Véhicules

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Sous « Garage » > « Véhicules », vous trouverez un aperçu des véhicules liés à un client et qui passent dans votre garage pour un diagnostic, un entretien/réparation, un contrôle, etc.

Activer et configurer Garage

Pour pouvoir utiliser cette application dans enFact, vous devez d’abord l’activer.

• Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail pour ouvrir le menu.

• Allez vers « Applications et connexions ».

• Dans la section des applications et connexions liées au module Garage, sélectionnez « Garage » et cliquez sur le bouton vert « Activer ».

• Cette application apparaît ensuite dans le module « Garage » dans le menu de gauche.

Si vous activez ce module, enFact activera également automatiquement le « Registre TVA » dans votre compte : vous pouvez y enregistrer les opérations obligatoires liées aux interventions sur les véhicules.

Configurer le garage : emplacements

Une fois l’application activée, un bouton jaune « Configurer » apparaît. Celui-ci vous mène vers un aperçu de vos « Emplacements » : ceux-ci sont utilisés dans le registre TVA.

Pour chaque opération, vous devez indiquer dans le registre TVA à quel emplacement l’action a lieu. Concrètement, il peut s’agir de différents départements, garages, parkings, showrooms, entrepôts, ateliers ou autres lieux où les véhicules concernés sont entreposés.

L’adresse de l’entreprise, telle qu’encodée dans enFact, est déjà définie comme emplacement principal. Vous pouvez la modifier (par exemple en lui donnant un autre nom) ou la supprimer. Vous pouvez également ajouter un emplacement supplémentaire, par exemple un entrepôt où d’autres véhicules sont stockés.

Créer un véhicule

Dans le menu de gauche d’enFact, allez dans le module « Véhicules ». Vous y trouverez un aperçu des véhicules liés à un client.

Cliquez sur le bouton vert en haut à droite pour créer un nouveau véhicule. Une fiche véhicule vierge s’ouvre.

Un véhicule doit obligatoirement être lié à un client. Dans le champ « Client », vous pouvez sélectionner un client existant.

Récupérer les données du véhicule via recherche du numéro de châssis

Si vous saisissez le numéro de châssis du véhicule dans le champ « Numéro de châssis », vous pouvez, via « Rechercher », récupérer les données du véhicule connues auprès de la Direction pour l'Immatriculation des Véhicules (DIV). Une telle recherche coûte 0,30 € et peut être payée via votre portefeuille dans enFact.

• Si le numéro a déjà été recherché le même jour (par vous), aucun coût ne sera facturé.

• Si aucune donnée n’est disponible dans la base de données de la DIV pour ce numéro, un cout de 0,04 € sera facturé.

Cette recherche peut également récupérer des informations plus détaillées, qui apparaîtront alors sous « Paramètres avancés ».

Il est également possible de compléter les données du véhicule manuellement. Après l’enregistrement, la fiche du véhicule apparaîtra.

Détail fiche du véhicule

Les données saisies sont enregistrées dans la fiche du véhicule. À partir de celle-ci, plusieurs actions sont possibles.

Ajouter une photo

Cliquez sur le cadre pour insérer une photo ou glissez la photo dans le cadre. Cette image est utilisée uniquement en interne et n’apparaît pas sur les documents.

Créer un document (offre, ordre de travail, …)

Via les onglets à gauche, vous pouvez, en fonction des types de documents activés dans le compte, créer directement par exemple un ordre de travail ou une facture pour ce véhicule. Les informations du client ainsi que celles du véhicule sont déjà préremplies dans le document :

Dans cette fenêtre, il est possible d’ajouter ou de modifier des informations relatives au véhicule, et ainsi de mettre à jour la fiche du véhicule. C’est notamment le cas si vous encodez, par exemple, un nouveau kilométrage et que vous cochez ensuite « Modifier le véhicule » sur la gauche.

Inscription au registre TVA

Via le bouton vert en haut de la fiche du véhicule, vous pouvez effectuer une inscription dans le registre TVA.

Vous trouverez plus d’informations sur ce registre sur la page « Registre TVA ».

Dès qu’un document est lié au véhicule (par exemple un ordre de travail, une facture, …), celui-ci sera également affiché dans le registre TVA sous « Documents liés ».

Encoder le kilométrage

Le kilométrage d’un véhicule peut être complété via l’onglet « Kilométrage » sur la gauche de la fiche du véhicule. Dans cet onglet, cliquez en haut à droite sur le bouton vert « Ajouter ».

Toutes les saisies de kilométrage pour ce véhicule, par exemple lors de la clôture d’un bon de travail ou de l’encodage d’une facture, sont conservées dans cet onglet de la fiche du véhicule.

La transmission des kilométrages à Car-Pass se fait via l’intégration avec Car-Pass. Consultez cette page pour savoir comment connecter votre compte Car-Pass à enFact. Ensuite, cliquez sur le bouton jaune « Envoyer vers Car-Pass » pour transmettre vos kilométrages..

Version imprimée du document avec véhicule

Les données de base du véhicule, telles qu’elles sont reprises dans un ordre de travail, une offre, une facture, etc., apparaissent également sur la version imprimée du document. Exemple avec un modèle classique sans mise en page :

Vendre le véhicule (conversion en véhicule d'occasion)

Via cet onglet, vous pouvez acheter un véhicule et le convertir en véhicule d'occasion pour votre liste de vente.

Si vous avez activé le module « Bordereaux d’achat », vous pouvez aussi créer directement un bordereau d’achat pour ce véhicule depuis la fiche du véhicule, dans l'onglet « Véhicules de stock ». Dans ce cas, un bordereau d’achat s’ouvre avec les données du véhicule déjà préremplies. Vous pouvez encore le compléter manuellement.

Depuis la fiche véhicule, via le bouton vert « Inscrire dans le registre TVA », vous pouvez aussi effectuer cette inscription.