Importer les factures de vente depuis un système externe
Importez des factures de vente générées par un système externe. Traitez-les dans enFact et ajoutez-les à un journal pour les envoyer via Peppol, par e-mail ou à votre comptable.
Activer l'import des factures de vente externes
La possibilité d'importer des factures externes doit être activée via les « Applications et connexions ».
Cliquez sur votre adresse e-mail en haut à droite de la page pour ouvrir le menu
Choisissez « Applications et connexions »
Dans l’onglet « Documents », allez vers « Importer les factures de vente depuis un système externe »
Cliquez sur le bouton vert « Activer »
Dans le menu à gauche sous l'onglet « Ventes », apparaitra une nouvelle liste de traitement: « À traiter ». C’est ici que vous pouvez ajouter vos factures de vente externes.
Quels types de documents peut-on importer?
Dans enFact, vous pouvez importer un document PDF comme facture de vente, ou un document XML (facture électronique)
Si vous importez une version XML de la facture, ceci est complètement compris dans les formules d'abonnements payants (Pro et Premium)
Si vous ne pouvez importer qu'une version PDF, cela demandera une reconnaissance OCR.
150 reconnaissances/mois sont comprises dans l'abonnement Pro
500 reconnaissances/mois sont comprises dans l'abonnement Premium
enFact comptabilise les reconnaissances OCR autant pour les documents d'achat que de vente dans un seul compte. Le traitement des e-factures au format XML est illimité.
Détails sur la reconnaissance
Pour la lecture d'un document PDF, uniquement les totaux seront extraits et affichés dans enFact. Si en tant qu'utilisateur vous souhaitez une lecture des informations de vente par ligne, vous devrez les saisir manuellement à partir du PDF dans enFact.
Pour la lecture d'un document XML, toutes les lignes présentes seront automatiquement lues et affichées.
Pour consulter ou saisir les lignes de facture manuellement, vous devez activer le « Mode d’entrée avancée » dans enFact (voir plus loin dans la documentation).
Importer des factures de vente
Dans le menu de gauche d’enFact, une nouvelle liste « À traiter » apparaît désormais sous l’onglet « Ventes ». Il contient une page de réception qui fonctionne de manière similaire à la manière dont vous traitez les achats dans enFact. Pour le moment, les documents peuvent être ajoutés via une fenêtre de sélection.
Prochainement, cette fonctionalitée sera étendue avec un système de boite de réception, afin que sur base d'une adresse e-mail enFact unique des factures de vente pourront être envoyées vers votre liste « À traiter » (comme c’est déjà le cas pour le traitement des « Achats » dans enFact.
Les documents placés en bas de la liste de traitement. Une fois la reconnaissance terminée, les lettres « OCR » deviennent vertes et le bouton bleu « Traiter » s’affiche. Cliquez sur ce bouton pour continuer.
Prochainement cette fenêtre de téléchargement sera étendue avec un onglet « Traitement rapide ». Cette fonctionnalitée est déjà active dans le module des achats et permet de traiter des fichier xml importés en un seul clic afin de les ajouter aux « Achats » dans enFact. La meme procédure sera appliquée voor l'importation de factures de ventes.
Créer un journal
Les documents de vente importés depuis un système externe sont enregistrés dans un journal séparé. Lors du premier traitement, il vous sera demandé de créer un journal distinct : donnez-lui un nom clair et utile pour vous.
Vous pouvez également configurer ce journal via les « Applications et connexions », en cliquant sur le bouton jaune « Configurer » dans le module « Importer les factures de vente depuis un système externe ».
Traiter les factures de vente
Dans la fenêtre suivante, un aperçu du document sera affiché à droite, à gauche vous trouverez les informations du client et en dessous les informations liées au document. Ce traitement est très similaire au traitement des achats dans enFact.
Lors du traitement de la facture, il est possible d’enregistrer le client de cette facture comme un nouveau client dans enFact.
Dans la section « Informations sur le document », vous pouvez sélectionner le journal approprié, les montants de la facture ainsi que le régime TVA seront repris. Cliquez sur « Ajouter et consulter » pour enregistrer la facture de vente dans enFact.
Mode d'entrée avancé
En haut à droite de l’écran de traitement se trouve un curseur « Mode d'entrée avancée ». Activez-le en le faisant glisser jusqu’à ce qu’il devienne vert pour afficher les lignes détaillées sous la facture.
Comme mentionné précédemment, lors du traitement d’un fichier XML, le contenu ligne par ligne peut être lu. Si le mode de saisie avancée est activé, cela s’affichera ainsi dans enFact :
Les lignes mentionnées dans la facture électronique sont reprises en détail dans enFact et de cette façon sauvegardées. Si vous traitez une facture PDF et souhaitez la compléter au niveau des lignes, ces lignes seront vides et pourront être complétées manuellement. Lors de l’envoi via Peppol, ces lignes éventuellement ajoutées seront également envoyées en détail. Si vous ne complétez pas les lignes d’une facture PDF, seuls les montants totaux seront transmis via le réseau Peppol (voir ci-dessous).
Envoyer des factures de vente externes
Les factures de vente importées peuvent être envoyées après traitement. Si enFact détecte que votre client est présent sur le réseau Peppol, l’envoi via Peppol sera proposé. Découvrez ici comment envoyer des factures via Peppol :
Lors de l’envoi via Peppol, enFact envoie les informations suivantes :
Quand vous importez un fichier XML, enFact vérifie s’il peut être envoyé conformément aux règles Peppol.
Si oui, le fichier XML original est envoyé via Peppol. Si ce n'est pas le cas, enFact générera une facture électronique à partir des données extraites.
Comme pièce jointe PDF dans la facture électronique, nous envoyons le PDF présent dans le fichier XML original. Si aucun PDF n’est présent, aucune nouvelle pièce jointe PDF ne sera générée.
Quand vous importez un fichier PDF, enFact génère une facture électronique à partir des données extraites/complétées dans enFact. En pièce jointe PDF, nous envoyons le PDF que vous avez importé.
Les autres options, comme l’envoi par courriel ou l’envoi par courrier postal, restent disponibles via le bouton bleu « Actions » dans la chronologie.
Envoyer au comptable
Pour le moment il n'est pas encore possible d’envoyer des factures de vente externes importées via les connexions à votre comptables existantes. Cela sera possible dans la première moitié de 2026 et sera ajouté dès que disponible.
Pour le moment, pour envoyer ces factures de vente externes, vous pouvez les exporter au format UBL. Voici comment faire dans enFact :
Last updated