Annexes
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Dans enFact, vous pouvez télécharger plusieurs pièces jointes à envoyer avec vos courriels. L'annexe la plus courante est l'aperçu des conditions générales (de vente). Ces annexes peuvent être envoyées sous forme de fichier séparé ou intégrées dans un fichier (par exemple, une facture ou une offre) en tant que première ou dernière page(s).
D'autres exemples de annexes sont, par exemple, une page de couverture formatée pour une offre, une brève présentation de votre entreprise, etc.
En haut de la fenêtre d'aperçu des annexes, vous pouvez indiquer comment la pièce jointe spécifique que vous souhaitez transférer est proposée dans le courriel.
Par défaut, le document sera à la fois ajouté comme un fichier PDF et comme un document UBL.
UBL (Universal Business Language) est le format standard pour la facturation électronique. Il contient les données de votre document dans un fichier XML qu'un ordinateur sait rapidement traiter. Un programme de comptabilité peut lire ce fichier et traiter les informations qu'il contient (par exemple, celles de votre facture). Pour en savoir plus sur l'utilisation des fichiers UBL, cliquez ici.
Vous pouvez modifier les paramètres pour pièces jointes en cliquant sur le bouton jaune "Modifier". Ensuite cochez ou décochez les paramètres et sélectionnez "Enregistrer".
Vous pouvez choisir parmi trois paramètres concernant les annexes dans enFact. Pour les activer ou les désactiver, il suffit de cliquer sur le bouton de défilement. Lorsque vous avez fait votre choix, cliquez sur "Enregistrer".
Il y a trois méthodes pour ajouter des conditions générales :
En tant que première ou dernière page du document PDF par exemple, une facture
En tant que pièce jointe supplémentaire distincte dans un e-mail lors de l'envoi d'un document par exemple, un devis
Comme texte supplémentaire au bas d'un document, adapté en version courte.
Pour insérer les conditions générales comme première ou dernière page d'un document particulier (par exemple d'une facture), suivez les indications suivantes :
Dans le menu en haut à droite, sélectionnez "Paramètres de l'entreprise"
Sélectionnez l'onglet "Annexes".
Allez jusqu'à la section "Conditions générales" et cliquez sur le bouton vert "Télécharger l'annexe"
Sélectionnez le fichier que vous souhaitez télécharger.
Si vous sélectionnez un fichier PDF, celui-ci peut être intégré à un document à envoyer (par exemple une facture ou une offre commerciale). Les pages PDF au recto ou au verso forment un seul document avec la facture ou le devis. Si vous sélectionnez un fichier Word, l'intégration ne sera pas possible et l’ annexe sera envoyée dans un fichier séparé.
Lorsque l'annexe est téléchargée, vous pouvez déterminer dans l'aperçu, au moyen du bouton jaune "Paramètres", si le fichier doit être intégré à un autre document ou non et, si oui, de quelle manière (par exemple, à la fin d'une facture, en première page d'une offre, ...).
Les conditions générales seront désormais insérées avant ou après chaque document, selon votre choix.
Pour ajouter les conditions générales comme annexe séparée dans un courriel, suivez ces indications:
Dans le menu en haut à droite, sélectionnez "Paramètres de l'entreprise"
Sélectionnez l'onglet "Annexes".
Allez jusqu'à la section "Conditions générales" et cliquez sur le bouton vert "Télécharger l'annexe"
Sélectionnez le fichier que vous souhaitez télécharger.
Lorsque l'annexe est téléchargée, vous pouvez indiquer dans l'aperçu, en cliquant sur le bouton jaune "Paramètres", si vous souhaitez par exemple envoyer le document comme annexe standard dans un courriel.
Les conditions générales seront ajoutées à chaque courriel comme annexe.
Il est également possible d'ajouter des conditions générales en bas d'un document. Toutefois, cette méthode ne convient qu'aux conditions courtes, sinon, les conditions seraient toujours divisées sur plusieurs pages. Vous pouvez ajouter ces termes et conditions dans la légende. Lisez ici comment modifier la légende par défaut de vos documents.
Outre les conditions générales, il est certainement possible d'ajouter d'autres annexes pertinentes. Vous pouvez par exemple télécharger un document PDF contenant des informations sur le début des travaux d'installation.
Vous pouvez indiquer que cet annexe est aussi a ajouter en tant que dernière page d'une offre. Le client reçoit le courriel contenant l'offre et l'annexe(s) concernant les travaux planifiés.
En plus des conditions générales, il est aussi possible d'ajouter des annexes pertinentes directement au document (facture, offre, etc.). Par exemple, une déclaration de temps pour une facture, un catalogue de produits pour un devis, ...
Pour télécharger une pièce jointe et l'envoyer avec un certain document, accédez à l'écran 'Résumé' du document concerné (offre, facture, bon de livraison, ...). Sur la gauche, vous verrez un onglet 'Annexes'.
Dans cet onglet, vous pouvez maintenant télécharger la pièce jointe spécifique que vous souhaitez ajouter, en la faisant glisser directement dans le cadre de téléchargement.
L'annexe téléchargée apparaît maintenant dans la liste : le bouton jaune "Configurer" vous permet d'indiquer comment vous souhaitez l'envoyer avec la facture, par exemple simplement en tant que pièce jointe à l'e-mail ou en la fusionnant avec la facture.
Allez à nouveau dans l'onglet "Résumé". Cliquez sur "Envoyer par courriel", ou si ce bouton n'est pas immédiatement visible, sur le bouton bleu "Actions" et de là sur "Envoyer par courriel". En fonction de la configuration de cette pièce jointe (voir le bouton jaune "Configurer" ci-dessus), le destinataire recevra la pièce jointe supplémentaire en tant que pièce jointe à l'e-mail, ou en tant que première/dernière page du document (facture, offre, ...) qui lui a été envoyé par e-mail.
