Journaux
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Dans la section "Journaux et numérotation", vous pouvez saisir les paramètres relatifs aux éléments suivants :
Numérotation : modifiez la structure de numérotation de vos contacts, produits et documents
Vos comptes de paiement : créez des journaux comptables et financiers pour p.e. votre compte courant et un livre de caisse
Les numéros des documents dans enFact forment une série continue, par exemple facture F2021001 puis F2021002, etc. Chaque année, cette numérotation recommence à zéro au début du nouvel exercice comptable. Cette date de début n'est pas la même pour toutes les entreprises et peut être définie dans cette section. Par défaut, la date de début est fixée au 1ᵉʳ janvier. Vous ne devez pas changer les paramètres si votre année comptable suit l'année calendrier. Pour un exercice comptable différent de celui-ci, vous fixez vous-même la date de début.
Pour modifier cette date, cliquez sur le bouton jaune "Modifier". Dans la fenêtre d'édition, vous pouvez ensuite choisir le jour et le mois pour votre date de début d'exercice. Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder vos paramètres.
Vous pouvez modifier la numérotation de vos clients, fournisseurs et produits. À cette fin, cliquez sur le bouton jaune "Modifier".
La numérotation dans le format standard se compose de lettres (par exemple, "C" pour "Client") et de chiffres. Dans cet exemple, il y a 5 chiffres '(5)'. Votre premier client ressemblerait donc à ceci : C00001, pour les autres clients la série sera C00002, C00003, etc.
D'autres formats sont possibles en fonction de vos besoins. Par exemple, une combinaison telle que "PK-(3)" donnera lieu à un numéro "PK-001". Lorsque vous modifiez la numérotation, vous voyez immédiatement un aperçu en direct de votre nouvelle numérotation dans la fenêtre grise à droite.
Attention : si vous travaillez déjà avec enFact et décidez de changer votre numérotation pendant l'utilisation, les clients ou produits précédents n'auront pas une numérotation changée. La nouvelle numérotation s'appliquera uniquement aux clients ou aux produits que vous avez créés après avoir modifié la structure de numérotation.
Les journaux des ventes vous donnent la possibilité d'ajouter un nouveau journal des ventes ou de modifier un journal existant.
Si vous ne travaillez qu'avec un seul département dans enFact, vous pouvez simplement changer la numérotation dans le journal des ventes 'Général'.
Si vous avez plusieurs départements dans enFact, chacun avec sa propre numérotation ou son propre préfixe, vous pouvez ajouter un journal supplémentaire avec le nom du département. De cette façon, vous aurez deux systèmes de numérotation fonctionnant côte à côte.
Cliquez sur le bouton jaune "Modifier" pour modifier un journal.
Vous pouvez modifier le nom du journal si vous le souhaitez, par exemple le nom de votre entreprise ou celui d'un service.
Dans ce journal, vous savez modifier la numérotation des éléments suivants
offres
confirmations de commande
bons de livraison
tickets de caisse
demandes de paiement
factures
notes de crédit
Il y a deux options pour la numérotation :
Si vous cliquez dans le champ contenant le numéro, un menu déroulant apparaît :
Vous pouvez choisir l'une des formats de numérotations prédéfinies.
Si vous cliquez sur le bouton "Utiliser une numérotation adaptée", votre numérotation sera affichée d'une manière différente. Pour les trois premiers types de documents ci-dessous, vous utilisez l'option "Utiliser une numérotation adaptée" :
Cette option vous permet de personnaliser davantage la numérotation en fonction d'une combinaison de balises. Les balises disponibles se trouvent en haut de la page, derrière le bouton "I - Balises", et s'ouvrent dans une fenêtre pop-up :
Avec les balises disponibles, vous pouvez créer vos propres combinaisons pour la numérotation. Exemples :
| Combination balises | Résultat visuel de numérotation | Ce que ça signifie |
|---|---|---|
O%Y%m(3) | O202103001 | Offre, exercice en 4 chiffres, mois en 2 chiffres, numéro de série en 3 chiffres |
FAC%bh(4) | F22-0001 | Facture, chiffre de l'année de l'exercice (le plus haut pour excercise sur 2 années), trait d'union, numéro de série en 4 chiffres |
L'utilisation des journaux d'achats est similaire à celle des journaux de ventes, consultez donc pour la numérotation le chapitre ci-dessus.
Dans la section "Journaux d'achat", vous pouvez modifier la numérotation des
ordres d'achat
bordereaux d'achat
Sous cette rubrique apparaissent les comptes sur lesquels sont effectués les paiements. Il peut s'agir d'un format IBAN ou, par exemple, d'un livre de caisse pour les recettes.
Dans cette partie d'enFact, vous créez les comptes financiers. Pour visualiser vos transactions par compte, allez dans "Paiements". Ici, vous pouvez utiliser le bouton bleu "Consulter" pour visualiser toutes les transactions par compte.
Les comptes peuvent être répertoriés avec des journaux utilisant trois manières différentes.
Si vous travaillez avec un prestataire de paiement en ligne, un journal supplémentaire sera créé dans lequel aboutissent les paiements de ce prestataire.
Si vos données de compte sont liées via, par exemple, CodaBox, vos comptes liés seront automatiquement récupérés dans enFact. Ils sont créés comme un journal séparé.
S'il y a des recettes en espèces, elles peuvent être traitées dans un livre de caisse. Vous devez le créér manuellement en tant que journal financier. Pour ce faire, cliquez sur le bouton vert "Ajouter un journal financier". Une fenêtre s'ouvrira pour vous demander un nom et un éventuel numéro IBAN.
Lors de la saisie d'un livre de caisse, vous vous déterminez librement la désignation/le nom, "par exemple livre de caisse" pu "caisse enregistreuse". Le champ "IBAN" peut être vide. Cliquez sur "Ajouter" pour ajouter ce compte à vos journeaux financiers.
