Agenda
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Vous pouvez utiliser le module "Agenda" pour planifier le travail des employés, des tâches et pour gérer vos propres rendez-vous ou travail.
Activer et configurer l'agenda
Pour utiliser l'agenda dans enFact, vous devez d'abord activer cette application.
Naviguez vers votre adresse e-mail en haut à droite et cliquez dessus pour ouvrir le menu.
Allez dans 'Application et connexions'.
Sous les applications et connexions liés à la planification et à l'exécution, sélectionnez 'Agenda' ; cliquez sur le bouton vert 'Activer'.
Une fois le module activé, le bouton jaune "Configurer" apparaît. Cliquez dessus pour
Définir l'heure de début et de fin de l'agenda
Afficher (ou non) les week-ends
Utiliser l'agenda
Dès que le module est activé, vous pouvez l'utiliser. L'agenda apparaît dans le menu de gauche d'enFact sous 'Planification & Exécution'.
Onglet 'Agenda'
Quatre types d'activités peuvent être créés dans l'agenda : un rendez-vous, une tâche, un ordre de travail ou une indisponibilité.
Pour créer une Tâche ou un Ordre de travail, vous devez d'abord activer ces modules.
Si vous cliquez sur le bouton jaune "Agendas" en haut à droite, vous pouvez indiquer les calendriers des autres utilisateurs de votre compte enFact que vous souhaitez afficher.
Définir les utilisateurs
Vous pouvez choisir de n'afficher que votre propre agenda ou d'afficher également les agendas des autres employés.
L'agenda est affiché dans une couleur spécifique par employé. Allez vers 'Utilisateurs' dans enFact pour créer plusieurs utilisateurs, ou modifier des utilisateurs existants (par exemple : changer la couleur).
Ajouter un moment d'agenda
Cliquez dans l'agenda pour ajouter un moment. Faites glisser l'indicateur sur plusieurs blocs pour sélectionner une période de temps de - à. Choisissez le moment que vous souhaitez ajouter dans la fenêtre pop-up :
Type: sélectionnez un type d'activité. Activez "Ordres de travail" ou "Tâches" pour afficher ces options.
Client: vous pouvez lier un client ou un prospect à l'activité. La création d'un nouveau client ou prospect peut se faire via l'icône de la loupe.
Déterminez la date et l'heure de l'activité, décrivez l'activité à l'aide d'un titre (qui apparaît dans l'agenda) et, éventuellement, d'une description.
Cochez "Répéter" si vous souhaitez que l'activité se répète automatiquement après un certain nombre de semaines.
En haut par l'onglet "Utilisateurs", vous pouvez attribuer cette activité à plusieurs utilisateurs ou la programmer dans le calendrier d'un autre utilisateur.
Onglet 'Planification du personnel'
Cet onglet offre une autre vue des éléments de l'agenda :
Le type d'activité est indiqué en fonction des couleurs en haut. Sélectionnez plusieurs blocs pour planifier une activité sur plusieurs heures. Cliquez sur une activité programmée pour la déplacer vers la droite (plus tard) ou vers la gauche (plus tôt).
Vous pouvez affecter une activité à plusieurs utilisateurs en une action, en faisant glisser l'indicateur de haut en bas pour la planifier immédiatement sur plusieurs lignes de l'agenda.
Type d'activité
Si vous cliquez sur une activité planifiée dans l'agenda ou le planning du personnel, vous verrez les détails. À partir de là, vous pouvez, par exemple, cliquer sur "Voir la tâche" pour l'examiner plus en détail. Vous serez alors dirigé vers le module "Tâches".
Cela fonctionne de la même manière pour les ordres de travail : lorsque vous cliquez sur un ordre de travail dans l'agenda, vous pouvez "Afficher l'ordre de travail" pour l'ouvrir en détail. Vous serez dirigé vers le module "Ordres de travail".
Partager votre agenda enFact
Vous pouvez partager votre agenda avec d'autres applications d'agenda telles que Google Calendar ou iPhone Calendar. Vous trouverez un lien de partage dans vos 'Paramètres personnels' :
Cliquez sur votre adresse e-mail dans le coin supérieur droit d'enFact pour ouvrir le menu
Sélectionnez 'Paramètres personnels'
En bas, vous avez la possibilité d'activer 'Partagez votre agenda'. Une URL partageable apparaîtra, que vous pourrez saisir dans votre autre application d'agenda. Dès lors, l'agenda enFact est continuellement transmis à votre autre application d'agenda. Veuillez noter que ce lien fonctionne dans une seule direction (d'enFact vers votre autre application d'agenda), et non pas dans l'autre sens.
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