Achats

Grâce à ce module, vous pouvez traiter les factures d'achat de vos fournisseurs et les reçus dans enFact. Vous pouvez suivre les paiements, mettre à jour le stock acheté, envoyer facilement vos documents à votre comptable, etc. Vous pouvez saisir tous les achats dans enFact, tant ceux qui ont un lien avec votre stock et votre facturation (par exemple, les nouveaux produits) que ceux qui ont trait aux opérations de votre entreprise (par exemple, les frais d'internet, le chauffage, etc.). enFact fournit un aperçu des achats par rapport aux dépenses par période ou par catégorie d'achat.

Activation des achats

Vous trouverez "Achats" comme une application dans enFact. Pour l'activer, procédez comme suit :

• Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et cliquez sur "Applications et connexions".

• Choisissez "Applications et connexions concernant les documents".

• Cliquez sur le bouton vert "Activer" pour activer l'application "Achats" dans enFact.

  • Une section "Achats" apparaît alors dans le menu de gauche.

  • Sous vos "Contacts" dans le menu de gauche, une liste de vos "Fournisseurs" apparaît.

Utilisation du module "Achats"

Saisir les achats

L'introduction de vos achats dans enFact peut se faire de plusieurs manières. enFact dispose d'une fonction de boîte de réception pour recevoir facilement vos factures d'achat. Vous pouvez immédiatement et facilement traiter les factures d'achat jointes aux e-mails dans le programme. Votre boîte de réception enFact accepte également les factures électroniques via le réseau d'e-facturation PEPPOL. Cela permet à vos fournisseurs de vous envoyer des factures électroniques à partir de leur logiciel de facturation. Les documents papier peuvent être envoyés directement dans votre boîte de réception enFact à partir de votre scanner ou pris en photo avec votre smartphone. En savoir plus :

Saisir les achats

Traiter les achats

Chaque document entrant est automatiquement scanné par un logiciel de reconnaissance OCR, ce qui réduit le travail de saisie. Reliez les marchandises achetées à la gestion des stocks ou à vos propres catégories d'achat. En savoir plus :

Traiter les achats

Payer les achats

Lors du traitement d'un achat, les données de paiement nécessaires sont enregistrées dans enFact (y compris le numéro IBAN du fournisseur, le montant, la communication, etc.) Cela vous permet de payer vos achats saisis directement depuis enFact (par exemple via un code QR), de planifier un paiement à une date ultérieure ou de lier un paiement exécuté à votre achat. En savoir plus :

Payer les achats

Exporter les achats pour le comptable

enFact convertit automatiquement vos factures d'achat au format UBL pour les factures électroniques. Celles-ci peuvent être transmises directement à un programme de comptabilité pour un traitement rapide et automatique. En savoir plus :

Exporter les achats pour la comptabilité

Fournisseurs

Dès que vous activez 'Achats', vous trouverez également une liste de fournisseurs dans le menu de gauche sous 'Contacts'.

Vous pouvez facilement importer une liste de fournisseurs existants dans enFact. Chaque fois que vous commencez à traiter un achat, vous pouvez également enregistrer le (nouveau) fournisseur et créer une fiche fournisseur.

Vous pouvez également définir la numérotation de vos fournisseurs dans enFact.

Enfin, vous pouvez également exporter vos fournisseurs de onFact vers différents formats de fichiers.

Catégorie d'achat par défaut

Si vous utilisez des catégories d'achat dans enFact, vous pouvez indiquer dans une fiche fournisseur que les achats d'un certain fournisseur doivent être classés par défaut dans une catégorie d'achat spécifique.

Mandat de prélèvement actif

Si les factures d'achat d'un certain fournisseur doivent être payées par un mandat de prélèvement, vous pouvez l'indiquer sur la fiche fournisseur.

En cochant cette option, les factures d'achat de ce fournisseur apparaîtront automatiquement comme « Planifié » dans votre aperçu des achats. De cette manière, vous savez que ces montants seront automatiquement débités de votre compte bancaire et que vous n'avez plus besoin de les payer activement.

Votre compte bancaire est-il lié ? Dans ce cas, lors du paiement effectif, nous lierons le montant payé à la facture d'achat et le statut du document passera de « planifié » à « payé ».