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# Comptes du grand livre général
enFact permet de définir des comptes grand livre pour vos produits ou de les affecter à des factures d'achat ou de vente. Les documents pertinents sont alors immédiatement affectés au bon compte du grand livre général lorsqu'ils sont envoyés aux paquets comptables. Le compte grand livre est un terme comptable désignant un compte qui couvre une liste de postes de recettes et de dépenses similaires. En l'utilisant, vous facilitez le travail de votre comptable.
{% hint style="info" %}
Attention : pas tous les logiciels de comptabilité peuvent traiter ces données. Parlez-en à l'avance avec votre comptable.
{% endhint %}
## Activer les comptes grand livre
L'utilisation des comptes grand livre est une application d'enFact. Pour l'activer et l'utiliser immédiatement, procédez comme suit :
1. Allez à votre adresse e-mail en haut à droite d'enFact
2. Cliquez sur cette adresse et choisissez « Applications et connexions» dans le menu
3. Positionnez le curseur sur « Applications et connexions concernant la comptabilité ».
4. Cliquez sur le bouton vert « Activer » de l'application « Comptes grand livre »
## Ajouter des comptes grand livre
### Option 1 : sélection à partir d'une liste importée
Vous pouvez télécharger une liste de numéros de comptes grand livre et leurs descriptions dans enFact. Un tel fichier peut être fourni par le comptable.
* Cliquez sur votre adresse e-mail dans le coin supérieur droit d'enFact
* Choisissez 'Paramètres de l'entreprise'
* Allez à 'Importer des données' et cliquez sur le bouton vert 'Importer des données' dans le coin supérieur droit.
* Sélectionnez « Comptes du grand livre général » comme type d'importation. Vous pouvez télécharger cette liste au format .csv.
Associez ensuite le code (numéro de compte du grand livre) et sa description et cliquez sur « Suivant ».
Vous pouvez consulter les données facturées via les “Applications et connexions":
* Dans le coin supérieur droit d'enFact, cliquez sur votre adresse e-mail et allez sur « Applications & connexions »
* Allez dans l'onglet « Comptabilité »
* Cliquez sur le bouton jaune « Configurer » de l'app « Comptes grand livre »
La vue d'ensemble des comptes de grand livre débités s'affiche. Le bouton vert « + Ajouter un compte du grand livre général » vous permet d'ajouter manuellement un autre code.
### Option 2: attribution manuelle à un groupe de produits
Lorsque vous créez un groupe de produits dans enFact, vous pouvez lui attribuer un compte grand livre. Les produits que vous créez ensuite dans ce groupe reprendront automatiquement le numéro du compte grand livre du groupe.
{% hint style="warning" %}
Attention : si vous ajoutez un compte grand livre à un groupe de produits qui contient déjà des produits, les produits existants ne reprendront PAS automatiquement le numéro du compte grand livre.
{% endhint %}
### Option 3: saisie manuelle dans la fiche de produit
Vous pouvez saisir les numéros de compte grand livre au niveau du produit, dans la fiche produit. Après avoir activé l'application, vous verrez apparaître deux champs supplémentaires en bas de la fiche produit :
* compte grand livre des ventes
* compte grand livre d'achat
Il s'agit de deux champs de texte libre dans lesquels vous pouvez saisir les numéros de compte grand livre concernés ou les sélectionner sur la base des premiers caractères de la description, par exemple (si une liste de numéros du compte grand livre a été importée, vous pouvez faire une sélection à partir de celle-ci). En fonction de la nature de votre produit, vous saisissez le compte approprié.
### Option 4: mise à jour en masse des produits existants
Si vous activez les comptes grand livre seulement après avoir déjà importé un grand nombre de produits dans enFact, vous pouvez exporter vos produits existants sous forme de fichier CSV. Ajoutez ensuite les numéros de compte grand livre dans le fichier d'exportation, puis importez-les à nouveau dans enFact. Cela vous évite de devoir saisir manuellement.
Consultez ici comment mettre à jour vos produits existants via un export/import :
{% content-ref url="/pages/-MjUatfDuxuxJ52To5Zl" %}
[Comment mettre à jour ma liste de produits (p.e. en cas de changement de prix) ?](/mdb/produits/comment-mettre-a-jour-ma-liste-de-produits-p.e.-en-cas-de-changement-de-prix.md)
{% endcontent-ref %}
### Option 5: associer des comptes grand livre aux fournisseurs
Il est possible d'attribuer un numéro de compte grand livre pour les achats dans la fiche fournisseur.
Lorsque vous traitez un achat de ce fournisseur et que celui-ci est correctement associé, le numéro de compte grand livre sera automatiquement associé au document d'achat (voir plus loin).
## Utiliser les comptes grand livre pour vos factures de vente
Si vous sélectionnez un produit existant lors de la création d'une facture de vente, et que vous lui avez associé un compte grand livre par le processus précédent, cette ligne de produits adoptera le même numéro de compte de grand livre.
Vous pouvez également encoder manuellement un nouveau produit et lui attribuer un numéro de compte grand livre, ou en sélectionner un en saisissant les premiers caractères de la description (si une liste de comptes grand livre a été importée, vous pourrez la sélectionner). Le champ apparaît lorsque vous cliquez sur le bouton jaune « Plus » situé à gauche d’une ligne de produit :
Ces numéros n'apparaissent pas sur la version imprimée de vos documents mais sont stockés en interne par enFact. Lors de l'exportation vers des programmes de comptabilité, ils seront envoyés dans le transfert des données. En fonction du programme de comptabilité (destinataire), ils peuvent ou non être traités plus loin dans le traitement financier.
## Utiliser les comptes grand livre pour vos factures d'achat
Pour utiliser des numéros de compte grand livre sur vos factures d'achat, vous pouvez travailler à deux niveaux.
### Attribuer un numéro de compte grand livre à l'ensemble du document d'achat
Si vous avez [attribué un compte grand livre à un fournisseur](#option-5-associer-des-comptes-grand-livre-aux-fournisseurs) et que ce fournisseur a été associé à l'achat, le compte grand livre sera renseigné dans le champ « Compte grand livre » de la section « Informations d'achat » de votre facture d'achat, au-dessus des montants de la facture.
Il est également possible d'introduire manuellement un numéro dans ce champ. Le numéro de compte grand livre récupéré ou introduit ici sera appliqué à toutes les lignes du document d'achat.
### Attribuer des numéros de compte grand livre au niveau des lignes
Si vous souhaitez, par exemple, attribuer un numéro de compte grand livre différent à chaque ligne d'achat, vous devez sélectionner le « mode d'entrée avancé » en haut à droite de la fenêtre de traitement. Ce bouton crée des lignes de produits supplémentaires sous l'aperçu du document d'achat, ce qui vous permet de répartir davantage le document. Les champs relatifs aux comptes grand livre y apparaîtront également.
Lorsque vous traitez une facture d'achat et que vous introduisez un produit qui existe déjà dans votre base de données de produits et auquel un numéro de compte grand livre a été associé, celui-ci apparaîtra automatiquement sur la ligne de traitement. Vous pouvez également sélectionner un numéro en saisissant les premiers caractères de la description (si une liste de numéros de compte grand livre a été importée, vous pourrez effectuer une sélection dans cette liste).
Vous pouvez également introduire manuellement un nouveau produit et lui attribuer un numéro de compte grand livre.
