Comptes de grand livre
enFact permet de définir des comptes de grand livre pour vos produits ou de les affecter à des factures d'achat ou de vente. Les documents pertinents sont alors immédiatement affectés au bon compte de grand livre lorsqu'ils sont envoyés aux paquets comptables. Le compte du grand livre est un terme comptable désignant un compte qui couvre une liste de postes de recettes et de dépenses similaires. En l'utilisant, vous facilitez le travail de votre comptable.
Attention : pas tous les logiciels de comptabilité peuvent traiter ces données. Parlez-en à l'avance avec votre comptable.
Activer les comptes du grand livre
L'utilisation des comptes du grand livre est une application d'enFact. Pour l'activer et l'utiliser immédiatement, procédez comme suit :
Allez à votre adresse e-mail en haut à droite d'enFact
Cliquez sur cette adresse et choisissez « Applications et connexions» dans le menu
Positionnez le curseur sur « Applications et connexions concernant la comptabilité ».
Cliquez sur le bouton vert « Activer » de l'application « Comptes grand livre »
Ajouter des comptes de grand livre
Option 1 : sélection à partir d'une liste importée
Vous pouvez télécharger une liste de numéros de comptes du grand livre et leurs descriptions dans enFact. Un tel fichier peut être fourni par le comptable.
Cliquez sur votre adresse e-mail dans le coin supérieur droit d'enFact
Choisissez 'Paramètres de l'entreprise'
Allez à 'Importer des données' et cliquez sur le bouton vert 'Importer des données' dans le coin supérieur droit.
Sélectionnez « Comptes du grand livre » comme type d'importation. Vous pouvez télécharger cette liste au format .csv.
Associez ensuite le code (numéro de compte du grand livre) et sa description et cliquez sur « Suivant ».
Vous pouvez consulter les données facturées via les “Applications et connexions":
Dans le coin supérieur droit d'enFact, cliquez sur votre adresse e-mail et allez sur « Applications & connexions »
Allez dans l'onglet « Comptabilité »
Cliquez sur le bouton jaune « Configurer » de l'app « Comptes du grand livre »
La vue d'ensemble des comptes de grand livre débités s'affiche. Le bouton vert « + Ajouter un compte du grand livre général » vous permet d'ajouter manuellement un autre code.
Option 2: attribution manuelle à un groupe de produits
Lorsque vous créez un groupe de produits dans enFact, vous pouvez lui attribuer un compte du grand livre. Les produits que vous créez ensuite dans ce groupe reprendront automatiquement le numéro du compte de grand livre du groupe.
Attention : si vous ajoutez un compte du grand livre à un groupe de produits qui contient déjà des produits, les produits existants ne reprendront PAS automatiquement le numéro de compte du grand livre.
Option 3: saisie manuelle dans la fiche de produit
Vous pouvez saisir les numéros de compte du grand livre au niveau du produit, dans la fiche produit. Après avoir activé l'application, vous verrez apparaître deux champs supplémentaires en bas de la fiche produit :
compte grand livre des ventes
compte grand livre d'achat
Il s'agit de deux champs de texte libre dans lesquels vous pouvez saisir les numéros de compte du grand livre concernés ou les sélectionner sur la base des premiers caractères de la description, par exemple (si une liste de numéros de compte du grand livre a été importée, vous pouvez faire une sélection à partir de celle-ci). En fonction de la nature de votre produit, vous saisissez le compte approprié.
Option 4: mise à jour en masse des produits existants
Si vous activez les comptes du grand livre seulement après avoir déjà importé un grand nombre de produits dans enFact, vous pouvez exporter vos produits existants sous forme de fichier CSV. Ajoutez ensuite les numéros de compte du grand livre dans le fichier d'exportation, puis importez les à nouveau dans enFact. Cela vous évite de devoir saisir manuellement.
Consultez ici comment mettre à jour vos produits existants via un export/import :
Comment mettre à jour ma liste de produits (p.e. en cas de changement de prix) ?Utiliser les comptes du grand livre pour vos factures de vente
Si vous sélectionnez un produit existant lors de la création d'une facture de vente, et que vous lui avez associé un compte de grand livre par le processus précédent, cette ligne de produits adoptera le même numéro de compte de grand livre.
Vous pouvez également encoder manuellement un nouveau produit et lui attribuer un numéro de compte du grand livre, ou en sélectionner un en saisissant les premiers caractères de la description (si une liste de comptes du grand livre a été importée, vous pourrez la sélectionner). Le champ apparaît lorsque vous cliquez sur le bouton jaune « Plus » situé à gauche d’une ligne de produit :
Ces numéros n'apparaissent pas sur la version imprimée de vos documents mais sont stockés en interne par enFact. Lors de l'exportation vers des programmes de comptabilité, ils seront envoyés dans le transfert des données. En fonction du programme de comptabilité (destinataire), ils peuvent ou non être traités plus loin dans le traitement financier.
Utiliser les comptes du grand livre avec vos factures d'achat
Pour utiliser les numéros de compte du grand livre pour vos factures d'achat, vous devez sélectionner le « mode d'entrée avancé » en haut à droite de la fenêtre de traitement. Ce bouton crée des lignes de produits supplémentaires sous l'aperçu du document d'achat, où vous pouvez diviser davantage le document d'achat. Ici aussi, les champs pour le compte du grand livre apparaissent.
Si, lors du traitement de vos factures d'achat, vous saisissez un produit qui existe déjà dans votre base de données et auquel vous avez lié un numéro de compte du grand livre, celui-ci apparaîtra automatiquement sur votre ligne de traitement.
Cependant, vous pouvez également saisir manuellement un nouveau produit et lui attribuer un numéro de compte du grand livre.
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