Achats
Grâce à ce module, vous traitez vos factures d'achat et vos reçus dans enFact. Vous pouvez assurer le suivi des paiements, mettre à jour le stock et envoyer facilement vos documents à votre comptable.
Vous trouverez "Achats" comme une application dans enFact. Pour les activer, procédez comme suit :
- 1.Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et cliquez sur "Applications et connexions".
- 2.Choisissez "Applications et connexions concernant les documents".
- 3.Cliquez sur le bouton vert "Activer" pour activer l'application "Achats" dans enFact.
Dans enFact, vous pouvez enregistrer tous les achats, qu'il s'agisse de marchandises à stocker ou à livrer aux clients (par exemple, de nouveaux produits) ou d'achats destinés au fonctionnement de votre entreprise (par exemple, les frais d'Internet, le chauffage, etc.). Pour faire la distinction, enFact utilise des "catégories d'achat", similaires aux "groupes de produits".
La saisie de vos achats dans enFact peut se faire de plusieurs manières.
La base de l'ensemble du traitement se trouve dans la liste des traitements (icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit d'enFact) :
Il y a quatre façons pour entrer des documents d'achat dans la liste de traitement. La base sont les factures d'achats que vous recevez :
- en téléchargeant les fichiers des factures d'achats dans la fenêtre de téléchargement à gauche
- en prenant une photo du reçu ou de la facture à partir d'enFact après avoir ouvert l'application sur votre smartphone
- en envoyant les fichiers-factures en pièce jointe d'un courriel à votre adresse e-mail enFact, indiquée dans la fenêtre centrale
- en recevant les fichiers dans votre boîte de réception PEPPOL, si vos fournisseurs sont connectés à ce réseau et si vous utilisez/avez activé cette application (fenêtre à droite)
Les fichiers livrés à enFact de ces manières sont listés en bas de la fenêtre.
Quand les fichiers se trouvent dans la liste de traitement, le logiciel OCR (Optical Character Recognition) lit les informations de ces fichiers et tente d e les interpréter.
Cliquez sur le bouton "Rafraîchir la page" au-dessus de la liste des documents pour vérifier la progression du logiciel OCR. Dès que le fichier est lu, les lettres "OCR" deviennent vertes et le bouton bleu "Traiter" devient actif.
Pour traiter un document d'achat dans enFact (par exemple, ajouter un paiement ou établir un lien avec une catégorie d'achat), cliquez sur le bouton bleu "Traiter".
Dans la fenêtre de traitement, vous voyez un aperçu du document d'achat et, à côté, des informations sur le fournisseur. Vous pouvez y ajouter les données qui manquent et, si vous le souhaitez, cocher la case "Enregistrer comme nouveau fournisseur".
Voulez-vous payer vos achats à partir d'enFact ? Veillez à saisir le numéro de compte de votre fournisseur !
L'étape suivante consiste à saisir les informations relatives à l'achat. Les champs suivants sont disponibles :
- Type : préciser qu'il s'agit d'une facture ou d'une note de crédit. Lorsque vous saisissez une note de crédit, utilisez des montants positifs ; enFact les traite comme négatifs puisqu'il s'agit d'une note de crédit.
- Date : la date figurant sur la facture.
- Date de paiement : par défaut, cette date est fixée à 30 jours après la date de facturation. Vous pouvez saisir une date de paiement plus courte ou plus longue.
- Référence : par exemple, numéro de facture ou autre référence.
- Message structuré : si présent sur la facture.
- Catégorie d'achat : choisissez la catégorie d'achat appropriée ou utilisez la catégorie par défaut "Achats généraux".
- Montants : mettez le montant de la facture. Il est possible d'utiliser plusieurs lignes, dans le cas où, par exemple, une partie de la facture est soumise à une TVA de 21% et une autre partie à un pourcentage de TVA différent.
Cliquez sur l'un des boutons verts pour traiter ("Ajouter et suivant") ou pour visualiser le détail de votre entrée ("Ajouter et afficher").
Activez d'abord le "mode d'entrée avancé" dans le coin supérieur droit de l'écran. Ce bouton crée des lignes de produits supplémentaires sous l'exemple du document d'achat, où vous pouvez diviser davantage le document d'achat.
Dans ces lignes, vous pouvez saisir les produits, leur numéro et leur prix tels qu'ils figurent sur la facture. Vous pouvez les affecter à une autre catégorie d'achat par ligne de produits.
Si ces produits existent déjà dans votre liste de produits actuelle, ils seront liés à vos produits et mettront ainsi à jour votre gestion des stocks. Si vous indiquez l'achat de 10 unités supplémentaires du produit A, le stock de ce produit A augmentera de 10 pièces.
Ensuite, activez le "mode d'entrée avancé" en haut à droite. Ce bouton crée des lignes de produits supplémentaires sous le mode de prévisualisation du document d'achat, où vous pouvez diviser davantage le document d'achat.
Dans ces lignes, vous pouvez saisir les produits, leur numéro et leur prix tels qu'ils figurent sur la facture. Vous pouvez les affecter par ligne de produits à une autre catégorie d'achat. Pour chaque produit, vous pourrez attribuer un compte grand livre. Le produit est-il déjà connu dans votre fichier produits ? Ainsi, le numéro de compte du grand livre correspondant que vous avez attribué à l'avance à votre produit sera repris.
Avant d'ajouter des achats, il est intéressant de réfléchir aux catégories d'achats que vous souhaitez utiliser. Lorsque vous saisissez vos achats, vous pourrez immédiatement les classer dans la bonne catégorie. Si vous n'avez pas besoin de catégories, utilisez la catégorie prédéfinie "Achats généraux".
Dans l'exemple ci-dessous, les catégories d'achat suivantes sont utilisées :
- Stock : machines
- Stock : petit matériel
- Stock : équipement
- Cantine : consommables
- Opération générale : frais généraux
- ...
Si vous utilisez l'application "Comptes grand livre", vous pouvez immédiatement saisir le numéro de compte du grand livre correspondant à chaque catégorie d'achat. Tous les achats de cette catégorie seront enregistrés sous ce numéro de grand livre.
Dans la vue d'ensemble de vos achats, vous pourrez également avoir un meilleur aperçu de vos achats, en fonction des catégories saisies, sur une période allant de ... à :
Dans le récapitulatif des achats, vous voyez d'un coup d'œil quels documents sont encore ouverts, sur la base des étiquettes de la colonne "Statut".
- bouton vert "Payé" : document déjà payé.
- bouton jaune avec date de paiement : le document n'a pas encore été payé, mais n'a pas dépassé la date de paiement.
- bouton rouge avec date de paiement : le document n'est pas encore payé, mais a dépassé la date de paiement fixée.
Il y a trois façons d'effectuer des paiements sortants (= paiement de vos achats) dans enFact :
- 1.Paiement par code QR
- 2.Paiement par Ponto
- 3.Paiement par fichier SEPA
Pour tous ces modes de paiement, il est d'application que lors du traitement de votre achat dans enFact, vous devez remplir le numéro IBAN et BIC de votre fournisseur. Si cette information est manquante, les méthodes de paiement ne sont pas possibles (enFact affichera un message).
Vous pouvez payer votre document d'achat directement à partir d'enFact après l'avoir saisi. Au bas du récapitulatif de l'achat, sous "Paiements", un code QR apparaît. En le scannant avec votre application bancaire, vous pouvez immédiatement effectuer le paiement au fournisseur, en utilisant les détails de votre achat :
Pas toutes les applications bancaires peuvent lire ces codes QR. Les applications des banques suivantes le font : Argenta - Belfius - ING - CBC - SNS - ASN - BNP Paribas Fortis
- Compte bancaire lié via par exemple CodaBox : le paiement sera lié et le statut de votre achat passera automatiquement à "payé" (CodaBox ne récupère les données de paiement qu'une fois par jour, elles ne seront pas modifiées en temps réel).
- Compte bancaire non lié à enFact : changez manuellement le statut à payé (bouton vert en haut du résumé de votre achat).
Si vous avez activé le lien avec Ponto dans enFact, par exemple pour collecter vos transactions bancaires, un bouton de paiement Ponto apparaîtra au bas de votre achat :
Cliquez sur le bouton vert "Payer" pour être redirigé vers votre environnement Ponto, où vous pourrez confirmer et effectuer le paiement.
Comme votre compte bancaire est lié à Ponto, le paiement sera automatiquement lié et le statut de votre achat passera automatiquement à "payé".
Avec enFact, vous pouvez préparer plusieurs paiements en une seule fois dans votre environnement bancaire en ligne, par un fichier SEPA. Vous collectez toutes les données de paiement auprès d'enFact, vous les importez dans votre environnement bancaire en ligne et les paiements sont exécutés à la date de paiement que vous avez fixée.
Lors du traitement de votre achat, vous devez saisir une "date de paiement". Les virements effectués via un fichier SEPA seront exécutés deux jours avant la date que vous avez indiquée comme "date de paiement".
Dans enFact, vous saisissez la date d'échéance d'un paiement. Vous souhaitez effectuer le virement au moins un jour ouvrable plus tôt, afin que le paiement soit effectué auprès du fournisseur à la date d'échéance. Si vous souhaitez toujours effectuer vos paiements plus tard, vous devez saisir la "date d'échéance + 2 jours" dans enFact, par exemple.
Dans l'aperçu de vos achats, sélectionnez les achats à payer en les cochant. En cliquant sur le bouton bleu "Actions", vous avez le choix entre "Exporter vers un fichier de paiement SEPA". Cliquez dessus pour télécharger le fichier. Si vous n'avez pas saisi les informations IBAN et BIC pour tous les fournisseurs, enFact affichera un message d'erreur.
Lors de l'exportation, il vous est demandé si vous souhaitez marquer les documents exportés comme "planifiés".
Si vous confirmez ce choix par "Oui", ce paiement apparaîtra comme "prévu" dans votre liste d'achats.
Le fichier SEPA est un fichier au format XML que vous pouvez télécharger sur votre ordinateur. Il peut ensuite être téléchargé dans votre propre environnement bancaire en ligne. Chaque banque a ses propres étapes à suivre. En voici quelques-unes :
- Belfius : manuel pour le téléchargement des fichiers de paiement
- ING : manuel pour le téléchargement des fichiers de paiement (PDF)
- BNP Paribas Fortis : cela se fait via Easy Banking Business. Une fois que vous vous êtes connecté, cliquez sur Paiements en haut de la page, puis sur Importer un fichier.
- Crelan : cela se fait via MyCrelanPro.
Si vous utilisez la connexion CodaBox ou Ponto ou si enFact est connecté à votre banque par un autre moyen, les paiements de votre compte qui ont été effectués en dehors d'enFact peuvent être liés. Par exemple, si vous avez payé un document d'achat avec votre application bancaire ou par le code QR, celui-ci sera débité en utilisant ce lien.
Les paiements qui ne peuvent pas être liés à un document se retrouvent dans votre liste de traitement. À partir de là, vous pouvez les affecter au document approprié.
Les achats importés peuvent également être livrés à votre comptable. Cela se fait par un lien direct avec un progiciel de comptabilité ou une plateforme de livraison (par exemple ExactOnline, ClearFacts ou Basecone), ou via un fichier UBL.
UBL (Universal Business Language) est le format standard pour la facturation électronique. Il contient les données de votre document dans un fichier formaté en xml, qui peut être rapidement traité par un ordinateur. Un programme de comptabilité sait lire ce fichier et le traiter de façon automatique (par exemple, celles de votre document d'achat).
Si vous exportez vos documents d'achat d'enFact en format UBL, vous pouvez les transmettre à votre comptable qui pourra les lire facilement dans son programme.
