Annexes
Annexes au niveau de l'entreprise
Dans enFact, vous pouvez télécharger plusieurs pièces jointes à envoyer avec vos courriels. L'annexe la plus courante est l'aperçu des conditions générales (de vente). Ces annexes peuvent être envoyées sous forme de fichier séparé ou intégrées dans un fichier (par exemple, une facture ou une offre) comme première(s) ou dernière(s) page(s).
D'autres exemples d'annexes sont, par exemple, une page de couverture formatée pour une offre, une brève présentation de votre entreprise, etc.
Paramètres des annexes
En haut de la page dans l'onglet des annexes, vous pouvez indiquer comment la pièce jointe spécifique que vous souhaitez transférer est proposée dans le courriel.
Par défaut, le document sera à la fois ajouté comme fichier PDF et comme document UBL.
UBL (Universal Business Language) est le format standard pour la facturation électronique et est aussi utilisé pour l'evoi via Peppol. Il contient les données de votre document dans un fichier XML qu'un ordinateur sait traiter rapidement. Un programme de comptabilité peut lire ce fichier et traiter les informations qu'il contient (par exemple, celles de votre facture). Pour en savoir plus sur l'utilisation des fichiers UBL, cliquez ici.
Vous pouvez également choisir que les annexes téléchargées soient cochées par défaut dans enFact pour l'envoi de chaque e-mail. Vous pouvez toutefois changer cela en cliquant sur le bouton jaune « Modifier ». Vous pourrez ensuite activer ou désactiver les options et cliquer sur « Enregistrer ».
Télécharger des annexes dans votre compte
Télécharger une annexe générale dans votre compte
Il est possible dans enFact de télécharger des pièces jointes relatives à votre fonctionnement général et pouvant être envoyées avec plusieurs documents. Il peut s’agir, par exemple, de conditions générales de vente, d’instructions préparatoires pour des interventions, des informations marketing, etc.
Allez via le menu en haut à droite vers « Paramètres de l’entreprise ».
Sélectionnez l’onglet « Annexes ».
Faites défiler jusqu’à la section « Annexes » en bas de la page et cliquez sur le bouton vert « Télécharger des annexes ».
Sélectionnez le fichier que vous souhaitez télécharger.
Si vous voulez particulièrement ajouter des conditions générales, lisez dans cet article comment procéder:
Télécharger une annexe spécifique à un document
Il est également possible d’ajouter une ou plusieurs annexes pertinentes directement à un document spécifique (facture, offre, etc.). Par exemple : une feuille de prestations jointe à une facture, un catalogue produit joint à une offre, des photos ou des informations d’installation jointes à un bon de travail, etc.
Pour télécharger une annexe et l’envoyer avec un document précis, rendez-vous sur l’écran récapitulatif de votre document (offre, facture, bon de travail, etc.). Sur la gauche, vous verrez un onglet « Annexes ».
Dans cet onglet, vous pouvez maintenant télécharger la pièce jointe spécifique que vous souhaitez ajouter, en la déposant directement dans la zone de téléchargement. La pièce jointe téléchargée apparaîtra alors dans la liste des pièces jointes de ce document.
Fusionner une pièce jointe avec le document PDF
Dans enFact, il est possible de fusionner une pièce jointe téléchargée avec le PDF de votre document enFact (facture, offre, etc.), comme première ou dernière page.
Une fois la pièce jointe téléchargée, vous pouvez, dans l’aperçu des pièces jointes, cliquer sur le bouton jaune « Paramètres » afin de déterminer si le fichier doit ou non être fusionné avec un autre document et, le cas échéant, de quelle manière (par exemple : après une facture, en première page d’une offre, etc.).
Attention : la pièce jointe téléchargée doit être un fichier PDF. Les pages PDF formeront alors un seul document avec la facture ou l'offre, placé à l'avant ou fin du document. Si vous sélectionnez un fichier Word ou une image, la fusion ne sera pas possible et la pièce jointe sera envoyée comme fichier séparé.
Envoyer une annexe en fichier séparé
Ajouter une annexe à un envoi via Peppol
Vous pouvez également ajouter des annexes à une facture que vous souhaitez envoyer via Peppol. Téléchargez la pièce jointe comme décrit ci-dessus dans « Option 2 : télécharger une annexe spécifique à un document ».
Dans la fenêtre d’envoi de votre e-facture, vous verrez ensuite en bas le mot « Pièces jointes ». En cliquant dessus, une liste des pièces jointes disponibles s'affichera que vous avez téléchargées comme pièces jointes générales du compte ou celles ajoutées spécifiquement à la facture.
Si vous avez choisi de « fusionner » la pièce jointe avec votre facture, elle sera automatiquement incluse dans la pièce jointe de l’e-facture.
Si vous souhaitez envoyer la pièce jointe séparément, une fenêtre de sélection apparaîtra afin de cocher la ou les pièces jointes à transmettre.
Attention: Pour un envoi via Peppol uniquement les formats suivant peuvent être téléchargées comme annexe: pdf, xlsx, csv, jpg et png.
Ajouter une annexe à un envoi par courriel
Depuis l’écran de résumé d’un document, vous pouvez cliquer sur le bouton bleu « Actions » afin d’envoyer le document par e-mail. Cela ouvre une fenêtre de courriel.
Dans cet écran, vous voyez sur la droite un aperçu des pièces jointes générales disponibles dans le compte, ainsi que la pièce jointe spécifique au document que vous auriez éventuellement téléchargée. Vous pouvez cocher la pièce jointe que vous souhaitez envoyer avec cet e-mail sur la droite. Les pièces jointes cochées seront envoyées avec votre document enFact en tant qu'annexe séparée.
Afficher les annexes en aperçu/liste
Aux endroits où vous pouvez télécharger des pièces jointes dans enFact, vous pouvez afficher celles-ci sous forme de liste (= affichage par défaut) ou en mode mosaïque (= avec aperçus).
Par défaut, les pièces jointes sont affichées sous forme de liste. Cliquez en haut à droite sur l’icône en forme de grille « Vue en mosaïque » afin d’afficher les pièces jointes sous forme d’aperçus (vignettes), ce qui vous permet par exemple de visualiser directement des photos.
Last updated