Numérotation
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Par défaut, enFact propose une certaine structure de numérotation. Vous pouvez facilement la modifier. Dans onFact, il y a de nombreux éléments dont vous pouvez modifier la numérotation :
tous les contacts (prospects / clients privés / clients professionnels / fournisseurs)
les produits
tous les types de documents (factures / notes de crédit / devis / bons de commande / ...)
Dans certains cas, ces numéros sont inchangés (par exemple les numéros de produits), pour les documents, la numérotation se compose souvent d'une partie fixe + variable (numéro de séquence ascendant). Pour configurer le numéro de document et l'incrémenter automatiquement, vous devez définir correctement la date de début de votre exercice financier et définir la structure de numérotation souhaitée.
Les numéros des documents dans enFact forment une série ininterrompue (p.e. facture F2021001 puis F2021002 et F2021003 ...). Chaque année, cette numérotation recommence à zéro, au début du nouvel année comptable. Cette date de début n'est pas la même pour toutes les entreprises et peut être définie dans cette section. Par défaut, la date de début est fixée au 1er janvier. Au cas ou votre exercice suit ce format, vous ne devez rien modifier.
Pour changer cette date, voyez la section "Journaux et numérotation".
Naviguez vers votre adresse e-mail en haut à droite d'enFact
Choisissez "Paramètres de l'entreprise"
Choisissez "Journaux et numérotation"
Cliquez sur le bouton jaune "Modifier" à côté de "Paramètres de l'exercice financier".
Dans la fenêtre d'édition, vous pouvez ensuite choisir le jour et le mois pour la date de début de votre année fiscale.
Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder vos paramètres.
Par défaut, enFact utilise la structure de numérotation suivante :
Vous pouvez modifier la numérotation dans la section "Journaux et numérotation".
Naviguez vers votre adresse e-mail en haut à droite de l'écran enFact
Choisissez "Paramètres de l'entreprise"
Choisissez "Journaux et numérotation"
Cliquez sur le bouton jaune "Modifier" à côté de "Format de la numérotation des contacts et des produits".
La numérotation dans le format standard se compose de lettres (par exemple, "C" pour "Client") et de chiffres. Dans cet exemple, il y a 5 chiffres '(5)'. Votre premier client ressemblerait donc à ceci : C00001, suivi de C00002 pour le deuxième et puis C00003, etc.
D'autres formats sont possibles en fonction de vos besoins. Par exemple, une combinaison telle que "PK-(3)" donnera lieu à un numéro "PK-001". Lorsque vous modifiez la numérotation, vous voyez immédiatement un aperçu en direct de votre format de préférence dans la fenêtre grise à droite.
Attention : si vous travaillez déjà avec enFact et vous décidez de changer votre numérotation pendant l'utilisation, les clients ou produits précédents n'auront pas une numérotation changée. La nouvelle numérotation s'appliquera uniquement aux clients ou aux produits que vous avez créés après avoir modifié la structure de numérotation.
Par défaut, enFact utilise la structure de numérotation suivante :
Vous pouvez modifier la numérotation dans la section "Journaux et numérotation".
Allez à votre adresse e-mail en haut à droite d'enFact
Choisissez "Paramètres de l'entreprise"
Choisissez "Journaux et numérotation"
En fonction de vos paramètres de journal, vous verrez un ou plusieurs journaux ici.
Il y a deux options pour la numérotation :
Si vous cliquez dans le champ contenant le numéro, un menu déroulant apparaît :
Vous pouvez choisir l'une des numérotations prédéfinies.
Si vous cliquez sur le bouton "Utiliser une numérotation adaptée", votre numérotation sera affichée d'une manière différente. Pour les premiers types de documents ci-dessous, vous avez cliqué sur "Utiliser une numérotation adaptée" :
Cette option vous permet de personnaliser davantage la numérotation en fonction d'une combinaison de balises. Les balises disponibles se trouvent en haut de la page, derrière le bouton "I - Balises", et s'ouvrent dans une fenêtre pop-up :
Avec les balises disponibles, vous pouvez créer vos propres combinaisons pour la numérotation. Exemples :
| Combination balises | Résultat visuel de numérotation | Ce que ça signifie |
|---|---|---|
O%Y%m(3) | O202103001 | Offre, exercice en 4 chiffres, mois en 2 chiffres, numéro de série en 3 chiffres |
FAC%bh(4) | F22-0001 | Facture, année de l'exercice la plus haute en 2 chiffres (pour une année comptable divisée), trait d'union, numéro de série en 4 chiffres |
L'utilisation des journaux d'achats est similaire à celle des journaux de ventes, pour la numérotation: voir le chapitre ci-dessus.
Dans la section "Journaux d'achat", vous pouvez modifier la numérotation des
ordres d'achat
bordereaux d'achat
