document, en plus de l'adresse de facturation ? Veillez à activer le [module pour les adresses de chantier](/modules/adresses-de-chantier).
{% endhint %}

## Champs de texte libre au-dessus ou au-dessous de la ligne de facturation

Ces champs de texte, dans lesquels vous pouvez librement inscrire des informations, peuvent être placés dans le tableau à votre choix. Dans l'exemple ci-dessous, ce champ est utilisé comme explication pour certains services mentionnés :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FJOUi0q7aGCHTPSwA2mce%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2012.07.01.png?alt=media\&token=3c789c5d-d2e6-4d36-8f66-d7cb57aa8ab2)

Une telle ligne de texte ne contient aucune information relative au nombre ou au prix. Vous pouvez déplacer le champ inséré vers le haut ou vers le bas dans le document en utilisant les flèches situées sur le côté gauche.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FyKdiN5f4tZdYodEYjcdZ%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2012.08.11.png?alt=media&amp;token=f62cede1-76c1-4f4a-807b-11f378dcdd8c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Voici à quoi cela ressemble sur le document ("signalisation sur le site") :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FWRSwYenMechyW2f03zie%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2012.10.39.png?alt=media\&token=d67f69c3-88d1-4e43-867c-73447f933422)

Il n'est pas nécessaire d'activer une application supplémentaire pour cela ; la création de lignes se fait dans le tableau des produits via le bouton vert « Ajouter une ligne ». Ce champ peut également être mis en forme via l’éditeur.

Ces champs de texte supplémentaires peuvent aussi être appelés depuis la ligne de produit, en utilisant le bouton bleu sur le côté gauche :

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FSwYgcnaC5h1DZjI3SKjZ%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2012.13.38.png?alt=media&amp;token=bfc65036-2b77-4400-97c9-be54a9bc1ab6" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Une fenêtre contextuelle s'ouvre avec plusieurs options pour ajouter des champs de texte supplémentaires, y compris l'ajout de sous-titres / sous-totaux ([lisez-en plus dans cet article](/modules/champs-de-texte-supplementaires/comment-inserer-un-ou-plusieurs-intertitres-dans-les-documents)).

## Champ de texte "Plus" sous la ligne de facturation

Ce champ de texte, dans lequel vous pouvez inclure des informations libres, est disponible sous chaque (ligne de) produit. Vous pouvez l'élargir en cliquant le bouton jaune "Plus" dans une ligne de produits.&#x20;

Vous utilisez ce champ pour afficher plus d'informations sur un produit ou service spécifique :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fz9ESJZzvFmcNumEN98DX%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2012.18.31.png?alt=media\&token=1af80ea7-4098-41db-83de-7c3383a1db9d)

Voici à quoi cela ressemble dans le document :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fbd7Wk5HNO55YEkQo9H7b%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2012.20.05.png?alt=media&amp;token=62dac6a1-2ae1-4742-8513-1f148fb7f27a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Légende en bas du document&#x20;

enFact vous permet d'ajouter une légende en bas de page dans chaque type de document. Cette légende peut être définie par type de document ou utilisée comme un champ de texte libre. Pour tout savoir sur la mise en place et l'utilisation de la légende, [cliquez ici](/parametres/valeurs-par-defaut#legende-par-defaut-sur-les-documents).


# Comment insérer un ou plusieurs intertitres dans les documents ?

Le tableau des lignes de produits présente un bouton vert "+ Ajouter une ligne" en haut à droite. Si vous l'ouvrez, enFact offre plusieurs fonctions. L'une d'entre elles est "Ajouter une section avec un titre".

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fv8BnCvbvY8EWRWoCxkfm%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2009.43.43.png?alt=media\&token=695c4193-e52e-4f69-a834-649379f74dd8)

Si vous cliquez cette fonction, un champ "Section titre" s'ouvre, dans lequel vous pouvez ajouter un sous-titre. Si vous ajoutez maintenant une nouvelle ligne de produits, elle apparaîtra automatiquement sous ce sous-titre. Vous pouvez toujours modifier l'ordre des lignes et des titres en utilisant les flèches vers le haut ou vers le bas situées sur le côté gauche d'une ligne de produits.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FNXeExSySgmSwIzM0INJP%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2009.44.37.png?alt=media\&token=87f130e8-691a-48c7-a2e0-1f0c81cddf5c)

Sur votre document, cela peut se présenter comme ceci :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FQmbxczMchK9Sk0P7gAEv%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2009.49.52.png?alt=media\&token=51dd8423-82f5-49cb-9467-b05472c08a6a)


# Clients de langue étrangère

Dans enFact, vous pouvez créer des factures pour des clients étrangers.

1. Á cette fin, vous devez activer la configuration "Clients de langue étrangère" dans le menu supérieur droit sous "Applications & connexions".&#x20;
2. Cette configuration vous permet de choisir une langue lors de la création d'un client ou d'un document.&#x20;

Dans cet exemple, l'application est activée et certaines langues courantes utilisées dans l'environnement professionnel sont indiquées. Par défaut, l'allemand, l'anglais, le français et le néerlandais sont cochés.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F3sjWLBtu2GBIiIcKafbM%2Fscreencast-app.onfact.be-2024.08online-video-cutter.com-ezgif.com-video-to-gif-converter.gif?alt=media\&token=92c12a39-7531-4964-b58b-0ec1f8a617e6)

{% hint style="success" %}
Vous avez encore trouvé une erreur dans une traduction? Contactez-nous à l'adresse <support@enfact.be> et nous le corrigerons rapidement.
{% endhint %}

Si, par exemple, lors de la création d'un nouveau client, vous avez indiqué que sa langue est le "néerlandais", les documents créés pour ce client apparaîtront en néerlandais.

{% hint style="warning" %}
enFact n'affichera que les valeurs générales du document traduites automatiquement. Vous devez saisir vous-même la traduction des produits, etc.
{% endhint %}

Si vous avez activé la configuration, vous trouverez partout pertinent dans enFact des endroits où les textes peuvent être traduits. Á cette fin des onglets supplémentaires pour chaque langue apparaîtront. Voici quelques exemples :&#x20;

Dans les paramètres des légendes sur les documents :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FAUgwIa6BvUoe5xczSxT7%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2010.12.56.png?alt=media\&token=9f4c7873-6bce-4301-a340-83fdc6ff6ed1)

Dans la description des produits :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FjMPTVzUmZqjnD65QpQCb%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2010.14.07.png?alt=media\&token=f4f01653-443f-4e0a-9b65-ff244c9c639f)

Ces textes traduits seront inclus dans le document généré, dans la langue du client spécifique.


# Climapulse

[Climapulse](https://climapulse.com/fr) est une plateforme en ligne pour la gestion des installations HVAC, qu'il s'agisse de refroidissement ou de chauffage. Si vous activez le lien Climapulse dans enFact, vous pouvez facilement convertir les bons de travail créés dans Climapulse en facture enFact.&#x20;

## Activer le lien Climapulse&#x20;

1. Allez sur votre adresse e-mail en haut à droite et cliquez sur 'Applications et connexions'.&#x20;
2. Allez dans les applications et connexions liés aux 'Paramètres avancés'.&#x20;
3. A côté de 'Climapulse', cliquez sur le bouton vert 'Activer'.

## Configuration du lien Climapulse&#x20;

Pour utiliser le lien Climapulse, vous devez vous connecter à votre propre compte Climapulse. Dans ce compte, vous trouverez une clé API à entrer dans votre environnement enFact.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fo0iAVhpCTkVz33bPEJRN%2Fimage.png?alt=media&amp;token=db76c903-2b30-4808-a546-71555ca23b01" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Récupérer les paramètres dans Climapulse&#x20;

* Connectez à Climapulse&#x20;
* Passez dans 'Profil' en haut à droite et cliquez sur 'Détails de connexion'.&#x20;
* Activez l'accès à l'API, comme indiqué dans l'écran ci-dessous : &#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FRfhoWUj9MugjcVi1zCu1%2Fimage.png?alt=media&amp;token=10a8af19-b583-40d5-ad13-c3b701ce0c9e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Cliquez sur "Enregistrer".&#x20;
* Allez maintenant dans "Vue d'ensemble" de votre profil et copiez la clé API visible, ou cliquez sur le bouton "Nouvelle clé".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FDbTZXhTqhZE9H9F42TDh%2Faanmeldgegevens%20CP.jpg?alt=media&amp;token=352a1f13-9c7b-4e80-808d-7b62b95406a5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Collez cette clé dans le champ prévu à cet effet dans enFact et cliquez sur "Connecter".

## Synchronisation des données&#x20;

Lorsque le lien est actif, Climapulse transfère les informations d'un bon de travail vers enFact et les convertit en facture. Bien que les prix ne soient pas visibles sur le bon de travail dans Climapulse, ils sont affichés sur la facture.&#x20;

Vous pouvez fixer des prix dans enFact pour trois éléments :&#x20;

* les produits&#x20;
* les utilisateurs&#x20;
* les paramètres de l'entreprise&#x20;

Ceux-ci peuvent facilement être synchronisés avec Climapulse.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FisBz1RSNSMMbK7hFD0H6%2Fimage.png?alt=media&amp;token=d4c42026-d7ac-45d3-b0f2-1ac4284d503b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Synchronisation des produits&#x20;

Dans Climapulse, vous disposez d'un "inventaire" de produits. Cependant, ces produits n'ont pas de prix. Si vous importez une liste de produits (par exemple d'un fournisseur) dans enFact, vous devez assigner un prix à ces produits. Quand cette liste de produits est créée, vous pouvez la transmettre à l'inventaire dans Climapulse par le bouton vert 'Synchroniser vos produits'.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FpPNbqzUiYNNZOp52onoK%2Fimage.png?alt=media&amp;token=6e06a4d3-1f97-490b-a630-7194cd13d14a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Désormais, lorsque vous listerez des produits de votre inventaire Climapulse sur des bons de travail, le prix correspondant sera transféré sur la facture enFact.

{% hint style="info" %}
Veuillez noter que cette synchronisation fonctionne dans une seule direction, d'enFact vers Climapulse. Il n'est pas possible de transmettre des informations sur les produits dans enFact à partir de Climapulse Inventory. \
Il y a une limite de synchronisation de **2.500 produits par compte**.
{% endhint %}

### Ajout des paramètres des utilisateurs&#x20;

Climapulse vous offre la possibilité d'ajouter des utilisateurs qui peuvent créer des bons de travail. Cependant, aucun champ n'est prévu pour passer des taux horaires. Pour facturer les heures travaillées pour un utilisateur, il faut définir et entrer des tarifs.

Ce paramétrage du prix se fait uniquement dans enFact et n'est pas synchronisé avec Climapulse.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FqyYISS15qXDEAyJe9tQm%2Fimage.png?alt=media&amp;token=7318ff54-33ea-450f-8e63-193570efb8d0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Pour chaque utilisateur enFact, vous pouvez introduire un coût par heure et un taux horaire facturable (cliquez sur le bouton jaune 'Modifier'). Lorsqu'une facture est créée à partir d'un bon de travail, enFact reprend le taux horaire facturable pour l'utilisateur concerné.

{% hint style="success" %}
Si les utilisateurs listés dans Climapulse ne sont PAS dans la liste des utilisateurs dans enFact, vous devez les créer en tant qu'utilisateurs dans enFact afin de les attribuer un taux horaire. [Lisez ici comment ajouter un utilisateur dans enFact](/parametres/utilisateurs). Les utilisateurs des deux applications sont alors reconnus sur la base de leur nom complet ou de leur adresse électronique.
{% endhint %}

### Ajout des paramètres de l'entreprise&#x20;

Dans cette dernière section, vous pouvez définir les indemnités kilométriques pour votre entreprise. Cliquez sur le bouton jaune "Modifier" pour saisir le montant.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fdj766OvCAnBdBJnx1lzi%2Fimage.png?alt=media&amp;token=60a9f245-9f6f-432f-a9a1-d3a0b1ef6c40" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans Climapulse, vous pouvez introduire le nombre de kilomètres sur un ordre de travail. enFact utilise cette distance et l'indemnité kilométrique pour calculer le montant de la facture.

## Création d'une facture&#x20;

Pour convertir le bon de travail de Climapulse en facture dans enFact, passez vers le bouton avec trois points en haut à droite du bon de travail. Vous verrez l'option 'Créer une facture'. Si vous cliquez sur cette ligne, les données seront transmises à enFact et une facture sera préparée.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FsUvC4fZiDE3teZkYYBIT%2Fimage.png?alt=media&amp;token=77945b0e-6659-49a1-8984-d5a12e167ac8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Ceci vérifie les données des clients de Climapulse par rapport à la base de données des clients dans enFact.&#x20;

* Ce client existe-t-il aussi dans enFact ? La facture est automatiquement liée à un enregistrement client existant dans enFact.&#x20;
* Ce client n'existe pas encore dans enFact ? enFact va créér automatiquement une nouvelle fiche client basée sur l’information du bon de travail.&#x20;

La facture peut être envoyée au client par e-mail à partir d'enFact.&#x20;

### Afficher les champs de notes sur la facture&#x20;

Dans Climapulse, deux champs sont prévus pour les notes :&#x20;

* **Mémos** -> ce champ sera inclus dans la facture. Les entrées dans ce champ seront **visibles sur la facture** et pour le client.&#x20;
* Notes internes (privé) -> ce champ ne sera pas inclus dans la facture. Les entrées dans ce champ ne seront donc pas visibles sur la facture et peuvent et servent pour informations internes.

### Annexes

Depuis Climpapulse, enFact récupère aussi les pièces jointes qui peuvent être envoyées avec la facture vers le client. Les documents suivants sont transmis à enFact sous forme de pièces jointes :

* le bon de travail (en PDF)
* les certificats éventuels (en PDF) &#x20;

Vous trouverez ces pièces jointes dans l'onglet 'Annexes' de la facture créée.


# Comptes du grand livre général

enFact permet de définir des comptes grand livre pour vos produits ou de les affecter à des factures d'achat ou de vente. Les documents pertinents sont alors immédiatement affectés au bon compte du grand livre général lorsqu'ils sont envoyés aux paquets comptables. Le compte grand livre est un terme comptable désignant un compte qui couvre une liste de postes de recettes et de dépenses similaires. En l'utilisant, vous facilitez le travail de votre comptable.&#x20;

{% hint style="info" %}
Attention : pas tous les logiciels de comptabilité peuvent traiter ces données. Parlez-en à l'avance avec votre comptable.
{% endhint %}

## Activer les comptes grand livre&#x20;

L'utilisation des comptes grand livre est une application d'enFact. Pour l'activer et l'utiliser immédiatement, procédez comme suit :&#x20;

1. Allez à votre adresse e-mail en haut à droite d'enFact&#x20;
2. Cliquez sur cette adresse et choisissez « Applications et connexions» dans le menu&#x20;
3. Positionnez le curseur sur « Applications et connexions concernant la comptabilité ».&#x20;
4. Cliquez sur le bouton vert « Activer » de l'application « Comptes grand livre »

## Ajouter des comptes grand livre

### Option 1 : sélection à partir d'une liste importée

Vous pouvez télécharger une liste de numéros de comptes grand livre et leurs descriptions dans enFact. Un tel fichier peut être fourni par le comptable.

* Cliquez sur votre adresse e-mail dans le coin supérieur droit d'enFact
* Choisissez 'Paramètres de l'entreprise'
* Allez à 'Importer des données' et cliquez sur le bouton vert 'Importer des données' dans le coin supérieur droit.
* Sélectionnez « Comptes du grand livre général » comme type d'importation. Vous pouvez télécharger cette liste au format .csv.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FxpKScXq13g3Z9smkVajl%2Fimage.png?alt=media&amp;token=2643c265-b4a8-442a-a05d-9226fc7d37a2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Associez ensuite le code (numéro de compte du grand livre) et sa description et cliquez sur « Suivant ».

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FvezXmqQD5yTHzJSlBMRD%2FScreenshot%202026-04-22%20115123.png?alt=media&amp;token=386ca1fb-5d5a-4e86-9dfa-e658aaadee4f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous pouvez consulter les données facturées via les “Applications et connexions":

* Dans le coin supérieur droit d'enFact, cliquez sur votre adresse e-mail et allez sur « Applications & connexions »
* Allez dans l'onglet « Comptabilité »
* Cliquez sur le bouton jaune « Configurer » de l'app « Comptes grand livre »

La vue d'ensemble des comptes de grand livre débités s'affiche. Le bouton vert « + Ajouter un compte du grand livre général » vous permet d'ajouter manuellement un autre code.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FqzzRyJOyS7iPsKX2LXL6%2Fimage.png?alt=media&amp;token=cf6ab846-e249-4bf8-af83-bc790687c3e4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Option 2: attribution manuelle à un groupe de produits

Lorsque vous créez un groupe de produits dans enFact, vous pouvez lui attribuer un compte grand livre. Les produits que vous créez ensuite dans ce groupe reprendront automatiquement le numéro du compte grand livre du groupe.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FJsKbDbqCiAti4zlfYq32%2Fimage.png?alt=media&amp;token=d300eccd-84bf-44a4-877b-cbf1f151e2d1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
Attention : si vous ajoutez un compte grand livre à un groupe de produits qui contient déjà des produits, les produits existants ne reprendront PAS automatiquement le numéro du compte grand livre.
{% endhint %}

### Option 3: saisie manuelle dans la fiche de produit

Vous pouvez saisir les numéros de compte grand livre au niveau du produit, dans la fiche produit. Après avoir activé l'application, vous verrez apparaître deux champs supplémentaires en bas de la fiche produit :

* compte grand livre des ventes&#x20;
* compte grand livre d'achat

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FbsWrAlT1XUqlM5PM3Iob%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2012.24.48.png?alt=media\&token=7edc6b74-9e60-40cd-a1f6-5a36fab7ac76)

Il s'agit de deux champs de texte libre dans lesquels vous pouvez saisir les numéros de compte grand livre concernés ou les sélectionner sur la base des premiers caractères de la description, par exemple (si une liste de numéros du compte grand livre a été importée, vous pouvez faire une sélection à partir de celle-ci). En fonction de la nature de votre produit, vous saisissez le compte approprié.

### Option 4: mise à jour en masse des produits existants

Si vous activez les comptes grand livre seulement après avoir déjà importé un grand nombre de produits dans enFact, vous pouvez exporter vos produits existants sous forme de fichier CSV.  Ajoutez ensuite les numéros de compte grand livre dans le fichier d'exportation, puis importez-les à nouveau dans enFact. Cela vous évite de devoir saisir manuellement.&#x20;

Consultez ici comment mettre à jour vos produits existants via un export/import :

{% content-ref url="/pages/-MjUatfDuxuxJ52To5Zl" %}
[Comment mettre à jour ma liste de produits (p.e. en cas de changement de prix) ?](/mdb/produits/comment-mettre-a-jour-ma-liste-de-produits-p.e.-en-cas-de-changement-de-prix)
{% endcontent-ref %}

### Option 5: associer des comptes grand livre aux fournisseurs

Il est possible d'attribuer un numéro de compte grand livre pour les achats dans la fiche fournisseur.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FeX1S2Uqw5joqRoL8xhgn%2Fimage.png?alt=media&amp;token=417ee640-de86-462b-b0f6-63c78f93885c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Lorsque vous traitez un achat de ce fournisseur et que celui-ci est correctement associé, le numéro de compte grand livre sera automatiquement associé au document d'achat (voir plus loin).

## Utiliser les comptes grand livre pour vos factures de vente&#x20;

Si vous sélectionnez un produit existant lors de la création d'une facture de vente, et que vous lui avez associé un compte grand livre par le processus précédent, cette ligne de produits adoptera le même numéro de compte de grand livre.&#x20;

Vous pouvez également encoder manuellement un nouveau produit et lui attribuer un numéro de compte grand livre, ou en sélectionner un en saisissant les premiers caractères de la description (si une liste de comptes grand livre a été importée, vous pourrez la sélectionner). Le champ apparaît lorsque vous cliquez sur le bouton jaune « Plus » situé à gauche d’une ligne de produit :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fbkzt2ZQr6GlZGMuGWP5F%2FScherm%C2%ADafbeelding-2024-07-16-om-12.28.06.jpg?alt=media\&token=1876635b-eb3c-45eb-806b-7ac29785f057)

Ces numéros n'apparaissent pas sur la version imprimée de vos documents mais sont stockés en interne par enFact. Lors de l'exportation vers des programmes de comptabilité, ils seront envoyés dans le transfert des données. En fonction du programme de comptabilité (destinataire), ils peuvent ou non être traités plus loin dans le traitement financier.

## Utiliser les comptes grand livre pour vos factures d'achat&#x20;

Pour utiliser des numéros de compte grand livre sur vos factures d'achat, vous pouvez travailler à deux niveaux.

### Attribuer un numéro de compte grand livre à l'ensemble du document d'achat

Si vous avez [attribué un compte grand livre à un fournisseur](#option-5-associer-des-comptes-grand-livre-aux-fournisseurs) et que ce fournisseur a été associé à l'achat, le compte grand livre sera renseigné dans le champ « Compte grand livre » de la section « Informations d'achat » de votre facture d'achat, au-dessus des montants de la facture.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FVtGY9aCVUn47CcNVIjEh%2Fimage.png?alt=media&amp;token=ff901a82-2079-4163-baf5-411e801f7927" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Il est également possible d'introduire manuellement un numéro dans ce champ. Le numéro de compte grand livre récupéré ou introduit ici sera appliqué à toutes les lignes du document d'achat.

### Attribuer des numéros de compte grand livre au niveau des lignes

Si vous souhaitez, par exemple, attribuer un numéro de compte grand livre différent à chaque ligne d'achat, vous devez sélectionner le « mode d'entrée avancé » en haut à droite de la fenêtre de traitement. Ce bouton crée des lignes de produits supplémentaires sous l'aperçu du document d'achat, ce qui vous permet de répartir davantage le document. Les champs relatifs aux comptes grand livre y apparaîtront également.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FlK1ueK4d36ySvqYpuWe0%2Fimage.png?alt=media&amp;token=cdd05029-6ead-4f63-8e7b-c2527bbe042c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Lorsque vous traitez une facture d'achat et que vous introduisez un produit qui existe déjà dans votre base de données de produits et auquel un numéro de compte grand livre a été associé, celui-ci apparaîtra automatiquement sur la ligne de traitement. Vous pouvez également sélectionner un numéro en saisissant les premiers caractères de la description (si une liste de numéros de compte grand livre a été importée, vous pourrez effectuer une sélection dans cette liste).

Vous pouvez également introduire manuellement un nouveau produit et lui attribuer un numéro de compte grand livre.


# Confirmations de commande

## Activer les confirmations de commande

L'utilisation des confirmations de commande peut être activée à partir des "Applications et connexions".

1. Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et choisissez "Applications et connexions" dans le menu.&#x20;
2. Dans la liste des "Applications et connexions concernant les documents", allez à "Confirmations de commande".&#x20;

Vous pouvez activer cette extension et l'utiliser immédiatement après ; un type de document supplémentaire ('Confirmations de commande') apparaîtra dans le menu de gauche.&#x20;

La structure et la présentation d'une confirmation de commande sont similaires à celles d'une facture. Vous pouvez également ajouter une [référence de commande](/modules/reference-de-commande) sur une confirmation de commande.&#x20;

{% hint style="success" %}
Vous n'avez pas encore créé de facture ? Lisez d'abord la documentation sur la [création d'une facture - module de base](/mdb/factures) sur la manière de procéder.&#x20;
{% endhint %}

Exemple de bon de commande :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FNXy9dOn57diWGR5fXcE9%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2011.20.03.png?alt=media\&token=7912ea1f-3e7a-47a8-b193-1bc24504e07a)

## Confirmation de commande et gestion des stocks&#x20;

[enFact](https://www.enfact.be) fait la distinction entre le stock virtuel et le stock réel. Le **stock virtuel** est le compte de stock basé sur les **confirmations de commande**. Dans ce décompte, on prend en compte non seulement ce qui a déjà été facturé ou livré, mais aussi ce qui a déjà été commandé par les clients. Si les clients commandent plus que ce qui est actuellement en stock, vous le verrez immédiatement dans les avertissements de stock.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FjexyEHOSnYmSANbbJvKv%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2010.17.24.png?alt=media\&token=a8dcf631-8489-4039-b553-c8d537298110)

Dans l'exemple ci-dessus, le stock actuel était de 9 unités. Parmi celles-ci, 0 ont déjà été facturés. Stock actuel = 9 unités. Cependant, un bon de commande a également été créé pour 3 unités. Stock virtuel = stock actuel - 3 unités commandées = 6 unités. Si vous copiez ce bon de commande en une facture, les deux stocks seront à nouveau identiques.

{% hint style="success" %}
[En savoir plus](/modules/gestion-des-stocks) sur la gestion des stocks dans enFact.
{% endhint %}

## Convertir une confirmation de commande en un autre document&#x20;

Vous pouvez facilement copier un bon de commande dans un autre type de document :&#x20;

* vers une nouvelle confirmation de commande&#x20;
* vers un nouveau bon de livraison&#x20;
* vers un nouveau ticket de caisse&#x20;
* vers une nouvelle demande de paiement&#x20;
* vers une nouvelle facture&#x20;
* vers un nouveau bon de commande

Dans le résumé de votre confirmation de commande, cliquez sur le bouton vert "Copier vers" et choisissez parmi les actions énumérées.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FGR7IbdKnXWDsxjusCacU%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2011.34.16.png?alt=media\&token=457f33f1-3c39-49a7-9639-0755bb89776e)

Il est également possible de combiner plusieurs confirmations de commande en un seul document.

Dans la synthèse des confirmations de commande, vous pouvez sélectionner plusieurs bons et les regrouper en un seul document, tel que :

* Un nouveau bon de livraison
* Une nouvelle demande de paiement
* Un nouveau ticket de caisse
* Une nouvelle facture

Veuillez noter qu'une distinction est faite en fonction du client.

* Par exemple, si vous sélectionnez trois confirmations pour le même client, tous les biens et services énumérés seront regroupés sur une seule facture adressée à ce client.
* En revanche, si vous sélectionnez trois confirmations pour le client A et deux confirmations pour le client B, les biens et services livrés au client A seront regroupés sur une facture adressée au client A, et les biens et services livrés au client B seront regroupés sur une autre facture adressée au client B.

Cette opération se réalise via le bouton bleu « Actions » dans la vue d’ensemble des confirmations de commande :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FUu5dibbLDEVQ70k2noXS%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2011.36.47.png?alt=media\&token=91bfdc26-d448-4b2a-86b3-c3d697b3fa27)

### Paramètres de copie et de fusion&#x20;

Lorsque vous activez l'application 'Confirmations de commande', vous pouvez configurer l'apparence du document contenant les confirmations de commande fusionnés.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F7Fad0nRLFxmz3CpgHQ2g%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2011.39.40.png?alt=media\&token=9d59e21c-b4e6-4201-bc46-fec408d370b0)

Il y a trois choix possibles :&#x20;

* Ne pas insérer d'intertitres : toutes les lignes de produits des confirmations de commande combinées apparaissent les unes en dessous des autres sur le document final.
* Insérer de petits intertitres : toutes les lignes de produits apparaissent les unes en dessous des autres par confirmation de commande sur le document final.
* Insérer des sous-titres et des sous-totaux : le document final présente un aperçu des lignes de produits avec le sous-total par confirmation de commande.

{% hint style="info" %}
Attention ! Si vous utilisez un modèle qui n’est pas compatible avec ces configurations, un avertissement apparaîtra. Contactez <support@onfact.be> pour mettre à jour votre modèle.
{% endhint %}

## Signer la confirmation de commande&#x20;

Il est préférable de faire signer une confirmation de commande, surtout si un acompte a été reçu. N'oubliez pas votre signature en tant que gestionnaire !&#x20;

Il est possible d'imprimer simplement une confirmation de commande et de le faire signer, mais le client peut aussi le signer numériquement et/ou à distance.&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FNXy9dOn57diWGR5fXcE9%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2011.20.03.png?alt=media&amp;token=7912ea1f-3e7a-47a8-b193-1bc24504e07a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans le chapitre "Signature en ligne", vous trouverez toutes les informations concernant :&#x20;

* définir votre propre signature en tant que chef d'entreprise&#x20;
* la signature numérique d'un document&#x20;
* un courriel d'accompagnement avec la possibilité de signer numériquement un document&#x20;

{% hint style="success" %}
Lisez le chapitre ["Signature en ligne" ici](/af/signature-en-ligne).
{% endhint %}


# Courriels standard

Avec les courriels standard, vous pouvez créer des textes d'e-mails que vous envoyez régulièrement à vos clients ou fournisseurs. Ainsi, vous pouvez envoyer un e-mail standard en un seul clic, sans avoir à saisir le texte à chaque fois. Des exemples sont un courriel de remerciement après une commande ou un paiement d'un client, ou une demande d'état de compte chez votre fournisseur.

## Activer les courriels standard&#x20;

'Courriels standard' dans enFact est une application que vous devez activer pour pouvoir l'utiliser.&#x20;

1. Allez à votre adresse e-mail dans le coin supérieur droit et cliquez sur "Apps et connexions".
2. Dans l'aperçu de toutes les applications et connexions, activez "Courriels standard".

## Créer des courriels standard&#x20;

Une fois l'application activée, le bouton jaune "Configurer" apparaît. Cliquez ce bouton pour créer vos messages électroniques standard.&#x20;

{% hint style="success" %}
Avez-vous activé l'application pour les [clients en langue étrangère](/modules/clients-etrangers) ? Vous pourrez ensuite créer des messages électroniques dans les différentes langues activées.&#x20;
{% endhint %}

Pour créer un nouveau message électronique, cliquez sur le bouton vert "+ Courriel standard". Votre e-mail peut contenir un sujet et un texte.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F9oIwvoAN7jNRZXn3SpaN%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2010.22.34.png?alt=media\&token=50f501d9-2f9a-49cd-9185-650b9c5d537e)

Le texte du courriel peut être formaté par l'éditeur visuel. Vous pouvez également [utiliser des balises](/af/balises) dans le message électronique. Par exemple, si vous voulez envoyer un e-mail de remerciement après une commande, vous pouvez le construire comme suit : &#x20;

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FjQD6dYX8hMuMkMJTseID%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2010.25.35.png?alt=media\&token=79539ac0-f1ca-4900-b53e-77a80fcd763d)

## Envoi de courriels standard&#x20;

L'envoi d'un courriel standard se fait toujours à partir de la fiche du client ou de la fiche du fournisseur. Dans la fiche de données du client, vous trouverez un onglet sur le côté gauche appelé "Courriels standard". Le nombre entre parenthèses indique le nombre d'e-mails standard parmi lesquels vous pouvez choisir.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FZ7jyprNl0mL3t0cH4YnG%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2010.29.40.png?alt=media\&token=de9562f0-7e71-4284-b7e9-af3cbb0f06c3)

Si vous cliquez dessus, vous pouvez envoyer le message de votre choix. Dans la fenêtre d'e-mail actuelle, vous pouvez encore apporter des modifications avant l'envoi. Le courriel envoyé apparaît également en haut, derrière l'icône de l'enveloppe, dans vos e-mails envoyés.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F0sZIcv24erBKDaY5HtUe%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2010.29.55.png?alt=media\&token=cfc0e4c5-5ca0-41b6-833e-52d7b527b288)

{% hint style="success" %}
Si, par exemple, votre client est néerlandophone mais que vous n'avez pas créé vous-même un texte du courriel néerlandophone, aucun courriel standard n'apparaîtra pour ce client. Seuls les messages qui correspondent à la langue du client/fournisseur seront affichés.
{% endhint %}


# Date de livraison

Le champ "Date de livraison" vous permet de spécifier la date de livraison des marchandises en plus de la date de facturation lors de la création d'une facture.&#x20;

## Activer la date de livraison&#x20;

La possibilité d'afficher une date de livraison doit être activée via "Applications et connexions".&#x20;

1. Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et choisissez "Applications et connexions" dans le menu.&#x20;
2. Dans la liste "Toutes les applications et connexions", allez vers "Date de livraison" et cliquez sur le bouton vert 'Activer'.

## Utiliser la date de livraison&#x20;

Vous pouvez activer cette extension et l'utiliser immédiatement ; le champ apparaît au bas de la facture sous la date de facturation.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FYUvp4t5hcB6COelq49sP%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2014.36.30.png?alt=media\&token=9c6f2b6f-ae51-46b8-8d56-f9be57d171e7)

{% hint style="success" %}
Si vous copiez un bon de livraison sur une facture, la date du bon de livraison sera automatiquement adoptée comme "date de livraison" sur la facture.
{% endhint %}


# Demandes d'offre

Rassemblez toutes vos demandes d'offre de clients potentiels dans enFact, créez des prospects et suivez le processus de devis de la demande à l'acceptation.&#x20;

## Activer les demandes d'offre&#x20;

Pour gérer vos demandes d'offre dans enFact, vous devez d'abord activer cette extension.&#x20;

1. Allez à votre adresse e-mail en haut à droite et cliquez dessus pour ouvrir le menu.&#x20;
2. Allez vers "Applications et connexions".&#x20;
3. Dans les applications et connexions relatifs aux clients, choisissez "Demandes d'offre" ; cliquez sur le bouton vert "Activer".

{% hint style="info" %}
Les paramètres du bouton jaune "Configurer" qui apparaît maintenant seront décrits plus loin.
{% endhint %}

## Lancer les demandes d'offre dans enFact&#x20;

Dans le menu gauche d'enFact, une nouvelle section "Demandes d'offre" est apparue sous la section "Ventes". En haut de cette page, vous trouverez votre adresse électronique spécifique à laquelle vous pouvez transmettre les demandes d'offre (exemple : "<starcomm-279@proposals.enfact.be>").

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FSFJqtcKRxoZvkIAU9On2%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2010.37.50.png?alt=media&amp;token=a2568451-9f5f-4b88-9d7c-1a9d5949274e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Méthode 1 : transmission des demandes d'offre à enFact&#x20;

Les demandes d'offre que vous recevez dans votre propre boîte aux lettres (d'entreprise) peuvent simplement être transférées à cette adresse e-mail spécifique dans enFact. Elles apparaîtront alors dans la liste des demandes reçues :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FVmcOeiJo2fvHcf7R79yZ%2Fimage%202.png?alt=media&amp;token=0083d36f-a103-4ce0-adf8-5b1a9ec8ff70" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Méthode 2 : création de demandes d'offre à partir d'enFact

Il est également possible d'ajouter vous-même une demande d'offre depuis enFact, par exemple suite à une conversation téléphonique avec un client. Pour ce faire, cliquez sur le bouton vert en haut à droite "+ Ajouter une demande d'offre".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FYu1JZss0xb7ToXzR0Bam%2Fimage.png?alt=media&amp;token=29b2f0b7-3d95-4c53-8e87-073e2708eec6" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans le champ "Client", vous pouvez sélectionner un client existant ou ajouter un nouveau contact. Si votre contact n'est pas encore connu, entrez simplement le nom. Vous pouvez ensuite le convertir en client ou en prospect (voir ci-dessous).&#x20;

## Suivi de la demande d'offre

Une demande d'offre peut ressembler à ceci :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FxfhPbGV4pUShC3Yn4eHI%2Fimage.png?alt=media&amp;token=289c55fc-3ae0-4414-b92e-b04fa85ae286" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Sous le nom du demandeur, vous avez la possibilité&#x20;

* de créer un nouveau prospect : cela ouvre une fenêtre pop-up pour compléter les détails du contact. Cette fiche se retrouve dans votre liste de "Prospects" dans le menu gauche d'enFact (sous "Contacts").&#x20;
* de lier avec un client ou un prospect existant : à partir d'ici, vous pouvez créer un lien vers une fiche client ou prospect existante.

{% hint style="info" %}
Un "prospect" devient automatiquement un "client" dès qu'une facture lui est adressée.
{% endhint %}

Dans enFact, si vous avez [plusieurs utilisateurs](/parametres/utilisateurs) dans le compte, vous pouvez désigner l'utilisateur approprié sous "Vendeur".&#x20;

### Ajouter une note&#x20;

Le bouton jaune "Ajouter une note" situé sous les messages vous permet d'enregistrer une note interne. Cette note n'est pas transmise au client et n'est visible que dans l'interface enFact.&#x20;

### Répondre au message&#x20;

Vous pouvez répondre à une demande d'offre en cliquant le bouton vert "Répondre au message". Une fenêtre de courrier électronique s'ouvre avec un champ de texte libre. Dans cette fenêtre, vous pouvez également ajouter des pièces jointes.&#x20;

L'e-mail est envoyé au client/prospect et ajouté à la fenêtre de conversation :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FYG4ONajTvwzrm5riBb7y%2Fimage.png?alt=media&amp;token=9111d25b-a4c7-444b-b5df-fcae34109143" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Créer une offre

Vous pouvez créer une offre à partir de [l'aperçu des offres](/mdb/offres) ou directement à partir de la demande d'offfre : via le bouton vert en haut à droite "+ Créer une offre".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fw4IyY9iiaeXtthFkvgXU%2Fimage.png?alt=media&amp;token=dada59ac-be1a-4ea4-aa57-55e1f01d6558" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cette action ouvre une nouvelle offre. Les données du client/prospect sont automatiquement transférées et l'offre est liée à la fiche du client ou du prospect.

{% hint style="info" %}
Vous n'avez pas encore créé des offres dans enFact ? Alors lisez d'abord comment [créer une offre ici](/mdb/offres).
{% endhint %}

### Envoyer l'offre

Dans la fenêtre de résumé d'offre, un bouton jaune "Envoyer via la demande d'offre" apparaît en haut.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FqiiSlNgDtcnpKJFfeAxB%2Fimage.png?alt=media&amp;token=a0e7818b-8a5e-40f6-b98b-61ce2cb17419" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si vous sélectionnez ce mode d'envoi, l'offre sera envoyée à partir de la demande d'offre. Une fenêtre de courrier électronique s'ouvre, contenant un message standard.&#x20;

{% hint style="info" %}
Vous pouvez facilement personnaliser le texte de ce message électronique via la rubrique "[Textes standard des e-mails](/parametres/parametres-du-courriel/textes-de-courriel)".&#x20;
{% endhint %}

Après l'envoi, le texte de l'e-mail et l'offre apparaissent dans la fenêtre de conversation. Dans la chronologie, vous pouvez voir que l'offre a été créée et envoyée.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FFukuuF55eBrYKP4f6db1%2Fimage.png?alt=media&amp;token=c6601713-05fe-42b7-b855-4cdad88f93ed" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous pouvez également envoyer l'offre à partir de la section "Offres". Dans ce cas, vous pouvez utiliser vos propres paramètres d'e-mail et un modèle d'e-mail. Cependant, toute réponse du client/prospect n'apparaîtra pas automatiquement dans la fenêtre de conversation de la demande d'offre.

## Gestion des demandes d'offre

### Statut de la demande d'offre&#x20;

Dans l'écran de résumé de vos demandes, sept statuts différents peuvent apparaître concernant vos demandes de devis :&#x20;

* reçu&#x20;
* répondu
* offre créée&#x20;
* offre envoyée&#x20;
* offre acceptée&#x20;
* offre refusée&#x20;
* annulé

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FbTUch60E6aoGev8mM8O8%2Fimage%203.png?alt=media&amp;token=61331ac1-8c3c-4497-a0e3-edb3a78f96de" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Le bouton jaune "Filtres" vous permet de les filtrer, entre autres, par statut et par utilisateur assigné.

### Supprimer une demande d'offre

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FGY5P5Z4NyDLVhvDbuHHi%2Fimage.png?alt=media&amp;token=70d61f88-0f36-429b-8377-202d42194045" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

En cliquant le bouton bleu "Actions", près du chronologie de la demande d'offre, vous pouvez marquer une demande comme "annulée" (par exemple, il n'est plus souhaitable de créer une offre) ou la supprimer complètement.

## Paramètres avancés

enFact fournit quelques paramètres plus avancés avec ce module, concernant l'envoi d'e-mail et des réponses automatiques.

* Allez à votre adresse e-mail en haut à droite et cliquez dessus pour ouvrir le menu.&#x20;
* Allez vers "Applications et connexions".&#x20;
* Dans les applications et connexions relatifs aux clients, choisissez "Demandes d'offre" ; puis cliquez sur le bouton jaune "Configurer".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FCRyMJrOqU8Isc3kIZ33Y%2Fimage.png?alt=media&amp;token=a9e5c0f4-88d6-4808-9d27-8b28ed5ca035" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Configuration : envoi d' e-mail&#x20;

Si vous laissez ce paramètre sur "adresse enFact", les e-mails que vous envoyez à partir de demandes d'offre seront envoyés à partir de votre adresse e-mail spécifique de demande d'offre (par exemple, "<starcomm-279@proposals.enfact.be>"). Les e-mails envoyés et les réponses du client apparaîtront automatiquement dans la fenêtre de conversation dans enFact.&#x20;

Si vous choisissez d'envoyer ces e-mails via l'adresse e-mail définie dans vos paramètres de messagerie (par exemple, "<offres@starcomm.be>"), les réponses des clients à ces e-mails n'apparaîtront pas automatiquement dans la fenêtre de conversation d'enFact.

### Configuration : réponses automatiques&#x20;

Vous pouvez définir une réponse automatique à envoyer dès que vous recevez une nouvelle demande d'offre dans enFact. Vous pouvez créer vous-même le texte de ce message en cliquant sur le bouton jaune "Modifier les réponses automatiques".


# Demandes de paiement

Avez-vous aussi régulièrement des problèmes avec des clients en retard de paiement, voire des clients qui ne paient pas, et souhaitez-vous faire en sorte que les produits ou services destinés à ces clients puissent être payés relativement facilement à l'avance ? Alors, utilisez les demandes de paiement d'enFact pour permettre aux clients de payer avant d'établir la facture.

Contrairement à une facture, une demande de paiement n'est pas enregistrée dans la comptabilité, ce qui signifie que vous ne payez la TVA qu'une fois que le client a payé, après quoi vous émettez la facture.

{% hint style="warning" %}
Attention : si vous souhaitez prendre des mesures supplémentaires pour recouvrer une dette, il est préférable d'émettre une facture, car elle constitue une preuve formelle importante de la dette aux termes de la loi et donc pour le recouvrement.
{% endhint %}

## Activation des demandes de paiement&#x20;

Le type de document "Demandes de paiement" doit d'abord être activé dans enFact :&#x20;

1. Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et choisissez "Applications et connexions" dans le menu.&#x20;
2. Dans la liste des "Applications et connexions concernant les documents", allez à "Demandes de paiement".&#x20;

Quand vous avez activé cette extension, vous pouvez l'utiliser immédiatement. Dans le menu de gauche, une ligne avec le type de document "Demandes de paiement" apparaît.

## Création de demandes de paiement&#x20;

La création d'une demande de paiement suit le même schéma que la création d'une facture, d'une offre, etc. À partir de l'aperçu des demandes de paiement, vous créez facilement une nouvelle demande.

{% hint style="info" %}
Pas encore créé de facture ? Lisez d'abord le tutoriel '[Créer une facture](https://support.enfact.be/tutoriel-1/4.-creer-une-facture)'.
{% endhint %}

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F6VPQNAYxsyA6OXXbLl9Y%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2011.02.24.png?alt=media\&token=3aed6d01-feff-44f8-8dfb-34084ad04c4a)

## Utilisation comme facture proforma&#x20;

Une deuxième utilisation des demandes de paiement est la possibilité de les utiliser comme des factures pro forma. Le titre "demande de paiement" peut être modifié sur la version imprimée (= document PDF pour le client) en "facture pro forma". Cela se fait en modifiant le code interne du modèle. Envoyez un e-mail à <support@enfact.be> et nous nous en chargerons pour vous !

## Transformation en facture&#x20;

Une demande de paiement se transforme facilement en facture. Dans l'aperçu des demandes de paiement, vous pouvez sélectionner une demande. Le bouton bleu "Actions" vous permet de voir quelles sont les possibilités, l'action du bas est "Copier dans une nouvelle facture".

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FxsOniMRs7zqcokQZRLV3%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2011.05.46.png?alt=media\&token=c37fa02a-9ae3-4b04-beb0-42c0d2fef24b)

{% hint style="success" %}
Si le client a déjà payé la facture utilisant la demande de paiement, vous pouvez l'indiquer, par exemple, [dans la légende](/parametres/valeurs-par-defaut#legende-par-defaut-sur-les-documents) de la facture.
{% endhint %}


# Emballage consigné

L'utilisation des emballages consignés peut être activée à partir de la rubrique "Applications et connexions".&#x20;

1. Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et choisissez "Applications et connexions" dans le menu.&#x20;
2. Dans la liste des "Applications et connexions concernant les produits", cliquez sur "Emballage consigné".&#x20;

Vous pouvez activer cette extension et l'utiliser immédiatement.

## Utiliser l'emballage consigné

Si vous voulez ajouter un nouveau produit, une ligne supplémentaire "Valeur d'emballage consigné" apparaîtra (en bas) :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FlBksyIxcnxWVLToG8Ic1%2Fimage.png?alt=media\&token=f536cfa6-ca62-4c20-aaa9-d769969b8c95)

{% hint style="success" %}
Bien entendu, vous pouvez également ajouter la valeur de retour de l'emballage à vos produits existants, car ce champ apparaît dans chaque fiche produit. Vous ne voulez pas le faire manuellement ? Vérifiez alors quelles sont les possibilités de mise à jour des données produit avec [la fonction d'importation d'enFact](/parametres/importez-vos-donnees).
{% endhint %}

## Calcul des vides

Lorsque vous créez une facture pour un produit avec une valeur de retour pour l'emballage, vous pouvez compenser cette valeur pour les emballages retournés dans la facture. En bas de la rubrique "Document", il y a un champ "Emballage retourné". Si elle est remplie, un décompte est effectué avec la facture.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FtnXJOfsIbjfKi260IEPA%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2010.45.24.png?alt=media\&token=39bc7405-dc32-4f2b-9044-f1b7da5d2437)

Par exemple : vous vendez trois unités d'un produit dont la valeur d'emballage consigné est de 5,00 €. Le total des vidanges sera donc de 15,00 €. Lors de la création de la facture, vous indiquez la valeur des emballages retournés, pour une valeur de 5,00 €. Voici à quoi ressemblera la facture au final :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fa0i09IC5f88x2KHBJcbP%2Fimage.png?alt=media\&token=7df303cd-cc58-4d10-8f91-5ba9ecd8f104)


# Enregistrement du temps

⭐ PREMIUM

Gardez facilement la trace de vos heures de travail dans enFact et facturez-les. Le module 'Enregistrement du temps' peut être utilisé en combinaison avec les '[Ordres de travail](/modules/ordres-de-travail)' ou les '[Tâches](/modules/taches)', mais il peut également être utilisé indépendamment.

## Activer et configurer l'enregistrement du temps&#x20;

Pour utiliser l'enregistrement du temps dans enFact, vous devez d'abord activer cette application.

1. En haut à droite, allez à votre adresse e-mail et cliquez dessus pour ouvrir le menu.&#x20;
2. Allez dans 'Applications et connexions'.&#x20;
3. Sous les apps et connexions liés à 'Planification et exécution', sélectionnez 'Enregistrement du temps' ; cliquez sur le bouton vert 'Activer'.&#x20;
4. Lorsque le module est activé, le bouton jaune "Configurer" apparaît. Cliquez dessus pour pour définir des paramètres supplémentaires.&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FrxFarEPiOrrVhUFJ5OVy%2Fimage.png?alt=media&amp;token=f57c21f5-b535-4332-bc25-61edb4bec033" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Afficher des horaires spécifiques: activez cette option pour afficher sur vos documents les heures de début et de fin de vos enregistrements du temps.
* Afficher la note et le nom de l'utilisateur : activez cette option pour afficher le nom de l'utilisateur et une éventuelle note sur vos documents.
* Arrondi des temps : sélectionnez ici l'arrondi que vous souhaitez utiliser, par exemple par quart d'heure entamé, par demi-heure, par heure, ... ou pas d'arrondi.
* Utilisateurs : pour ajouter un nouvel utilisateur à votre registre du personnel, allez vers "Utilisateurs". Vous ne pouvez pas les créer directement à partir de cet écran. Vous pouvez "modifier" un utilisateur existant. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir un prix de coût par heure (= info interne) et un taux horaire facturable (= qui apparaît sur les factures) pour les heures prestées.&#x20;

## Utiliser l'enregistrement du temps

Dès qu'elle est activée, vous pouvez utiliser l'application. L'enregistrement du temps apparaît dans le menu de gauche d'enFact sous 'Planification & Exécution'. Vous pouvez également le trouver par l'icône de l'horloge dans le coin supérieur droit, près de votre adresse e-mail.

## Commencer un enregistrement du temps

Vous pouvez commencer les enregistrements de temps dans enFact à partir de différents endroits : depuis cette interface, via une tâche ou un ordre de travail. Quel que soit l'endroit où vous démarrez une saisie du temps, vous trouverez tous les enregistrements sous "Enregistrement du temps".&#x20;

A partir de l'onglet "Mes enregistrements du temps", vous pouvez immédiatement commencer un pointage par le bouton de création. Dans cet écran, vous ne verrez que vos propres enregistrements du temps en tant qu'utilisateur.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FIUbVkF8LEHToBvbiKi0B%2Fimage.png?alt=media&amp;token=c4e384c4-2653-448d-928e-b8975f6af7f4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Les enregistrements clôturés sont affichés en bas de page. Vous pouvez les modifier ou les relancer. Lors du redémarrage, un nouvel enregistrement est créé avec les mêmes paramètres (= l'enregistrement existant n'est pas remis à zéro). Si vous souhaitez supprimer un enregistrement, utilisez le bouton rouge "Supprimer".

### Création manuelle d'un enregistrement du temps

Vous pouvez également ajouter un enregistrement du temps manuellement à partir de cet écran. Lors de l'ajout d'un enregistrement manuel, vous n'utilisez pas le chronomètre mais vous commencez à saisir manuellement l'heure de début et l'heure de fin.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FUbuA7me84wk8T9Bi79RV%2Fimage.png?alt=media&amp;token=d5cd4cb4-113c-4bd8-bafb-82b2b4690c11" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous liez un enregistrement de temps à un client et à un projet (si le module "[Projets](/modules/projets)" est activé). La note est une description de l'enregistrement, qui, en fonction de vos paramètres, apparaîtra ou non sur vos documents.&#x20;

Si une saisie du temps est déjà en cours pour une autre tâche qui vous a été assignée, enFact émettra une alerte :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FrbCUHryGrRQoR6y2IFky%2Fimage.png?alt=media&amp;token=6f681c6c-d536-4bbe-92e2-ef67d387b90e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si vous cliquez sur le bouton vert "Démarrer l'enregistrement du temps pour cette tâche", un nouvel enregistrement sera lancé et l'enregistrement actuel sera arrêté.

## Facturer les enregistrements du temps

### Depuis l'aperçu des enregistrements du temps

Dans cet onglet, vous avez un aperçu de vos enregistrements du temps qui n'ont pas encore fait l'objet d'une facturation. Vous pouvez cocher un ou plusieurs enregistrements de temps à convertir en facture via le bouton bleu "Actions".

{% hint style="info" %}
La facturation d'enregistrements multiples créera une facture par client. Ainsi, si vous souhaitez créer trois enregistrements du temps pour le client A et un enregistrement du temps pour le client B, enFact créera deux factures (1 pour le client A contenant 3 enregistrements et 1 pour le client B contenant 1 enregistrement).
{% endhint %}

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FukLweyyxuahf3f77Dqft%2Fimage.png?alt=media&amp;token=e7557f1b-4c31-49c9-be2b-ea8c0bdb4e66" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si vous avez attribué l'enregistrement du temps à un projet particulier, cette facture sera également liée à ce projet. Vous pouvez le voir sur le côté droit sous "Informations sur le client".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FDxRFXdXAuC1OA5HGlPdO%2Fimage.png?alt=media&amp;token=c5ad0ff0-034f-46fc-b791-0d9e269d7b69" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si l'enregistrement du temps a été lancé à partir d'un ordre de travail, vous le verrez sous "Mes enregistrements des temps".&#x20;

S'il y a une croix à gauche de la ligne, vous pouvez la survoler avec la souris pour obtenir des informations supplémentaires. Possibilités :&#x20;

* 'Enregistrement du temps lié à l'ordre de travail. Facturation par l'ordre de travail'. Ces saisies de temps ne sont donc pas facturables à partir de cette vue d'ensemble, mais sont facturées sur la base de l'ordre de travail.
* 'Enregistrement du temps déjà facturé': vous ne pouvez pas facturer cet enregistrement deux fois.
* 'Aucun client lié à cet enregistrement' : vous ne pouvez facturer que si un client a été indiqué.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F9g3AJ6GQ0y23RffsPzFY%2Fimage.png?alt=media&amp;token=542019f3-fe5c-4f02-bf07-f16dc57dd43c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Depuis la facture de vente

Lorsque vous créez une facture à partir de l'aperçu des "Factures" dans le menu de gauche, sélectionnez d'abord le client en haut de la page.&#x20;

Si l'enregistrement du temps est activée, une section "Enregistrements du temps" apparaît dans l'interface de la facture.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FIVFaS270U3RbqqQMXC0c%2Fimage.png?alt=media&amp;token=9718f951-314f-4052-b9d0-d8b66bab2d32" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans la case située au-dessus des lignes de produits ou de services, apparaissent tous les enregistrements du temps non encore facturés (= facturables) liés à ce client. Vous pouvez les inclure dans une facture en les cochant.

## Contrôle de la facturation

L'onglet "Tous les enregistrements du temps" vous donne un aperçu de tous les enregistrements. Vous pouvez facilement vérifier si tous vos enregistrements du temps ont déjà été facturés. En fonction de vos droits d'utilisateur, vous pouvez voir uniquement vos enregistrements du temps ou ceux de tous les employés.&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FdCenaCPzDvqKf9yeFgvd%2Fimage.png?alt=media&amp;token=875ec6ae-be0d-46cc-b40f-e23beed128ed" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si un enregistrement de temps a déjà été facturé, le numéro de facture correspondant est indiqué dans la colonne "Facturé". Il n'est plus possible de modifier ou de supprimer un enregistrement de temps déjà facturé.

Vous pouvez également afficher tout [ordre de travail](/modules/ordres-de-travail) lié par le bouton 'Filtres' en haut à droite.


# Factures d'autofacturation

Recevez des factures d'autofacturation établies par vos clients au nom de votre entreprise. Les factures d'autofacturation concernent des ventes pour lesquelles vous ne créez pas la facture vous-même mais pour lesquelles votre client établit une facture en votre nom, qu’il s’adresse ensuite à lui-même.

## Envoyer des factures d'autofacturation

Pour envoyer un document d'autofacturation via Peppol depuis enFact, vous pouvez utiliser le module '**Bordereaux d’achat'**. Ce document peut être créé dans enFact, puis envoyé via Peppol. Découvrez ici tout le fonctionnement des bordereaux d’achat dans enFact :

{% embed url="<https://support.enfact.be/modules/bordereaux-dachat>" %}

## Recevoir des factures d'autofacturation

Vous pouvez également recevoir et traiter des documents d’auto-facturation via Peppol dans enFact, afin par exemple de les transmettre à votre comptable. Ces documents sont reçus dans votre boîte de réception d’auto-facturation.

### Boîte de réception d'autofacturation

Dès qu’un contact vous envoie un document d’autofacturation via Peppol, la boîte de réception d’auto-facturation sera automatiquement activée dans enFact. Vous la trouverez dans le menu de gauche, sous 'Autofacturation'.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FUk2y3C5B021AMKZbbfX4%2Fimage.png?alt=media&amp;token=05f3cb29-bbd4-40cf-a6bf-0a0c7dc5a353" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous n’avez pas encore reçu de document ? Dans ce cas, vous pouvez facilement activer la boîte de réception vous-même.

* Cliquez sur votre adresse e-mail en haut à droite dans enFact
* Allez dans 'Applications et connexions'
* Ensuite, ouvrez l’onglet 'Documents'
* Cliquez à côté de 'Recevoir des factures d’auto-facturation' sur le bouton vert 'Activer' pour faire apparaître le module dans le menu de gauche.

Dans cette boîte de réception, les documents envoyés via Peppol sont reçus ou vous pouvez aussi télécharger manuellement des documents d'autofacturation via la fenêtre de téléchargement située à gauche.

Vous pouvez consulter ces documents dans enFact (via l’icône PDF sur la ligne du document), les télécharger ou les « Traiter ». Ce traitement est comparable à celui des « Achats » dans enFact : le document reçu est lu via OCR et peut ensuite être « Traité ».

### Journal pour les documents d'auto-facturation rentrants

Lorsqu’un document d'auto-facturation est traité dans enFact, il est enregistré dans un journal de vente distinct. Depuis ce journal, vous pourrez également transmettre ces documents à votre comptable. Lors du premier traitement d’un document d'auto-facturation, vous pouvez définir le nom du journal choisi.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FxkZ0zIuMZgSqytVFndBj%2Fimage.png?alt=media&amp;token=9ea8b1ca-5f0d-49f0-9300-b6cd2a2aa167" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous pouvez aussi configurer/créer ce journal via « Applications et connexions », en cliquant sur le bouton jaune « Configurer ».

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FCe602IXi67BJUx3Yhx8Q%2Fimage.png?alt=media&amp;token=f44d689e-ce9d-4880-9e98-35644cba5ee1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Traiter des factures d'auto-facturation

Une fois la reconnaissance du document de self-billing terminée, vous pouvez l’enregistrer dans enFact via le bouton bleu « Traiter ».

Le traitement est similaire à celui d’un document d’achat. À droite, nous affichons un aperçu du document reçu ; à gauche, les informations relatives au fournisseur et au document sont lues.

Cliquez en dessous sur l’un des boutons pour sauvegarder la facture de self-billing dans enFact.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FEh6aGuOWKyQetquxjVfe%2Fimage.png?alt=media&amp;token=7dc510cc-a4fb-46c0-9476-35f8bdfce3a4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Une fois le document enregistré, vous arrivez dans la fenêtre de résumé. À cet endroit-ci, vous pouvez marquer la facture comme payée.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F3bcCCcz7UWScMMC8J2Af%2Fimage.png?alt=media&amp;token=f664fa1f-8e23-4be8-9a84-c7fa075d0adc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si votre compte bancaire est connecté à enFact et que votre client paie le document d'auto-facturation avec la communication correspondante, le paiement entrant sera automatiquement lié au document.\
Découvrez ici plus d’informations sur la connexion bancaire dans enFact :

{% embed url="<https://support.enfact.be/connexions/connexion-a-votre-banque>" %}

## Envoyer les factures d'auto-facturation à votre comptable

L’envoi des documents d'auto-facturation se fera de la même manière que l’envoi de vos documents d’achat. Cette connexion directe est actuellement en cours de développement.


# Garage

⭐ PREMIUM

Le module Garage est un module spécifique au secteur automobile. Il permet notamment de :

* Associer des clients à des véhicules
* Créer une fiche véhicule avec numéro de plaque, photo, etc.
* Récupérer automatiquement les données connues du véhicule via la base de données de la DIV (connexion payante : 0,30 € par recherche)
* Inscrire et désinscrire des véhicules dans un registre TVA sur base des codes définis
* Créer des bons de travail ou des tâches et les planifier dans un agenda
* Acheter facilement des véhicules via la création d’un bordereau d’achat
* Facturer la vente de véhicules de stock sous le régime d'imposition de la marge
* Transmettre les relevés kilométriques via la connexion [Car-Pass](/modules/garage/car-pass)

## Utiliser le module Garage

Dans le secteur automobile, certaines entreprises se concentrent uniquement sur l’achat et la vente de véhicules, d’autres uniquement sur l’entretien et les réparations, ou encore sur les deux. Le module Garage est donc composé de quatre éléments qui peuvent être activés en fonction de votre activité :

* L'application [Véhicules](/modules/garage/vehicules) : un aperçu des véhicules liés aux clients (entretien, réparation, etc.)
* L'application [Registre TVA](/modules/garage/registre-tva) : le registre TVA obligatoire qui reprend les mouvements de véhicules sur base de codes TVA standard
* L'application [Véhicules de stock](/modules/garage/vehicules-de-stock) : un aperçu des véhicules que vous avez en vente
* L'application [Car-Pass](/modules/garage/car-pass) : transmettez les relevés kilométriques de vos véhicules et les interventions à Car-Pass en un seul clic depuis enFact.

Il existe également plusieurs modules enFact qui complètent utilement le module Garage :

* [Offres](https://support.enfact.be/mdb/offres) : estimez les coûts des réparations éventuelles via un devis pouvant être signé en ligne.
* [Ordres de travail](https://support.enfact.be/modules/ordres-de-travail) : enregistrez les matériaux et les heures dans un bon de travail, lié au véhicule. Une fois les travaux effectués, vous pouvez facilement convertir le bon de travail en facture.
* [Bordereaux d’achat](https://support.enfact.be/modules/bordereaux-dachat) : achetez facilement des véhicules auprès de vendeurs particuliers.

## Activer les applications du module Garage

Pour pouvoir utiliser le module Garage dans enFact, vous devez d’abord activer les applications de ce module.

* Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail pour ouvrir le menu.
* Allez vers « Applications et connexions ».
* Dans la section des applications et connexions liées au garage, vous pouvez activer quatre applications. Cliquez sur le bouton vert « Activer » pour l’application ou les applications de votre choix.
* Certaines applications doivent encore être configurées : consultez la page dédiée à chaque application.

Une fois les applications activées, vous pouvez les utiliser. Le module Garage apparaît alors dans le menu de gauche d'enFact, sous « Garage ».


# Car-Pass

⭐ PREMIUM

Les entreprises de garage sont légalement tenues de transmettre le kilométrage actuel d’un véhicule à l’asbl [Car-Pass](https://www.car-pass.be/fr) lorsqu’elles effectuent des travaux sur celui-ci. Ce kilométrage est enregistré par numéro de châssis dans la base de données Car-Pass et repris sur le document Car-Pass.\
Grâce à l’intégration Car-Pass dans enFact, vous pouvez transmettre directement les kilométrages de vos véhicules, ainsi que la description des travaux effectués.

## Activer et configurer la connexion Car-Pass

Pour pouvoir utiliser cette connexion dans enFact, vous devez d’abord l’activer.

* Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail pour ouvrir le menu.
* Accédez à « Applications et connexions ».
* Dans les applications et connexions liées au module Garage, sélectionnez « Car-Pass » et cliquez sur le bouton vert « Activer ».
* Une fois le module activé, le bouton jaune « Configurer » apparaît.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FUWgpAtxKC5lk3Npax2zM%2Fimage.png?alt=media&amp;token=3e39907b-4d91-423b-a487-ff26a5a51b38" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

La configuration permet de lier votre compte enFact à votre compte Car-Pass.

* Numéro de TVA connu chez Car-Pass : le numéro de TVA également connu chez Car-Pass (= généralement votre propre numéro de TVA — celui-ci est récupéré depuis vos « Informations de l’entreprise »)
* Code Car-Pass : saisissez ici le code que vous recevez lors de votre inscription chez Car-Pass.
* Adresse e-mail Car-Pass : l’adresse e-mail utilisée lors de votre inscription chez Car-Pass (= généralement votre adresse e-mail professionnelle — celle-ci est récupérée depuis vos « Informations de l’entreprise »)
* Mot de passe Car-Pass : le mot de passe de votre compte Car-Pass.

Cliquez sur « Enregistrer » pour activer l’intégration.

## Transmettre les données à Car-Pass

Vous pouvez transmettre les **kilométrages et les interventions** à Car-Pass depuis différents endroits dans enFact. Pour ce faire, cliquez toujours sur le bouton jaune « Transmettre le kilométrage ».

{% hint style="danger" %}
La transmission des relevés kilométriques depuis onFact est toujours une **ACTION MANUELLE**. Elle ne s'effectue pas automatiquement en arrière-plan et doit être effectuée manuellement à chaque envoi.
{% endhint %}

### Depuis la fiche d'un véhicule

Depuis la fiche d'un véhicule (« [Véhicules](/modules/garage/vehicules) » et « [Véhicules de stock](/modules/garage/vehicules-de-stock) »), vous pouvez transmettre un kilométrage encodé.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FaZ4AcfQISC05E3yPsSoF%2Fimage.png?alt=media&amp;token=8a28d2b6-2fdd-4c5f-ade6-6c5f26c26f4d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Depuis le registre TVA

Si aucun kilométrage n’a encore été transmis pour le véhicule inscrit dans le [registre TVA](/modules/garage/registre-tva), cela est indiqué sur la ligne du véhicule par un bouton d’action jaune permettant d’envoyer le kilométrage à Car-Pass.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FBbknKh3K6iGCMmDwONql%2Fimage.png?alt=media&amp;token=703be957-bb80-49fc-bd31-b6b5e9a9fe0e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Aperçu des données à transmettre

Lorsque vous souhaitez transmettre des données, une fenêtre pop-up s’ouvre :

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FCtvSTVcb6dBCHDm2LQL4%2Fimage.png?alt=media&amp;token=87b497e7-5a63-4e96-941a-ea06df14ec16" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Le kilométrage provenant d’enFact est prérempli, tout comme le numéro de châssis du véhicule. Sélectionnez le type d’intervention et cochez, pour chaque élément, les actions que vous avez effectuées (par exemple : « Remplacer/monter → Pompe à eau »). En plus de transmettre le kilométrage, vous devez également envoyer une description des travaux effectués.

#### Demander un document Car-Pass

Si vous souhaitez transmettre un relevé kilométrique pour un véhicule de stock, il d'intervention à déclarer. Sélectionnez « **Demander un document Car-Pass** » dans le champ « **Type d'observation** ».

Lors de la transmission du relevé kilométrique, onFact **récupère l'historique du véhicule** auprès de Car-Pass. Ce document PDF présente la situation du véhicule au moment de la transmission à Car-Pass (voir l'exemple ci-dessous).

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FXCOdJL6C7EUZdEoX4GVv%2Fimage.png?alt=media&amp;token=27c8e869-5c46-4b8f-90a4-8c5d4fa51c75" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

L'historique Car-Pass du véhicule reste disponible dans votre compte onFact :

* via le [registre TVA](/modules/garage/registre-tva), dans la colonne « Car-Pass » ;
* via la [fiche du véhicule](/modules/garage/vehicules), dans l'onglet « Relevés kilométriques ».

Dans les deux cas, si la transmission a réussi, le libellé vert « Envoyé à Car-Pass » s'affiche. En cliquant sur ce libellé, vous pouvez consulter à nouveau, dans enFact, le rapport de l'historique du véhicule tel qu'il était au moment de la transmission à Car-Pass, s'il s'agit d'un véhicule de stock.

## Contrôle « Désinscription du véhicule »

Lors de la désinscription d’un véhicule du registre TVA, un contrôle est effectué afin de vérifier qu’au moins une transmission vers Car-Pass a été réalisée. Afin d’éviter tout oubli, enFact affiche une fenêtre pop-up pour vous rappeler d’effectuer l’envoi.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FLcq4NDdKHouxWmGYfUKC%2Fimage.png?alt=media&amp;token=5024efb1-f079-4486-8881-a559943b96c4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Registre TVA

⭐ PREMIUM

L’article 28 de l’arrêté royal n° 1 du 29.12.1992 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la TVA impose aux garagistes - et plus généralement - aux assujettis qui effectuent régulièrement certaines opérations concernant des véhicules automobiles, de tenir, par siège d’exploitation, un registre destiné à l’inscription de tous les véhicules qui entrent dans leur établissement en vue de subir une ou plusieurs de ces opérations.

Pour plus d’informations concernant les obligations liées à ce registre TVA, nous vous renvoyons au [site de la fédération sectorielle Traxio](https://www.traxio.be/fr/articles/tva-comment-tenir-ou-completer-le-registre-des-garages).

## Activer le registre TVA

Pour pouvoir utiliser le registre dans enFact, vous devez d’abord l’activer.

* Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail pour ouvrir le menu.
* Accédez à « Applications et connexions ».
* Dans les applications et connexions liées au module Garage, sélectionnez « Registre TVA » et cliquez sur le bouton vert « Activer ».
* Cette application apparaîtra ensuite dans le module « Garage » du menu de gauche.

## Mentions obligatoires dans le registre

### Liste des opérations et leur code TVA

Le code utilisé pour déterminer la nature de l’opération est exprimé par les chiffres de 1 à 4.

* &#x20;Code 1 : opérations d’entretien, de réparation, de transformation, d’installation — autres que celles entièrement effectuées sous garantie (visées par le code 2).
* Code 2 : opérations (livraisons de biens et prestations de services) entièrement effectuées dans le cadre d’une obligation de garantie.
* Code 3 : un bon de commande ou un devis est établi pour le véhicule.
* Code 4 : opérations liées à la vente de véhicules.

### Emplacements

Pour chaque opération, il est nécessaire d’indiquer à quel emplacement l’action a lieu. Concrètement, il peut s’agir de différents départements, garages, parkings, showrooms, entrepôts, ateliers ou autres lieux où les véhicules concernés sont entreposés. [La configuration de vos différents emplacements actifs se fait via l’application Véhicules.](/modules/garage/vehicules)

## Aperçu du registre TVA

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FgCC8qdU1t0VXLWvbfUEy%2Fimage.png?alt=media&amp;token=44cd42bd-902e-4b9d-9f58-5c37ec14476c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans enFact, les champs obligatoires du registre TVA sont affichés, y compris un champ « Documents ». Celui-ci reprend les documents liés à cette opération : par exemple un bon de travail créé, la facture finale, une offre, …

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F7ygjAPW5snFDkV57FF76%2Fimage.png?alt=media&amp;token=4164366a-67df-45fb-9c3c-8ae168d74958" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via le bouton bleu « Associer à un document », vous pouvez encore ajouter manuellement un document lié. S’il n’y a pas de document associé à l’opération, vous pouvez ajouter une note explicative dans ce champ.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F1iFGW4S9M75Yp8bx1kSa%2Fimage.png?alt=media&amp;token=c7a2b0f0-ba04-49e1-92d6-023408d27c5f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Une nouvelle inscription peut être ajoutée depuis cet aperçu, lors de la création d’un nouveau véhicule (via la fiche véhicule) ou lors de l’achat ou de la vente d’un véhicule.

Étant donné que le registre TVA ne peut pas être modifié, il n’est pas possible de supprimer des lignes encodées. En cas de modification de l’opération (code) introduite, l’opération originale restera visible, bien que barrée (par exemple : 1. Entretien & réparations est modifié en 2. Garantie & garantie). Exemple :

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FeyfEtxO2F2Xm8i6hOUgr%2Fimage.png?alt=media&amp;token=52cd8a64-688e-418f-ac01-b28127371748" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Exporter le registre TVA

Le registre TVA peut être exporté au format Excel ou PDF. Pour l'exporter, cliquez sur le bouton bleu « Exporter le registre TVA » et sélectionnez le format souhaité :

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FPQ7aFcZTResTlQSfj0v4%2Fimage.png?alt=media&amp;token=c24c324b-5948-4e6d-91dd-d3df9ec2c4e1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Véhicules

⭐ PREMIUM

Sous « Garage » > « Véhicules », vous trouverez un aperçu des véhicules liés à un client et qui passent dans votre garage pour un diagnostic, un entretien/réparation, un contrôle, etc.

## Activer et configurer Garage

Pour pouvoir utiliser cette application dans enFact, vous devez d’abord l’activer.

* Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail pour ouvrir le menu.
* Allez vers « Applications et connexions ».
* Dans la section des applications et connexions liées au module Garage, sélectionnez « Garage » et cliquez sur le bouton vert « Activer ».
* Cette application apparaît ensuite dans le module « Garage » dans le menu de gauche.

{% hint style="success" %}
Si vous activez ce module, enFact activera également automatiquement le « [Registre TVA](/modules/garage/registre-tva) » dans votre compte : vous pouvez y enregistrer les opérations obligatoires liées aux interventions sur les véhicules.
{% endhint %}

### Configurer le garage : emplacements

Une fois l’application activée, un bouton jaune « Configurer » apparaît. Celui-ci vous mène vers un aperçu de vos « Emplacements » : ceux-ci sont utilisés dans le registre TVA.&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F1fTatOvbviYqZw42r2eJ%2Fimage.png?alt=media&amp;token=06874253-6adf-4d1d-bfb7-9d7c03c69b5d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Pour chaque opération, vous devez indiquer dans le registre TVA à quel emplacement l’action a lieu. Concrètement, il peut s’agir de différents départements, garages, parkings, showrooms, entrepôts, ateliers ou autres lieux où les véhicules concernés sont entreposés.

L’adresse de l’entreprise, telle qu’encodée dans enFact, est déjà définie comme emplacement principal. Vous pouvez la modifier (par exemple en lui donnant un autre nom) ou la supprimer. Vous pouvez également ajouter un emplacement supplémentaire, par exemple un entrepôt où d’autres véhicules sont stockés.

## Créer un véhicule

Dans le menu de gauche d’enFact, allez dans le module « [Véhicules](/modules/garage/vehicules) ». Vous y trouverez un aperçu des véhicules liés à un client.&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FrQOCBgfabKJmJtVhxJb9%2Fimage.png?alt=media&amp;token=81c94c72-08fb-4b1b-b865-0be5343e40af" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cliquez sur le bouton vert en haut à droite pour créer un nouveau véhicule. Une fiche véhicule vierge s’ouvre.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F9VOcxEqWY6J9LStRomJS%2Fimage.png?alt=media&amp;token=13209298-a3c9-449f-ac13-b50a91cd9831" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Un véhicule doit obligatoirement être lié à un client. [Dans le champ « Client », vous pouvez sélectionner un client existant.](/mdb/untitled)

### Récupérer les données du véhicule via recherche du numéro de châssis

Si vous saisissez le numéro de châssis du véhicule dans le champ « Numéro de châssis », vous pouvez, via « Rechercher », récupérer les données du véhicule connues auprès de la Direction pour l'Immatriculation des Véhicules (DIV). Une telle recherche coûte 0,30 € et peut être payée via votre portefeuille dans enFact.&#x20;

* Si le numéro a déjà été recherché le même jour (par vous), aucun coût ne sera facturé.
* Si aucune donnée n’est disponible dans la base de données de la DIV pour ce numéro, un cout de 0,04 € sera facturé.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FBH8ITz8BIGAlQDpQu2u8%2Fimage.png?alt=media&amp;token=caee99e3-dcf7-4529-9587-924ca7eea6eb" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cette recherche peut également récupérer des informations plus détaillées, qui apparaîtront alors sous « Paramètres avancés ».

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FdmccC6VnDHpRGv6R49jd%2Fimage.png?alt=media&amp;token=783e8e0e-2959-4674-b1f2-cf98a5d40266" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Il est également possible de compléter les données du véhicule manuellement. Après l’enregistrement, la fiche du véhicule apparaîtra.

## Détail fiche du véhicule

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FSlPmP800gJ6QojKUoSkB%2Fimage.png?alt=media&amp;token=534702e3-2871-4ae3-bf48-9880071d620c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Les données saisies sont enregistrées dans la fiche du véhicule. À partir de celle-ci, plusieurs actions sont possibles.

### Ajouter une photo

Cliquez sur le cadre pour insérer une photo ou glissez la photo dans le cadre. Cette image est utilisée uniquement en interne et n’apparaît pas sur les documents.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F8IR2vr5H1qPO5YAJ4kKz%2Fimage.png?alt=media&amp;token=79903470-70df-4ea0-b19c-857b553f299d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Créer un document (offre, ordre de travail, …)

Via les onglets à gauche, vous pouvez, en fonction des types de documents activés dans le compte, créer directement par exemple [un ordre de travail](/modules/ordres-de-travail) ou [une facture](/mdb/factures) pour ce véhicule. Les informations du client ainsi que celles du véhicule sont déjà préremplies dans le document :

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F402T7NF4VCLg1ZhpW9u9%2Fimage.png?alt=media&amp;token=e3191bc1-5463-4e57-9fa4-3ebb0d8e6e8c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans cette fenêtre, il est possible d’ajouter ou de modifier des informations relatives au véhicule, et ainsi de mettre à jour la fiche du véhicule. C’est notamment le cas si vous encodez, par exemple, un nouveau kilométrage et que vous cochez ensuite « Modifier le véhicule » sur la gauche.

### Inscription au registre TVA

Via le bouton vert en haut de la fiche du véhicule, vous pouvez effectuer une inscription dans le registre TVA.

{% hint style="info" %}
Vous trouverez plus d’informations sur ce registre sur la page « [Registre TVA](/modules/garage/registre-tva) ».
{% endhint %}

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FDmrdfe5qZnVsZU1UNzXi%2Fimage.png?alt=media&amp;token=ccd8faec-98e4-4dad-9b6f-cfb2535189b6" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dès qu’un document est lié au véhicule (par exemple un ordre de travail, une facture, …), celui-ci sera également affiché dans le registre TVA sous « Documents liés ».

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FOcuqBFL5zKD8qcbSLi5m%2Fimage.png?alt=media&amp;token=71d696ff-8d00-4576-9a13-70833108a633" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Encoder le kilométrage

Le kilométrage d’un véhicule peut être complété via l’onglet « Kilométrage » sur la gauche de la fiche du véhicule. Dans cet onglet, cliquez en haut à droite sur le bouton vert « Ajouter ».

Toutes les saisies de kilométrage pour ce véhicule, par exemple lors de la clôture d’un bon de travail ou de l’encodage d’une facture, sont conservées dans cet onglet de la fiche du véhicule.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FIO8wKoT6AhuWwgM5PPJv%2Fimage.png?alt=media&amp;token=a2ea88f3-4da1-40cd-907d-0f3f97393b67" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
La transmission des kilométrages à Car-Pass se fait via l’intégration avec Car-Pass. [Consultez cette page pour savoir comment connecter votre compte Car-Pass à enFact](/modules/garage/car-pass). Ensuite, cliquez sur le bouton jaune « Envoyer vers Car-Pass » pour transmettre vos kilométrages..
{% endhint %}

## Version imprimée du document avec véhicule

Les données de base du véhicule, telles qu’elles sont reprises dans un ordre de travail, une offre, une facture, etc., apparaissent également sur la version imprimée du document. Exemple avec un modèle classique sans mise en page :

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FoahCQyyDp2onGK0TmVv3%2Fimage.png?alt=media&amp;token=27f9ecd0-8eee-4fe0-a9e6-4bae04af4e85" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Vendre le véhicule (conversion en véhicule d'occasion)

Via cet onglet, vous pouvez acheter un véhicule et le convertir en véhicule d'occasion pour votre liste de vente.&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FVQweyQYbPOX93iFgb37l%2Fimage.png?alt=media&amp;token=50673d14-0891-4823-ba52-ca6c8cba51eb" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si vous avez activé le module « [Bordereaux d’achat](/modules/bordereaux-dachat) », vous pouvez aussi créer directement un bordereau d’achat pour ce véhicule depuis la fiche du véhicule, dans l'onglet « [Véhicules de stock ](/modules/garage/vehicules-de-stock)». Dans ce cas, un bordereau d’achat s’ouvre avec les données du véhicule déjà préremplies. Vous pouvez encore le compléter manuellement.

Depuis la fiche véhicule, via le bouton vert « [Inscrire dans le registre TVA](/modules/garage/registre-tva) », vous pouvez aussi effectuer cette inscription.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fht7ctBJv2FgN0xOKYkIf%2Fimage.png?alt=media&amp;token=ee8d7ff9-2cff-4650-b3f4-b747c1dee9e0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Véhicules de stock

⭐ PREMIUM

Dans cet aperçu, sont listés les véhicules non liés à un client et destinés à la vente.

## Activer les véhicules de stock

Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité dans enFact, vous devez d’abord l’activer.

* Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail pour ouvrir le menu.
* Accédez à « Applications et connexions ».
* Dans les applications et connexions liées au module Garage, sélectionnez « Véhicules de stock » et cliquez sur le bouton vert « Activer ».
* Cette application apparaîtra ensuite dans le module « Garage » dans le menu de gauche.

{% hint style="success" %}
Si vous activez ce module, enFact activera également automatiquement :

* « [Bordereaux d’achat ](/modules/bordereaux-dachat)» dans votre compte : via un bordereau d’achat, vous pouvez facilement acheter un véhicule.
* « [Registre TVA ](/modules/garage/registre-tva)» dans votre compte : vous pouvez y consigner les opérations obligatoires liées à la vente.
  {% endhint %}

## Ajouter un véhicule d’occasion

### Ajout manuel

La création d’un véhicule de stock se fait de la même manière qu’un véhicule classique. Via le bouton « Rechercher », vous pouvez récupérer les données d’identification du véhicule (service payant).

{% hint style="info" %}
[Lisez ici](/modules/garage/vehicules#recuperer-les-donnees-du-vehicule-via-recherche-du-numero-de-chassis) plus d’informations sur la recherche via le numéro de châssis.
{% endhint %}

Lors de l’ajout, l’encodage d’un prix de vente est obligatoire. Via le champ « exception de TVA », vous pouvez indiquer si ce véhicule sera vendu sous le régime de marge ou avec TVA.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FnB601sYFpFLDkQRPv1Yc%2Fimage.png?alt=media&amp;token=9e920aa8-b2a3-422b-94c9-c6331f9edeca" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Après l’ajout, vous arrivez dans la fiche véhicule de base. À partir de celle-ci, vous pouvez notamment :

* inscrire le véhicule dans le [registre TVA](/modules/garage/registre-tva) afin d’indiquer qu’il est mis en vente
* vendre le véhicule via le bouton vert en haut à droite

{% hint style="success" %}
[Lisez ici](/modules/garage/vehicules) plus d’informations sur toutes les possibilités offertes dans une fiche véhicule.
{% endhint %}

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FkK3BASgfS4QDTbO59mEs%2Fimage.png?alt=media&amp;token=8a642021-0525-4553-bdff-1619a3164b27" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Convertir un véhicule existant en véhicule de stock

Depuis la fiche d'un véhicule, vous pouvez accéder à l’onglet « Véhicule de stock ». Via le bouton vert « Convertir en véhicule de stock », le véhicule est dissocié de son client actuel et peut être acheté, par exemple en créant un « Bordereau d’achat » depuis la fiche véhicule. Après l’achat, ce véhicule devient un « véhicule de stock » dans enFact.

## Acheter un véhicule de stock

Pour acheter un véhicule de stock, vous pouvez recevoir et traiter la facture d'achat dans enFact.

{% hint style="success" %}
[En savoir plus sur le traitement des achats](/modules/achats) dans enFact.
{% endhint %}

Si le vendeur du véhicule est un particulier, vous pouvez créer un bordereau d'achat. Celui-ci peut également être signé électroniquement. Lors de la création du bordereau d'achat, vous pouvez enregistrer immédiatement les informations du véhicule en cliquant sur « Enregistrer comme nouveau véhicule ».

{% hint style="success" %}
[En savoir plus sur les bordereaux d'achat ](/modules/bordereaux-dachat)dans enFact.
{% endhint %}

## Vendre un véhicule de stock

Pour vendre un véhicule de stock, vous pouvez cliquer sur « Vendre » au niveau du véhicule. enFact ouvre alors une fenêtre de création de facture.

### Régime de la marge

Si, lors de l’encodage du véhicule, vous avez indiqué qu’il a été acheté sous le régime de la marge, la mention « Régime de la marge » sera déjà proposée dans le champ « Exception TVA » de la section « Informations client ».

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FZqYCkxDouBnZQ07sMvuM%2Fimage.png?alt=media&amp;token=f76e6185-8a96-44ab-bafd-877aef167807" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si la vente est réalisée sous le régime de la marge, vous pouvez, au niveau des lignes de produits, cliquer à gauche sur le bouton jaune « Plus ». Cela fera apparaître le champ « Prix d’achat » du véhicule. La TVA de 21 % sur la marge est alors calculée sur la différence entre le prix d’achat encodé et le prix de vente. Ce montant est affiché en bas de l’interface.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FottX5HN5gAHhAtW9t6HC%2Fimage.png?alt=media&amp;token=9b2119f1-31bf-41ff-96c8-c773657e5385" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Véhicule soumis à la TVA

Si la vente concerne un véhicule soumis à la TVA, vous pouvez sélectionner « Taux standard » dans le champ « Exception TVA ». De cette manière, le véhicule sera vendu avec une TVA de 21 %, sans tenir compte d’un régime particulier de la marge.


# Gestion des stocks

La gestion des stocks par enFact vous permet d'avoir un aperçu immédiat de votre stock actuel.&#x20;

## Activation de la gestion des stocks&#x20;

La gestion des stocks est une extension que vous devez d'abord activer.&#x20;

1. Pour ce faire, accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et sélectionnez "Applications et connexions".&#x20;
2. Sélectionnez "Gestion des stocks" parmi les applications et les liens relatifs aux produits, puis cliquez sur le bouton vert "Activer".

Vous pouvez choisir l'option "Configurer" :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FsNv2vG4LyGG5h0J9WbMz%2Fimage.png?alt=media&amp;token=8703978a-7bdd-4a8f-9ef4-44f373f583a0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Calcul du stock en fonction des **factures** : le compteur de stock est mis à jour dès qu'un produit est inclus dans une facture.
* Calcul du stock sur la base des **factures et des tickets de caisse** : le compteur de stock est mis à jour dès qu'un produit est répertorié sur une facture ou sur un bon de caisse/reçu.
* Calcul du stock sur la base des **bons de livraison** **et les ordres de travail** : le compteur de stock est mis à jour dès qu'un produit est placé sur un bon de livraison ou sur un ordre de travail.

{% hint style="info" %}
*"Qu'en est-il des produits figurant sur les confirmations de commande ?"* enFact peut en tenir compte dans la fonction de gestion du stock virtuel, voir ci-dessous.
{% endhint %}

## Activer la gestion des stocks par produit&#x20;

Vous devez activer la gestion des stocks par produit, ce qui peut être fait pour les produits existants ainsi que pour les nouveaux produits que vous ajoutez.

### Produit existant&#x20;

Vous pouvez utiliser la gestion des stocks pour un produit existant dans la fiche détaillée du produit.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FsqQB2thBafDo3SIVHvDn%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2010.50.23.png?alt=media\&token=6444cf72-ce27-4394-a2c4-078c7a9995cd)

Sous la rubrique "Contrôle des stocks", cliquez sur le bouton vert "Activer le contrôle des stocks pour ce produit". Désormais, enFact consultera immédiatement vos factures, bons de livraison ou reçus (selon l'option que vous avez choisie dans "Activer la gestion des stocks") pour voir combien d'articles vous avez déjà vendus.

Dans l'exemple ci-dessous, 1 article a déjà été vendu. Comme aucun stock n'a jamais été ajouté, le niveau de stock est "-1".

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FO9yM2BcrbBzXpjjJvfeB%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2010.51.29.png?alt=media\&token=e9ba2fa4-fb2c-4331-8d51-3b85ac70c58b)

Vous pouvez mettre à jour le stock actuel de ce produit.&#x20;

1. Pour ce faire, cliquez sur le bouton vert "Ajouter un changement des stocks".&#x20;
2. Dans le champ "Correction", vous enregistrez la valeur actuelle du stock, par exemple "10".&#x20;
3. Dans le champ "Raison du changement de stock", vous pouvez inclure une note explicative, si nécessaire.

En ajoutant cette nouvelle valeur, le résultat de l'action précédente sera ajusté. Un stock de 9 articles sera affiché: la mutation du stock (10) moins les articles déjà vendus (1).

{% hint style="success" %}
Vous pouvez corriger le stock de manière négative, par exemple, si un produit est endommagé ou cassé, vous pouvez effectuer la correction "-1" pour supprimer cet article de votre stock.
{% endhint %}

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fia7ZqEKUL3kAfdVBhMSg%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2010.52.25.png?alt=media\&token=389d05bd-9662-4b19-ada8-c9852d894e39)

### Nouveau produit&#x20;

Si vous avez activé la gestion des stocks, des champs supplémentaires liés à cette fonction apparaîtront lors de la création d'un nouveau produit :&#x20;

* Suivi des stocks : choix de suivre le stock pour ce produit, ou non
* Niveau d'alerte des stocks : dans ce champ vous indiquez à partir de quelle quantité un avertissement de stock doit apparaître. Si vous saisissez, par exemple, le nombre '5', un avertissement de stock sera affiché dès que le stock ne contiendra plus que 5 pièces de ce produit.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-MkCUR9ubf46r2mO3F-N%2F-MkCWFtrvf98AHjgR5Fq%2Fimage.png?alt=media\&token=66cd7cba-7328-4e1d-8bef-833e7351407e)

### **Mettre à jour les valeurs de stock via les Achats**

Vous pouvez mettre à jour votre stock à partir du traitement de vos factures d'achat. Pour cela, activez dans votre fenêtre d'achat le mode « [Saisie avancée](/modules/achats#traiter-les-achats) » en haut à droite. Ce bouton crée sous l'exemple du document d'achat des lignes de produits supplémentaires, où vous pouvez détailler davantage le document d'achat.

Dans ces lignes, vous pouvez saisir les produits, leur quantité et leur prix tels qu'indiqués sur la facture. Si ces produits existent déjà dans votre liste de produits actuelle, vous pouvez les lier à leur fiche produit. Dès que le message « ... est lié à la fiche produit XYZ » apparaît sous le produit, votre chiffre de stock sera mis à jour avec les quantités que vous avez saisies dans « quantité ». Si vous indiquez ici l'achat de 10 unités du produit A, le stock du produit A augmentera également de 10 unités.

Via le bouton bleu à gauche de la ligne de produit, vous pouvez également ajouter immédiatement un [nouveau produit](/mdb/produits#ajouter-un-produit-a-partir-dun-document) à votre liste de produits et enregistrer les bonnes valeurs de stock en même temps.

### **Mettre à jour les valeurs de stock via l'importation**

Lors de l'[importation de produits](/parametres/importez-vos-donnees#produits), vous pouvez inclure une colonne avec les valeurs de stock actuelles dans votre fichier d'importation. De cette manière, vous pouvez charger immédiatement les valeurs de stock actuelles de vos produits en une seule fois dans onFact.

## Stock virtuel / réel&#x20;

[enFact](https://www.enfact.be) fait la distinction entre le stock virtuel et le stock réel.

Le **stock réel** est le compte de stock basé sur votre choix lors de l'activation et de la configuration. Notre application fait le calcul du stock basé sur **les factures, les tickets de caisse ou les bons de livraison**. Tout ce qui est effectivement facturé ou livré est inclus.

Le **stock virtuel** est le compte de stock basé sur **les confirmations de commande**. Ce décompte tient compte non seulement de ce qui a déjà été facturé ou livré, mais aussi de ce qui a déjà été commandé par les clients. Si les clients commandent plus que ce qui est actuellement en stock, vous le verrez immédiatement dans les avertissements de stock.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F1cT9C11TmH4Nl0woKhIb%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2013.16.36.png?alt=media\&token=05816e15-fa7c-417f-a59b-a89bd39f8961)

Dans l'exemple ci-dessus, le stock actuel était de 10 articles. Parmi ceux-ci, 1 a déjà été facturé. Stock actuel = 9 articles. Cependant, une confirmation de commande a également été créé pour 3 articles. Stock virtuel = stock réel - 3 commandés = 6 articles. Si vous copiez cette confirmation de commande vers une facture, le niveau du stock réel sera au niveau due stock virtuel.

## Aperçu des stock&#x20;

### Niveau d'alerte du stock&#x20;

Si vous avez défini un niveau d'alerte pour un produit, les chiffres du stock s'affichent en rouge lorsque le stock passe sous le niveau d'alerte. De cette façon, vous voyez immédiatement quels produits doivent être complétés. Dans l'exemple ci-dessous, un avertissement est affiché pour le produit de la dernière ligne.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F20BDis1lHfWnl4gvc90o%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2013.18.17.png?alt=media\&token=e41baaad-bc52-4600-a244-bae96ca274bc)

### Sur votre tableau de bord&#x20;

Les produits dont le stock est faible sont également affichés sur votre tableau de bord enFact :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FrpXoljovvxnwxfMCwwvK%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2013.21.07.png?alt=media\&token=94a41810-2a68-46c3-8f91-addaabe7954c)

### Dans l'aperçu des produits

Le stock peut également être consulté dans l'aperçu de vos produits, comme ci-dessous :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F20BDis1lHfWnl4gvc90o%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2013.18.17.png?alt=media\&token=e41baaad-bc52-4600-a244-bae96ca274bc)

Ou par produit, lorsque vous consultez la fiche détaillée d'un produit :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FtAh1MMEkZpjKzHI1UUtK%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2013.24.13.png?alt=media\&token=27df7146-e946-4a48-8263-cb18eef8d6d4)

### Via la liste de traitement

Enfin, aussi la liste de traitement vous donne un aperçu des produits dont le niveau de stock est faible (ajusté au niveau d'alerte). Vous pouvez consulter cette liste via les roues dentées, à gauche de votre adresse électronique dans le coin supérieur à droite.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FiZO28PDyXsue6sp3UH6W%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2013.21.45.png?alt=media\&token=fd64b224-7737-49bc-8879-a22a26051a01)


# Importer les factures de vente depuis un système externe

Importez des factures de vente générées par un système externe. Traitez-les dans enFact et ajoutez-les à un journal pour les envoyer via Peppol, par e-mail ou à votre comptable.

## Activer l'import des factures de vente externes

La possibilité d'importer des factures externes doit être activée via les « Applications et connexions ».

* Cliquez sur votre adresse e-mail en haut à droite de la page pour ouvrir le menu
* Choisissez « Applications et connexions »
* Dans l’onglet « Documents », allez vers « Importer les factures de vente depuis un système externe »
* Cliquez sur le bouton vert « Activer »

Dans le menu à gauche sous l'onglet « Ventes », apparaitra une nouvelle liste de traitement: « À traiter ». C’est ici que vous pouvez ajouter vos factures de vente externes.

## Quels types de documents peut-on importer?

Dans enFact, vous pouvez importer un document PDF comme facture de vente, ou un document XML (facture électronique)

* Si vous importez une version XML de la facture, ceci est complètement compris dans les [formules d'abonnements payants (Pro et Premium)](https://www.enfact.be/des-prix)
* Si vous ne pouvez importer qu'une version PDF, cela demandera une reconnaissance OCR.
  * 150 reconnaissances/mois sont comprises dans l'abonnement Pro
  * 500 reconnaissances/mois sont comprises dans l'abonnement Premium

enFact comptabilise les reconnaissances OCR autant pour les documents d'achat que de vente dans un seul compte. Le traitement des e-factures au format XML est illimité.

### Détails sur la reconnaissance

Pour la lecture d'un document PDF, uniquement les totaux seront extraits et affichés dans enFact. Si en tant qu'utilisateur vous souhaitez une lecture des informations de vente par ligne, vous devrez les saisir manuellement à partir du PDF dans enFact.

Pour la lecture d'un document XML, toutes les lignes présentes seront automatiquement lues et affichées.

Pour consulter ou saisir les lignes de facture manuellement, vous devez activer le « Mode d’entrée avancée » dans enFact (voir plus loin dans la documentation).

## Importer des factures de vente

Dans le menu de gauche d’enFact, une nouvelle liste « À traiter » apparaît désormais sous l’onglet « Ventes ». Il contient une page de réception qui fonctionne de manière semblable à la manière dont vous traitez les achats dans enFact. Ici, vous pouvez télécharger des documents via la fenêtre de sélection ou vous pouvez les envoyer vers l'adresse e-mail spécifique à votre compte que vous pouvez voir dans la fenêtre de droite.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Ff0pI0ys6Dk8qrn7qge6r%2Fimage.png?alt=media&amp;token=c2c2025c-eb1f-4668-8395-6e93589d7353" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Les documents placés en bas de la liste de traitement. Une fois la reconnaissance terminée, les lettres « OCR » deviennent vertes et le bouton bleu « Traiter » s’affiche. Cliquez sur ce bouton pour continuer.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FHzX17t4yr5fscSYVEODl%2Fimage.png?alt=media&amp;token=ad28a3b4-4dc3-4de5-a374-8f3662b05805" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Prochainement cette fenêtre de téléchargement sera étendue avec un onglet « [Traitement rapide ](/modules/achats/traiter-les-achats)». Cette fonctionnalitée est déjà active dans le module des achats et permet de traiter des fichier xml importés en un seul clic afin de les ajouter aux « Achats » dans enFact. La meme procédure sera appliquée voor l'importation de factures de ventes.
{% endhint %}

### Créer un journal

Les documents de vente importés depuis un système externe sont enregistrés dans un journal séparé. Lors du premier traitement, il vous sera demandé de créer un journal distinct : donnez-lui un nom clair et utile pour vous.

Vous pouvez également configurer ce journal via les « Applications et connexions », en cliquant sur le bouton jaune « Configurer » dans le module « Importer les factures de vente depuis un système externe ».

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FxeeVNS17HsEzbDzdYxBz%2Fimage.png?alt=media&amp;token=8968a826-1994-4fbe-9a6b-1402839c008a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Traiter les factures de vente

Dans la fenêtre suivante, un aperçu du document sera affiché à droite, à gauche vous trouverez les informations du client et en dessous les informations liées au document. Ce traitement est très similaire au[ traitement des achats](/modules/achats/traiter-les-achats) dans enFact.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FYgaHWLHRg57Wt1LpNQS2%2Fimage.png?alt=media&amp;token=ede8e181-23f2-4312-819b-610bc7a9bbb6" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Lors du traitement de la facture, il est possible d’enregistrer le client de cette facture comme un nouveau client dans enFact.

Dans la section « Informations sur le document », vous pouvez sélectionner le journal approprié, les montants de la facture ainsi que le régime TVA seront repris. Cliquez sur « Ajouter et consulter » pour enregistrer la facture de vente dans enFact.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FYDxAJfZpjnoCkws8gLUv%2Fimage.png?alt=media&amp;token=f050bcee-6643-4f04-a260-c480864248d7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Mode d'entrée avancé

En haut à droite de l’écran de traitement se trouve un curseur « Mode d'entrée avancée ». Activez-le en le faisant glisser jusqu’à ce qu’il devienne vert pour afficher les lignes détaillées sous la facture.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FoUByraB2rtt9una2cBfI%2Fimage.png?alt=media&amp;token=d76fa9d9-ac61-416f-b152-2e6e78ddc290" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Comme mentionné précédemment, lors du traitement d’un fichier XML, le contenu ligne par ligne peut être lu. Si le mode de saisie avancée est activé, cela s’affichera ainsi dans enFact :

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F7nDMnzaOj71eN3Jevrid%2Fimage.png?alt=media&amp;token=0cc928d5-eb60-4174-b8a4-5cf1d91e8041" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Les lignes mentionnées dans la facture électronique sont reprises en détail dans enFact et de cette façon sauvegardées. Si vous traitez une facture PDF et souhaitez la compléter au niveau des lignes, ces lignes seront vides et pourront être complétées manuellement. Lors de l’envoi via Peppol, ces lignes éventuellement ajoutées seront également envoyées en détail. Si vous ne complétez pas les lignes d’une facture PDF, seuls les montants totaux seront transmis via le réseau Peppol (voir ci-dessous).

## Envoyer des factures de vente externes

Les factures de vente importées peuvent être envoyées après traitement. Si enFact détecte que votre client est présent sur le réseau Peppol, l’envoi via Peppol sera proposé. Découvrez ici comment envoyer des factures via Peppol :

{% embed url="<https://support.enfact.be/af/envoi-par-peppol/expedition-par-peppol>" %}

Lors de l’envoi via Peppol, enFact envoie les informations suivantes :

* Quand vous importez un fichier XML, enFact vérifie s’il peut être envoyé conformément aux règles Peppol.
  * Si oui, le fichier XML original est envoyé via Peppol. Si ce n'est pas le cas, enFact générera une facture électronique à partir des données extraites.
  * Comme pièce jointe PDF dans la facture électronique, nous envoyons le PDF présent dans le fichier XML original. Si aucun PDF n’est présent, aucune nouvelle pièce jointe PDF ne sera générée.
* Quand vous importez un fichier PDF, enFact génère une facture électronique à partir des données extraites/complétées dans enFact. En pièce jointe PDF, nous envoyons le PDF que vous avez importé.

Les autres options, comme l’envoi par courriel ou l’envoi par courrier postal, restent disponibles via le bouton bleu « Actions » dans la chronologie.

### Envoyer au comptable

{% hint style="warning" %}
Pour le moment il n'est pas encore possible d’envoyer des factures de vente externes importées via les connexions à votre comptables existantes. Cela sera possible dans la première moitié de 2026 et sera ajouté dès que disponible.
{% endhint %}

Pour le moment, pour envoyer ces factures de vente externes, vous pouvez les exporter au format UBL. Voici comment faire dans enFact :

{% embed url="<https://support.enfact.be/connexions/connexion-a-votre-comptable#etape-1.-exportation-de-factures-dachats-ou-de-notes-de-credit-dans-ubl>" %}


# Journal des recettes

Dans un livre des recettes vous enregistrez les ventes pour lesquelles vous n'établissez pas de facture. Dans la pratique, il s'agit généralement de transactions avec des particuliers qui peuvent se faire sans une facture (p.e. les [tickets de caisse](/modules/tickets-de-caisse)).&#x20;

{% hint style="warning" %}
Un journal des recettes **n'est pas le même** qu'un livre de caisse. Il est également **soumis à des règles spécifiques**. [Lisez tout sur notre blog](https://www.enfact.be/blog/journal-des-recettes).
{% endhint %}

## Activer le journal des recettes

L'utilisation du journal des recettes peut être activée à partir de la rubrique "Applications et connexions".&#x20;

1. Accédez à votre adresse e-mail dans le coin supérieur droit et choisissez "Applications et connexions" dans le menu.&#x20;
2. Dans la liste des "Applications et connexions concernant les documents", cliquez sur le bouton "Activer" à côté de "Journal des recettes".
3. Via le bouton jaune « Configurer », vous pouvez ensuite définir la fréquence de votre période de TVA (trimestrielle ou mensuelle), et si vous souhaitez ou non générer automatiquement une facture mensuelle des recettes.

Vous pouvez activer cette extension et l'utiliser immédiatement, ce qui offre bouton supplémentaire ('Journal des recettes') dans le menu de gauche.

{% hint style="success" %}
Le journal des recettes d'enFact fonctionne sur la base des tickets de caisse créés dans enFact. Ces tickets sont automatiquement inscrits dans votre journal des recettes le jour suivant leur création. Pour pouvoir remplir le journal des recettes, vous devez également [activer les "Tickets de caisse"](/modules/tickets-de-caisse) dans enFact.
{% endhint %}

## Remplir le journal des recettes

Après l'activation, le journal des recettes sera encore vide. Les tickets de caisse d'enFact sont automatiquement ajoutées au journal des recettes à partir du jour suivant leur date de création.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F5UQj1zhdtSrHiMLuDKQV%2FScherm%C2%ADafbeelding-2024-08-27-om-13.29.42.jpg?alt=media\&token=372ae7c5-5b10-4fcf-a6f6-94154f80492b)

Pour enregistrer une transaction dans le journal des recettes, vous devez donc créer un ticket de caisse dans enFact. Celui-ci est lu et apparaît dans la liste des recettes.

{% hint style="warning" %}
Étant donné qu'un journal des recettes **ne peut pas être modifié**, la date de votre ticket de caisse ne peut pas non plus être modifiée une fois que vous avez activé le module "Journal des recettes".
{% endhint %}

Dans l'exemple ci-dessous, quelques tickets de caisse ont déjà été inclus :&#x20;

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FWW848Sje9qAze44wPe2v%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2013.29.42.png?alt=media\&token=af4b4f3b-45f1-4594-902c-af538bf65285)

Dans un livre de recettes quotidiennes, chaque taux de TVA doit être saisi séparément. Dans cet exemple, seules des ventes avec une TVA de 21% ont eu lieu. En cas de vente à, par exemple, 6 % de TVA, une colonne supplémentaire apparaîtra dans le journal des recettes.

### Journal

Les entreprises qui n'ont qu'une seule succursale ne travaillent souvent qu'avec un seul journal. Toutefois, si vous avez plusieurs succursales, vous êtes tenu de tenir un journal des recettes pour chaque succursale. Vous pouvez créer un journal des ventes par branche : [lisez ici comment le faire](/parametres/journaux-et-numerotation#journaux-des-ventes). Un journal des recettes séparé sera conservé dans enFact.

### Signature numérique

Étant donné qu'un journal des recettes ne peut pas être modifié, une version quotidienne est fermée et signée avec une signature numérique par enFact. Cette signature numérique est la clé de contrôle lors de la validation (voir ci-dessous).

### Télécharger

Via le bouton de téléchargement en haut à droite, vous pouvez télécharger une version Excel du journal des recettes. Cela peut être [validé via l'outil public](https://www.enfact.be/validation-journal-des-recettes), dans le cas d'un audit par exemple.&#x20;

Ce fichier Excel contient un onglet avec l'aperçu tel qu'il apparaît dans l'interface enFact. En bas, vous pouvez également voir le taux total de TVA après une période d'un mois.&#x20;

Un deuxième onglet contient la vue d'ensemble des tickets de caisse individuelles liées aux montants, indiquant le numéro de série, la date, le client, les totaux HT et TTC et le pourcentage de TVA. De cette façon, vous pouvez immédiatement établir un lien entre les ventes décrites et la description figurant sur le ticket de caisse.

### Historique des versions&#x20;

Le bouton "Historique des versions" vous permet de visualiser un journal fermé par jour. Vous pouvez télécharger cette version à partir de la fiche détaillée de la version et la valider via le lien du validateur.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FKjYx3orj9u5jc5G4Axav%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2013.35.20.png?alt=media&amp;token=692489bb-8dd9-4922-896f-39a77b86ace7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Valider le journal des recettes

Le journal des recettes peut être validé via un lien public. Un fichier Excel signé numériquement peut être téléchargé à partir de l'interface et téléchargé via l'URL suivante :

{% embed url="<https://www.enfact.be/validation-journal-des-recettes>" %}

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FnSAyKJ29dMeuHHNe1XPY%2Fimage.png?alt=media\&token=e374a17d-9104-4a8e-8713-b5fb25f11425)

Si vous avez modifié vous-même le fichier Excel, la clé numérique devient automatiquement invalide. Le fichier ne peut pas être validé. Si aucune modification n'a été apportée au fichier, la clé reste valide et vous recevrez un message de validation positif.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FgWZxSz3sec1tGMc8DAQu%2Fimage.png?alt=media\&token=3c26fe31-84ff-4205-a619-eb0980c9b5f2)


# Lecteur de code-barres

Scannez vos produits à l'aide d'un lecteur de code-barres pour les ajouter facilement à vos documents en tant que ligne de produits.

## Activer le lecteur de code-barres

L'utilisation du lecteur de codes-barres peut être activée à partir des « Applications et connexions ».

* Naviguez jusqu'à votre adresse e-mail en haut à droite et cliquez dessus pour ouvrir le menu
* Sélectionnez « Applications et connexions »
* Dans la liste des « Apps et connexions liées aux produits», allez à « Lecteur de code-barres ».

Vous pouvez activer ce module et l'utiliser immédiatement après ; un bouton vert « Lancer lecteur code-barres » apparaîtra au-dessus des lignes de produits dans la fenêtre de création de documents.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FhEcLMLyKhRonj1HvB0Sb%2Fimage.png?alt=media&amp;token=f46a457f-4170-46c2-b614-53d992baa76b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Utiliser le lecteur de code-barres

Vous avez déjà introduit des produits dans votre liste de produits ? Dans ce cas, saisissez d'abord le code EAN de vos produits existants (voir ci-dessous).

### Ajouter un code EAN à vos produits

{% hint style="warning" %}
La fonction de scan ne prend en charge que la variante [**EAN-13**](https://en.wikipedia.org/wiki/International_Article_Number), un code numérique à 13 caractères. Il est donc important que les numéros EAN que vous ajoutez comportent 13 chiffres.
{% endhint %}

Lorsque le module « Lecteur de codes-barres » est activé, un champ supplémentaire « code EAN » apparaît dans la fiche produit. Ce code est lié au code-barres du produit. En introduisant le code EAN d'un produit dans enFact, lorsque le code-barres lié est scanné, la ligne de produit sera introduite dans enFact. Il n'est pas possible d'ajouter de nouveaux produits sur base du code EAN scanné ; le code doit déjà être présent dans enFact.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FTkK1omLMFeqBmiNqeTQU%2Fimage.png?alt=media&amp;token=f85b49e5-892a-4c99-b1d0-172144fbcd2e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Pour mettre à jour vos produits avec un code EAN, vous pouvez les exporter et les réimporter. Cette opération s'effectue de la même manière qu'une mise à jour de prix. Au lieu de la colonne contenant les informations sur le prix, vous allez ajouter des informations dans le champ EAN de chaque produit. Vous pouvez suivre les étapes dans cet article :&#x20;

{% content-ref url="/pages/-MjUatfDuxuxJ52To5Zl" %}
[Comment mettre à jour ma liste de produits (p.e. en cas de changement de prix) ?](/mdb/produits/comment-mettre-a-jour-ma-liste-de-produits-p.e.-en-cas-de-changement-de-prix)
{% endcontent-ref %}

### Scanning des produits - lecteur connecté à l'ordinateur

Cliquez sur « Lancer lecteur codes-barres » pour scanner vos produits. La partie contenant les lignes de produits sera entourée en vert :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F83lui20oiq6KRt4Z00Ql%2Fimage.png?alt=media&amp;token=9718d19a-da0f-4a98-8871-1e46e8dd4ebe" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Scannez ensuite le produit à l'aide de votre lecteur de code-barres. La ligne de produit de l'article scanné est remplie et liée à la fiche produit. En scannant le produit plusieurs fois, vous pouvez augmenter le nombre de lignes. Scannez d'autres produits pour ajouter des lignes.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fvyo2Dbc9yvnE1ZavT58S%2Fimage.png?alt=media&amp;token=7efd7a4f-780a-4ded-aebf-6843e4d55f19" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cliquez sur le bouton gris « Arrêter le scanning » pour désactiver le scan et remplir manuellement les champs restants de la facture dans enFact.

### Scanning des produits - application mobile + lecteur

Installez l'application enFact sur votre scanner mobile.

{% content-ref url="/pages/TBfjcQNZCCcHSP4WQM5v" %}
[Utilisation mobile](/af/utilisation-mobile)
{% endcontent-ref %}

Créez une nouvelle facture et cliquez sur la section « Lignes ». Scannez le code-barres du produit à l'aide de la fonction scanner : il est automatiquement ajouté en tant que nouvelle ligne de produit. Scannez plusieurs fois pour augmenter le nombre de lignes.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FmBNLfY928IYj1pq4MIxI%2Fimage.png?alt=media&amp;token=654b35dd-98e9-4cf0-92c4-e563ced6a88a" alt="" width="375"><figcaption></figcaption></figure>


# MailChimp

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FblKQ40VAHo6Lso99u8ka%2Fimage.png?alt=media&amp;token=9389720a-c16c-41ba-81e4-90ff4bdcbb18" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

[MailChimp](https://mailchimp.com/fr/) est un logiciel en ligne pour le marketing par courriel. Synchronisez votre liste de clients d'enFact avec une liste dans MailChimp ; de cette façon, vous pouvez facilement envoyer des bulletins d'information à votre base de clients actuelle via MailChimp.

## Activer la connexion avec MailChimp

MailChimp dans enFact est une intégration que vous devez d'abord activer pour pouvoir l'utiliser.&#x20;

1. Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et cliquez sur "Applications et connexions".&#x20;
2. Dans les applications et connexions concernant les clients, activez "MailChimp".

## Créez un compte avec MailChimp&#x20;

Pour établir le lien, vous devez disposer d'un compte MailChimp. MailChimp propose différentes formules, dont une version de base gratuite. Vous pouvez donc commencer à partir de 0 euro.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FDvKVIpMxNzB2RenWODwL%2Fimage.png?alt=media\&token=d19fdb28-f5ff-446f-8d25-cad35a092ac6)

Si vous avez créé un compte, allez dans votre propre profil dans MailChimp.

## Configurez la connexion MailChimp&#x20;

Une fois le lien activé, vous devez le configurer en cliquant sur le bouton jaune "Configurer". L'interface vous demandera une clé API. Cette clé est récupérée de MailChimp.&#x20;

1. Allez sur mailchimp.com et connectez-vous.&#x20;
2. Accédez à votre profil et choisissez "Extras". Dans ce menu, vous trouverez une section intitulée "Clés API".&#x20;
3. Dans "Vos clés API", choisissez l'option "Créer une clé".&#x20;
4. Une nouvelle clé va maintenant être générée ; copiez ce code.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FlWdlq2IcfD7IVpmzrLQy%2Fmailchimp%20fr.jpg?alt=media\&token=7f42b51b-9837-4677-af8b-a1c46190e531)

{% hint style="info" %}
Besoin d'aide ? Vous trouverez de plus amples informations sur l'utilisation des clés API dans MailChimp [sur le site Web de MailChimp](https://mailchimp.com/fr/help/about-api-keys/).
{% endhint %}

Vous devrez ensuite entrer cette clé dans enFact :&#x20;

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fef3aOkh8ZsH7AM031Hfp%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2013.39.26.png?alt=media\&token=6b80b6ea-b1e8-45f1-a617-cd855e7200ba)

Après la saisie, cliquez sur le bouton jaune "Enregistrer". Vous obtenez maintenant le message indiquant que la connexion avec MailChimp a réussi.&#x20;

Vous avez maintenant la possibilité de sélectionner une liste. Si vous utilisez uniquement MailChimp pour vos adresses enFact, il s'agira par défaut du nom de votre entreprise.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FmZZ6KicHefVCIQ5HXG9W%2FScherm%C2%ADafbeelding-2024-08-27-om-13.43.04.jpg?alt=media\&token=0b0d9a74-be52-42e1-9fea-216b7456576f)

Les nouveaux clients que vous ajoutez dans enFact seront désormais synchronisés avec votre liste de contacts dans MailChimp.

{% hint style="info" %}
Utilisez-vous MailChimp en dehors d'enFact ? Vous pouvez créer différentes audiences dans MailChimp. Si vous renommez votre liste de contacts pour les clients d'enFact, vous pourrez choisir parmi plusieurs listes de contacts lors de la création de la connexion dans enFact. De cette façon, vous pouvez choisir dans quelle liste MailChimp vos contacts enFact se retrouveront.
{% endhint %}


# Maintenance périodique

⭐ PREMIUM

Via ce module, vous obtenez un aperçu des entretiens périodiques à planifier, vous pouvez les suivre, les [planifier](/modules/agenda) et les connecter aux [ordres de travail](/modules/ordres-de-travail).

### Activer et configurer la maintenance périodique

Pour pouvoir utiliser les entretiens périodiques dans enFact, vous devez d'abord activer cette extension.

1. En haut à droite, allez sur votre adresse e-mail et cliquez dessus pour ouvrir le menu.
2. Allez à 'applications et connexions'.
3. Pour les applications et connexions concernant la 'planification & exécution', choisissez 'maintenance périodique' et cliquez sur le bouton vert 'Activer'.
4. Dans le menu de gauche d'enFact, ce nouveau module apparaîtra sous 'planification & exécution'.

### Configurer les maintenances périodiques

Une maintenance périodique est toujours liée aux [ordres de travail](/modules/ordres-de-travail) dans enFact. Si vous vous rendez quelque part pour une maintenance, vous pouvez immédiatement ajouter une maintenance périodique via le bon de maintenance actuel. De cette manière, vous serez rappelé de l'endroit où vous devrez retourner après un certain temps.&#x20;

Dans l'écran de résumé d'un bon de travail, vous verrez un cadre 'maintenance périodique'.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FDo05dYEdnaODvuA830Qu%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-06-10%20om%2013.33.33.png?alt=media&amp;token=6e499b8d-fb48-49c8-b5c8-775401e7d09b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via le bouton jaune 'Modifier', vous pouvez créer une maintenance. Donnez un nom à la maintenance et choisissez l'intervalle. Annulez les maintenances futures (par exemple, en raison du remplacement de l'installation) via le bouton rouge.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FexyRYp0kkrChYMqLNp4o%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-06-10%20om%2013.43.01.png?alt=media&amp;token=26182992-0be6-400b-aa8c-57ac284387e1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans votre aperçu des maintenances périodiques, les clients qui ont déjà été liés à une maintenance via un bon de travail apparaissent. Vous pouvez également annuler une maintenance future depuis cet aperçu.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FgneOL2o5IFt5dyOrD6P0%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-06-10%20om%2013.45.14.png?alt=media&amp;token=c0048e5d-60c1-43aa-a193-6b4478c3227c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via le bouton bleu 'Planifier', vous ouvrez l'Agenda pour planifier la maintenance via un nouveau 'ordres de travail', par exemple après avoir contacté le client quelques jours avant la date de maintenance suivante. Les matériaux et autres éléments présents dans le bon de travail initial sont repris dans le nouveau bon de travail (et peuvent être modifiés sur place).

### **Planification des maintenances périodiques via e-mail automatique**

Via un message e-mail automatique, vous pouvez rappeler à vos clients de planifier une maintenance.

* En haut à droite, allez sur votre adresse e-mail et cliquez dessus pour ouvrir le menu : choisissez 'Applications et connexions'.
* Pour les applications et intégrations concernant la planification & exécution, choisissez 'Maintenances périodiques' et cliquez sur le bouton jaune 'Configurer'.

Dans l'exemple ci-dessous, le client recevra automatiquement un e-mail lui demandant de prendre contact pour planifier la maintenance, et ce 30 jours avant la date de maintenance suivante (comme indiqué dans votre aperçu des maintenances périodiques).

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FRtZxGfakAhneDg84OhYW%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-06-10%20om%2013.54.08.png?alt=media&amp;token=fca5abe8-4bbd-479f-b36d-83d23ee81ba9" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Sur la base des commentaires du client, vous pouvez immédiatement planifier le nouveau bon de travail.


# Ordres d'achat

Avec un ordre d'achat, vous passez des commandes à votre fournisseur depuis [enFact](https://www.enfact.be). Par après la commande peut être convertie en un achat réel lors de la réception de la facture du fournisseur.&#x20;

## Activer les ordres d'achat&#x20;

Les "ordres d'achat" sont une application dans enFact. Pour les activer :&#x20;

1. Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et cliquez sur "Applications et connexions".&#x20;
2. Choisissez "Applications et connexions concernant les documents".&#x20;
3. Cliquez sur le bouton vert "Activer" pour activer l'application 'Ordres d'achat' dans enFact.

## Créer des ordres d'achat

Une fois l'application activée, vous verrez "Ordres d'achat" dans le menu enFact à gauche. La création d'un ordre d'achat est similaire aux autres documents dans enFact (même structure que par exemple la facture).&#x20;

{% hint style="success" %}
Vous n'avez pas encore créé de facture ? Lisez d'abord comment le faire dans la documentation [création d'une facture - module de base](/mdb/factures).&#x20;
{% endhint %}

Pour créer un nouvel ordre d'achat, cliquez sur le bouton vert "Ajouter un ordre d'achat".&#x20;

### Informations sur le fournisseur&#x20;

En haut du bon d' achat, vous pouvez saisir les coordonnées de votre fournisseur.&#x20;

* Tapez dans la barre de recherche pour sélectionner un fournisseur existant&#x20;
* Saisissez les détails d'un nouveau fournisseur, puis sélectionnez "Enregistrer en tant que nouveau fournisseur"&#x20;
* Vous modifiez les détails d'un fournisseur existant (par exemple, une nouvelle adresse) et sélectionnez ensuite "Modifier le fournisseur"

### Ajout de produits&#x20;

Si vous passez une commande à un fournisseur existant pour un produit connu, vous pouvez travailler avec un prix d'achat. Lorsque vous saisissez un produit dans enFact, vous pouvez indiquer un prix d'achat et un prix de vente. S'il s'agit d'une commande répétitive de ces produits, sélectionnez votre produit dans et **le prix d'achat** lié sera indiqué sur l'ordre d'achat.&#x20;

Si vous connaissez le prix d'achat d'un (nouveau) produit par exemple basé sur un catalogue, vous pouvez enregister le nouveau produit et copier le prix du catalogue.&#x20;

{% hint style="success" %}
Conseil : si vous avez reçu une liste de produits de votre fournisseur avec ses prix, vous pouvez facilement l'importer dans enFact (comme nouveaux produits ou comme mise à jour de produits existants). [Lisez ici](/parametres/importez-vos-donnees) comment le faire, ou contactez-nous à <support@enfact.be>.&#x20;
{% endhint %}

Si le prix d'achat n'est pas encore connu, saisissez un produit et laissez le champ "Prix" vide.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FnWzbLKZS8JZDmUz5jIer%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2013.42.09.png?alt=media\&token=54f67be7-298a-442b-a324-c302401b40f0)

Au bas de l'ordre d'achat, vous pouvez ajouter la [référence de la commande](/modules/reference-de-commande). Lors de la création de sa facture, le fournisseur peut reprendre cette référence.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F6YGZRSEYfJ5Q6RLAxc5j%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2013.43.28.png?alt=media&amp;token=8c548917-1d1c-440c-8178-8086e0086447" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## D'ordre d'achat vers achat

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FDcHVLhlDsogJOy0JfLpx%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2013.44.50.png?alt=media\&token=57f0a41d-ef85-4d24-a620-2dd888078e10)

Tout comme une facture ou un autre document dans enFact, vous pouvez envoyer le bon de commande à votre fournisseur par e-mail.&#x20;

Toutefois, vous pouvez également indiquer que vous avez effectivement reçu les marchandises commandées. Pour ce faire, cliquez sur le bouton bleu "Actions" :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FRFQg1dJpQ5hsZ5JvZzer%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2013.45.52.png?alt=media\&token=4de3abe9-655c-4844-85b9-4fda3a01afb7)

À la réception des produits commandés, vous recevrez probablement aussi une facture. À ce stade, vous pouvez facilement convertir l'ordre d'achat en achat formel par le bouton vert 'Copier vers', puis sélecter 'Copier en achat'.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FK1JQvl01CKMe7pZ8twJO%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2013.46.29.png?alt=media&amp;token=da3af75d-0ecd-4634-98bb-f6197fd35dc3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
Dans le module "[Achats](/modules/achats)", vous verrez comment lier la facture à l'achat et du traitement dans enFact.
{% endhint %}

### Ordres d'achat et gestion des stocks

Dès qu'un ordre est transformé en achat, enFact inclut la quantité de marchandises commandées dans la gestion du stock. Travailler avec des ordres d'achat est donc un moyen faire la [gestion de vos stocks](/modules/gestion-des-stocks).


# Ordres de travail

⭐ PREMIUM

Utilisez les ordres de travail comme document préparatoire à la création d'une facture. Notez les matériaux utilisés, enregistrez le temps de travail et les déplacements éventuels. Vous pouvez comparer d'un coup d'œil un bon de travail avec l'offre que vous avez remis au client.

{% hint style="success" %}
Lorsque vous activez le module "Ordres de travail", vous activez automatiquement le module "Enregistrement du temps". Pour en savoir plus sur l'utilisation de l'enregistrement de temps, [cliquez ici](/modules/enregistrement-du-temps).
{% endhint %}

## Activer et configurer les ordres de travail

Afin d'utiliser les ordres de travail dans enFact, vous devez d'abord activer cette application.&#x20;

1. Allez à votre adresse e-mail en haut à droite et cliquez dessus pour ouvrir le menu.&#x20;
2. Allez dans les 'Applications et connexions'.&#x20;
3. Dans les applications et connexions liés à la planification et à l'exécution, sélectionnez "Ordres de travail" ; cliquez sur le bouton vert "Activer".&#x20;
4. Une fois le module activé, le bouton jaune "Configurer" apparaît. Cliquez dessus pour introduire un prix que vous utiliserez pour calculer les indemnités kilométriques. La définition des taux horaires facturables pour les employés se fait via "Utilisateurs".&#x20;

Quand ce module est activé, vous pouvez l'utiliser. Les ordres de travail apparaissent dans le menu de gauche d'enFact sous 'Planification & Exécution'.

## Planifier les ordres de travail

{% hint style="warning" %}
Si vous n'utilisez pas le module '[Agenda](/modules/agenda)', passez au chapitre suivant 'Créer un ordre de travail manuellement'.
{% endhint %}

Grâce à la fonction "Planification du personnel", vous pouvez immédiatement programmer un ordre de travail dans l'agenda d'un ou de plusieurs employés.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FnlNNnnTO9nny1C3wBMGr%2Fimage.png?alt=media&amp;token=b7539815-f5c6-4594-9df7-9f06f0a878ef" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cliquez sur un créneau horaire dans l'agenda pour immédiatement créer un ordre de travail. Faites glisser le pointeur vers le haut ou vers le bas pour affecter plusieurs employés à la fois. Sélectionnez les blocs horizontaux pour planifier un ordre de travail dans plusieurs heures.&#x20;

Une fenêtre contextuelle s'ouvre pour vous permettre de décrire l'ordre de travail :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FoKgunkuA6Fr9zhEWyJE2%2Fimage.png?alt=media&amp;token=330d1615-49ef-4db6-bb97-fd3b240a3faf" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Type : indiquez ici "Ordre de travail".&#x20;
* Client : vous pouvez lier un client ou un prospect à l'ordre de travail. Vous créez un nouveau client ou prospect via l'icône de la loupe.&#x20;
* Déterminez la date et l'heure du travail, décrivez le bon de travail avec un titre (qui apparaît dans l'agenda) et éventuellement une description.&#x20;
* Cliquez sur "Créer un nouveau moment d'agenda" pour créer et planifier l'ordre.

### Créer un ordre de travail manuellement

Vous créez des ordres de travail à partir de différents endroits dans enFact : à partir de l'agenda ou depuis l'aperçu des ordres de travail. Quel que soit l'endroit où vous créez un ordre de travail, vous les trouverez tous sous "Ordres de travail".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FxYxwX6V1jtvc3mbCxU7A%2Fimage.png?alt=media&amp;token=f7e0d10e-10d7-4fbf-9ed3-6e5eb24985c0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

À partir de cet aperçu, vous pouvez ajouter un "Ordre de travail" manuellement en haut à droite. Ici au moins les champs d'information à remplir ici sont :&#x20;

* Informations sur le client : un bon de travail lié à un client pour convertir en facture. Avez-vous activé la fonction "[Projets](/modules/projets)" ? Alors vous pouvez affecter immédiatement l'ordre de travail à un projet.&#x20;
* Informations sur le document : choisissez votre modèle et décidez si vous souhaitez que le client signe numériquement le bon.

{% hint style="info" %}
Selon les fonctions que vous avez encore activées dans enFact via 'Applications et connexions', lors de la création d'un ordre de travail, vous pouvez ajouter une [référence de commande](/modules/reference-de-commande), définir une [adresse de chantier](/modules/adresses-de-chantier), créer le document dans la [langue du client](/modules/clients-etrangers), ...
{% endhint %}

Quand l'ordre de travail est créé, vous accédez à l'écran de résumé.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FKlEG6JTN3l6KEFneNtCf%2Fimage.png?alt=media&amp;token=f01f2341-818a-4fb3-a5a7-0d20ea1141e6" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Programmation ultérieure d'ordres de travail

Pour continuer à planifier l'ordre de travail dans l'agenda d'un employé, cliquez sur le bouton vert "Planifier". Cela ouvre la "Planification du personnel" à partir du module [Agenda](/modules/agenda). Une fois l'ordre de travail planifié dans l'agenda d'un employé, l'utilisateur ou les utilisateurs sont automatiquement affectés.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F5PTxWRHwesNYbbzSNVE0%2Fimage.png?alt=media&amp;token=dfdf107c-a152-463a-b7bd-a40ec2330039" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Compléter un ordre de travail par 'Écran de travail'

En haut de l'écran de résumé d'un ordre de travail, vous trouverez le bouton vert "Ecran de travail". Cliquez-le pour remplir l'ordre de travail.&#x20;

Dans cette fenêtre, vous pouvez remplir tous les éléments du bon de travail. Les champs spécifiques d'un ordre de travail sont les matériaux utilisés, l'enregistrement du temps et les déplacements.&#x20;

Naviguez dans les ordres de travail à l'aide des onglets situés sur le côté gauche.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FitQNBCyMgtVom2c9SgzD%2Fimage.png?alt=media&amp;token=4c1129d7-487c-4599-b2f3-46b61c02a670" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Informations générales

Cet onglet contient les informations générales relatives à l'ordre de travail : détails du client, adresses alternatives éventuelles, texte au-dessus du tableau, ...

#### Matériaux utilisés

Pour ajouter rapidement un produit existant à votre ordre de travail, vous pouvez saisir quelques caractères et sélectionner le produit dans la case "Ajouter une ligne", ou effectuer une recherche dans la liste des produits à l'aide de l'icône de la loupe. Dans la partie droite, cliquez sur "+ Ajouter une ligne" pour ajouter un produit au bon de travail. Ensuite vous savez adapter les quantités.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FJrMoQkXajOJFi9cfrWKF%2Fimage.png?alt=media&amp;token=c0431273-ee96-4a18-b921-32e21c162d4d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

En utilisant le bouton jaune "Modifier" en haut à droite, vous pouvez appeler le module de ligne tel qu'il est utilisé dans d'autres documents enFact.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FFqMJfs80PBgaHCwYHjEe%2Fimage.png?alt=media&amp;token=7f11a1aa-04ad-40c6-a438-3ac64d5728ee" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Enregistrements du temps

Dès qu'un utilisateur ouvre un ordre, il peut commencer un enregistrement du temps. Cette opération se fait en haut de l'écran de travail :

* Création manuelle d'un enregistrement du temps" : utilisez ce mode si vous souhaitez saisir manuellement une heure de début et de fin d'une tâche.&#x20;
* Utiliser la fonction de démarrage/arrêt d'enregistrement du temps : l'enregistrement commence dès que vous appuyez sur le bouton vert "start".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FgRcs1AjxYPoIYxZQpRNm%2Fimage.png?alt=media&amp;token=f0587fc3-265c-4e29-ac62-56edb9407073" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Une fois l'enregistrement du temps terminé, il apparaît dans la liste des enregistrements du temps dans l'écran de travail.&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fsi1nfEQSh6Zyb0ObRGIy%2Fimage.png?alt=media&amp;token=6c2dc3a2-014e-4e8b-bc81-fe8ad1867509" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Déplacements

Vous pouvez ajouter un ou plusieurs déplacements en cliquant sur "+ Ajouter un déplacement".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fv60LhKMtcLPboRuWgCLo%2Fimage.png?alt=media&amp;token=aae200fe-c58b-4f70-b8f7-35bffca1741c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Ici la valeur de l'indemnité kilométrique peut être ajustée manuellement, bien qu' elle est reprise de la configuration que vous avez effectuée lors de l'activation du module 'Ordres de travail'.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fw7TrGrtX7vCYJICmFWHb%2Fimage.png?alt=media&amp;token=631c56fd-08f5-4f92-bcf5-1624816f9e11" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Annexes

Ajoutez facilement des pièces jointes à l'ordre de travail. Celles-ci peuvent être jointes lors de l'envoi du bon de travail par e-mail depuis enFact.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FnY3dOibz1awjB77w3vTI%2Fimage.png?alt=media&amp;token=fa91e190-51a1-4039-a2b8-f0421cbdfcc1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Configuration de l'écran de travail

En bas de l'écran de travail, vous trouverez l'icône de la roue dentée sur le côté droit. En cliquant dessus, vous verrez les différentes sections de votre espace de travail. Vous pouvez y afficher ou masquer des éléments, par exemple pour rendre votre écran de travail plus compact.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FVTxSQMXYPZc2CnLbAJtx%2Fimage.png?alt=media&amp;token=36c6c393-6cec-47ba-8054-c41868f1e236" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
Si d'autres applications ou connexions sont activés, ils y sont affichés. Un exemple pour un ordre de travail pourrait être l'adresse d'un chantier qui diffère de l'adresse de facturation du client.
{% endhint %}

## Facturation de l'ordre de travail

Vous pouvez facturer un bon de travail directement à partir de la fenêtre avec le résumé, via le bouton vert "Copier vers".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FUOSw9B69cCk7hLcH9Yuy%2Fimage.png?alt=media&amp;token=e1861186-a7fd-4224-b813-82740fc15c95" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Il est aussi possible de sélectionner plusieurs ordres de travail dans l'aperçu des "ordres de travail facturables" et de les copier sur une facture.

{% hint style="warning" %}
Cette action n'est possible que si les ordres de travail sont liés au même client.
{% endhint %}

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F5z1TpjfhwuA0Pa3glh9k%2Fimage.png?alt=media&amp;token=0f7ec91f-d040-420a-a43e-72f8486eed0f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Contrôle de la facturation

Dans l'onglet "Tous les ordres de travail", vous verrez une vue d'ensemble de tous les bons de travail. Vous pouvez vérifier si tous vos bons de travail ont été facturés. En fonction de vos droits d'utilisateur, vous ne verrez ici que vos bons de travai, ou ceux de tous les employés. Si un bon de travail a déjà été facturé, le numéro de facture correspondant est indiqué dans la colonne "Facturé".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FrSzmP8LIGmy41vFI3vcJ%2Fimage.png?alt=media&amp;token=63669dd4-dd66-4467-b394-0030b39e6f0c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Configurations supplémentaires

### Comparer avec l'offre

Vous savez copier une offre vers un ordre de travail au début des travaux. Pour ce faire, cliquez sur le bouton vert "Copier vers" dans l'écran de résumé de l'offre.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fv8ThDANHGhNgYxkI1bzD%2Fimage.png?alt=media&amp;token=17944f6c-623d-414f-a60d-9b7924bf9480" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Quand cet ordre de travail a été créé, un onglet supplémentaire apparaît dans l'écran de résumé de l'ordre sur le côté gauche "Comparer avec l'offre".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FhE8vJMQ3w3eefHccV2LR%2Fimage.png?alt=media&amp;token=772aa620-5b99-477d-87be-eda4ca4d479a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cette comparaison figure au bas de l'écran de travail de l'ordre de travail.

### Version imprimable/résumé de l'ordre de travail

Le bouton gris "Version imprimable" vous donne un aperçu d'un bon en tant que document PDF. Vous pouvez choisir parmi les différentes mises en page que vous avez créées dans votre compte via "[Modèles](/modeles/utiliser-les-modeles-enfact)".&#x20;

Par défaut, les bons de travail n'affichent pas les prix. Cependant, vous pouvez facilement le changer en cochant "Afficher les prix sur les bons de travail" dans le modèle de votre choix via "Personnaliser le modèle".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FVyBt2c2vGK1x8sH3F9Eo%2Fimage.png?alt=media&amp;token=9567dacb-c0b1-47d6-a455-86ff871b602d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Signature d'un ordre de travail

Un bon de travail peut être signé sur place par votre client, ou être transmis par e-mail depuis enFact avec la demande de le signer numériquement.

{% hint style="success" %}
Vous n'avez pas encore transmis un document pour signature numérique ? [Découvrez ici](/af/signature-en-ligne) comment le faire très facilement avec enFact.
{% endhint %}

Pour parcourir l'ordre de travail avec le client sur place et le faire signer, cliquez sur le bouton gris "Version imprimable" en haut de l'écran de résumé du bon de travail.&#x20;

Une nouvelle fenêtre s'ouvre, avec un aperçu du bon de travail à passer en revue à droite et une fenêtre de signature à gauche. Le client peut y apposer sa signature par l'écran tactile et y inscrire son nom. Cliquez sur le bouton vert "Accepter et signer le document" pour enregistrer la signature sur le bon de travail.

### L'envoi d'un ordre de travail

À partir de la fenêtre de résumé du bon de travail, vous pouvez facilement l'envoyer par courrier électronique. Cliquez sur le bouton bleu "Actions" et sélectionnez "[Envoyer par courriel](/af/envoi-par-courriel)".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FJFnpaGgehvK97d7dDV0f%2Fimage.png?alt=media&amp;token=a3778aa2-8514-4e31-b881-aeefda08495a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Une fenêtre de courrier électronique s'ouvre, à partir de laquelle le message sera envoyé.

{% hint style="success" %}
Avez-vous téléchargé des pièces jointes à l'ordre de travail ? Dans ce cas, vous les verrez apparaître dans la fenêtre de courrier électronique. Ici, vous pouvez vérifier quelles pièces jointes vous souhaitez envoyer ou non. Vous trouverez plus d'informations sur l'envoi de documents par e-mail dans enFact ici.
{% endhint %}


# Photo de produit

Avec enFact, c'est possible d'afficher une petite image du produit sur vos documents. Pour ce faire, vous devez&#x20;

* activer l'application "Photo de produit"
* ajouter une photo dans la fiche produit
* activer un modèle personnalisé qui affichera les images sur vos documents

## Activer photo de produit&#x20;

Vous devez activer la possibilité d'afficher une photo de produit sur vos documents via "Applications et connexions".&#x20;

1. Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et choisissez "Applications et connexions" dans le menu.&#x20;
2. Dans la liste des "Applications et connexions liés aux produits", cliquez sur "Photo du produit".

Cliquez sur le bouton vert pour activer cette extension.

## Ajouter une photo dans la fiche produit

Une fois l'application activée, vous pouvez commencer à ajouter une image à une fiche produit.&#x20;

* Accédez à l'aperçu de vos produits&#x20;
* Cliquez sur le bouton bleu "Afficher" du produit pour lequel vous souhaitez télécharger une photo.&#x20;
* Vous êtes maintenant dans la fiche produit : un titre supplémentaire "Photo de produit" apparaît dans le coin supérieur à droite.&#x20;
* Cliquez sur ce titre pour ouvrir la fenêtre de téléchargement : vous pouvez y télécharger une photo.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F2QyLpu8CzyVCR55ZXTYB%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2014.42.09.png?alt=media\&token=724d6497-ff46-4950-937e-aace1e0f074c)

L'image téléchargée apparaît dans la fiche produit :&#x20;

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F9PYTYBxJKMuyFGIq6v4j%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2014.42.30.png?alt=media\&token=4edc3268-eaa0-4428-9c28-2ac7d236542c)

## Activer le modèle pour l'affichage des photos de produits sur les documents&#x20;

Pour afficher les photos de produits sur vos documents, vous devez activer un modèle personnalisé.&#x20;

* Allez à votre adresse e-mail en haut à droite d'enFact&#x20;
* Choisissez "Paramètres de l'entreprise"
* Allez dans l'onglet "Modèles"&#x20;
* En bas de la page, allez au modèle "Classique avec photos de produits" et cliquez sur "Activer le modèle". Le modèle apparaît maintenant en haut de la liste des modèles activés.&#x20;

Lors de la création d'un document (devis, facture, ...), vous sélectionnerez désormais ce modèle. Les photos saisies de la fiche produit apparaîtront sur votre document. Par exemple :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FCjBq6jhIjR4tWEretm48%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2014.46.25.png?alt=media\&token=b83b8f19-89a3-4e76-8cef-c7c9300f628d)


# Produits composites

L'extension "produits composites" vous permet de vendre des produits composés tout en mettant à jour votre gestion des stocks au niveau des produits individuels.&#x20;

Exemples :&#x20;

* Un caviste vend des bouteilles de vin à l'unité, mais aussi par cartons de six. Le produit composite est une boîte de six bouteilles. Si ce produit composite est vendu, le compteur de la gestion des stocks va diminuer de six.&#x20;
* Un magasin de maquillage vend des produits de maquillage à l'unité, mais en guise d'offre spéciale, un coffret composite est vendu avec deux rouges à lèvres, deux fards à joues et deux vernis à ongles. Lorsque ce produit composite est vendu, deux pièces vont partir de chaque stock de produits.

## Activer les produits composites

Pour utiliser cette fonction, vous devez d'abord l'activer.&#x20;

1. Allez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et choisissez "Applications et connexions".&#x20;
2. Dans les applications et connexions concernant les produits, choisissez "Produits composites".&#x20;
3. Cliquez sur le bouton vert "Activer".

{% hint style="info" %}
L'utilisation de produits composites dans enFact est liée à l'utilisation du module "Gestion des stocks". [Lisez ici comment activer ce module](/modules/gestion-des-stocks) avant de continuer.
{% endhint %}

## Créer un produit composite

Pour créer un produit composite, créez un nouveau produit.&#x20;

* Dans le champ "Description supplémentaire facultative", vous pouvez indiquer en quoi consiste le produit, par exemple "Contient 3 modems et 1 routeur".&#x20;
* Comme prix de vente, vous attribuez, par exemple, un prix avantageux parce que les gens achètent plusieurs produits à la fois.&#x20;

Votre produit composé a maintenant été créé. Pour vous assurer que votre gestion des stocks est correcte, vous devez encore ajouter des produits individuels. Allez dans la fenêtre de droite et cliquez sur le bouton jaune "Modifier" à côté de "Produit composé".

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FByuP1a28sOdUYQi2PatD%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2013.49.40.png?alt=media\&token=49f531ec-e16d-4277-865d-005d1ac17584)

Dans la fenêtre suivante, vous pouvez indiquer combien de pièces de chaque produit constitueront votre produit composite (par exemple, 6 pièces du produit A, ou 2 unités du produit B et 2 unités du produit C).

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fnu1LsVqIOS00zHxj1i4v%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2013.49.29.png?alt=media\&token=42fbe99a-068b-43a5-8a8c-bf7ffe715086)

Les produits saisis ici sont liés à leur propre liste de stock. Cela signifie que la vente d'un produit composite aura un impact direct sur la liste des stocks des produits individuels.

{% hint style="warning" %}
Vous ne pouvez pas ajouter [une correction de stock](/modules/gestion-des-stocks) au niveau de votre produit composite. Effectuez toujours les changements de stock au niveau des produits individuels qui font partie de votre produit composite.
{% endhint %}

## **Calcul des prix pour un produit composé**

Vous pouvez choisir de donner un prix propre à un produit composé, que vous déterminez vous-même. Dans ce cas, allez dans la fiche produit du produit composé et saisissez une valeur dans le champ « Prix de vente ».

Vous pouvez également choisir de faire calculer le prix du produit composé en fonction du prix de vente des composants.

* Allez en haut à droite sur votre adresse e-mail et cliquez dessus pour ouvrir le menu.
* Choisissez « Applications et connexions ».
* Dans les Applications et connexions liées aux produits, sélectionnez « Produits composites ».
* Cliquez sur le bouton jaune « Configurer ». Ici, vous pouvez indiquer si vous souhaitez appliquer ce calcul de prix automatique :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F3a10r0A0iHuYptuJnspj%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-10-29%20om%2017.47.05.png?alt=media&amp;token=0d2aa88c-2a1c-4e65-a03a-6f1677825765" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si des produits composés existent déjà dans votre liste de produits, ceux-ci ne seront pas automatiquement mis à jour en ce qui concerne la composition des prix. Cela se produira lorsque vous modifierez une fois la fiche produit en cliquant sur « Modifier » et en sélectionnant à nouveau « Enregistrer ».


# Projets

⭐ PREMIUM

Dans le module "Projets", vous obtenez une vue d'ensemble des phases et de la planification d'un de vos projets, du budget par rapport aux achats/dépenses et aux factures des clients, ainsi que de tous les documents liés au projet choisi.

## Activer et configurer des projets

Pour utiliser la fonction projets dans enFact, il faut d'abord activer cette application.&#x20;

1. Naviguez vers votre adresse e-mail en haut à droite et cliquez dessus pour ouvrir le menu.&#x20;
2. Allez dans 'Applications et connexions'.&#x20;
3. Dans les applications et connexions liés à la planification et à l'exécution, sélectionnez "Projets" ; cliquez sur le bouton vert "Activer".&#x20;
4. Une fois ce module activé, le bouton jaune "Configurer" apparaît. Cliquez dessus pour configurer les phases de projet (voir ci-dessous).

enFact propose par défaut trois phases de projet : Concept, En cours ou Complété. En utilisant le bouton vert "+ Ajouter une phase de projet", vous pouvez ajouter vos propres phases avec la couleur de votre choix.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F4AYg98BVamxyZBAY4sID%2Fimage.png?alt=media&amp;token=9c0ccac2-f896-478b-a8a2-6542e814ba63" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Aperçu des projets

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FJ1cnjFXhiXIRfsTrcJMt%2Fimage.png?alt=media&amp;token=a54dce33-64f5-45f5-9f32-6537b878677f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Un projet reçoit automatiquement un numéro de série. La structure de numérotation peut être modifiée dans la section 'Journaux et numérotation' d'enFact.&#x20;

Par le bouton jaune "Filtres" dans l'aperçu des projets, vous pouvez afficher les projets "Archivés". Ceux-ci sont cachés par défaut de sorte que seuls les projets actifs sont visibles.&#x20;

Par l'option "Filtres", une note interne sur un projet peut être affichée dans la vue d'ensemble.

## Planification du projet

### Traverser les phases du projet

À partir de la fiche détaillée du projet, vous pouvez ajuster manuellement le statut d'un projet en utilisant le bouton bleu "Actions".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FxXeTRo37DpAtzRtw9s9F%2Fimage.png?alt=media&amp;token=e16a4d30-753c-4083-a9bc-50efc0dc299c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dès que toutes les tâches assignées à une phase donnée du projet sont complétées, une fenêtre contextuelle vous demande si vous souhaitez faire passer le projet à la phase suivante.

### Archivage d'un projet complété

Quand toutes les phases du projet sont terminées, vous pouvez "Archiver" un projet. Pour ce faire, cliquez sur le bouton bleu "Actions".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FjIlBYIXokF3ZAxnJTQYh%2Fimage.png?alt=media&amp;token=6900cf8d-2e2c-4882-9a9f-ff1f6b8c6a78" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Un projet archivé n'apparaîtra plus automatiquement dans la liste "Projets" : ainsi, seuls les projets actifs y restent par défaut. Le bouton jaune "Filtres" vous permet de sélectionner la liste des projets en fonction des projets actifs ou archivés.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FYc83YMmYekg68gBYaAfl%2Fimage.png?alt=media&amp;token=21b32c35-5595-4b03-9c54-344a380ae5b2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Tâches d'un projet

Vous pouvez assigner des tâches concrètes à un projet. Celles-ci apparaissent dans l'onglet "[Tâches](/modules/taches)" du projet ainsi que dans votre aperçu général des tâches. Vous savez assigner une tâche à une phase spécifique du projet, la planifier ou l'assigner à un employé.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FNTgKTo2uCTJu8HDBy9cy%2Fimage.png?alt=media&amp;token=e1e1d836-d60b-4e20-a9b0-8928ca05c900" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Modifier le statut d'une tâche (de projet)

Vous modifiez le statut d'une tâche d'un projet de deux manières.&#x20;

Par tâche, via la flèche située à côté du bouton bleu "Consulter" :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FNyvPkvZy2o41D2RsGWRR%2Fimage.png?alt=media&amp;token=8e066f15-6beb-430a-baca-0a16fc49f010" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

En cliquant sur le bouton de statut à gauche (bouton bleu "Ouvert" dans l'exemple ci-dessus), une fenêtre contextuelle s'ouvre pour représenter le statut suivant de la tâche :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FeEBjlltlKDkdjgrShSAO%2Fimage.png?alt=media&amp;token=1e0d0463-3898-4ae5-ab2c-8cf4f114b31a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous savez modifier le statut de la tâche par l'onglet "[Tâches](/modules/taches)".

## Rapport de projet

Un projet commence toujours par un budget : il s'agit du montant combiné des (éventuellement différentes) offres. Il est complété par les achats que vous avez attribués au projet. Vous pouvez suivre le montant qui a déjà été facturé au client et consultez une vue d'ensemble dans le "Rapport" du projet.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FH4fwgwpwMv68DIJAI0LA%2Fimage.png?alt=media&amp;token=6bc65dcd-f2ca-430e-9353-783b9d54e64d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Tous les documents d'enFact liés au projet sont également affichés ici, par type de document, dans les onglets à gauche.

## Attribution de documents à un projet

### Ventes

Lors de la création d'un document, un champ supplémentaire apparaît dans la section "Informations client" : "Projet". A l'aide d'un menu déroulant, vous pouvez ainsi lier le document (offre, facture, bon de commande, etc.) au projet souhaité.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FAfGu38FR4KMQ6WZMI827%2Fimage.png?alt=media&amp;token=54dc8cd9-0b22-4d71-b437-733d14b30786" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Achats

[Un achat que vous traitez](/modules/achats#traiter-les-achats) dans enFact peut être assigné à un projet en tant qu'achat complet. Une ligne "Projet" apparaît sous la rubrique "Informations d'achat".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F8HcjTQj1h3vP6FFKSUUn%2Fimage.png?alt=media&amp;token=caff7e5d-b3a2-4539-9c2f-d0204b19cf33" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous pouvez affecter chaque ligne individuelle à un projet spécifique. Pour ce faire, activez le "Mode d'entrée avancé". Ce bouton crée des lignes de produits supplémentaires sous l'aperçu du document d'achat, où vous pouvez diviser davantage le document d'achat.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FqdHBn44xbiFVsPYNdkxV%2Fimage.png?alt=media&amp;token=712568c5-cc1c-49a0-bcb5-7b72fb15209f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Prospects

Sous "Prospects", vous gardez un enregistrement de vos clients potentiels dans enFact. Un prospect peut être lié à une [demande d'offre](/modules/demandes-offre), par exemple. Dès qu'un prospect est facturé, enFact le convertit en 'Client'.&#x20;

## Activer les prospects&#x20;

Les "prospects" sont une extension que vous devez d'abord activer dans enFact.&#x20;

* Allez à votre adresse e-mail en haut à droite et cliquez dessus pour ouvrir le menu.&#x20;
* Sélectionnez 'Applications et connexions'.&#x20;
* Dans les applications et liens relatifs aux clients, activez 'Prospects'.
* &#x20;Une section supplémentaire 'Prospects' apparaîtra dans le menu de gauche d'enFact sous vos 'Contacts'.

## Utiliser les fiches prospects&#x20;

Une fiche prospect est similaire à une fiche client ou fournisseur dans enFact. Tous les documents liés, les pièces jointes, ... sont affichés dans la partie gauche de la fiche prospect.&#x20;

Vous pouvez également créer une entreprise en tant que prospect. Une fois la fiche prospect créée, il devient possible d'ajouter un contact.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FLuehVeNbOs0xrtwC3uor%2Fimage.png?alt=media&amp;token=eba184e3-4a6b-4956-bc61-d2d528767e48" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Lors de la création d'offres

Vous pouvez créer un devis pour un prospect au lieu d'un client afin de séparer les clients potentiels des clients effectifs.&#x20;

### Lors de la création de demandes d'offre&#x20;

Lorsque vous commencez à activer les "[Demandes d'offre](/modules/demandes-offre)" dans enFact, l'application "Prospects" est automatiquement activée. Lors de la création d'une demande d'offre, vous pouvez créer un nouveau contact en tant que nouveau prospect, ou lier un client existant.


# Référence de commande

## Activer la référence de commande&#x20;

Vous devez activer la possibilité d'afficher une référence de commande sur vos documents via "Applications et connexions".&#x20;

1. Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et choisissez "Applications et connexions" dans le menu.&#x20;
2. Dans la liste de "Toutes les applications et connexions", allez à "Référence de commande".&#x20;
3. Appuyez le bouton vert 'Activer'.

Vous pouvez activer cette extension et l'utiliser immédiatement après.&#x20;

## Référence de commande sur les documents&#x20;

Une fois le champ est activé, il apparaît au bas de vos documents (factures, confirmations de commande, bons de livraison, etc.).

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F6k67KUjsPno1Fb0e3l8i%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2014.39.16.png?alt=media\&token=0937767f-363d-44e9-bb18-8ab87d947538)

La référence de la commande est un champ de texte libre à saisir manuellement.&#x20;

{% hint style="success" %}
Êtes-vous un [utilisateur de PEPPOL](/af/envoi-par-peppol) ? Veillez alors à utiliser ce champ de référence. La "référence de la commande" est même obligatoire pour l'envoi des factures au gouvernement. En saisissant cette information dans cet espace séparé sur les documents enFact, elle peut être envoyée de manière structurée via PEPPOL.
{% endhint %}


# Remises

Dans enFact, vous pouvez utiliser différents types de remises :&#x20;

* Remise sur la ligne standard&#x20;
* Remise pour paiement comptant
* Remise par type de client&#x20;
* Remise générale directe

## Remise sur la ligne standard&#x20;

Pour chaque ligne de produits figurant sur la facture, vous savez directement appliquer une remise.

1. Pour ce faire, cliquez sur le bouton jaune "Plus".
2. Le champ "Remise de ligne" apparaît.
3. Il est possible d'accorder la remise en pourcentage ou comme un montant dans la devise sélectionnée.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F0OxfbBIreuqIuUSJu8ET%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2013.52.23.png?alt=media\&token=08b8dd27-7b23-4506-aa02-f2b908d8ca68)

Attention : Veuillez noter que la remise de ligne est calculé par **pièce/nombre**. Exemple :&#x20;

* 10 pièces de produit à 5€, remise de ligne de 1€, prix total hors TVA = (5€ - 1€) x 10 = 40€.&#x20;
* 20 mètres courants à 4 €/mètre, remise de ligne de 20 %, prix total hors TVA = (4 € x 0,80) x 20 = 64 €.

## Remise pour paiement comptant

La possibilité d'accorder une [remise pour paiement comptant](#remise-pour-paiement-comptant) doit être activée via 'Applications et connexion'.

1. Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et choisissez "Applications et connexions" dans le menu.&#x20;
2. Dans la liste de "Toutes les applications et tous les liens", cliquez sur "Remise pour paiement comptant".&#x20;

Vous pouvez activer cette extension et la configurer immédiatement après. Deux champs sont disponibles dans la fenêtre de configuration :&#x20;

* Remise financière : entrez ici le pourcentage de remise par défaut (nombre)&#x20;
* Délai de remise financière : indiquez ici le délai de paiement standard (nombre)

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F3AG3ngrgAx9IotgzXH8j%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2013.56.53.png?alt=media\&token=d8a29fc1-6f74-4c5c-b1bd-547eb9b61759)

Dans cet exemple, le client bénéficiera d'une remise de 2 % s'il paie la facture dans les 8 jours. Si le paiement est reçu après huit jours, la remise n'est plus valable.&#x20;

Cette entrée apparaîtra désormais par défaut au bas de vos factures.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F1gBGWoHt63OKXzqPQkKv%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2013.57.24.png?alt=media\&token=21f8583f-08fc-49f6-8420-d422f69b670a)

Vous pouvez également ajuster ces valeurs en utilisant enFact :&#x20;

* au bas de la facture : votre saisie remplacera les valeurs par défaut&#x20;
* dans la fiche d'information du client : vous pouvez personnaliser les valeurs de l'escompte au niveau du client. Les valeurs de la fiche technique du client remplaceront les valeurs par défaut.&#x20;

{% hint style="info" %}
Faites attention au calcul de la TVA en cas d'escompte. Le calcul de la TVA pour une facture avec escompte est toujours basé sur le montant **hors TVA moins la remise proposé**, que le client paie à temps ou non.&#x20;
{% endhint %}

### Déduction de la remise pour paiement comptant &#x20;

Supposons que vous ayez mis en place une remise pour un paiement dans les 7 jours. Il est possible que le client ait payé le 6ème jour, mais que le paiement n'ait été traité par la banque que le 8ème jour (en raison, par exemple, d'un week-end ou d'un jour férié). Dans ce cas, selon le système, il n'y a plus de remise et le montant payé est considéré comme incomplet. Un tel paiement se retrouvera dans votre [liste de traitement](/mdb/paiements#listes-de-traitement) où vous pouvez le vérifier manuellement et l'affecter.

## Remise par type de client&#x20;

Il est possible d'accorder une remise ou d'appliquer un prix différent par type de client. Ceci est géré dans enFact par les tableaux de prix (pour en savoir plus sur les tableaux de prix, [cliquez ici](/modules/tableaux-de-prix)).

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FDRXrYqi0gFV2mNNDWNoE%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-07-16%20om%2014.02.14.png?alt=media\&token=7688becf-3eb5-4443-b109-ba3916ae1694)

## Remise générale directe&#x20;

Vous pouvez aussi accorder à votre client une remise générale. Pour ce faire, allez dans la fiche client. Cliquez sur le bouton jaune "Modifier" dans le coin supérieur droit. En bas de la fiche client, vous verrez un bouton "Plus d'options".&#x20;

Ce bouton permet d'accéder à certains paramètres avancés. Vous pouvez y inclure des informations spécifiques sur le client, y compris une remise générale en pourcentage ou en euros. Cette remise est toujours appliquée à tous les documents relatifs à ce client.


# Sélection d'une date par ligne

En sélectionnant une date, vous pouvez l'afficher immédiatement sur une ligne de produit/service dans vos documents. Par défaut, cette date est affichée avant le nom ou la description du produit/service.

## Activer et configurer la sélection de la date&#x20;

Vous devez d'abord activer la possibilité d'afficher une date par ligne via "Applications et connexions". Cela se fait de la manière suivante :

1. Naviguez vers votre adresse e-mail dans le coin supérieur droit et choisissez "Applications et connexions" dans le menu.
2. Dans la liste "Toutes les applications et connexions", allez à "Sélectionner la date par ligne".
3. Cliquez sur le bouton vert "Activer".
4. Vous avez maintenant la possibilité d'utiliser le bouton jaune "Configurer" : vous déterminez ici si vous souhaitez toujours afficher une date qui est automatiquement introduite sur votre ligne de produits et, le cas échéant, quel texte doit apparaître à côté de cette date.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FRi8QxY7muBwbUwB4JFlE%2Fimage.png?alt=media&amp;token=da36ec1e-4deb-4910-92b9-b587ad50248a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Utiliser l'affichage de la date&#x20;

Lorsque la fonction "Sélection de la date" est activée, une icône de calendrier apparaît sur le côté droit de la ligne de produits. En cliquant dessus, vous ouvrez un calendrier dans lequel vous pouvez sélectionner le jour correct.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F2Qis03uffajqih6Alnnw%2Fimage.png?alt=media&amp;token=814fb280-ee3d-4174-8899-56c86c9b734a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Une fois sélectionnée, la date apparaît au début de la ligne du produit/service. Plus loin sur cette ligne, vous pouvez sélectionner un produit/service déjà connu dans enFin en saisissant quelques caractères:

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FTAHYUCiXlBVhPBXNTANz%2Fimage.png?alt=media&amp;token=c58ad019-3cb7-4d30-98d3-5bcde3a5dc2e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cliquez sur le(s) produit(s) ou service proposé(s) pour le(s) sélectionner et le(s) lier à la fiche produit. Sur le document, cela peut se présenter comme suit:&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FsNsbWAgawQY1BXMdtkpc%2Fimage.png?alt=media&amp;token=80ac9f5d-b8c5-4395-99a4-8c631461d431" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Tableaux de prix

La fonction tableaux de prix vous permet de fixer différents niveaux de prix par produit. En fonction du type de client et le *tableau*, le prix correct du produit est adopté lors de la création d'une offre ou d'une facture pour ce client.

## Activer et configurer

Pour activer les tableaux de prix, allez à votre adresse e-mail en haut à droite.&#x20;

1. Choisissez "Applications et connexions".&#x20;
2. Dans les applications et connexions concernant les clients, vous verrez les "Tableaux de prix".&#x20;

Vous devez les:

1. activer (cliquez sur le bouton vert "Activer") ;&#x20;
2. et puis configurer (cliquez sur le bouton jaune "Configurer").&#x20;

Dans cette fenêtre, allez en haut à droite et cliquez sur "Ajouter un tableau de prix". Vous choisissez les noms des tableaux qui ne seront pas visibles au client. Des tableaux souvent utilisées sont les prix au particulier (B2C) par rapport aux prix pour professionnels (B2B). L'identification et l'application des tableaux de prix sont déterminées par votre propre politique de prix.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FLQOo2h4LowOlNa9Ma24n%2Fscreencast-app.onfact.be-2024.08-_1_.gif?alt=media\&token=f2641698-d47d-4afc-84aa-5ba5ee4e2ec8)

## Attribution de tableaux de prix aux clients&#x20;

Quand vous avez créé un tableau de prix, vous devez affecter le tableau au bon client. Il faut donc aller à la fiche de client. Lorsque vous modifiez la fiche du client, un champ supplémentaire apparaît : "Tableau de prix". Les différents tableaux que vous avez créés y apparaîtront :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FX4Kk1iJ1uO2tpVE1axEs%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2014.04.00.png?alt=media\&token=0cfe1214-c815-4f1c-bfb5-5cff36126a34)

Sélectionnez la catégorie souhaitée et cliquez le bouton jaune "Enregistrer" en bas. Pour chaque facture adressée à ce client, enFact utilisera le tableau de prix sélectionné.

## Attribuer un tableau de prix à un produit&#x20;

Afin de pouvoir utiliser les tableaux de prix, il est nécessaire d'indiquer au niveau du produit/service quel sera le prix par tableau. Pour ce faire, rendez-vous à la fiche produit. Un nouveau titre est apparu sur la droite : "Tableaux de prix". Cliquez le bouton jaune "Modifier" pour le compléter. Vous verrez maintenant les différents niveaux que vous avez créés, avec le prix du produit original à côté.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FdHjwdxPrH9stsotmSZlS%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2014.04.27.png?alt=media\&token=d665f58a-94af-4ea3-8097-23c9879bd55a)

Vous pouvez maintenant ajuster le prix par tableau. Exemple :

| Tableau de prix  | Prix excl. | tva % | Prix incl. |
| ---------------- | ---------- | ----- | ---------- |
| (pas de tableau) | 29,00      | 21%   | 35,09      |
| B2B              | 50,00      | 21%   | 60,50      |
| B2C              | 40,00      | 21%   | 48,40      |

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FVmGFNFTO6hw0BNe73IFf%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2014.08.48.png?alt=media\&token=68ee480d-c20f-48a9-9652-c4dd6a5a8e19)

{% hint style="info" %}
Voulez-vous fixer un prix spécifique pour chaque client ? Dans ce cas, vous créez un tableau spécifique par client et vous fixez un prix pour chaque client.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Les tableaux de prix sont-ils basés sur un certain pourcentage ? Pour ce type de remise, la [remise générale directe](/modules/remises#remise-generale-directe) est une alternative pratique, car les montants de la remise sont calculés automatiquement et ne doivent pas être définis manuellement.
{% endhint %}


# Tâches

Cette fonction d'enFact gère une simple liste de tâches. Vous pouvez créer vos tâches séparément, les lier à un client particulier ou à une offre particulier.&#x20;

{% hint style="success" %}
Vous avez un abonnement "[Premium](https://www.enfact.be/des-prix)" ? Dans ce cas, votre module Tâches est plus complet. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet au bas de la page.
{% endhint %}

## Activation des tâches&#x20;

'Tâches' dans enFact est une application que vous devez activer avant pouvoir l'utiliser.&#x20;

1. Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et cliquez sur "Applications et connexions".&#x20;
2. Dans les applications et les connexions concernant les clients, activez "Tâches".&#x20;

## Utilisation des tâches&#x20;

Quand l'application est activée, un choix supplémentaire "Tâches" apparaît dans le menu de gauche. Cliquez sur le bouton vert "Créer une tâche" dans le coin supérieur droit pour créer une nouvelle tâche.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-MlKWN_jFKuOyaKE-Dxt%2F-MlKXHH19QmL7QaUf2Tp%2Fimage.png?alt=media\&token=1c904288-b540-4130-b754-139eac74e555)

Une tâche peut contenir quatre champs :&#x20;

1. Un titre : par exemple, "Vérifier les prix LogiTech"&#x20;
2. Un client : peut être recherché à partir du fichier clients existant.&#x20;
3. Une date limite : sélectionnez une date, ou cochez qu'aucune date limite n'est associée à cette tâche&#x20;
4. Une description : par exemple, "Le fournisseur a annoncé un changement de prix, voir courriel"

Lorsqu'une tâche est créée, un écran récapitulatif s'affiche :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-MlKWN_jFKuOyaKE-Dxt%2F-MlKYJp8H7i22_lgDVwG%2Fimage.png?alt=media\&token=d0191978-f65f-4bc6-ac89-84fa9f79aabb)

L'onglet "Annexes" permet d'ajouter des informations supplémentaires (par exemple, un catalogue, etc.) à une tâche.&#x20;

Sur la ligne de chronologie, vous pouvez marquer une tâche comme étant "En cours" ou "Terminé". Le bouton "Version imprimable" vous permet de générer une version imprimée de votre tâche.&#x20;

### Lié au client&#x20;

Si vous liez une tâche à un client, elle n'apparaîtra pas seulement dans l'aperçu des tâches, mais aussi dans la fiche client.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FZkjUp8Bg4FzGHuUjjODM%2Fimage.png?alt=media\&token=8b5056e0-7648-4d93-b4b2-8b6f89c4d651)

### Lié à l'offre&#x20;

Vous pouvez convertir une offre en tâche. Pour ce faire, cliquez sur le bouton vert "Copier vers" dans la fenêtre de détail du devis et choisissez "Copier vers la tâche".&#x20;

La tâche sera automatiquement liée au client auquel l'offre a été adressé. Dans l'aperçu de la tâche, un lien vers l'offre est disponible, ce qui permet de le retrouver facilement.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FnrqddxJK3ZtQHyawE2TY%2Fimage.png?alt=media\&token=e07cee67-8213-447f-a9e5-14aefe6848c8)

### Application de filtres&#x20;

Vous pouvez modifier l'aperçu de vos tâches en cliquant sur le bouton jaune "Filtres". Ainsi vous savez afficher uniquement les tâches ayant le statut "Ouvert" et "En cours". Cliquez sur "Mémoriser le filtre" pour définir ce filtre par défaut.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FJjAD8z8QLEJs18fCVkEE%2Fimage.png?alt=media\&token=2ea178d6-47d7-4fbd-a948-6a2f398203d6)

## Tâches dans l'abonnement Premium

## Planification des tâches

{% hint style="warning" %}
Si vous n'utilisez pas le module '[Agenda](/modules/agenda)', passez au chapitre suivant 'Créer une tâche manuellement'.
{% endhint %}

Grâce à la fonction "Planification du personnel", vous pouvez immédiatement programmer une tâche dans l'agenda d'un ou de plusieurs employés.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FFQON0PXBotf1NafBgyxd%2Fimage.png?alt=media&amp;token=87bc682c-053f-452c-844a-73529414ded3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cliquez sur un créneau horaire dans l'agenda pour créer immédiatement une tâche. Faites glisser l'indicateur vers le haut ou le bas pour affecter plusieurs employés à la fois. Sélectionnez plusieurs blocs horizontaux pour planifier une tâche sur plusieurs heures.&#x20;

Une fenêtre contextuelle s'ouvre pour vous permettre de décrire la tâche :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FdgOigWrwd2QtK7uEPYeT%2Fimage.png?alt=media&amp;token=afd090d9-ca5b-44e1-a05a-70c543679b33" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Type : indiquez ici "Tâche".
* Client : vous pouvez lier un client ou un prospect à la tâche. La création d'un nouveau client ou prospect peut se faire en utilisant l'icône de la loupe.
* Définissez la date et l'heure de l'activité, décrivez la tâche avec un titre (il apparaît dans le calendrier) et éventuellement une description.&#x20;

Cliquez sur "Créer un nouveau moment d'agenda" pour créer et planifier la tâche.

### Créer une tâche manuellement

Vous créez des tâches dans enFact à partir de différents endroits : depuis le calendrier ou à partir de l'aperçu des tâches. Quel que soit l'endroit où vous créez dese tâches, vous les trouverez toutes sous "Tâches".

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FSP9hgiWR4uWxHM9WKOGu%2Fimage.png?alt=media&amp;token=9cd75e90-151f-4958-946f-13e7e1f902aa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

À partir de là, vous pouvez immédiatement créer une tâche : cliquez sur le bouton vert "Créer une tâche" en haut à droite. Vous pouvez facilement créer et décrire une tâche, et l'assigner à un ou plusieurs utilisateurs.

{% hint style="info" %}
Consultez le guide sur les "[Utilisateurs](/parametres/utilisateurs)" pour créer plusieurs utilisateurs dans votre compte enFact.
{% endhint %}

Une fois la tâche créée, vous accédez à l'écran de résumé.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FznWS5pLXGnZcw0Wl3DOr%2Fimage.png?alt=media&amp;token=a5512696-edb2-4117-97fd-52a3dde51d3a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Ici enFact vous montre le statut de la tâche : lorsqu'une tâche est créée, elle a le statut "Ouvert". Dès que vous travaillez sur la tâche, vous pouvez la faire passer au statut "En cours". Quand la tâche est terminée, vous pouvez la faire passer au statut "Terminée".

### Planifier une tâche ultérieurement

Pour continuer à programmer la tâche dans le calendrier d'un employé, cliquez sur le bouton vert "Programmer la tâche". Cela ouvre la "Planification du personnel" à partir du module Calendrier. Une fois la tâche planifiée dans le calendrier d'un employé, le ou les utilisateurs sont automatiquement connectés.

## Compléter la tâche

À partir de l'écran de résumé, vous pouvez lancer un enregistrement des temps. Pour plus d'informations, regardez la section "[Enregistrement de temps](/modules/enregistrement-du-temps)".&#x20;

Si vous n'avez pas lancé d'enregistrement de temps, vous pouvez saisir manuellement les heures travaillées par l'onglet "Facturable" situé à gauche.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FXmLhWt3qmemzwjrfc5U5%2Fimage.png?alt=media&amp;token=2859ec96-8020-4a0d-98f0-a3fc21a5097c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Ici, vous saisissez des articles à prix fixe ou forfaitaire via des "lignes du document" (= lignes de produits ou de services). Cliquez sur "Modifier" pour ajouter un article.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FkihNWb1w7gd21TnSFByf%2Fimage.png?alt=media&amp;token=18650984-b372-4334-a386-a1c3108414bc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Toutes les entrées de temps terminées associées à cette tâche apparaissent en bas de cet onglet. Les éléments figurant dans l'onglet "facturable" seront intégralement repris sur la facture.

## Facturer une tâche

Vous facturez une tâche par le bouton bleu "Actions" en haut à droite de "Tâches facturables". Dans cet onglet, vous trouverez un aperçu de toutes les tâches facturables. Ces tâches sont terminées et peuvent être uniques ou récurrentes.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FakJh6gYcYK5wZVHS9wa2%2Fimage.png?alt=media&amp;token=9978ecc7-54ec-4328-9be9-78ecbc3a84db" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Tâches (uniques) facturables

Des tâches peuvent être facturées&#x20;

* dès que le statut est "Terminé" ou que le délai prévu est dépassé&#x20;
* si une tâche est liée au client à facturer&#x20;
* dès qu'il existe au moins une "ligne" facturable - qu'il s'agisse d'un produit/service ou d'un enregistrement du temps

#### Tâches récurrentes facturables

Ces tâches peuvent être facturées&#x20;

* dès qu'elles sont passées et donc effectuées
* dès qu'il existe au moins une "ligne" facturable - qu'il s'agisse d'un produit/service ou d'un enregistrement du temps
* si la tâche est liée clairement au client à facturer.&#x20;

Vous pouvez regrouper les tâches récurrentes en une seule facture,  par exemplepar mois. Cela évite que des tâches hebdomadaires ou bimensuelles soient facturées individuellement à chaque fois (moins d'administration).

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FN3ZAGCVe7iL1hwV2slHD%2Fimage.png?alt=media&amp;token=e3cf44c0-63f1-485f-b751-98aa228ba8bd" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Contrôle de la facturation

L'onglet "Histoire", offre une vue d'ensemble de toutes les tâches passées.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FOH5jbFPOtOg0aluz50l8%2Fimage.png?alt=media&amp;token=dd2a8ae0-3968-4ecf-9ef9-6ebf72b815b3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Sur le côté droit, vous pouvez voir le statut de la tâche, si elle est déjà facturable et/ou si elle a déjà fait l'objet d'une facture.&#x20;

* Icône rouge de facturation : l'un des éléments à facturer n'est pas présent. Dans l'exemple ci-dessus, aucun élément facturable n'a été ajouté à la tâche (pas de produit/service ou d'enregistrement de temps).&#x20;
* Icône verte de facturation : la tâche est facturable&#x20;

Lorsque la tâche a été facturée, le numéro de facture apparaît dans la vue d'ensemble :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FtjWcHICDfnZsLR2OfmOC%2Fimage.png?alt=media&amp;token=da3f712c-01ec-4770-ae0e-408fa2b6928a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

L'onglet "Toutes les tâches" vous donne un aperçu de toutes les tâches, qu'elles aient été datées (planifiées/planifiées) ou non. La colonne "Facturable" permet de contrôler les tâches que vous avez déjà facturées.


# Tickets de caisse

Les tickets de caisse sont très similaires aux factures. La plus grande différence se situe au niveau des tickets de caisse délivrés, par exemple, à des particuliers pour lesquels aucune facture ne doit être établie.&#x20;

Les tickets de caisse peuvent être utilisés en parallèle avec les factures normales. Ils peuvent également être conservés dans un [journal des recettes](/modules/journal-des-recettes).

## Activer les tickets de caisse

L'utilisation de tickets de caisse peut être activée à partir de la rubrique "Applications et connexions".&#x20;

1. Accédez à votre adresse e-mail dans le coin supérieur droit et choisissez "Applications et connexions" dans le menu.&#x20;
2. Dans la liste des "Applications et connexions concernant les documents", cliquez sur "Tickets de caisse".

Vous pouvez activer cette extension et l'utiliser immédiatement  ce qui offre un type de documents supplémentaire ('Tickets de caisse') dans le menu de gauche.

## Création de tickets de caisse

La structure et la présentation d'un reçu sont similaires à celles d'une facture.&#x20;

{% hint style="success" %}
Vous n'avez pas encore créé de facture ? Lisez d'abord la documentation sur la [création d'une facture - module de base](/mdb/factures) sur la manière de procéder.
{% endhint %}

Lorsque vous créez un ticket de caisse, vous pouvez indiquer en bas de la page le mode de paiement qui sera utilisé. Par exemple, vous saisissez "caisse" lorsque l'argent est payé par la caisse et passe donc dans le livre de caisse.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FcdrkEScqyEC4ICzHe7qE%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2015.27.53.png?alt=media\&token=97ac9578-8ee3-49d7-8854-17bd0de88241)

{% hint style="info" %}
Un menu déroulant n'apparaît-il pas lorsque vous cliquez le champ "Mode de paiement" ? Alors vous n'avez probablement pas encore configuré de comptes. Lisez ici comment les mettre en place en utilisant le "[Journal financier](/parametres/journaux-et-numerotation#journal-financier)".
{% endhint %}

## Imprimer un ticket de caisse

Dans l'écran récapitulatif des tickets de caisse, vous verrez un bouton "billet" à côté du bouton habituel "Version imprimable".

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FmklKlGNANm98seI0fjm6%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2015.21.00.png?alt=media\&token=2934de5d-4b71-47c1-bde0-406a59be2177)

En cliquant billet, une version imprimable du billet de caisse s'ouvrira, telle qu'elle apparaîtrait sur une imprimante de billets conventionnelle. Vous pouvez imprimer le ticket de caisse à l'aide de votre imprimante de billets connectée.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FdaSc765bvOtozx9ezINv%2Fscreencast-api5.onfact.be-2024.08.gif?alt=media\&token=54445080-ecb2-4ec3-88b0-7d84a9345581)

## Suivi des paiements&#x20;

Si votre reçu n'a pas été payé immédiatement, vous pouvez ajouter un paiement manuellement par la suite. Pour ce faire, cliquez sur le bouton bleu "Actions" dans l'aperçu de votre reçu.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FJcLoxtEqLk2fAh0hQBGC%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2015.26.48.png?alt=media\&token=130cef22-93eb-4dd3-9170-502840321c85)

* Vous pouvez changer manuellement le statut en "payé". enFact indiquera qu'il n'y a pas encore de paiement exact lié à ce statut.&#x20;
* Vous pouvez créer manuellement un paiement, de cette façon vous liez le ticket de caisse directement à un compte de paiement. Il est préférable de choisir cette option.

### Créer un paiement manuellement&#x20;

Si vous cliquez sur cette dernière option, une fenêtre pop-up s'ouvrira :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FECm8eILmuC4DGkIDXpKd%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2015.30.05.png?alt=media\&token=1e7c0d2f-87fd-4553-bdcf-3073b0dd2c63)

Vous pouvez maintenant indiquer à quel compte de paiement vous voulez lier le paiement (par exemple, "Caisse"). Vous pouvez vérifier les détails du paiement et ajuster le montant si nécessaire. Si seulement une partie a été payée, ce ticket restera impayé dans vos aperçus. Cliquez sur le bouton vert "Créer un paiement".&#x20;

Dans l'aperçu de votre reçu, vous verrez qu'un paiement a été créé :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F2kypkSpt3VgtVzzY0sFF%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2015.31.02.png?alt=media\&token=82a19914-c1b6-4b1b-a72d-87fb41215054)

L'icône représentant un œil vous permet de visualiser le paiement en détail.&#x20;

Si vous allez maintenant sur le compte auquel le paiement fut lié, dans cet exemple le compte du livre de caisse, vous verrez ce paiement dans la liste.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FJtIfD5081qAq5XAXrtGT%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2015.31.45.png?alt=media\&token=6b4db1b9-b3b6-4362-9c2e-9af5cc82a650)

## Tickets de caisse et le journal des recettes

Dans un livre des recettes vous enregistrez les ventes pour lesquelles vous n'établissez pas de facture. Dans la pratique, il s'agit généralement de transactions avec des particuliers qui peuvent se faire sans une facture (p.e. les [tickets de caisse](/modules/tickets-de-caisse)).&#x20;

Vous pouvez facilement tenir un journal des recettes dans enFact : vous pouvez l'activer sous 'Applications et connexions'. Pour tout savoir sur le journal des recettes, [cliquez ici.](/modules/journal-des-recettes)


# Twikey

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FEpntm9rU7UZLicea6fyG%2Fimage.png?alt=media\&token=bb499ca9-428f-42b0-9ba0-ffc5e390bfec)

Avec [Twikey](https://www.twikey.com/fr/), vous pouvez encaisser vos factures enFact par prélèvement automatique. Twikey est une entreprise et une plateforme cloud qui simplifie considérablement la gestion des mandats. Vous pouvez mettre en place des mandats de prélèvement - vos clients peuvent les signer en ligne à l'aide d'une carte d'identité électronique, d'une carte bancaire ou d'un smartphone. Ces mandats peuvent ensuite être utilisés pour recouvrer les montants en souffrance. Votre client n'a plus besoin d'attendre le paiement et vous évitez les factures en retard.

## Activer la connexion Twikey

Twikey dans enFact est une intégration que vous devez d'abord activer pour pouvoir l'utiliser.&#x20;

1. Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et cliquez sur "Applications et connexions".&#x20;
2. Dans les applications et les connexions relatifs aux paiements, activez "Twikey".

## Créer un compte Twikey

Pour réaliser le lien, vous devez avoir un compte Twikey. [Twikey propose différents forfaits](https://www.twikey.com/fr/pricing.html), basés sur un prix par mandat et/ou transaction.&#x20;

Si vous avez créé un compte, allez dans vos propres informations de compte dans Twikey.

## Configurer la connexion Twikey

Une fois la connexion est activé, vous devez cliquer sur le bouton jaune "Configurer".

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FgCIWe32sQD6qIbTWfxmx%2Fimage.png?alt=media\&token=748ef6e4-0677-488b-a251-c46bd20aa342)

Vous pouvez maintenant définir ou saisir cinq éléments:

* Clé API
* Numéro de contrat B2C
* Numéro de contrat B2B
* Notification au client pour chaque collecte
* Callback URL

### Clé API

Vous pouvez la récupérer dans votre compte Twikey, sous Paramètres, puis API.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FbTF5dD5Uqw9kKNTu0MN0%2Fimage.png?alt=media\&token=6580ea4e-0745-4913-a9a1-6b072db97bc8)

Copiez la valeur du champ "API Token" et collez-la dans enFact dans le champ "Clé API".

### Numéro de contrat B2B et B2C&#x20;

Dans Twikey, vous pouvez faire signer différents types de contrats par vos clients. Ceux-ci sont toujours basés sur des modèles. Comme les entreprises peuvent également signer des mandats B2B en plus des mandats CORE, il est possible de mettre en place deux modèles de contrat dans enFact qui peuvent être utilisés.

* Pour les particuliers, il doit s'agir d'un mandat CORE&#x20;
* Pour les entreprises, il peut s'agir d'un mandat CORE ou B2B

Pour configurer les modèles, allez dans "Modèles" dans votre compte Twikey sous "Paramètres" et copiez les numéros au début des lignes dans les champs dans enFact.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FQnWIBYZLzBbEed4Xr8P0%2Fimage.png?alt=media\&token=e91ecac5-0ef9-414b-8ed5-31ba55caed33)

### Notifier le client avant chaque collecte ?&#x20;

Ce bouton vous permet d'indiquer si vous souhaitez ou non informer vos clients d'une collection à venir. Si vous activez cette option, Twikey enverra un e-mail à votre client l'informant qu'un certain montant sera débité de son compte le (date). Le message e-mail est modifiable via votre compte Twikey.&#x20;

Lorsque ces éléments ont été saisis dans enFact, cliquez sur le bouton jaune "Enregistrer" pour enregistrer les paramètres Twikey.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F0LgCpEDUGCJposrecha2%2Fimage.png?alt=media\&token=b1c23f63-3381-47e3-861f-913683abc50c)

### Callback URL

Entrez le callback URL que vous voyez dans les paramètres dans enFact dans le champ suivant dans votre compte Twikey :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FEl6GLFVZytRNPULSrLVk%2Fimage.png?alt=media\&token=69b21664-c67c-419c-a4c1-26201e938b71)

Cela donne à enFact l'accès à votre compte Twikey et garantit que les données du mandat dans enFact restent à jour. Cliquez sur "Save" pour sauvegarder.

## Créer des mandats pour vos clients&#x20;

Une fois la connexion établie, une colonne supplémentaire apparaîtra dans l'aperçu des clients avec le logo Twikey. Une icône orange apparaîtra à côté d'un client dont le mandat est activement signé.&#x20;

Pour créer un mandat pour un client, cliquez sur la fiche du client. Un onglet supplémentaire y apparaîtra : Twikey.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FHDnv0Njv69Ukum0X5TWP%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2015.35.49.png?alt=media\&token=6cb2e576-edb6-4a34-9b19-afec67a6b4ca)

Dans cet onglet, les mandats de domiciliation actifs apparaissent. Pour créer un nouveau mandat, cliquez sur le bouton vert "Préparer un nouveau mandat de domiciliation pour signature".&#x20;

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FVGWMY3dpPKfCGLzDn28b%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2015.37.14.png?alt=media\&token=da31934f-dd46-4609-aef6-da33e127a8b1)

Le mandat est ajouté et est prêt à être signé. D'ici, vous pouvez :&#x20;

* Supprimer les données du mandat&#x20;
* Envoyez une invitation par e-mail à votre client pour qu'il signe le mandat dans l'environnement Twikey
* &#x20;Consultez le lien de signature en cliquant sur "Signer un mandat en ligne"

## Utilisation des mandats&#x20;

### Pour les factures&#x20;

Votre client a-t-il signé le mandat ? Vous pouvez maintenant utiliser le mandat pour collecter les factures. Si vous accédez à une facture en souffrance du client, vous verrez une boîte Twikey sous la ligne de temps. Ici, vous pouvez commencer une nouvelle réclamation.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FfKSMR8lGchMgAWIej8Dg%2FScherm%C2%ADafbeelding-2024-08-27-om-15.44.24.jpg?alt=media\&token=2461cb95-f0a5-4e22-89dc-f36d387da32c)

### Pour les abonnements (factures récurrentes)&#x20;

Un mandat de prélèvement automatique peut également être utilisé pour les abonnements. Si, lors de la mise en place de l'abonnement, vous choisissez l'option d'encaisser également le montant, alors lors de la création de chaque nouvelle facture, une réclamation sera également lancée automatiquement via Twikey. De cette manière, vos factures sont automatiquement créées, envoyées au client et collectées par prélèvement automatique.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F5zKwTNiuQNCogbUQA2pV%2Fimage.png?alt=media\&token=9906d963-3c05-4587-8ab2-8f9ee0e98535)


# Unités de mesure

Le champ "Nombre" d'une ligne de produits dans enFact, n'accepte que les valeurs numériques. Dans certains secteurs, il est important d'ajouter des unités de mesure telles que "m²", "km", "m" afin d'indiquer plus correctement ce qui est facturé.

## Activer les unités de mesure&#x20;

La fonction unités de mesure d'enFact doit être configurée avant l'utilisation.&#x20;

1. Allez à votre adresse e-mail dans le coin supérieur droit et cliquez sur "Applications et connexions".
2. Dans les applications et connexions relatifs aux produits, activez "Unités de mesure".

## Utilisation des unités de mesure&#x20;

Lors de la création d'un document, vous pouvez désormais saisir une unité de mesure sous "Nombre" :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-Mkw6X30YZA_M4yoRZn2%2F-Mkw7U_lfdA8bcgJAHLU%2Fimage.png?alt=media\&token=c9f767e4-c774-4750-a164-4a0209dbd218)

Vous pouvez également saisir ces unités de mesure au niveau du produit lors de la création d'un produit ou quand vous changez le profil d'un produit existant :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Ff6U4Ynhu7UXxiP1RX1oq%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2015.54.16.png?alt=media\&token=a6f62847-e83e-48e2-9fdb-34438d5d2b6a)

Pour un type de câble, il est indiqué au niveau du produit que l'unité de mesure est "m" et que le nombre est "10". Sur une facture, cela se présente alors comme suit :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FCuABHVngx7QFpRg3IHaz%2Fimage.png?alt=media\&token=aad57c97-5952-43bb-abd1-be6fb6a0ff20)

## Ajouter vos propres unités de mesure&#x20;

Il est possible d'ajouter vos propres unités de mesure à la liste standard.&#x20;

1. Accédez à votre adresse e-mail dans le coin supérieur droit et cliquez sur "Applications et connexions".&#x20;
2. Dans la section "Applications et connexions concernant les produits", allez à "Unités de mesure".&#x20;
3. Cliquez sur le bouton jaune "Configurer".&#x20;

Vous verrez maintenant une liste (vide) des unités de mesure que vous avez déjà ajoutées.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FcllRz8WwpWbYTgnAWJz6%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2015.55.48.png?alt=media\&token=ce115685-6e62-491e-8598-db0f6e9a45aa)

Pour ajouter une unité de mesure, cliquez sur le bouton vert "Ajouter une unité de mesure" en haut à droite. Vous pouvez saisir un nom et un symbole (par exemple, une abréviation) pour l'unité de mesure. Cliquez ensuite "Ajouter". Cet exemple montre une unité "Pièce" avec le symbole "p.". Vous pouvez modifier cette unité ultérieurement.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FXtydi9ytMCiNRCjmXfjp%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2015.56.53.png?alt=media\&token=54212e9a-d5d3-4ad9-bfef-406b86902ebb)

L'unité de mesure apparaîtra désormais avec les autres unités dans la liste des unités de mesure lors de la saisie d'un produit ou de la création d'un document.


# Tableau de bord

En fonction des applications et connexions que vous avez activés, le tableau de bord enFact affiche un nombre de widgets.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FkijOoUfrqASnWilKqMuv%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2015.57.57.png?alt=media\&token=fd50aae3-78a0-48af-952b-ed6253fb1301)

À la fin de la page (en bas), vous verrez une barre grise avec une icône de roue dentée. Grâce à cette icône, vous pouvez activer ou désactiver les widgets existants. Ainsi, c'est vous qui décidez à quoi ressemble votre tableau de bord.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FKlBgp1JRIA4eZWtolNAF%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2016.08.51.png?alt=media\&token=183dec19-98d3-487d-a33e-76318495c62e)

Vous pouvez activer ou désactiver les widgets et déterminer si les prix sont affichés avec ou sans TVA. Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder vos paramètres.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-Mk2YUL-52X0jv1joTKX%2F-Mk2ZAw0PJcCUmIZN5SR%2Fimage.png?alt=media\&token=ea9e9030-4b85-484f-8137-6f7837ec7c9e)


# Paramètres personnels

Sur cette page, vous pouvez modifier certains de vos paramètres personnels liés à la langue d'affichage, à l'authentification à deux facteurs ou à votre mot de passe.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FFAhwTBooPBz1gGGcnbuQ%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2016.14.45.png?alt=media\&token=8438eddf-7f16-4339-8cf0-e8b1fd10366f)

## Langue d'affichage

Vous modifiez votre profil en cliquant sur le bouton jaune "Modifier" à côté de votre nom d'utilisateur.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FoWHPfeGszMG2grMiookj%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2016.19.45.png?alt=media\&token=9ac4a6ff-61bb-424d-9b93-7a571aba4deb)

Vous définissez la langue d'affichage ici. Si vous choisissez par exemple le néerlandais, l'interface enFact s'affichera entièrement en néerlandais.

{% hint style="warning" %}
Pour éviter les abus, il n'est PAS possible pour les utilisateurs de modifier leur propre adresse électronique. Si vous souhaitez utiliser une autre adresse électronique pour vous connecter, vous devez créer un nouvel utilisateur au sein de votre organisation avec cette nouvelle adresse électronique. [Lisez ici](/parametres/utilisateurs) comment faire, ou contactez <support@enfact.be>.
{% endhint %}

## L'authentification à deux facteurs

La plupart des comptes en ligne, y compris la connexion par défaut dans enFact, utilisent pour l'identification de l'utilisateur et l'accès au logiciel un nom d'utilisateur et un mot de passe. C'est ce qu'on appelle l'authentification à facteur unique ou 1FA. Avec l'authentification à deux facteurs (2FA), l'accès à une application ou aux données nécessite un facteur supplémentaire en plus du nom d'utilisateur et du mot de passe.&#x20;

enFact peut fonctionner avec 2FA. Vous pouvez lancer cette fonction à l'aide du bouton vert "Activer" situé sur le côté droit de l'écran.

Pour des raisons de sécurité, enFact demande votre numéro de téléphone portable pour lancer cette fonction.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fmzf9ifEh7Ety4nteaVdi%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2009.44.42.png?alt=media\&token=ef2a300e-bfbf-43a7-82bc-9e184964caf8)

Saisissez votre numéro de téléphone mobile et demandez l'envoi d'un code de sécurité à ce numéro.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F5gMaHZFCZg17gNecmx7c%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2009.45.09.png?alt=media\&token=37f6712f-a01d-464e-b0b6-33643ebccea3)

Entrez le code que vous avez reçu et cliquez sur le bouton vert "Confirmer ce numéro de portable". Une fois que c'est fait, un code QR apparaîtra. Avec ce code, vous pouvez activer l'authentification à deux facteurs. Scannez le bloc QR avec l'application de numérisation de votre téléphone portable. Cette application, à son tour, fournit un code que vous entrez pour confirmer que vous êtes bien l'utilisateur autorisé.&#x20;

{% hint style="info" %}
Les applications scan gratuites qui sont souvent utilisées sont [Google Authenticator](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.authenticator2) ou [Authy](https://authy.com/).
{% endhint %}

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FX3KDyjz3bH4B6VWxZnM5%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2016.20.35.png?alt=media\&token=6694024d-573a-4454-9a1c-07bee136a7aa)

Si le code est correct, l'application signale que l'authentification à deux facteurs a réussi.

À partir de maintenant, vous pouvez vous connecter à enFact en utilisant votre nom d'utilisateur, votre mot de passe et le code que l'application mobile génère lorsque vous scannez le code QR.

Vous voulez revenir à la simple connexion avec nom d'utilisateur et mot de passe sans la deuxième étape ? Cliquez sur le bouton rouge "Désactiver".

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fka87vLFUtIcgMThSeLbv%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2016.33.32.png?alt=media\&token=c6343e93-65bd-4227-9517-d3defde1c9dd)

## Mot de passe personnel

Pour modifier votre mot de passe personnel, cliquez le bouton jaune "Modifier" à côté de "Qualité du mot de passe".

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FgDGzCwSFrXYkIbnKXarD%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-27%20om%2016.33.59.png?alt=media\&token=1f597192-401f-4886-a3a9-cf2f402dd302)

Vous saisissez le nouveau mot de passe et le confirmez. Après avoir "sauvegardé", vous pouvez vous connecter avec votre nouveau mot de passe.&#x20;

## Notifications&#x20;

En haut à droite, à côté de votre adresse e-mail, il y a une cloche de notification dans enFact. Une boule rouge apparaîtra à cet endroit en cas de notification. Lorsque vous cliquez dessus, une liste de notifications apparaît :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fb2N9VCADKMykFJFClNFJ%2Fscreencast-app.onfact.be-2024.08-_2_.gif?alt=media\&token=f362c895-f65d-4773-8e42-bf5737d17f4f)

Une notification est automatiquement créée pour les cas suivants :&#x20;

* Création d'un rappel automatique&#x20;
* Facture créée à partir d'un abonnement&#x20;
* Paiement reçu (complet, partiel ou double)&#x20;
* L'envoi par Peppol a échoué&#x20;
* L'offre est signée en ligne&#x20;
* Vous avez reçu un e-mail dans votre boîte de réception PEPPOL ou enFact (par exemple, une facture d'achat d'un fournisseur)&#x20;
* Échec de la transmission d'un courriel

Dans vos « Paramètres personnels », vous pouvez également gérer ces notifications. Cliquez sur le bouton jaune à côté de « Notification » dans le bloc « Préférences » :

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FwqkdBji32UgDmcV5aL9G%2Fimage.png?alt=media&amp;token=90440ebf-643b-45c8-8ded-a5fba3089547" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

En fonction des modules que vous avez activés dans enFact via « Applications et connexions », vous verrez plus ou moins d’options ici. Par défaut, toutes les notifications disponibles sont activées : décochez celles que vous ne souhaitez plus recevoir et enregistrez.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fnzmm6H8cFYhwGlcheOsl%2Fimage.png?alt=media&amp;token=17dbed29-0e59-44a6-bf6a-34d8a6e835a4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Comment changer mon adresse e-mail de connexion ?

Il est possible de modifier l’adresse e-mail utilisée pour vous connecter. Il s’agit de l’adresse e-mail liée à votre « Utilisateur » dans enFact.

* Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail dans enFact
* Choisissez « Paramètres personnels »
* Dans la section « Sécurité », cliquez sur le bouton jaune « Modifier » à côté de votre adresse e-mail

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FZEoZYxU8xHaqISBNdkfe%2Fimage.png?alt=media&amp;token=f78fe01f-fa98-4fd4-ba19-2df2fbffe7df" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Après avoir introduit la nouvelle adresse e-mail, un e-mail sera envoyé à cette adresse afin de confirmer la modification.

{% hint style="warning" %}
Si vous ne parvenez pas à enregistrer la nouvelle adresse e-mail, Il est probable que cette adresse soit déjà utilisée dans enFact. Il n’est pas possible de créer un utilisateur / une adresse e-mail de connexion avec une adresse déjà connue dans enFact.
{% endhint %}


# Mon abonnement

Sur cette page, vous obtenez un aperçu de votre abonnement actuel. Dans le coin supérieur gauche, vous pouvez voir la date de fin de votre abonnement. Lorsque la date de péremption est proche, vous verrez un message vous invitant à renouveler votre abonnement.&#x20;

Pour ce faire, vous devez choisir l'une des formules d'abonnement ci-dessous et cliquer sur "Sélectionner".&#x20;

Vous trouverez une comparaison détaillée des abonnements sur [notre page des prix](https://www.enfact.be/des-prix).

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F4MySnufcLuCmyMNOrc8N%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2009.48.26.png?alt=media&amp;token=b585c01b-d504-4980-8350-5a9c059c7e4c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si vous n'avez pas sélectionné le renouvellement automatique lorsque vous avez créé votre compte, il sera désactivé par défaut. Si vous souhaitez un renouvellement automatique à l'avenir, vous pouvez l'indiquer lors de votre prochaine commande.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FCtJQhSciSSnjQlS0okTK%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2009.49.06.png?alt=media&amp;token=7699a63c-5020-4e6c-972c-39e8652c385c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous pouvez vérifier les détails de la facturation avant de cliquer sur "Commander". Au-dessus du bouton de commande, vous save indiquer si  l'abonnement soit renouvelé automatiquement à la prochaine date d'expiration. Après la commande, enFact vous enverra une facture par e-mail.

## Période d'essai des fonctionnalités 'Premium'&#x20;

Les utilisateurs 'Pro' peuvent activer une période d'essai des modules disponibles dans l'abonnement 'Premium' pendant 14 jours :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FrFe2ClA0cX8KeSVDTCCd%2Fimage.png?alt=media&amp;token=f8865841-b153-448b-923e-e2f3ed6ed78e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Après 14 jours, ces modules deviennent inactifs, à moins que vous ne commandiez une mise à niveau.


# La forme de mon entreprise a changé, que faire ?

Votre entreprise est en pleine expansion et vous décidez, par exemple, de passer du statut d'entreprise individuelle à celui de société à responsabilité limitée. Les coordonnées de votre entreprise sont donc modifiées. Quelles conséquences cela a-t-il sur votre compte enFact ?&#x20;

## Nouveau compte ou maintien du compte actuel ?&#x20;

Vous pouvez modifier les coordonnées de votre entreprise dans votre compte actuel ou créer un compte entièrement nouveau. Chaque choix présente des avantages et des inconvénients. Nous les énumérons ci-dessous :&#x20;

### Avantages/inconvénients même compte&#x20;

:white\_check\_mark: Conserver les données historiques.&#x20;

:white\_check\_mark: Conserver les données et les produits des clients.&#x20;

:x: Erreurs temporaires possibles au moment de la commutation, par exemple dans les rappels qui contiennent déjà de nouvelles données de l'entreprise.&#x20;

:x: Pas de vue d'ensemble par type d'entreprise (entreprise individuelle/SA), sauf par l'utilisation d'un filtre de date.&#x20;

### Avantages/inconvénients du nouveau compte&#x20;

:white\_check\_mark:Il s'agit d'une entreprise entièrement nouvelle, donc tout est clairement divisé entre l'ancienne et la nouvelle forme d'entreprise.

:white\_check\_mark: Les données des clients et des produits peuvent être [exportées](/af/exportation-des-donnees) de l'"ancien" compte et [importées](/parametres/importez-vos-donnees) dans le nouveau compte via un fichier csv - surtout si les données sont déjà dans enFact, ce n'est pas un problème.&#x20;

:white\_check\_mark: Dans l'hypothèse d'un abonnement payant, le compte de la forme sociale précédente peut être transféré vers un abonnement gratuit. S'il reste un crédit sur le compte payant, il peut être transféré vers celui de la  nouvelle société. Avec l'abonnement gratuit sur l'ancienne entreprise, vous pouvez toujours consulter les données du passé. Le nouveau compte de l'entreprise devient le compte payant (mais étant donné la déduction du solde actuel, cela ne signifie pas une augmentation des coûts d'abonnement).&#x20;

:x: Le compte de la nouvelle société part de zéro, sans données historiques ni par client ni par produit.

{% hint style="info" %}
Si vous ne savez pas quelle option (même compte/nouveau compte) vous convient le mieux, veuillez contacter <support@enfact.be>.
{% endhint %}


# Recommandez enFact !

Nous sommes ravis que vous soyez convaincu par enFact ! Peut-être connaissez-vous des collègues entrepreneurs pour qui enFact pourrait également être intéressant ? Partager votre expérience avec enFact peut maintenant être profitable pour vous aussi ...

Si vous invitez un collègue entrepreneur pour une période d'essai gratuite d'enFact et qu'il souscrit un abonnement payant, vous recevrez **1 mois d'enFact gratuitement**. Plus vous présenterez d'entreprises, plus vous recevrez de mois gratuits. Si trois entreprises ou plus sont connectées et prennent un abonnement payant, vous bénéficierez d'une **réduction permanente de 20 % sur votre abonnement**. Les mois gratuits s'y ajoutent. Un bon bonus, non ?

## Comment cela fonctionne-t-il ?

Dans le coin supérieur droit du menu, après votre adresse e-mail, vous trouverez un bouton "Recommandez enFact" (icône verte). En cliquant dessus, vous accédez à un écran de synthèse.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FiZiTeUAyUXBMhlfoYXkE%2FSchermafbeelding%202023-10-04%20132228.png?alt=media&amp;token=fba7f4d5-d365-4fa1-8bd6-c0e5c9eba8de" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous pouvez inviter un autre entrepreneur en partageant un lien d'inscription ou en envoyant un e-mail avec un lien d'inscription spécifique à partir de cet écran.&#x20;

Sur le côté gauche, vous pouvez voir le montant de la réduction que vous avez déjà collectée.


# Informations sur l'entreprise

Dans cette section, vous pouvez modifier les informations relatives à votre entreprise.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FrenHhvyiiNTJSr8zbg3N%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2009.50.39.png?alt=media\&token=c7b717a3-88f5-4d83-9ab6-9ab3ffb1d806)

* Allez à votre adresse e-mail dans enFact en haut à droite et cliquez dessus pour ouvrir le menu
* Choisissez « Paramètres de l'entreprise ».
* Le premier onglet que vous voyez est celui des « Informations de l'entreprise ».

Ces informations apparaissent sur les documents que vous créez : offres, factures, bons de commande, etc. Si un champ n'est pas rempli, un message «*(Non affiché sur les documents)*» apparaît pour indiquer que ce champ est vide et qu'aucune valeur n'apparaîtra sur les documents.&#x20;

Les valeurs que vous saisissez ici sont également utilisées par enFact comme [valeurs pour les balises](/af/balises) (par exemple, le numéro de compte IBAN).&#x20;

## Modifier l'adresse électronique de l'entreprise&#x20;

Vous pouvez modifier l'adresse électronique que vous avez indiquée dans les informations sur l'entreprise aussi souvent que vous le souhaitez ! Cette adresse e-mail est utilisée pour envoyer des notifications, notamment lorsqu'une offre a été signée par un client.h

L'adresse e-mail que vous utilisez pour vous connecter à votre environnement enFact, toutefois, ne peut pas être modifiée de cette façon. Dans ce cas, vous devez passer par le module « [Utilisateurs ](/parametres/utilisateurs)».

{% content-ref url="/pages/-MjZSlmDm7pUtFUR6uv8" %}
[Comment changer mon adresse e-mail de connexion ?](/parametres/parametres-personnels/comment-changer-mon-adresse-e-mail-de-connexion)
{% endcontent-ref %}


# Valeurs par défaut

Les valeurs par défaut dans [enFact](https://www.enfact.be/) sont des données fixes qui reviennent sur chaque document, tout en restant modifiables lors de la création ou de la modification d’un document. En configurant certaines valeurs par défaut une seule fois, vous évitez des encodages ou copier-coller répétitifs. La plupart des données, comme par exemple les délais de paiement par défaut, reviennent en effet régulièrement dans vos documents et votre organisation.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FK4Wilruajyjf5Zupcafm%2Fimage.png?alt=media&amp;token=f8b9b643-133f-4532-b5f3-5d5cfb9f4934" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Paramètres TVA par défaut et pourcentages de TVA disponibles

Dans cette section, vous indiquez le taux de TVA avec lequel vous vendez généralement (« par défaut ») vos produits ou prestations de services. Par exemple, si vous êtes actif dans le secteur alimentaire, vous appliquerez généralement un taux de TVA de 6 %.

{% hint style="success" %}
Chaque fois que vous créez un document, vous pouvez  remplacer manuellement le taux de TVA par défaut proposé par le système, par un autre taux de TVA.
{% endhint %}

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FOU5vqgHlRC1G8DD2qyJH%2Fimage.png?alt=media&amp;token=33f9a596-b323-47e0-b3d6-c4acf51867c8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans enFact, le pourcentage « 21 % » est défini par défaut. Si vous voulez le changer, cliquez sur le bouton jaune « Modifier ». Si vous relevez d'un certain régime, vous savez ici saisir des valeurs par défaut supplémentaires.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FuqhVyfxpILXEo2UPPKtm%2Fimage.png?alt=media&amp;token=6d46f6b5-71c6-4a35-a894-3f521c5670cf" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous avez les choix suivants :&#x20;

### Type d'entreprise particulier&#x20;

#### 1. Pas de régime spécial de TVA&#x20;

Si vous ne relevez pas de l'un des régimes ci-dessous.&#x20;

#### 2. Régime d'exonération de la TVA pour les petites entreprises&#x20;

Vous pouvez bénéficier du régime d'exonération de la TVA, autrement dit du régime de la franchise TVA, si le chiffre d'affaires annuel de votre entreprise ne dépasse pas 25 000 euros (hors TVA), quelle que soit la forme juridique de votre entreprise. Il existe toutefois certaines exceptions. Pour en savoir plus sur ce régime et les exceptions, consultez [le site du SPF Finances](https://finances.belgium.be/fr/entreprises/tva/assujettissement-tva/regime-franchise-taxe).&#x20;

#### 3. Exonéré de la TVA selon l'article 44&#x20;

Certains biens et services sont exonérés de la TVA en vertu de l'article 44 du Code de la TVA. Si votre entreprise n'exerce que ces activités que la loi énumère, elle ne doit pas demander de numéro de TVA. Consultez la liste des biens et services exonérés [sur le site du SPF Finances.](https://finances.belgium.be/fr/entreprises/tva/assujettissement-tva/assujettissement#q4)&#x20;

### Pourcentage de TVA par défaut&#x20;

Vous indiquez ici le pourcentage de TVA standard pour votre entreprise. Vous avez le choix entre 0 %, 6 %, 12 % ou 21%.&#x20;

Vous pouvez également ajouter un nouveau taux à cette liste via « Pourcentages de TVA disponibles ». Ce nouveau pourcentage apparaîtra dans la liste de sélection.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FdMtYQkdaFP8hY3R5RjrG%2Fscreencast-app.onfact.be-2024.08-_3_.gif?alt=media\&token=847c5790-d42f-4ce3-ac58-d827cb8e88d2)

### Utilisation du taux de TVA de 6 % pour les rénovations

Depuis le 1er janvier 2022, il n'est plus nécessaire d'ajouter un relevé complet de TVA à une facture sur laquelle le taux de TVA de 6 % est appliqué. Il suffit d'apposer une mention sur la facture, qui fait porter la responsabilité au client: *"En l'absence de contestation écrite sur l'application de la TVA à 6% par le fournisseur dans un délai d'un mois à compter de la réception de cette facture, le client est présumé reconnaître que : (1) les travaux ont été réalisés dans un logement dont la première occupation a eu lieu au cours d'une année civile antérieure d'au moins dix ans à la date de la première facture concernant ces travaux, (2) ce logement, après l'exécution de ces travaux, est utilisé exclusivement ou principalement comme habitation privée, et (3) les travaux sont livrés et facturés à un consommateur final. Lorsqu'au moins une de ces conditions n'est pas remplie, le client devra contester par écrit l'application du taux réduit de 6 % de TVA endéans un délai d'un mois. Sur cette base, l'entrepreneur sera obligé d'émettre au client une facture ou une note de débit corrective."*

Si vous indiquez le taux de TVA de 6% de rénovation sur une facture dans enFact, ce texte obligatoire sera automatiquement placé sur la facture, sous le tableau des services/produits.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FNI1yWQ5YqFa4cQLLO87c%2Fimage.png?alt=media&amp;token=14b21797-d9e6-4a4f-a12e-f1935c45120a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Lors de la création d'une facture, allez dans le champ 'Exception à la TVA' en haut sous « Information client ».
* Cliquez dans la liste des exceptions disponibles.
* Dans la liste, sélectionnez « Taux réduit pour les rénovations de maisons de plus de 10 ans \[01] »
* enFact définit les lignes de produits/services à 6 % de TVA et inclut le texte requis en bas de page.

### Utilisation du taux de TVA de 0 % en cas de co-contractant

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, il ne suffit plus d'indiquer « TVA autoliquidée » sur une facture. La déclaration requise a été étendue : *« Report de paiement. En l'absence de contestation par écrit, dans un délai d'un mois à compter de la réception de la facture, le client est présumé reconnaître qu’il est un assujetti tenu au dépôt de déclarations périodiques. Si cette condition n’est pas remplie, le client endossera, par rapport à cette condition, la responsabilité quant au paiement de la taxe, des intérêts et des amendes dus. »*

Si vous spécifiez l'exception TVA 0 % cocontractant dans enFact lors de la création d'une facture, ce texte obligatoire sera automatiquement placé sur la facture, sous le tableau des services/produits.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FwInN80OGW4UooY11e2ho%2Fimage.png?alt=media&amp;token=955fd4a3-dd02-46f1-be5f-6391e972bde2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Lors de la création d'une facture, allez dans le champ 'Exception à la TVA' en haut sous « Information client ».
* Cliquez dans la liste des exceptions disponibles.
* Dans la liste, sélectionnez « Co-contractant \[45] »
* enFact définit les lignes de produits/services à 0 % de TVA et inclut le texte requis en bas de page.

### Saisie des prix par défaut hors (excl.) ou avec (incl.) TVA&#x20;

Ici, vous pouvez indiquer quelle sera votre méthode standard de saisie des prix lors de la création d'un nouveau produit. Si vous indiquez que les prix sont toujours saisis TVA comprise, seul ce champ sera disponible lors de la création d'un nouveau produit (voir ci-dessous). Le champ « Prix excl.» est grisé et ne peut pas être rempli.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FYAbohQhRnWwQba7VIYXS%2Fimage.png?alt=media\&token=447d95f1-40a4-4f3b-93d0-5a70b5cb98bc)

## **Paramètrer l**es délais par défaut

Vous pouvez par exemple définir deux délais par défaut :&#x20;

* la durée de validité standard de l'offre, par exemple 30 jours&#x20;
* le délai de paiement par défaut, par exemple 14 jours

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-MjZVwX81ci7VCWw0F5h%2F-MjZcyXnLC94sIKR7ncf%2Fimage.png?alt=media\&token=8e13fe66-b357-40f3-9b24-6f2feb1413d0)

Vous modifiez facilement ces valeurs en cliquant sur le bouton jaune « Modifier ». Pour le délai de paiement standard, vous pouvez également cocher si vous le souhaitez l'option « Fin du mois ».

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FQ2lU23GbIjddGCQn4tm0%2Fimage.png?alt=media&amp;token=57767907-33c5-4465-8296-f7172ae9c8e2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Formatage des quantités

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FFJbSopP6UvMXl9YTxYAD%2Fimage.png?alt=media&amp;token=8f51bac3-7f37-406e-8f2b-3e4e6b1fb739" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Par défaut, lors de la création d’un document, enFact affichera les « quantités » avec le même nombre de décimales afin d’aligner les virgules au même endroit pour tous les chiffres.

* Si la plus petite quantité encodée est « 1 », aucune virgule ni décimale ne sera affichée par défaut dans ce document.
* Si la plus petite quantité encodée est « 1,01 », chaque quantité du document affichera une virgule et deux décimales.

Il est possible de définir un nombre minimum de décimales afin, par exemple, d’afficher « 1,00 » au lieu de « 1 » dans la colonne des quantités.

Ce paramètre n’a aucun impact sur les calculs réels des documents et est uniquement visuel. Si davantage de décimales sont encodées dans la colonne des quantités, elles seront également affichées.

Cliquez sur le bouton jaune « Modifier » pour définir le nombre de décimales souhaitées. Le maximum autorisé est de quatre décimales après la virgule, soit « 1,0000 ».

## Légende par défaut sur les documents

La légende fait partie intégrante de certains documents enFact (voir la liste ci-dessous). La légende est un champ de texte situé au bas de ces documents, par exemple la demande de paiement sur une facture ou la date de validité sur une offre.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-MjZVwX81ci7VCWw0F5h%2F-MjZdNSSR1jmJGF839zd%2Fimage.png?alt=media\&token=31026fc7-0c49-4829-b4a4-ecec28df26f5)

Vous pouvez modifier la légende de chacun de ces types de documents à l'aide du bouton jaune « Modifier ». La procédure est la même pour tous les types de documents, seul le contenu de la légende diffère.

{% hint style="info" %}
Avez-vous activé l'application "[clients étrangers](/modules/clients-etrangers)" ? Alors vous pourrez modifier les légendes et sous-titres par langue.
{% endhint %}

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FqoyWw0Y0DJh7RabewKAP%2Fimage.png?alt=media&amp;token=06938ba8-2754-4357-ac78-f94b9f671f19" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Modifier une légende existante

Pour modifier une légende existante, cliquez sur le bouton jaune « Modifier » à côté de la ligne de texte.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F3dOSQq5eXWzFzEoCVOjS%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2009.57.07.png?alt=media\&token=af27fcd3-26f2-44d3-9960-6a370c354eb1)

Vous savez renommer la légende ou modifier le texte. Vous pouvez utiliser des balises dans le texte : le texte entre ' %… %' sera automatiquement remplacé par la valeur changeante et souhaitée par document.

{% hint style="success" %}
[Pour en savoir plus](/af/balises) sur l'utilisation de ces balises et sur celles qui sont fournies dans enFact.
{% endhint %}

### Ajouter une nouvelle légende standard&#x20;

Dans la fenêtre d'édition, une légende a déjà été créée avec le nom « Standard ». Vous pouvez ajouter d'autres légendes en cliquant sur le bouton vert « Créer une légende standard». Vous avez ainsi le choix entre deux (ou plusieurs) légendes lors de la création d'un document.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fe7OGiL23Hscjy5th5S7k%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2009.57.21.png?alt=media\&token=7d603df4-ec45-460b-aadd-a3ec35880545)

Ici aussi, vous pouvez renommer la légende ou modifier le texte, tout en utilisant des balises ou vous voulez.&#x20;

### Conditions générales en tant que texte supplémentaire au bas d'un document&#x20;

Il est possible d'ajouter des [conditions générales](/parametres/annexes/comment-ajouter-mes-conditions-generales) à la fin d'un document, éventuellement par l'utilisation d'une légende. Toutefois, cela ne convient que pour les conditions très courtes, car sinon les conditions seraient toujours réparties sur plusieurs pages.&#x20;

Par exemple, vous pouvez modifier votre légende standard et y ajouter quelques lignes de conditions générales. De cette façon, ils apparaîtront également dans vos documents si vous choisissez d'utiliser la légende standard.

{% hint style="success" %}
Pour chaque légende, le texte **peut encore être modifié à volonté** lors de la création d'un document.
{% endhint %}

### Exemples de textes&#x20;

Vous trouverez ci-dessous les légendes standard utilisées pour chaque type de document.

#### Offre

*Nous espérons vous avoir suffisamment informé à cet égard. Cette offre est valable jusqu'au %expiration\_date%.*

#### Demande de paiement

*Merci de votre confiance en %company\_name%. Veuillez transférer le montant dans le %term% jours vers le numéro de compte %iban%, en indiquant la référence %document\_number%*.

#### Rappel pour demande de paiement

*Nos dossiers montrent que la facture portant le numéro de série %document\_number% n'a pas été payée à ce jour malgré l'expiration du délai de paiement. La demande de paiement a peut-être échappé à votre attention. Nous vous demandons de virer le montant dû dans les plus brefs délais, mais au plus tard dans les %term% jours, sur notre compte bancaire %iban%, en indiquant le numéro de série.*

*Si le montant a été transféré, vous pouvez bien sûr considérer cette lettre comme non envoyée.*

#### Factures

*Merci de votre confiance en %company\_name%. Veuillez transférer le montant dans le %term% jours vers le numéro de compte %iban%, en indiquant le numéro de série %document\_number%.*

#### Rappel pour facture

*Nos dossiers montrent que la demande de paiement portant le numéro de série %document\_number% n'a pas été payée à ce jour malgré l'expiration du délai de paiement. La demande de paiement a peut-être échappé à votre attention. Nous vous demandons de virer le montant dû dans les plus brefs délais, mais au plus tard dans les %term% jours, sur notre compte bancaire %iban%, en indiquant le numéro de série.*

*Si le montant a été transféré, vous pouvez bien sûr considérer cette lettre comme non envoyée.*

## Signatures

enFact offre la possibilité de signer des documents en ligne. Vous pouvez lire [comment cela fonctionne ici](/af/signature-en-ligne).

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-MjZdtZDabgrBsS_VTbd%2F-MjZgGBOjovO_sMklZVp%2Fimage.png?alt=media\&token=6234f6ba-183d-4781-b99b-f7f115edd414)

Dans cette section, vous pouvez enregistrer votre signature en tant que gestionnaire. Vous l'utilisez par exemple lorsqu'un document doit être signé à la fois par le client et par vous-même. Pour ce faire, cliquez sur le bouton jaune « Modifier ».

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FvJ47XJB8lnvZboHfoxK0%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2009.58.01.png?alt=media\&token=d30c7c79-6c43-4012-9a32-f092d880312a)

Vous pouvez soit ajouter une signature préenregistrée, par exemple une image, soit ajouter une signature dans la fenêtre de dessin à l'aide de la souris, du stylo ou du pavé tactile. Après l'enregistrement, cette signature sera utilisée sur les documents à signer.&#x20;

Dans ce menu de signature, vous pouvez modifier les valeurs par défaut des signatures. Pour ce faire, cliquez sur « Modifier » pour chaque document.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FfmbBokbvJCKJyvf9Qt37%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2009.58.21.png?alt=media\&token=7d74ed5c-e9d1-4dbd-b530-b1d55912887f)

Pour chaque type de document, vous pouvez indiquer s'il doit être signé par le client uniquement, ou par le client et le gestionnaire de l'entreprise. Cliquez sur "Enregistrer".


# Paramètres du courriel

Pour savoir comment envoyer facilement un e-mail contenant un document, lisez le chapitre "[Envoi par courriel](/af/envoi-par-courriel)". Dans ce chapitre un peu plus technique, nous abordons les points suivants :&#x20;

-> Quelles **options d'envoi** vous voulez utiliser pour envoyer des emails à partir d'enFact

{% content-ref url="/pages/ax9MfTVRJAIyFki88UYK" %}
[Options d'expédition](/parametres/parametres-du-courriel/options-dexpedition)
{% endcontent-ref %}

-> Les **textes** que vous souhaitez utiliser dans des e-mails spécifiques (par exemple, le texte d'accompagnement pour les factures par e-mail, pour les devis par e-mail, etc.)

{% content-ref url="/pages/JuPLF4ZXaY27iRMfdOYb" %}
[Textes de courriel](/parametres/parametres-du-courriel/textes-de-courriel)
{% endcontent-ref %}

-> Les adresses que vous souhaitez définir comme **cc : et/ou bcc : par défaut**.

{% content-ref url="/pages/ZTRz65CkA6LEP589WeIF" %}
[Addresses cc: et bcc:](/parametres/parametres-du-courriel/addresses-cc-et-bcc)
{% endcontent-ref %}

-> Quels **modèles du courriel** vous souhaitez utiliser dans vos messages (par exemple, décoration visuelle de votre e-mail)

{% content-ref url="/pages/aVP6d5athbxbfOyHbuZ7" %}
[Modèles du courriel](/parametres/parametres-du-courriel/modeles-du-courriel)
{% endcontent-ref %}


# Options d'expédition

Sur cette page, vous pouvez définir l'option d'envoi de vos e-mails depuis enFact :&#x20;

* Cliquez sur votre adresse e-mail dans le coin supérieur droit d'enFact pour ouvrir le menu.
* Choisissez "Paramètres de l'entreprise"
* Allez dans l'onglet "Paramètres du courriel"

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F1WgysOTbXZFbuDGOGINT%2Fimage.png?alt=media&amp;token=bff4c069-b961-4c8b-94de-ea2872697c64" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Par défaut, les paramètres d'e-mail sont configurés comme suit :

| Champ                 | Valeur                                                                                  |
| --------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- |
| Adresse courriel "de" | <noreply@out.enfact.be>                                                                 |
| Nom "de"              | Le nom de votre entreprise tel qu'il a été saisi dans vos informations sur l'entreprise |
| Méthode d'expédition  | Envoi par une adresse générale d'enFact                                                 |

Vous pouvez modifier toutes ces valeurs. Pour ce faire, positionnez le curseur sur le bouton jaune "Modifier" en haut à droite.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F10dEY4s7xzkKSF8urD5L%2Fimage.png?alt=media&amp;token=9d0c55fd-f6cb-47a4-a047-cd09208e5993" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Méthode d'expédition

enFact propose six méthodes d'expédition :

* Envoi par une adresse générale d'enFact
* Envoi par l'adresse e-mail de votre nom de domaine (serveur 1)
* Envoi par l'adresse e-mail de votre nom de domaine (serveur 2)
* Envoi par compte Microsoft (Outlook.com, Office365, Hotmail, ... )
* Envoi par compte Google
* Envoi par l'adresse e-mail d'un autre fournisseur (SMTP)

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fca99Sd9ZxCs99aA5JVgd%2Fimage.png?alt=media&amp;token=e2469ea2-9d40-4740-9df8-50d00e9e3c97" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Quelle est l'option qui me convient le mieux ?

| Type d'expédition enFact                                                                                                                                                                                                             | Ma situation                                                                                                                                                                 | Que dois-je faire ?                                                                                                                                       |
| ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| [Par adresse générale](/parametres/parametres-du-courriel/options-dexpedition/adresse-generale-enfact)                                                                                                                               | Les courriels sont envoyés a partir de <noreply@out.enfact.be>.                                                                                                              | Fourni par enFact, vous n'avez rien à faire vous-même.                                                                                                    |
| Par propre nom de domaine ([serveur 1](/parametres/parametres-du-courriel/options-dexpedition/votre-nom-de-domaine-serveur-1) ou [serveur 2](/parametres/parametres-du-courriel/options-dexpedition/votre-nom-de-domaine-serveur-2)) | Les courriels sont envoyés et répondus via ma propre adresse e-mail, liée à mon propre nom de domaine (p.e. @boisurmesure.be, @trekkinglife.org, @ciley-automobile.be, ...). | Vous devez modifier certains paramètres dans l'administration de votre nom de domaine (ou demander à votre administrateur de nom de domaine de le faire). |
| [Par propre adresse e-mail serveur SMTP](/parametres/parametres-du-courriel/options-dexpedition/adresse-serveur-smtp)                                                                                                                | Les courriels sont envoyés et répondus via ma propre adresse e-mail, lié à un nom de domaine ombrelle (p.e. @proximus.be, @voo.be, @yahoo.com, ...)                          | Vous devez introduire dans enFact certaines données de votre fournisseur de messagerie (Proximus, VOO, Yahoo, etc.). Une documentation est disponible.    |
| [Compte Microsoft personnel](/parametres/parametres-du-courriel/options-dexpedition/par-adresse-microsoft)                                                                                                                           | Les courriels sont envoyés à partir de mon propre environnement Microsoft, avec ma propre adresse e-mail comme expéditeur, et répondu à ma propre adresse e-mail.            | Vous devez vous connecter à votre environnement Microsoft via enFact avec vos propres données de connexion.                                               |
| [Compte Google personnel](/parametres/parametres-du-courriel/options-dexpedition/par-adresse-google)                                                                                                                                 | Les courriels sont envoyés à partir de mon propre environnement Gmail, avec ma propre adresse e-mail comme expéditeur, et répondu à ma propre adresse e-mail.                | Vous devez vous connecter à votre environnement Google via enFact avec vos propres données de connexion.                                                  |


# Adresse générale enFact

Il s'agit du paramètre par défaut pour l'envoi d'e-mails. Si vous ne modifiez rien dans vos paramètres enFact, vos e-mails seront envoyés comme indiqué ci-dessous :&#x20;

| Champ                          | Ce que voit le destinataire de votre courriel                                           |
| ------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------- |
| Nom de l'expéditeur            | Le nom de votre entreprise tel qu'il a été saisi dans vos informations sur l'entreprise |
| Adresse e-mail de l'expéditeur | Le destinataire voit '<noreply@out.enfact.be>' comme adresse d'expédition               |

Une adresse « noreply » est un type d'adresse e-mail où les destinataires n'ont pas la possibilité de répondre directement à l'expéditeur. Si vous ne définissez pas de paramètres dans enFact sur la manière dont vous souhaitez envoyer vos courriels, une telle adresse « noreply » sera définie par défaut.

Concrètement, cela signifie que si un client veut répondre à votre e-mail, il recevra un message d'erreur dans sa boîte aux lettres. Votre client verra donc qu'il ne peut pas répondre à cet e-mail.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Ffccrpu3w6KwgHlMbUUBK%2Fimage.png?alt=media&amp;token=aefaddfc-bee3-4fa8-81aa-c72550c6f194" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
Vous avez votre propre site web ou nom de domaine, vous envoyez des e-mails via iCloud, Gmail ou autres ? Dans ce cas, n'hésitez pas à consulter nos autres paramètres de messagerie possibles.
{% endhint %}


# Votre nom de domaine (serveur 1)

L'envoi et la réponse aux e-mails se font par votre propre adresse e-mail, liée à votre propre nom de domaine (par exemple @boisurmesure.be, @trekkinglife.org, @ciley-automobile.be, ...). Si vous faites ce choix, vous devez modifier certains paramètres dans la gestion de votre nom de domaine ou demander à votre gestionnaire de domaine de le faire.&#x20;

{% hint style="warning" %}
Vous ne possédez pas le nom de domaine que vous utilisez ? Alors vous devez utiliser la "[méthode SMTP](#3.-envoi-par-votre-propre-adresse-e-mail-serveur-smtp-a-configurer)".
{% endhint %}

Vos e-mails peuvent être envoyés comme suit :

| Champ                          | Ce que voit le destinataire de votre courriel                                                                                                                                             |
| ------------------------------ | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Nom de l'expéditeur            | Le nom de votre entreprise tel qu'il a été saisi dans vos informations sur l'entreprise                                                                                                   |
| Adresse e-mail de l'expéditeur | Votre adresse e-mail tel qu'il a été saisi dans vos informations sur l'entreprise (p.e. <theo@starcomm.be>) ou une autre adresse dans le même domaine (p.e. <administration@starcomm.be>) |
| Adresse de réponse             | Votre adresse e-mail tel qu'il a été saisi dans vos informations d'entreprise (p.e. <theo@starcomm.be>) ou une autre adresse dans le même domaine (p.e. <administration@starcomm.be>)     |

## Modifier les paramètres du courriel

1. Allez vers votre adresse électronique dans le coin supérieur droit d'enFact
2. Sélectionnez 'Paramètres de l'entreprise'
3. Choisissez 'Paramètres du courriel' et appuyez le bouton 'Modifier'

## Choisir le bon mode d'expédition

enFact propose six méthodes d'expéditions. Pour votre propre nom de domaine, choisissez l'option 'Envoi par l'adresse e-mail de votre nom de domaine (serveur 1).

Cela peut ressembler à ceci :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FtYhQBJ48tNZwC09J7ksd%2Fimage.png?alt=media&amp;token=aef85f86-9734-4c63-aa27-0f9cd0f5256d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Si vous restez dans le même nom de domaine avec les adresses e-mail que vous avez saisies ci-dessus, vous pouvez passer directement aux "paramètres de vérification des e-mails". Si vous avez choisi, par exemple, une adresse de réponse qui se trouve dans un autre nom de domaine, cliquez d'abord sur le bouton vert "Obtenir les paramètres de configuration".
{% endhint %}

Pour assurer que les programmes de messagerie de vos clients ne traiteront pas vos courriels comme du SPAM, vous devez ajuster certains paramètres au niveau de l'administration de votre nom de domaine. Vous pouvez transmettre ces informations à l'administrateur de votre nom de domaine pour qu'il ajuste les paramètres.&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FuRA8UPLkaWTlasDmxhdf%2Fserveur%201.jpg?alt=media&amp;token=f3adb94b-a1cd-4806-99ec-320751056a75" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cliquez sur "Enregistrer" pour appliquer la méthode d'expédition sélectionnée.

{% hint style="success" %}
Grâce à l'option "Télécharger les paramètres au format PDF", vous générez un PDF à envoyer à votre administrateur.
{% endhint %}

## Choisir une adresse d'expédition alternative

Après avoir cliqué sur "Enregistrer" dans les configurations du nom de domaine, une case supplémentaire apparaît : "Adresses d'expédition alternatives".

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fjfsrg5WcB7vgiwUlCq7q%2Fparam%20courr.jpg?alt=media\&token=8ae4b9c9-6247-49bb-a999-ebe2df79895a)

Ici, vous pouvez éventuellement ajouter des adresses e-mail supplémentaires afin, entre autres, de :&#x20;

* lors de l'envoi d'un courrier électronique, pouvoir choisir parmi un certain nombre d'adresses d'envoi disponibles&#x20;
* envoyer automatiquement certains types de documents (par exemple, des offres) à partir d'une adresse électronique spécifique (par exemple, <offre@entreprise.be>)&#x20;
* envoyer des documents à partir de l'adresse e-mail liée à un utilisateur&#x20;
* envoyer automatiquement des documents avec la mise en page de votre e-mail via un modèle d'e-mail&#x20;

Cliquez sur le bouton vert "Ajouter une autre adresse d'envoi". Vous pouvez saisir un nom "De" et une adresse électronique. Dès qu'une adresse a été ajoutée, les options d'envoi disponibles apparaissent.

Cliquez sur le bouton jaune "Modifier" pour définir la manière dont vous souhaitez utiliser les adresses alternatives. Un menu déroulant s'ouvre :&#x20;

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FcILiSVwGiycFurSVnve0%2Fimage.png?alt=media\&token=dd88a36c-2bcc-4ca4-bccd-e595deea4c28)

* Sélectionnez l'adresse d'expédition lors de l'envoi d'un e-mail
* Définir une adresse d'expédition par utilisateur
* Définir une adresse d'expédition par type de document
* Définir une adresse d'expédition par modèle d'e-mail

### Sélectionnez l'adresse d'expédition lors de l'envoi d'un e-mail

Si vous sélectionnez cette option, lorsque vous envoyez un e-mail, vous pouvez choisir entre toutes les adresses d'envoi alternatives que vous avez saisies. Exemple :&#x20;

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fw2VYz9K53IovFoBXQSyF%2Fenvoyer%20bis.jpg?alt=media\&token=e78ed857-54d8-4c51-8ffd-d86c124710a8)

### Définir une adresse d'expédition par utilisateur

Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez définir une adresse d'expédition pour chaque utilisateur. Si l'utilisateur '<theo@starcomm.be>' est connecté, les documents qu'il envoie depuis enFact seront envoyés depuis son adresse e-mail '<theo@starcomm.be>' et non depuis l'adresse e-mail générale de l'entreprise.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F5AOzK0lWPAWlYjrhN33i%2Futilisateur.jpg?alt=media\&token=66f34e99-0e40-4cbd-b8e1-246be0ade9a2)

### Définir une adresse d'expédition par type de document

Si vous sélectionnez cette option, certains types de documents sont envoyés par une adresse électronique spécifique, par exemple, tous les offres sont envoyés à partir de "<offres@starcomm.be>", les factures à partir de "<factures@starcomm.be>", etc.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FS16CVW6dYt0Xidf8Q1Hr%2Fpar%20document.jpg?alt=media\&token=3db6e0b0-99b0-4c48-965f-3b2da4da68de)

### Définir une adresse d'expédition par modèle d'e-mail

Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez lier un modèle d'e-mail à une adresse e-mail. Par exemple, les e-mails envoyés via "<info@starcomm.be>" seront toujours envoyés via un modèle avec mise en page.

{% hint style="success" %}
Lisez ici comment vous pouvez utiliser les [modèles du courriel](/parametres/parametres-du-courriel/modeles-du-courriel) dans enFact pour composer vos e-mails.
{% endhint %}

### Valider l'adresse e-mail&#x20;

Les adresses électroniques saisies doivent être validées. S'il y a une croix rouge à côté de l'adresse e-mail, vous devez continuer via le bouton jaune "Valider".

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FMHDrdhhnj8uOyTqENNJr%2Fvalider.jpg?alt=media\&token=a29c0ed3-daaf-446a-bea6-49b6962a1ba0)

Vous allez maintenant voir apparaître des paramètres de vérification. Dans la colonne de gauche, "Valable", vous pouvez voir si ces enregistrements ont déjà été corrigés correctement. Si un signe rouge apparaît, ces enregistrements doivent également être modifiés au niveau de la gestion de votre nom de domaine.

{% hint style="success" %}
Si le nom de domaine de la validation de l'e-mail (par exemple ... @starcomm.be) est le même que l'adresse de base (<...@starcomm.be>), il n'est pas nécessaire de le paramétrer à nouveau et il suffit de cliquer sur 'Enregistrer' dans l'écran ci-dessous.
{% endhint %}

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FCfNy2RMy6pDMNGwpinbo%2Fimage.png?alt=media\&token=7f525f04-5957-4a37-90e9-ca3bd93dee4d)

Cliquez sur "Enregistrer" en bas de page ; une coche verte apparaîtra à côté de l'adresse électronique dans la liste de vos adresses électroniques alternatives.


# Votre nom de domaine (serveur 2)

L'envoi et la réponse aux e-mails se font par votre propre adresse e-mail, liée à votre propre nom de domaine. Si vous faites ce choix, vous devez modifier certains paramètres dans la gestion de votre nom de domaine ou demander à votre gestionnaire de domaine de le faire.&#x20;

Vos courriels peuvent être envoyés de la manière décrite ci-dessous :

| Champ                          | Ce que voit le destinataire de votre courriel                                           |
| ------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------- |
| Nom de l'expéditeur            | Le nom de votre entreprise tel qu'il a été saisi dans vos informations sur l'entreprise |
| Adresse e-mail de l'expéditeur | Votre adresse e-mail, liée à votre propre nom de domaine                                |
| Adresse de réponse             | Votre adresse e-mail, liée à votre propre nom de domaine                                |

## Modifier les paramètres du courriel

1. Allez vers votre adresse électronique dans le coin supérieur droit d'enFact
2. Sélectionnez 'Paramètres de l'entreprise'
3. Choisissez 'Paramètres du courriel' et appuyez le bouton 'Modifier'

## Choisir le bon mode d'expédition

enFact propose six méthodes d'expéditions. Pour votre propre nom de domaine, choisissez l'option 'Envoi par l'adresse e-mail de votre nom de domaine (serveur 2).

Cela peut ressembler à ceci :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FLC58kkPZBZ37SRvstYm0%2Fimage.png?alt=media&amp;token=b3f56c29-4751-4667-8385-06ee3a3793a7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si vous voulez envoyer des e-mails d'enFact en utilisant votre propre nom de domaine, par exemple @votreentreprise.be, vous devez ajouter quelques paramètres techniques à votre nom de domaine pour donner à enFact la permission d'envoyer des e-mails en votre nom (ou demander à votre gestionnaire de nom de domaine de le faire).

{% hint style="success" %}
Vous pouvez aussi facilement transmettre ces informations à l'administrateur de votre nom de domaine pour qu'il puisse adapter les paramètres. Via le bouton **'Télécharger les paramètres au format PDF'** vous pouvez générer un PDF avec les informations techniques, que vous pouvez envoyer à l'administrateur de votre nom de domaine.
{% endhint %}

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FfYkgojwlQZ0lpf5FiiSI%2Fserveur%202.jpg?alt=media&amp;token=58db0f02-e9d7-44ff-b4fc-bfb76795ec58" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Une fois les paramètres définis, il peut s'écouler plusieurs heures avant qu'ils ne soient détectés par enFact. Lorsqu'enFact reçoit les nouveaux paramètres, les croix rouges sont remplacées par des coches vertes. Cliquez sur le bouton jaune "Enregistrer" au bas de la page pour sauvegarder vos paramètres.


# Par adresse Microsoft

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FqF4ZlLOmlMW3lgt3GImW%2Fenvoyer%20des%20courriels%20%C3%A0%20partir%20de%20votre%20compte%20Microsoft.webp?alt=media\&token=e7ad7cf3-333d-4181-955f-ac7fd3aa3db2)

Si votre compte de messagerie est lié à un compte Microsoft, vos courriels seront envoyés à partir de votre propre environnement Microsoft, avec votre propre adresse e-mail comme expéditeur.

## Modifier les paramètres du courriel

1. Allez vers votre adresse électronique dans le coin supérieur droit d'enFact
2. Sélectionnez 'Paramètres de l'entreprise'
3. Choisissez 'Paramètres du courriel' et appuyez le bouton 'Modifier'

## Méthode d'expédition

enFact propose six méthodes d'expéditions. Choisissez l'option 'Envoi par compte Microsoft'.

Si vous choisissez cette option, vous verrez l'écran suivant :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F5JCvri7XRNL7aKhqueJs%2Fimage.png?alt=media&amp;token=260afb88-d264-4502-850e-f12b88a04da0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cliquez sur le bouton jaune "Créer un lien". Vous allez être redirigé vers l'environnement Microsoft, où vous vous connectez avec votre adresse électronique et votre mot de passe personnels. Ensuite, vous devrez autoriser enFact/Infinwebs à créer le lien (cliquez sur 'Accepter' ou 'Oui' en bas).&#x20;

Si l'installation du lien a réussi, vous verrez le bouton rouge "Déconnecter" en bas :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FTeoa3IamVOBRidClbdK9%2Fimage.png?alt=media&amp;token=757e0929-be0e-4f46-8b8f-49e8b34951ae" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cliquez sur le bouton jaune "Enregistrer" sous la rubrique "Modifier les paramètres de courriel" (en haut de la page), sous votre adresse e-mail. enFact enregistrera alors les paramètres que vous avez définis. Vos paramètres de messagerie ont été modifiés.


# Par adresse Google

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FXRmIos3TarizVVouorXE%2Fenvoyer%20des%20courriels%20%C3%A0%20partir%20de%20votre%20compte%20Google.webp?alt=media\&token=a3d021f4-fad1-40f2-9011-f50900d019fe)

Si votre compte de messagerie est lié à un compte Google, vous pouvez envoyer vos courriels à partir de votre propre environnement Google, avec votre propre adresse e-mail comme expéditeur.

## Modifier les paramètres du courriel

1. Allez vers votre adresse électronique dans le coin supérieur droit d'enFact
2. Sélectionnez 'Paramètres de l'entreprise'
3. Choisissez 'Paramètres du courriel' et appuyez le bouton 'Modifier'

## Méthode d'expédition

enFact propose six méthodes d'expéditions. Choisissez l'option 'Envoi par compte Google'.

Si vous choisissez cette option, vous verrez l'écran suivant :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FR8VIuqMztTglF9bgcuvk%2Fimage.png?alt=media&amp;token=05ac8b2f-c554-469e-86d8-c37463f11a07" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cliquez sur le bouton jaune "Créer un lien". Ceci vous dirige vers l'environnement Google, où vous devrez vous connecter avec votre adresse e-mail et votre mot de passe personnels. Vous devrez ensuite autoriser enFact/Infinwebs à créer le lien (cliquez sur "Autoriser" en bas de page).&#x20;

Si la création du lien a réussi, vous verrez le bouton rouge "Déconnecter" en bas :&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Ffa4Uxm4PtTkABfyj2HlH%2Fconnexion.jpg?alt=media&amp;token=a39ff08a-3206-4775-8aa8-23061bd9dc40" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cliquez ensuite sur le bouton jaune "Enregistrer" sous la rubrique "Modifier les paramètres de courriel" (en haut de la page), sous votre adresse e-mail. enFact enregistrera alors les paramètres que vous avez définis. Vos paramètres de messagerie ont été modifiés.


# Adresse serveur SMTP

L'envoi et la réponse aux e-mails se feront par votre propre adresse e-mail, liée à un nom de domaine générique (p.e. @proximus.be, @voo.be, @yahoo.com, ...). Si vous faites ce choix, vous devez introduire certaines données de votre fournisseur de messagerie (Proximus, VOO, Yahoo, ...) dans enFact.

## Modifier les paramètres du courriel

1. Allez vers votre adresse électronique dans le coin supérieur droit d'enFact
2. Sélectionnez 'Paramètres de l'entreprise'
3. Choisissez 'Paramètres du courriel' et appuyez le bouton 'Modifier'

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fr66efbmKXI8DgoiefLkv%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2009.59.29.png?alt=media\&token=2987fb8a-347e-40a4-ba4c-5e2632055e88)

## Méthode d'expédition

enFact propose six méthodes d'expéditions. Choisissez l'option 'Envoi par votre propre adresse e-mail - serveur SMTP (à configurer)'

Vos e-mails peuvent alors être envoyés de la manière décrite ci-dessous :

| Champ                          | Ce que voit le destinataire de votre courriel                                           |
| ------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------- |
| Nom de l'expéditeur            | Le nom de votre entreprise tel qu'il a été saisi dans vos informations sur l'entreprise |
| Adresse e-mail de l'expéditeur | Votre adresse e-mail (e.g. <theo@proximus.be>)                                          |
| Adresse de réponse             | Votre adresse e-mail (e.g. <theo@proximus.be>)                                          |

Cela peut ressembler à ceci :&#x20;

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FkCqOBxNEs54ZFtnpJtww%2Fimage.png?alt=media\&token=f4825780-2b88-4f64-b344-0a4e5b0bf09d)

Si vous faites ce choix, vous devez introduire dans enFact certaines données de votre fournisseur de messagerie (Proximus, VOO, Yahoo etc.). Vous verrez apparaître des champs supplémentaires :&#x20;

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F9dP6PfGxdO0NtESPolM3%2Fimage.png?alt=media\&token=8f8207a9-7301-4c8b-a6a3-efe39d0e295d)

{% hint style="warning" %}
Il est important de remplir ces valeurs à 100% correctement. Si l'une de ces valeurs est incorrecte, l'envoi de courriels dans enFact ne fonctionnera plus. Si vous rencontrez des problèmes pour paramétrer ces données, veuillez nous contacter à l'adresse <support@enfact.be> pour obtenir de l'assistance.
{% endhint %}

### Valeurs d'entrée par fournisseur de courriel

#### Proximus

| Champ dans enFact        | Valeur                                                              |
| ------------------------ | ------------------------------------------------------------------- |
| Nom du serveur-hôte SMTP | relay.proximus.be                                                   |
| Port SMTP                | 587                                                                 |
| Sécurité SMTP            | Choisissez 'Sécurisé avec TLS'                                      |
| Nom d'utilisateur SMTP   | Votre adresse e-mail personnel de Proximus                          |
| Mot de passe SMTP        | Votre mot de passe personnel lié à votre adresse e-mail de Proximus |

#### Yahoo

| Champ dans enFact        | Valeur                                                           |
| ------------------------ | ---------------------------------------------------------------- |
| Nom du serveur-hôte SMTP | smtp.mail.yahoo.com                                              |
| Port SMTP                | 465                                                              |
| Sécurité SMTP            | Choisissez 'Sécurisé avec TLS'                                   |
| Nom d'utilisateur SMTP   | Votre adresse e-mail personnel de Yahoo                          |
| Mot de passe SMTP        | Votre mot de passe personnel lié à votre adresse e-mail de Yahoo |

{% hint style="success" %}
Votre fournisseur ne figure pas dans la liste ? Contactez <support@enfact.be> !
{% endhint %}


# Textes de courriel

Sur cette page vous pouvez définir les textes standards pour vos e-mails provenant d'enFact :&#x20;

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FtozzqVMP3w65oUjYf5jP%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2010.00.19.png?alt=media\&token=68d94d8d-5514-4941-985c-2a36dd5bd96f)

Pour chaque type de document dans enFact, vous pouvez définir ou modifier un texte standard comme message courriel (voir liste ci-dessous).

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-MjdDdjypncfStyQihp4%2F-MjdJc4Y65biQCxhSlCu%2Fimage.png?alt=media\&token=83a506e1-5c8b-49cb-940c-c1fdcb00137f)

Vous pouvez modifier le texte du courriel pour chaque type de document en cliquant sur le bouton jaune "Modifier". La procédure est la même pour tous les types de courriel, seul le contenu du message sera différent.&#x20;

{% hint style="info" %}
Avez-vous activé l'application **"**[Clients étrangers](/modules/clients-etrangers)" ? Alors vous aurez la possibilité de modifier les messages électroniques par langue.
{% endhint %}

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F3O8MUnj7VIiovnYJGGrj%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2010.00.56.png?alt=media\&token=60015ead-4c7b-4668-ac34-b5528cda1c68)

### Modification d'un message standard existant&#x20;

Pour modifier un message standard existant, cliquez sur le bouton jaune "Modifier" à côté de la ligne de texte.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F7JT4cTJXpjh4O0piyi0P%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2010.01.35.png?alt=media\&token=ffe47f01-f0f9-4e55-b2e3-a18b4c481c43)

Vous pouvez renommer le message électronique, modifier l'objet ou le texte. Vous pouvez utiliser des balises aussi bien dans le sujet que dans le texte : le texte entre "% ...%" sera automatiquement remplacé par la valeur correcte par document.&#x20;

{% hint style="success" %}
[Pour en savoir plus](/af/balises) sur l'utilisation de ces balises et sur celles qui sont fournies dans enFact.&#x20;
{% endhint %}

### Ajouter un nouveau message électronique standard&#x20;

Dans la fenêtre d'édition, un message a déjà été créé sous le nom "Standard". Vous pouvez ajouter des messages supplémentaires en cliquant sur le bouton vert "Ajouter un message courriel standard". Ainsi, lorsque vous envoyez un courriel, vous pouvez choisir entre deux (ou plusieurs) textes d'accompagnement.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FoEZAt3f0gosAm7yTRO7U%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2010.01.54.png?alt=media\&token=e1300477-9ed2-4733-b9da-f44f39134d34)

### Exemples de textes&#x20;

Vous trouverez ci-dessous les textes types utilisés dans les e-mails.

#### Offre

*Cher,*

*Vous trouverez l'offre demandé en annexe. Nous espérons vous avoir suffisamment informé. Vous pouvez approuver cette offre en ligne en cliquant sur le bouton ci-dessous et en apposant votre signature:*

*%sign\_button%*

*Cordialement,*\
*%company\_name%,*

#### Confirmation de commande

*Cher,*

*Vous trouverez la nouvelle confirmation de commande dans l'annexe.*

*Cordialement,*\
*%company\_name%,*

#### Bon de livraison

*Cher,*

*Vous trouverez le nouveau bon de livraison en annexe.*

*Cordialement,*\
*%company\_name%,*

#### Demande de paiement

*Cher,*

*Vous trouverez en annexe une nouvelle demande de paiement. Veuillez transférer le montant de %total\_amount\_to\_be\_paid% dans le %term% jours vers le numéro de compte %iban% (BIC: %bic%).*

*Cordialement,*\
*%company\_name%,*

#### Rappel de demande de paiement

*Cher,*

*Nos dossiers montrent que la demande de paiement portant le numéro de série %document\_number% n'a pas été payée à ce jour malgré l'expiration du délai de paiement. La demande de paiement a peut-être échappé à votre attention. Nous vous demandons de virer le montant dû dans les plus brefs délais, mais au plus tard dans les %term% jours, sur notre compte bancaire %iban%, en indiquant le numéro de série.*

*Si le montant a déjà été transféré, vous pouvez bien sûr considérer cet e-mail comme non envoyé.*

*Cordialement,*\
*%company\_name%,*

#### Ticket de caisse

*Cher,*

*Veuillez trouver en annexe votre nouveau ticket de caisse.*

*Cordialement,*\
*%company\_name%,*

#### Facture

*Cher,*

*Vous trouverez la nouvelle facture en annexe. Veuillez transférer le montant de la facture de %total\_amount\_to\_be\_paid% dans %term% jours vers le numéro de compte %iban% (BIC: %bic%).*

*Cordialement,*\
*%company\_name%,*

#### Rappel de facture

*Cher,*

*Nos dossiers montrent que notre facture avec le numéro de facture %document\_number% n'a pas été payée à ce jour malgré l'expiration du délai de paiement. La facture a peut-être échappé à votre attention. Nous vous demandons de virer le montant dû dans les plus brefs délais, mais au plus tard dans le %term% jours, sur notre compte bancaire %iban%, en indiquant le numéro de facture.*

*Si le montant a été transféré, vous pouvez bien sûr considérer cet e-mail comme non envoyé.*

*Cordialement,*\
*%company\_name%,*

#### Note de crédit

*Cher,*

*En annexe, vous trouverez votre nouvelle note de crédit,*

*Cordialement,*\
*%company\_name%*

#### Bordereau d'achat

*Cher,*

*Veuillez trouver en annexe le nouveau bordereau d'achat.*

*Cordialement, %company\_name%,*

#### Commande d'achat

*Cher,*

*Vous trouverez en annexe notre nouvelle commande d'achat,*

*Cordialement,*\
*%company\_name%,*


# Addresses cc: et bcc:

Sur cette page, vous pouvez configurer des adresses cc ou bcc standard pour vos e-mails provenant d'enFact :&#x20;

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FuYdU9z0RDVLV5TTS8xVf%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2010.02.24.png?alt=media\&token=826b1135-c1ac-4b24-880a-1814d605970f)

En bas de cette page, il est possible de définir une adresse cc : et bcc : par défaut pour vos e-mails sortants par type de document.&#x20;

L'exemple ci-dessous montre comment vous pouvez saisir les adresses de courrier électronique pour envoyer un bon de livraison :&#x20;

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FfEB6vgOc1bDMgkBdiOtj%2Fimage.png?alt=media\&token=33fba8fd-af24-43a0-9850-2055049afeea)


# Modèles du courriel

Il est également possible dans enFact de fournir une mise en page dans les e-mails envoyés depuis enFact. Vous trouverez ci-dessous un exemple d'e-mail sans mise en page, un e-mail avec un logo chargé et un e-mail avec un modèle d'e-mail personnalisé.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FHglMiwOYHkJE6lbz9B6L%2Fimage.png?alt=media\&token=511b9f8f-51e4-4b00-a53e-17c3fce1e6e1)

Vous pouvez utiliser différents modèles d'e-mail avec vos propres couleurs et votre propre logo si, par exemple, vous exercez plusieurs activités sous un nom/un style différent mais sous une même société avec le même numéro de TVA.

## Modifier les modèles du courriel&#x20;

* Allez à votre adresse e-mail dans enFact, en haut à droite&#x20;
* Choisissez "Paramètres de l'entreprise"
* Allez dans l'onglet "Paramètres du courriel" et faites défiler la page vers le bas.&#x20;

Dans cette section, vous pouvez ajouter un design supplémentaire au message électronique. Par défaut, enFact fournit un texte avec mise en page que vous pouvez modifier par l'éditeur visuel.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FblvB7gpuDCv7GZtu0vKP%2Fimage.png?alt=media\&token=754111be-f2ff-4702-a385-78ca5d85ca82)

Cliquez sur le bouton jaune "Personnaliser le modèle" pour le personnaliser.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FUHvVl5WvEBwFDA8oQJjM%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2010.03.02.png?alt=media\&token=20d6807a-2f31-44d9-acea-bbbd8ec4dea7)

Cette fenêtre de mise en page est similaire à celle de la [personnalisation des modèles de documents](/modeles/personnalisation-via-lediteur-visuel/modele-de-document), mais les deux sont distinctes.&#x20;

Sur la gauche, vous avez la possibilité de choisir le logo et la couleur. En dessous, vous trouverez des choix supplémentaires :&#x20;

* Utiliser une communication structurée : si vous cochez cette case, la [communication structurée](/af/balises/comment-placer-une-communication-structuree-sur-mes-documents) apparaîtra à la place de votre propre référence (par exemple, le numéro de facture) dans l'instruction de paiement.&#x20;
* Afficher "Réalisé avec" : au bas de l'e-mail, un texte apparaîtra "Réalisé avec enFact".&#x20;

{% hint style="success" %}
Si vous avez activé le [lien avec Mollie pour le paiement en ligne](/connexions/connexion-paiement-en-ligne), un bouton de paiement apparaîtra dans le modèle.&#x20;

Si vous avez indiqué que le [document peut être signé en ligne](/af/signature-en-ligne), un bouton de signature apparaîtra dans le modèle.
{% endhint %}

Un exemple avec mise en page :&#x20;

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fx19kw41ZOJR6WPbdZXi0%2Fimage.png?alt=media\&token=54d52b71-0cc1-4838-a53f-e2337d28c291)

Cette mise en page apparaîtra comme une couche visuelle au-dessus du texte de l'e-mail que vous saisissez dans la fenêtre d'envoi de l'e-mail:

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fb2DDxOj5jk2Dq4PS1sEs%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2010.05.32.png?alt=media\&token=eb33c3d7-05a8-4a89-9876-7850184a6e71)

Le champ de texte se présente de la même manière que lors du formatage du texte brut. Si ce texte est combiné avec le modèle d'e-mail de l'exemple, le client recevra l'e-mail comme suit :&#x20;

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FbfoN6gEzIRtCjxwe96ZC%2Fafb%203.png?alt=media\&token=45b9ebb2-a027-4fce-8fcf-54e10ef8eab9)


# Annexes

## Annexes au niveau de l'entreprise&#x20;

Dans enFact, vous pouvez télécharger plusieurs pièces jointes à envoyer avec vos courriels. L'annexe la plus courante est l'aperçu des [conditions générales (de vente)](#conditions-generales). Ces annexes peuvent être envoyées sous forme de fichier séparé ou intégrées dans un fichier (par exemple, une facture ou une offre) comme première(s) ou dernière(s) page(s).&#x20;

D'autres exemples d'annexes sont, par exemple, une page de couverture formatée pour une offre, une brève présentation de votre entreprise, etc.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FqK43f3cyi3HImCVYTYtk%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2010.07.04.png?alt=media\&token=4048cf12-b8a1-452c-a620-35f6d640b343)

## Paramètres des annexes

En haut de la page dans l'onglet des annexes, vous pouvez indiquer comment la pièce jointe spécifique que vous souhaitez transférer est proposée dans le courriel.&#x20;

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F3goBz4Ob3rptZzuflzpG%2Fimage.png?alt=media&amp;token=aa36c9ee-6c80-4aa7-a531-5a40481a1fd9" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Par défaut, le document sera à la fois ajouté comme fichier PDF et comme document UBL.&#x20;

{% hint style="success" %}
UBL (Universal Business Language) est le format standard pour [la facturation électronique](https://www.enfact.be/blog/la-facture-electronique-ou-e-invoice) et est aussi utilisé pour l'evoi via Peppol. Il contient les données de votre document dans un fichier XML qu'un ordinateur sait traiter rapidement. Un programme de comptabilité peut lire ce fichier et traiter les informations qu'il contient (par exemple, celles de votre facture). Pour en savoir plus sur l'utilisation des fichiers UBL, [cliquez ici](/connexions/connexion-a-votre-comptable#livrez-vos-fichiers-au-format-ubl)**.**&#x20;
{% endhint %}

Vous pouvez également choisir que les annexes téléchargées soient cochées par défaut dans enFact pour l'envoi de chaque e-mail. Vous pouvez toutefois changer cela en cliquant sur le bouton jaune « Modifier ». Vous pourrez ensuite activer ou désactiver les options et cliquer sur « Enregistrer ».

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FVEEKf2FSNlsOMNU6vKLu%2Fimage.png?alt=media&amp;token=a31d1946-1798-4220-add1-186bb261d58a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Télécharger des annexes dans votre compte&#x20;

### Télécharger une annexe générale dans votre compte

Il est possible dans enFact de télécharger des pièces jointes relatives à votre fonctionnement général et pouvant être envoyées avec plusieurs documents. Il peut s’agir, par exemple, de conditions générales de vente, d’instructions préparatoires pour des interventions, des informations marketing, etc.

* Allez via le menu en haut à droite vers « Paramètres de l’entreprise ».
* Sélectionnez l’onglet « Annexes ».
* Faites défiler jusqu’à la section « Annexes » en bas de la page et cliquez sur le bouton vert « Télécharger des annexes ».
* Sélectionnez le fichier que vous souhaitez télécharger.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F51ZrXKsD8bKEznIAEdFT%2Fimage.png?alt=media&amp;token=6ce6a7c7-7a76-4728-a16e-06020e8ef5b7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si vous voulez particulièrement ajouter des conditions générales, lisez dans cet article comment procéder:&#x20;

{% embed url="<https://support.enfact.be/parametres/annexes/comment-ajouter-mes-conditions-generales>" %}

### &#x20;Télécharger une annexe spécifique à un produit

Il est possible d'ajouter une annexe à un produit. Vous pouvez par exemple y associer une fiche technique, un manuel d'utilisation, une fiche de sécurité ou des conditions de garantie.

Ouvrez la fiche du produit en cliquant sur le bouton bleu « Consulter », puis chargez votre document dans la section « Annexes ».

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FyqDOD8Ss6KwCjGJxzBRi%2FScreenshot%202026-08-05%20124114.png?alt=media&amp;token=13a6d949-f2a6-4cfc-a645-799be181bd49" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

À côté de l'annexe chargée, un bouton jaune « Paramètres » apparaît. Vous pouvez y indiquer, par exemple, si l'annexe doit être cochée par défaut lors de l'envoi du document.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FvZiwbRGvM3us3ua9ugxY%2Fimage.png?alt=media&amp;token=658c064e-3509-45ca-ada4-a2b9411f481d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
Attention ! Si l'option « Annexe cochée par défaut lors de l'envoi » n'a pas été activée dans la fiche du produit, vous devrez encore cocher manuellement l'annexe au moment de l'envoi du document.
{% endhint %}

### Télécharger une annexe spécifique à un document

Il est également possible d’ajouter une ou plusieurs annexes pertinentes directement à un document spécifique (facture, offre, etc.). Par exemple : une feuille de prestations jointe à une facture, un catalogue produit joint à une offre, des photos ou des informations d’installation jointes à un bon de travail, etc.

Pour télécharger une annexe et l’envoyer avec un document précis, rendez-vous sur l’écran récapitulatif de votre document (offre, facture, bon de travail, etc.). Sur la gauche, vous verrez un onglet « Annexes ».

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FMqyzubdIkz387aiZnMRB%2Fimage.png?alt=media&amp;token=c43c5ece-fd98-4a05-bfb2-bb23ba53d7f6" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans cet onglet, vous pouvez maintenant télécharger la pièce jointe spécifique que vous souhaitez ajouter, en la déposant directement dans la zone de téléchargement. La pièce jointe téléchargée apparaîtra alors dans la liste des pièces jointes de ce document.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fc4XdVkKfJ1VpGPHPt9IL%2Fimage.png?alt=media&amp;token=42cc4082-ccf8-4ade-a51a-2aa7c4e4cb64" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Fusionner une pièce jointe avec le document PDF

Dans enFact, il est possible de fusionner une pièce jointe téléchargée avec le PDF de votre document enFact (facture, offre, etc.), comme première ou dernière page.

Une fois la pièce jointe téléchargée, vous pouvez, dans l’aperçu des pièces jointes, cliquer sur le bouton jaune « Paramètres » afin de déterminer si le fichier doit ou non être fusionné avec un autre document et, le cas échéant, de quelle manière (par exemple : après une facture, en première page d’une offre, etc.).

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fs4A4J3Jx4ttXNwlQCSny%2Fimage.png?alt=media&amp;token=b733e12e-1fd4-4eb4-94ae-09a541fd8425" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Attention : la pièce jointe téléchargée doit être un fichier PDF. Les pages PDF formeront alors un seul document avec la facture ou l'offre, placé à l'avant ou fin du document. Si vous sélectionnez un fichier Word ou une image, la fusion ne sera pas possible et la pièce jointe sera envoyée comme fichier séparé.
{% endhint %}

## Envoyer une annexe en fichier séparé

### Ajouter une annexe à un envoi via Peppol

Vous pouvez également ajouter des annexes à une facture que vous souhaitez envoyer via Peppol. Téléchargez la pièce jointe comme décrit ci-dessus dans « [Option 2 : télécharger une annexe spécifique à un document](https://support.enfact.be/parametres/annexes#telecharger-une-annexe-specifique-a-un-document) ».

Dans la fenêtre d’envoi de votre e-facture, vous verrez ensuite en bas le mot « Pièces jointes ». En cliquant dessus, une liste des pièces jointes disponibles s'affichera que vous avez téléchargées comme pièces jointes générales du compte ou celles ajoutées spécifiquement à la facture.

* Si vous avez choisi de « fusionner » la pièce jointe avec votre facture, elle sera automatiquement incluse dans la pièce jointe de l’e-facture.
* Si vous souhaitez envoyer la pièce jointe séparément, une fenêtre de sélection apparaîtra afin de cocher la ou les pièces jointes à transmettre.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FqKgTJPtOnRgtTbkAV7JU%2Fimage.png?alt=media&amp;token=38ce4f57-f5fc-4e71-9878-c399c2fad10e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Attention: Pour un envoi via Peppol uniquement les formats suivant peuvent être téléchargées comme annexe: pdf, xlsx, csv, jpg et png.
{% endhint %}

### Ajouter une annexe à un envoi par courriel

Depuis l’écran de résumé d’un document, vous pouvez cliquer sur le bouton bleu « Actions » afin d’envoyer le document par e-mail. Cela ouvre une fenêtre de courriel.

Dans cet écran, vous voyez sur la droite un aperçu des pièces jointes générales disponibles dans le compte, ainsi que la pièce jointe spécifique au document que vous auriez éventuellement téléchargée. Vous pouvez cocher la pièce jointe que vous souhaitez envoyer avec cet e-mail sur la droite. Les pièces jointes cochées seront envoyées avec votre document enFact en tant qu'annexe séparée.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FkJCa36foLt0Vd4deOMtw%2Fimage.png?alt=media&amp;token=47f24fc5-ef02-49ae-9344-970fc3bf179f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Afficher les annexes en aperçu/liste <a href="#bijlagen-tonen-in-preview-lijstweergave" id="bijlagen-tonen-in-preview-lijstweergave"></a>

Aux endroits où vous pouvez télécharger des pièces jointes dans enFact, vous pouvez afficher celles-ci sous forme de liste (= affichage par défaut) ou en mode mosaïque (= avec aperçus).

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FJyK5KqA7cEPeBwPgZDOC%2Fimage.png?alt=media&amp;token=c1aaa945-4f60-4d6b-b684-c8656bb5eeb5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Par défaut, les pièces jointes sont affichées sous forme de liste. Cliquez en haut à droite sur l’icône en forme de grille « Vue en mosaïque » afin d’afficher les pièces jointes sous forme d’aperçus (vignettes), ce qui vous permet par exemple de visualiser directement des photos.


# Comment ajouter mes conditions générales ?

&#x20;Il y a trois méthodes pour ajouter des conditions générales :&#x20;

* En tant que première ou dernière page du document PDF (par exemple, une facture) ;
* En tant que pièce jointe supplémentaire distincte dans un e-mail lors de l'envoi d'un document (par exemple, une offre) ;
* Comme texte supplémentaire au bas d'un document, adapté à des conditions très courtes.

## Ajouter les conditions générales comme première ou dernière page dans le PDF d'un document&#x20;

Pour insérer les conditions générales comme première ou dernière page d'un document particulier (par exemple, comme dernière page d'une facture), suivez les indications suivantes :

1. Dans le menu en haut à droite, sélectionnez "Paramètres de l'entreprise".
2. Sélectionnez l'onglet "Annexes".
3. Allez jusqu'à la section "Conditions générales" et cliquez sur le bouton vert "Télécharger l'annexe"
4. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez télécharger.&#x20;

{% hint style="info" %}
Si vous sélectionnez un fichier PDF, celui-ci peut être intégré à un document à envoyer (par exemple une facture ou une offre commerciale). Les pages PDF au recto ou au verso forment un seul document avec la facture ou le devis. Si vous sélectionnez un fichier Word, l'intégration ne sera pas possible et l’ annexe sera envoyée dans un fichier séparé.
{% endhint %}

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F0ZRn62Rgj1sHbfjWENe2%2Fimage.png?alt=media&amp;token=bd1ec802-dc54-41aa-bdac-9992a3a35680" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Lorsque l'annexe est téléchargée, vous pouvez déterminer dans l'aperçu, au moyen du bouton jaune "Paramètres", si le fichier doit être intégré à un autre document ou non et, si oui, de quelle manière (par exemple, à la fin d'une facture, en première page d'un devis, ...).

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F0XcBxm6PEQyIXMiKhT1M%2Fimage.png?alt=media&amp;token=2168ed90-b4fb-46c9-9c09-fc9c5e181104" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Les conditions générales seront désormais insérées avant ou après chaque document, selon votre choix.

## Conditions générales comme annexe séparée dans un courriel lors de l'envoi d'un document&#x20;

Pour ajouter les conditions générales comme annexe séparée dans un courriel, suivez ces indications : Dans le menu en haut à droite, sélectionnez "Paramètres de l'entreprise", puis l'onglet "Pièces jointes".&#x20;

* Cliquez sur le bouton vert "Télécharger les pièces jointes". Sélectionnez le fichier (PDF ou Word) que vous souhaitez télécharger.&#x20;
* Lorsque l'annexe est téléchargée, vous pouvez indiquer dans l'aperçu, en cliquant sur le bouton jaune "Paramètres", si vous souhaitez par exemple envoyer le document comme annexe standard dans un courriel.

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FDob9TI6jTt1MM5K9ij5U%2Fimage.png?alt=media&amp;token=df32e94f-3414-4f6f-b9ae-4f215061df3c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Les conditions générales seront ajoutées à chaque courriel comme annexe.

## Conditions générales comme texte supplémentaire en bas d'un document&#x20;

Il est également possible d'ajouter des conditions générales en bas d'un document. Toutefois, cette méthode ne convient qu'aux courtes conditions, sinon, les conditions seraient toujours divisées sur plusieurs pages. Vous pouvez ajouter ces termes et conditions dans la légende.


# Journaux

Dans la section « Journaux et numérotation », vous pouvez saisir les paramètres relatifs aux éléments suivants :&#x20;

* [Numérotation](/parametres/numerotation) : modifiez la structure de numérotation de vos contacts, produits et documents
* Vos comptes de paiement : créez des journaux comptables et financiers pour p.e. votre compte courant et un livre de caisse

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FF2T79tnhwwJ5BrD0epTI%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2010.14.50.png?alt=media\&token=a0847f6b-6985-465e-85a1-127e45bcaa8b)

## Paramètres de l'exercice

Les numéros des documents dans enFact forment une série continue, par exemple facture F2021**001** puis F2021**002, etc.** Chaque année, cette numérotation recommence à zéro au début du nouvel exercice comptable. Cette date de début n'est pas la même pour toutes les entreprises et peut être définie dans cette section. Par défaut, la date de début est fixée au 1ᵉʳ janvier. Vous ne devez pas changer les paramètres si votre année comptable suit l'année calendrier. Pour un exercice comptable différent de celui-ci, vous fixez vous-même la date de début.

Pour modifier cette date, cliquez sur le bouton jaune « Modifier ». Dans la fenêtre d'édition, vous pouvez ensuite choisir le jour et le mois pour votre date de début d'exercice. Cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder vos paramètres.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F2vMq2iNYSOJiorftVhGd%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2010.15.06.png?alt=media\&token=3b78f403-08fd-4be7-b36c-d0f1976198de)

## Format de la numérotation des contacts et des produits

Vous pouvez modifier la numérotation de vos clients, fournisseurs et produits. À cette fin, cliquez sur le bouton jaune « Modifier ».

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F9MuYQEZyL7CUcnJjKKVZ%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2010.15.24.png?alt=media\&token=f4ad5d55-57b5-4f14-a789-2ef19ffc135c)

La numérotation dans le format standard se compose de lettres (par exemple, « C » pour « Client ») et de chiffres. Dans cet exemple, il y a 5 chiffres '(5)'. Votre premier client ressemblerait donc à ceci : C00001, pour les autres clients la série sera C00002, C00003, etc.&#x20;

D'autres formats sont possibles en fonction de vos besoins. Par exemple, une combinaison telle que « PK-(3)» donnera lieu à un numéro « PK-001». Lorsque vous modifiez la numérotation, vous voyez immédiatement un aperçu en direct de votre nouvelle numérotation dans la fenêtre grise à droite.&#x20;

{% hint style="info" %}
Attention : si vous travaillez déjà avec enFact et décidez de changer votre numérotation pendant l'utilisation, les clients ou produits précédents n'auront pas une numérotation changée. La nouvelle numérotation s'appliquera uniquement aux clients ou aux produits que vous avez créés après avoir modifié la structure de numérotation.
{% endhint %}

## Journaux des ventes

Les journaux des ventes vous donnent la possibilité d'ajouter un nouveau journal des ventes ou de modifier un journal existant.&#x20;

* Si vous ne travaillez qu'avec un seul département dans enFact, vous pouvez simplement changer la numérotation dans le journal des ventes « Général ».&#x20;
* Si vous avez plusieurs départements dans enFact, chacun avec sa propre numérotation ou son propre préfixe, vous pouvez ajouter un journal supplémentaire avec le nom du département. De cette façon, vous aurez deux systèmes de numérotation fonctionnant côte à côte.&#x20;

### Créer un journal de vente

Lors de l'ajout d'un journal, vous pouvez choisir entre trois types de journaux :

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F0Of48JSUHkTfzFWEaXUO%2Fimage.png?alt=media&amp;token=fa05cf66-1d9f-4915-87c0-6afc8d6eefe1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **Documents créés dans enFact :** si vous souhaitez, par exemple, créer directement vos factures de vente dans ce journal via enFact.
* **Documents créés dans un logiciel externe :** si vous souhaitez, par exemple, importer dans ce journal des factures de vente créées dans un autre logiciel. Consultez à cet effet le module « [Importer les factures de vente depuis un système externe](/modules/importer-les-factures-de-vente-depuis-un-systeme-externe) ».
* **Documents de selfbilling reçus :** si vous souhaitez, par exemple, enregistrer dans ce journal les [factures d'autofacturation](/modules/factures-dautofacturation) que vous avez reçues.

Cliquez sur « Ajouter » pour créer le nouveau journal.

### Modifier un journal de vente

Cliquez sur le bouton jaune « Modifier » pour modifier un journal.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Ft6FOrUoHhISv81WL7xpn%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2010.15.41.png?alt=media\&token=5a61c778-3cc1-49e0-8975-a37ffb6a9a2d)

Vous pouvez modifier le nom du journal si vous le souhaitez, par exemple le nom de votre entreprise ou celui d'un service.&#x20;

Dans ce journal, vous savez modifier la numérotation des éléments suivants&#x20;

* offres
* confirmations de commande&#x20;
* bons de livraison
* tickets de caisse
* demandes de paiement
* factures
* notes de crédit

Il y a deux options pour la numérotation :

### Choix dans le menu déroulant&#x20;

Si vous cliquez dans le champ contenant le numéro, un menu déroulant apparaît :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-Mk6Slix_1LIqQnE9EKD%2F-Mk6VheXHHce38Njs168%2Fimage.png?alt=media\&token=a1503dba-821e-4184-a220-e144fb14eca6)

Vous pouvez choisir l'un des formats de numérotations prédéfinies.&#x20;

### Utiliser une numérotation personnalisée&#x20;

Si vous cliquez sur le bouton « Utiliser une numérotation adaptée », votre numérotation sera affichée d'une manière différente. Pour les trois premiers types de documents ci-dessous, vous utilisez l'option « Utiliser une numérotation adaptée » :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F6ehRahLsg0sLLxqkZ6qw%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2010.18.23.png?alt=media\&token=3c98c4f2-c178-42ff-83eb-bee8a3db2398)

Cette option vous permet de personnaliser davantage la numérotation en fonction d'une combinaison de balises. Les balises disponibles se trouvent en haut de la page, derrière le bouton « I – Balises », et s'ouvrent dans une fenêtre pop-up :

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F4EAtEyWBeuvtJuaVrwZo%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2010.18.41.png?alt=media\&token=92749e57-43f7-48bc-ac08-08cf1903ea13)

Avec les balises disponibles, vous pouvez créer vos propres combinaisons pour la numérotation. Exemples :

<table><thead><tr><th width="176">Combination balises</th><th width="173.96146788990825">Résultat visuel de numérotation</th><th>Ce que ça signifie</th></tr></thead><tbody><tr><td>O%Y%m(3)</td><td>O202103001</td><td>Offre, exercice en 4 chiffres, mois en 2 chiffres, numéro de série en 3 chiffres</td></tr><tr><td>FAC%bh(4)</td><td>F22-0001</td><td>Facture, chiffre de l'année de l'<em>exercice (le plus haut pour excercise sur 2 années),</em> trait d'union, numéro de série en 4 chiffres</td></tr></tbody></table>

## Journaux d'achat

L'utilisation des journaux d'achats est similaire à celle des journaux de vente, consultez donc pour la numérotation le chapitre ci-dessus.&#x20;

Dans la section « Journaux d'achat », vous pouvez modifier la numérotation des&#x20;

* ordres d'achat
* bordereaux d'achat

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fmbz485DdzilhB86F4AuI%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2010.19.00.png?alt=media\&token=9692f407-7a46-472e-994f-92bb5b1c867a)

## Journal financier

Sous cette rubrique apparaissent les comptes sur lesquels sont effectués les paiements. Il peut s'agir d'un format IBAN ou, par exemple, d'un livre de caisse pour les recettes.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2F-Mk6Slix_1LIqQnE9EKD%2F-Mk6WIh-xppXMubuExRS%2Fimage.png?alt=media\&token=332d3d72-c193-4c11-9043-66e5363e39a0)

Dans cette partie d'enFact, vous créez les comptes financiers. Pour visualiser vos transactions par compte, allez dans « [Paiements ](/mdb/paiements)». Ici, vous pouvez utiliser le bouton bleu « Consulter » pour visualiser toutes les transactions par compte.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2Fu9i0h3XsZuky4s6ap4m5%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2010.19.37.png?alt=media\&token=77d6dde0-6b25-4585-9e7a-8f33fb14443b)

Les comptes peuvent être répertoriés avec des journaux utilisant trois manières différentes.&#x20;

### Lien avec les paiements en ligne&#x20;

Si vous travaillez avec un prestataire de [paiement en ligne](/connexions/connexion-paiement-en-ligne), un journal supplémentaire sera créé dans lequel aboutissent les paiements de ce prestataire.&#x20;

### Lien avec la banque&#x20;

Si vos données de compte sont liées via, par exemple, [CodaBox](/connexions/connexion-a-votre-banque/codabox), vos comptes liés seront automatiquement récupérés dans enFact. Ils sont créés comme un journal séparé.&#x20;

### Entrée manuelle&#x20;

S'il y a des recettes en espèces, elles peuvent être traitées dans un livre de caisse. Vous devez le créér manuellement en tant que journal financier. Pour ce faire, cliquez sur le bouton vert « Ajouter un journal financier». Une fenêtre s'ouvrira pour vous demander un nom et un éventuel numéro IBAN.

![](https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FEgIMNG1bSTinxBbP0XcQ%2FScherm%C2%ADafbeelding%202024-08-28%20om%2010.20.03.png?alt=media\&token=e8b418d7-9278-4f04-afa1-6dcd31b8d7d3)

Lors de la saisie d'un livre de caisse, vous déterminez librement la désignation/le nom, « par exemple livre de caisse » ou « caisse enregistreuse ». Le champ « IBAN » peut être vide. Cliquez sur « Ajouter » pour ajouter ce compte à vos journaux financiers.

## Attribuer un journal par défaut à un client ou à un fournisseur

Dans enFact, vous pouvez attribuer un client ou un fournisseur spécifique à un journal déterminé.

* Les factures de vente que vous créez pour le client X seront automatiquement enregistrées dans le journal A.
* Les factures d'achat que vous recevez du fournisseur Y seront automatiquement enregistrées dans le journal B.

### Associer un journal à un client

L'attribution d'un journal spécifique se fait depuis la fiche client.

* Dans le menu de gauche, allez dans « Clients » et cliquez sur le bouton bleu « Consulter » à côté du client que vous souhaitez modifier.
* Dans la fiche client, cliquez en haut à droite sur le bouton jaune « Modifier ».
* En bas de la page, cliquez sur le bouton « Plus d'options » :

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2F9Gw4Io1WRSOCN5ANzv5j%2Fimage.png?alt=media&amp;token=e0a02107-46c3-4055-b4ed-f1f8c6e6a09c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Un champ permettant d'indiquer le journal des ventes apparaît maintenant.

{% hint style="warning" %}
Soyez attentif lors de l'attribution d'un journal par défaut. Une fois qu'un document de vente a été créé dans un journal déterminé, il n'est plus possible de le déplacer vers un autre journal.
{% endhint %}

### Associer un journal à un fournisseur

L'attribution d'un journal spécifique se fait depuis la fiche fournisseur.

* Dans le menu de gauche, allez dans « Fournisseurs » et cliquez sur le bouton bleu « Consulter » à côté du fournisseur que vous souhaitez modifier.
* Dans la fiche fournisseur, cliquez en haut à droite sur le bouton jaune « Modifier ».
* En bas de la page, cliquez sur le bouton « Plus d'options » :

<figure><img src="https://2565901827-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MgpGXzl5Sgi7x9F-fVH%2Fuploads%2FY0eoK8BiKODkUdtXbQXa%2Fimage.png?alt=media&amp;token=fa5c9c5d-2953-480c-8745-5478552a4c90" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Un champ permettant d'indiquer le journal des achats apparaît maintenant.




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