Ordres de travail
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Utilisez les ordres de travail comme document préparatoire à la création d'une facture. Notez les matériaux utilisés, enregistrez le temps de travail et les déplacements éventuels. Vous pouvez comparer d'un coup d'œil un bon de travail avec l'offre que vous avez remis au client.
Lorsque vous activez le module "Ordres de travail", vous activez automatiquement le module "Enregistrement du temps". Pour en savoir plus sur l'utilisation de l'enregistrement de temps, cliquez ici.
Activer et configurer les ordres de travail
Afin d'utiliser les ordres de travail dans enFact, vous devez d'abord activer cette application.
Allez à votre adresse e-mail en haut à droite et cliquez dessus pour ouvrir le menu.
Allez dans les 'Applications et connexions'.
Dans les applications et connexions liés à la planification et à l'exécution, sélectionnez "Ordres de travail" ; cliquez sur le bouton vert "Activer".
Une fois le module activé, le bouton jaune "Configurer" apparaît. Cliquez dessus pour introduire un prix que vous utiliserez pour calculer les indemnités kilométriques. La définition des taux horaires facturables pour les employés se fait via "Utilisateurs".
Quand ce module est activé, vous pouvez l'utiliser. Les ordres de travail apparaissent dans le menu de gauche d'enFact sous 'Planification & Exécution'.
Planifier les ordres de travail
Si vous n'utilisez pas le module 'Agenda', passez au chapitre suivant 'Créer un ordre de travail manuellement'.
Grâce à la fonction "Planification du personnel", vous pouvez immédiatement programmer un ordre de travail dans l'agenda d'un ou de plusieurs employés.
Cliquez sur un créneau horaire dans l'agenda pour immédiatement créer un ordre de travail. Faites glisser le pointeur vers le haut ou vers le bas pour affecter plusieurs employés à la fois. Sélectionnez les blocs horizontaux pour planifier un ordre de travail dans plusieurs heures.
Une fenêtre contextuelle s'ouvre pour vous permettre de décrire l'ordre de travail :
Type : indiquez ici "Ordre de travail".
Client : vous pouvez lier un client ou un prospect à l'ordre de travail. Vous créez un nouveau client ou prospect via l'icône de la loupe.
Déterminez la date et l'heure du travail, décrivez le bon de travail avec un titre (qui apparaît dans l'agenda) et éventuellement une description.
Cliquez sur "Créer un nouveau moment d'agenda" pour créer et planifier l'ordre.
Créer un ordre de travail manuellement
Vous créez des ordres de travail à partir de différents endroits dans enFact : à partir de l'agenda ou depuis l'aperçu des ordres de travail. Quel que soit l'endroit où vous créez un ordre de travail, vous les trouverez tous sous "Ordres de travail".
À partir de cet aperçu, vous pouvez ajouter un "Ordre de travail" manuellement en haut à droite. Ici au moins les champs d'information à remplir ici sont :
Informations sur le client : un bon de travail lié à un client pour convertir en facture. Avez-vous activé la fonction "Projets" ? Alors vous pouvez affecter immédiatement l'ordre de travail à un projet.
Informations sur le document : choisissez votre modèle et décidez si vous souhaitez que le client signe numériquement le bon.
Selon les fonctions que vous avez encore activées dans enFact via 'Applications et connexions', lors de la création d'un ordre de travail, vous pouvez ajouter une référence de commande, définir une adresse de chantier, créer le document dans la langue du client, ...
Quand l'ordre de travail est créé, vous accédez à l'écran de résumé.
Programmation ultérieure d'ordres de travail
Pour continuer à planifier l'ordre de travail dans l'agenda d'un employé, cliquez sur le bouton vert "Planifier". Cela ouvre la "Planification du personnel" à partir du module Agenda. Une fois l'ordre de travail planifié dans l'agenda d'un employé, l'utilisateur ou les utilisateurs sont automatiquement affectés.
Compléter un ordre de travail par 'Écran de travail'
En haut de l'écran de résumé d'un ordre de travail, vous trouverez le bouton vert "Ecran de travail". Cliquez-le pour remplir l'ordre de travail.
Dans cette fenêtre, vous pouvez remplir tous les éléments du bon de travail. Les champs spécifiques d'un ordre de travail sont les matériaux utilisés, l'enregistrement du temps et les déplacements.
Naviguez dans les ordres de travail à l'aide des onglets situés sur le côté gauche.
Informations générales
Cet onglet contient les informations générales relatives à l'ordre de travail : détails du client, adresses alternatives éventuelles, texte au-dessus du tableau, ...
Matériaux utilisés
Pour ajouter rapidement un produit existant à votre ordre de travail, vous pouvez saisir quelques caractères et sélectionner le produit dans la case "Ajouter une ligne", ou effectuer une recherche dans la liste des produits à l'aide de l'icône de la loupe. Dans la partie droite, cliquez sur "+ Ajouter une ligne" pour ajouter un produit au bon de travail. Ensuite vous savez adapter les quantités.
En utilisant le bouton jaune "Modifier" en haut à droite, vous pouvez appeler le module de ligne tel qu'il est utilisé dans d'autres documents enFact.
Enregistrements du temps
Dès qu'un utilisateur ouvre un ordre, il peut commencer un enregistrement du temps. Cette opération se fait en haut de l'écran de travail :
Création manuelle d'un enregistrement du temps" : utilisez ce mode si vous souhaitez saisir manuellement une heure de début et de fin d'une tâche.
Utiliser la fonction de démarrage/arrêt d'enregistrement du temps : l'enregistrement commence dès que vous appuyez sur le bouton vert "start".
Une fois l'enregistrement du temps terminé, il apparaît dans la liste des enregistrements du temps dans l'écran de travail.
Déplacements
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs déplacements en cliquant sur "+ Ajouter un déplacement".
Ici la valeur de l'indemnité kilométrique peut être ajustée manuellement, bien qu' elle est reprise de la configuration que vous avez effectuée lors de l'activation du module 'Ordres de travail'.
Annexes
Ajoutez facilement des pièces jointes à l'ordre de travail. Celles-ci peuvent être jointes lors de l'envoi du bon de travail par e-mail depuis enFact.
Configuration de l'écran de travail
En bas de l'écran de travail, vous trouverez l'icône de la roue dentée sur le côté droit. En cliquant dessus, vous verrez les différentes sections de votre espace de travail. Vous pouvez y afficher ou masquer des éléments, par exemple pour rendre votre écran de travail plus compact.
Si d'autres applications ou connexions sont activés, ils y sont affichés. Un exemple pour un ordre de travail pourrait être l'adresse d'un chantier qui diffère de l'adresse de facturation du client.
Facturation de l'ordre de travail
Vous pouvez facturer un bon de travail directement à partir de la fenêtre avec le résumé, via le bouton vert "Copier vers".
Il est aussi possible de sélectionner plusieurs ordres de travail dans l'aperçu des "ordres de travail facturables" et de les copier sur une facture.
Cette action n'est possible que si les ordres de travail sont liés au même client.
Contrôle de la facturation
Dans l'onglet "Tous les ordres de travail", vous verrez une vue d'ensemble de tous les bons de travail. Vous pouvez vérifier si tous vos bons de travail ont été facturés. En fonction de vos droits d'utilisateur, vous ne verrez ici que vos bons de travai, ou ceux de tous les employés. Si un bon de travail a déjà été facturé, le numéro de facture correspondant est indiqué dans la colonne "Facturé".
Configurations supplémentaires
Comparer avec l'offre
Vous savez copier une offre vers un ordre de travail au début des travaux. Pour ce faire, cliquez sur le bouton vert "Copier vers" dans l'écran de résumé de l'offre.
Quand cet ordre de travail a été créé, un onglet supplémentaire apparaît dans l'écran de résumé de l'ordre sur le côté gauche "Comparer avec l'offre".
Cette comparaison figure au bas de l'écran de travail de l'ordre de travail.
Version imprimable/résumé de l'ordre de travail
Le bouton gris "Version imprimable" vous donne un aperçu d'un bon en tant que document PDF. Vous pouvez choisir parmi les différentes mises en page que vous avez créées dans votre compte via "Modèles".
Par défaut, les bons de travail n'affichent pas les prix. Cependant, vous pouvez facilement le changer en cochant "Afficher les prix sur les bons de travail" dans le modèle de votre choix via "Personnaliser le modèle".
Signature d'un ordre de travail
Un bon de travail peut être signé sur place par votre client, ou être transmis par e-mail depuis enFact avec la demande de le signer numériquement.
Vous n'avez pas encore transmis un document pour signature numérique ? Découvrez ici comment le faire très facilement avec enFact.
Pour parcourir l'ordre de travail avec le client sur place et le faire signer, cliquez sur le bouton gris "Version imprimable" en haut de l'écran de résumé du bon de travail.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre, avec un aperçu du bon de travail à passer en revue à droite et une fenêtre de signature à gauche. Le client peut y apposer sa signature par l'écran tactile et y inscrire son nom. Cliquez sur le bouton vert "Accepter et signer le document" pour enregistrer la signature sur le bon de travail.
L'envoi d'un ordre de travail
À partir de la fenêtre de résumé du bon de travail, vous pouvez facilement l'envoyer par courrier électronique. Cliquez sur le bouton bleu "Actions" et sélectionnez "Envoyer par courriel".
Une fenêtre de courrier électronique s'ouvre, à partir de laquelle le message sera envoyé.
Avez-vous téléchargé des pièces jointes à l'ordre de travail ? Dans ce cas, vous les verrez apparaître dans la fenêtre de courrier électronique. Ici, vous pouvez vérifier quelles pièces jointes vous souhaitez envoyer ou non. Vous trouverez plus d'informations sur l'envoi de documents par e-mail dans enFact ici.
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