Enregistrement du temps
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Gardez facilement la trace de vos heures de travail dans enFact et facturez-les. Le module 'Enregistrement du temps' peut être utilisé en combinaison avec les 'Ordres de travail' ou les 'Tâches', mais il peut également être utilisé indépendamment.
Activer et configurer l'enregistrement du temps
Pour utiliser l'enregistrement du temps dans enFact, vous devez d'abord activer cette application.
En haut à droite, allez à votre adresse e-mail et cliquez dessus pour ouvrir le menu.
Allez dans 'Applications et connexions'.
Sous les apps et connexions liés à 'Planification et exécution', sélectionnez 'Enregistrement du temps' ; cliquez sur le bouton vert 'Activer'.
Lorsque le module est activé, le bouton jaune "Configurer" apparaît. Cliquez dessus pour pour définir des paramètres supplémentaires.
Afficher des horaires spécifiques: activez cette option pour afficher sur vos documents les heures de début et de fin de vos enregistrements du temps.
Afficher la note et le nom de l'utilisateur : activez cette option pour afficher le nom de l'utilisateur et une éventuelle note sur vos documents.
Arrondi des temps : sélectionnez ici l'arrondi que vous souhaitez utiliser, par exemple par quart d'heure entamé, par demi-heure, par heure, ... ou pas d'arrondi.
Utilisateurs : pour ajouter un nouvel utilisateur à votre registre du personnel, allez vers "Utilisateurs". Vous ne pouvez pas les créer directement à partir de cet écran. Vous pouvez "modifier" un utilisateur existant. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir un prix de coût par heure (= info interne) et un taux horaire facturable (= qui apparaît sur les factures) pour les heures prestées.
Utiliser l'enregistrement du temps
Dès qu'elle est activée, vous pouvez utiliser l'application. L'enregistrement du temps apparaît dans le menu de gauche d'enFact sous 'Planification & Exécution'. Vous pouvez également le trouver par l'icône de l'horloge dans le coin supérieur droit, près de votre adresse e-mail.
Commencer un enregistrement du temps
Vous pouvez commencer les enregistrements de temps dans enFact à partir de différents endroits : depuis cette interface, via une tâche ou un ordre de travail. Quel que soit l'endroit où vous démarrez une saisie du temps, vous trouverez tous les enregistrements sous "Enregistrement du temps".
A partir de l'onglet "Mes enregistrements du temps", vous pouvez immédiatement commencer un pointage par le bouton de création. Dans cet écran, vous ne verrez que vos propres enregistrements du temps en tant qu'utilisateur.
Les enregistrements clôturés sont affichés en bas de page. Vous pouvez les modifier ou les relancer. Lors du redémarrage, un nouvel enregistrement est créé avec les mêmes paramètres (= l'enregistrement existant n'est pas remis à zéro). Si vous souhaitez supprimer un enregistrement, utilisez le bouton rouge "Supprimer".
Création manuelle d'un enregistrement du temps
Vous pouvez également ajouter un enregistrement du temps manuellement à partir de cet écran. Lors de l'ajout d'un enregistrement manuel, vous n'utilisez pas le chronomètre mais vous commencez à saisir manuellement l'heure de début et l'heure de fin.
Vous liez un enregistrement de temps à un client et à un projet (si le module "Projets" est activé). La note est une description de l'enregistrement, qui, en fonction de vos paramètres, apparaîtra ou non sur vos documents.
Si une saisie du temps est déjà en cours pour une autre tâche qui vous a été assignée, enFact émettra une alerte :
Si vous cliquez sur le bouton vert "Démarrer l'enregistrement du temps pour cette tâche", un nouvel enregistrement sera lancé et l'enregistrement actuel sera arrêté.
Facturer les enregistrements du temps
Depuis l'aperçu des enregistrements du temps
Dans cet onglet, vous avez un aperçu de vos enregistrements du temps qui n'ont pas encore fait l'objet d'une facturation. Vous pouvez cocher un ou plusieurs enregistrements de temps à convertir en facture via le bouton bleu "Actions".
La facturation d'enregistrements multiples créera une facture par client. Ainsi, si vous souhaitez créer trois enregistrements du temps pour le client A et un enregistrement du temps pour le client B, enFact créera deux factures (1 pour le client A contenant 3 enregistrements et 1 pour le client B contenant 1 enregistrement).
Si vous avez attribué l'enregistrement du temps à un projet particulier, cette facture sera également liée à ce projet. Vous pouvez le voir sur le côté droit sous "Informations sur le client".
Si l'enregistrement du temps a été lancé à partir d'un ordre de travail, vous le verrez sous "Mes enregistrements des temps".
S'il y a une croix à gauche de la ligne, vous pouvez la survoler avec la souris pour obtenir des informations supplémentaires. Possibilités :
'Enregistrement du temps lié à l'ordre de travail. Facturation par l'ordre de travail'. Ces saisies de temps ne sont donc pas facturables à partir de cette vue d'ensemble, mais sont facturées sur la base de l'ordre de travail.
'Enregistrement du temps déjà facturé': vous ne pouvez pas facturer cet enregistrement deux fois.
'Aucun client lié à cet enregistrement' : vous ne pouvez facturer que si un client a été indiqué.
Depuis la facture de vente
Lorsque vous créez une facture à partir de l'aperçu des "Factures" dans le menu de gauche, sélectionnez d'abord le client en haut de la page.
Si l'enregistrement du temps est activée, une section "Enregistrements du temps" apparaît dans l'interface de la facture.
Dans la case située au-dessus des lignes de produits ou de services, apparaissent tous les enregistrements du temps non encore facturés (= facturables) liés à ce client. Vous pouvez les inclure dans une facture en les cochant.
Contrôle de la facturation
L'onglet "Tous les enregistrements du temps" vous donne un aperçu de tous les enregistrements. Vous pouvez facilement vérifier si tous vos enregistrements du temps ont déjà été facturés. En fonction de vos droits d'utilisateur, vous pouvez voir uniquement vos enregistrements du temps ou ceux de tous les employés.
Si un enregistrement de temps a déjà été facturé, le numéro de facture correspondant est indiqué dans la colonne "Facturé". Il n'est plus possible de modifier ou de supprimer un enregistrement de temps déjà facturé.
Vous pouvez également afficher tout ordre de travail lié par le bouton 'Filtres' en haut à droite.
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