Connexion à votre comptable
L'un des avantages de l'utilisation d'un logiciel de facturation est qu'il est facile de partager le documents avec le comptable. enFact a créé un site web spécifique pour les comptables. Ils y trouvent toutes les informations sur les liens possibles ou les paquets comptables qui peuvent être activés. Il y a plusieurs façons de livrer les documents enFact (par exemple les factures) numériquement à votre comptable :
- Lien direct avec une plateforme de livraison ou un logiciel de comptabilité
- Livrer vos fichiers au format UBL
- Donner au comptable un accès direct et gratuit à votre environnement enFact
enFact offre un lien avec les plateformes ou logiciels suivants :
UBL (Universal Business Language) est le format standard pour la facturation électronique. Il contient les données de votre document dans un fichier XML, qui peut être rapidement traité par un ordinateur. Un programme de comptabilité peut rapidement lire le fichier et traiter les informations (par exemple, celles de votre facture).
Si vous exportez vos factures de enFact au format UBL, vous pouvez les envoyer à votre comptable. Il peut ensuite les lire facilement dans son programme.
- 1.Pour exporter, cliquez sur le bouton jaune "Filtres" dans l'aperçu des factures, des achats ou des notes de crédit dans le coin supérieur droit.
- 1.Indiquez la période souhaitée, par exemple "dernier trimestre".
- 2.Assurez-vous que tous les statuts sont cochés, à savoir "Concept", "Envoyé" et "Payé", afin de garantir que toutes les factures sont exportées.
- 3.Sélectionnez "Non" dans la partie gauche sous "Traitement en comptabilité".
- 4.Cliquez sur "Appliquer le filtre".
- 2.Vous êtes maintenant de retour dans la vue d'ensemble de vos documents. Faites une sélection de documents par :
- 1.En ne sélectionnant rien : tous les documents de la table seront inclus dans l'exportation.
- 2.Faire une sélection d'une partie des documents.
- 3.En sélectionnant tout via le bouton en haut, tous les documents seront également inclus dans l'exportation.
- 3.Cliquez sur le bouton bleu "Actions" dans le coin supérieur droit.
- 4.Là, vous sélectionnez l'option "Exportation pour les paquets comptables dans UBL.BE". Cette exportation donnera également lieu à un dossier ZIP.
Si vous indiquez une sélection de documents et que vous voulez les exporter vers l'UBL via le bouton bleu "Actions" en haut à droite, un message apparaîtra : "Voulez-vous marquer xx documents comme comptabilisés ?".
Si vous cliquez sur 'Oui', enFact se souviendra que vous avez déjà exporté ces documents pour les remettre au comptable. La prochaine fois que vous filtrerez vos documents, vous pourrez choisir de ne montrer que les documents qui n'ont pas encore été traités dans les comptes. Vous évitez ainsi d'envoyer des documents qui se trouvent déjà dans les comptes.
Pendant que vous marquez les documents comme "traités dans le système comptable", l'exportation est en cours de préparation. Cliquez à nouveau sur le bouton bleu "Actions" et choisissez "Télécharger". Ensuite, le fichier d'exportation complet sera téléchargé.
L'endroit où vous pouvez trouver les fichiers téléchargés dépend du navigateur web. Avec Google Chrome, par exemple, il se trouve en bas de la barre. Le fichier est ensuite localisé localement sur l'ordinateur. Par défaut, ce fichier est stocké dans le dossier des téléchargements, mais cet emplacement peut être modifié dans les paramètres du navigateur web, il est donc possible que vous ayez spécifié un emplacement différent.
Lorsque vous extrayez le dossier, il contient toutes les factures sélectionnées sous forme de fichiers UBL séparés au format xml. Ceux-ci peuvent être lus et traités par un logiciel de comptabilité.
Vous pouvez également donner à votre comptable un accès direct à votre environnement enFact ; tout à fait gratuitement ! De cette façon, votre comptable pourra lui-même récupérer les factures nécessaires lors de la clôture trimestrielle, ou consulter vos paiements en cours.
Pour avoir accès à votre dossier enFact, assurez-vous :
- 1.Votre comptable crée un compte gratuit dans onFact. Pour ce faire, il suffit de se connecter au site web enFact pour les comptables et d'y créer un compte.
- 2.Vous accordez un accès à votre comptable pour qu'il relie votre dossier à son bureau (lisez comment faire ici).
Vous souhaitez plus d'informations ? Demandez à votre comptable de nous contacter à l'adresse [email protected]. Nous examinerons ensemble le type d'accès que vous souhaitez donner.
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