Car-Pass

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Les entreprises de garage sont légalement tenues de transmettre le kilométrage actuel d’un véhicule à l’asbl Car-Pass lorsqu’elles effectuent des travaux sur celui-ci. Ce kilométrage est enregistré par numéro de châssis dans la base de données Car-Pass et repris sur le document Car-Pass. Grâce à l’intégration Car-Pass dans enFact, vous pouvez transmettre directement les kilométrages de vos véhicules, ainsi que la description des travaux effectués.

Activer et configurer la connexion Car-Pass

Pour pouvoir utiliser cette connexion dans enFact, vous devez d’abord l’activer.

• Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail pour ouvrir le menu.

• Accédez à « Applications et connexions ».

• Dans les applications et connexions liées au module Garage, sélectionnez « Car-Pass » et cliquez sur le bouton vert « Activer ».

• Une fois le module activé, le bouton jaune « Configurer » apparaît.

La configuration permet de lier votre compte enFact à votre compte Car-Pass.

• Numéro de TVA connu chez Car-Pass : le numéro de TVA également connu chez Car-Pass (= généralement votre propre numéro de TVA — celui-ci est récupéré depuis vos « Informations de l’entreprise »)

• Code Car-Pass : saisissez ici le code que vous recevez lors de votre inscription chez Car-Pass.

• Adresse e-mail Car-Pass : l’adresse e-mail utilisée lors de votre inscription chez Car-Pass (= généralement votre adresse e-mail professionnelle — celle-ci est récupérée depuis vos « Informations de l’entreprise »)

• Mot de passe Car-Pass : le mot de passe de votre compte Car-Pass.

Cliquez sur « Enregistrer » pour activer l’intégration.

Transmettre les données à Car-Pass

Vous pouvez transmettre les kilométrages et les interventions à Car-Pass depuis différents endroits dans enFact. Pour ce faire, cliquez toujours sur le bouton jaune « Transmettre le kilométrage ».

La transmission des relevés kilométriques depuis onFact est toujours une ACTION MANUELLE. Elle ne s'effectue pas automatiquement en arrière-plan et doit être effectuée manuellement à chaque envoi.

Depuis la fiche d'un véhicule

Depuis la fiche d'un véhicule (« Véhicules » et « Véhicules de stock »), vous pouvez transmettre un kilométrage encodé.

Depuis le registre TVA

Si aucun kilométrage n’a encore été transmis pour le véhicule inscrit dans le registre TVA, cela est indiqué sur la ligne du véhicule par un bouton d’action jaune permettant d’envoyer le kilométrage à Car-Pass.

Aperçu des données à transmettre

Lorsque vous souhaitez transmettre des données, une fenêtre pop-up s’ouvre :

Le kilométrage provenant d’enFact est prérempli, tout comme le numéro de châssis du véhicule. Sélectionnez le type d’intervention et cochez, pour chaque élément, les actions que vous avez effectuées (par exemple : « Remplacer/monter → Pompe à eau »). En plus de transmettre le kilométrage, vous devez également envoyer une description des travaux effectués.

Demander un document Car-Pass

Si vous souhaitez transmettre un relevé kilométrique pour un véhicule de stock, il d'intervention à déclarer. Sélectionnez « Demander un document Car-Pass » dans le champ « Type d'observation ».

Lors de la transmission du relevé kilométrique, onFact récupère l'historique du véhicule auprès de Car-Pass. Ce document PDF présente la situation du véhicule au moment de la transmission à Car-Pass (voir l'exemple ci-dessous).

L'historique Car-Pass du véhicule reste disponible dans votre compte onFact :

• via le registre TVA, dans la colonne « Car-Pass » ;

• via la fiche du véhicule, dans l'onglet « Relevés kilométriques ».

Dans les deux cas, si la transmission a réussi, le libellé vert « Envoyé à Car-Pass » s'affiche. En cliquant sur ce libellé, vous pouvez consulter à nouveau, dans enFact, le rapport de l'historique du véhicule tel qu'il était au moment de la transmission à Car-Pass, s'il s'agit d'un véhicule de stock.

Contrôle « Désinscription du véhicule »

Lors de la désinscription d’un véhicule du registre TVA, un contrôle est effectué afin de vérifier qu’au moins une transmission vers Car-Pass a été réalisée. Afin d’éviter tout oubli, enFact affiche une fenêtre pop-up pour vous rappeler d’effectuer l’envoi.