Climapulse

Climapulse est une plateforme en ligne pour la gestion des installations HVAC, qu'il s'agisse de refroidissement ou de chauffage. Si vous activez le lien Climapulse dans enFact, vous pouvez facilement convertir les bons de travail créés dans Climapulse en facture enFact.

Activer le lien Climapulse

1. Allez sur votre adresse e-mail en haut à droite et cliquez sur 'Applications et connexions'.

2. Allez dans les applications et connexions liés aux 'Paramètres avancés'.

3. A côté de 'Climapulse', cliquez sur le bouton vert 'Activer'.

Configuration du lien Climapulse

Pour utiliser le lien Climapulse, vous devez vous connecter à votre propre compte Climapulse. Dans ce compte, vous trouverez une clé API à entrer dans votre environnement enFact.

Récupérer les paramètres dans Climapulse

• Connectez à Climapulse

• Passez dans 'Profil' en haut à droite et cliquez sur 'Détails de connexion'.

• Activez l'accès à l'API, comme indiqué dans l'écran ci-dessous :

• Cliquez sur "Enregistrer".

• Allez maintenant dans "Vue d'ensemble" de votre profil et copiez la clé API visible, ou cliquez sur le bouton "Nouvelle clé".

• Collez cette clé dans le champ prévu à cet effet dans enFact et cliquez sur "Connecter".

Synchronisation des données

Lorsque le lien est actif, Climapulse transfère les informations d'un bon de travail vers enFact et les convertit en facture. Bien que les prix ne soient pas visibles sur le bon de travail dans Climapulse, ils sont affichés sur la facture.

Vous pouvez fixer des prix dans enFact pour trois éléments :

• les produits

• les utilisateurs

• les paramètres de l'entreprise

Ceux-ci peuvent facilement être synchronisés avec Climapulse.

Synchronisation des produits

Dans Climapulse, vous disposez d'un "inventaire" de produits. Cependant, ces produits n'ont pas de prix. Si vous importez une liste de produits (par exemple d'un fournisseur) dans enFact, vous devez assigner un prix à ces produits. Quand cette liste de produits est créée, vous pouvez la transmettre à l'inventaire dans Climapulse par le bouton vert 'Synchroniser vos produits'.

Désormais, lorsque vous listerez des produits de votre inventaire Climapulse sur des bons de travail, le prix correspondant sera transféré sur la facture enFact.

Veuillez noter que cette synchronisation fonctionne dans une seule direction, d'enFact vers Climapulse. Il n'est pas possible de transmettre des informations sur les produits dans enFact à partir de Climapulse Inventory. Il y a une limite de synchronisation de 2.500 produits par compte.

Ajout des paramètres des utilisateurs

Climapulse vous offre la possibilité d'ajouter des utilisateurs qui peuvent créer des bons de travail. Cependant, aucun champ n'est prévu pour passer des taux horaires. Pour facturer les heures travaillées pour un utilisateur, il faut définir et entrer des tarifs.

Ce paramétrage du prix se fait uniquement dans enFact et n'est pas synchronisé avec Climapulse.

Pour chaque utilisateur enFact, vous pouvez introduire un coût par heure et un taux horaire facturable (cliquez sur le bouton jaune 'Modifier'). Lorsqu'une facture est créée à partir d'un bon de travail, enFact reprend le taux horaire facturable pour l'utilisateur concerné.

Si les utilisateurs listés dans Climapulse ne sont PAS dans la liste des utilisateurs dans enFact, vous devez les créer en tant qu'utilisateurs dans enFact afin de les attribuer un taux horaire. Lisez ici comment ajouter un utilisateur dans enFact. Les utilisateurs des deux applications sont alors reconnus sur la base de leur nom complet ou de leur adresse électronique.

Ajout des paramètres de l'entreprise

Dans cette dernière section, vous pouvez définir les indemnités kilométriques pour votre entreprise. Cliquez sur le bouton jaune "Modifier" pour saisir le montant.

Dans Climapulse, vous pouvez introduire le nombre de kilomètres sur un ordre de travail. enFact utilise cette distance et l'indemnité kilométrique pour calculer le montant de la facture.

Création d'une facture

Pour convertir le bon de travail de Climapulse en facture dans enFact, passez vers le bouton avec trois points en haut à droite du bon de travail. Vous verrez l'option 'Créer une facture'. Si vous cliquez sur cette ligne, les données seront transmises à enFact et une facture sera préparée.

Ceci vérifie les données des clients de Climapulse par rapport à la base de données des clients dans enFact.

• Ce client existe-t-il aussi dans enFact ? La facture est automatiquement liée à un enregistrement client existant dans enFact.

• Ce client n'existe pas encore dans enFact ? enFact va créér automatiquement une nouvelle fiche client basée sur l’information du bon de travail.

La facture peut être envoyée au client par e-mail à partir d'enFact.

Afficher les champs de notes sur la facture

Dans Climapulse, deux champs sont prévus pour les notes :

• Mémos -> ce champ sera inclus dans la facture. Les entrées dans ce champ seront visibles sur la facture et pour le client.

• Notes internes (privé) -> ce champ ne sera pas inclus dans la facture. Les entrées dans ce champ ne seront donc pas visibles sur la facture et peuvent et servent pour informations internes.

Annexes

Depuis Climpapulse, enFact récupère aussi les pièces jointes qui peuvent être envoyées avec la facture vers le client. Les documents suivants sont transmis à enFact sous forme de pièces jointes :

• le bon de travail (en PDF)

• les certificats éventuels (en PDF)

Vous trouverez ces pièces jointes dans l'onglet 'Annexes' de la facture créée.