Offres
Module de base
Grâce au module d'offre, vous pouvez établir des offres de prix pour vos clients. La structure est comparable à celle d'une facture. Pour des informations détaillées par champ, nous vous renvoyons au manuel "Factures".
Une fois votre devis créé, les fonctions sont disponibles via le bouton bleu "Action" et le bouton vert "Copier vers".
Actions
Vous pouvez utiliser le bouton bleu "Actions" pour:
Envoyer votre devis (par e-mail ou par courrier postal) ;
Changer le statut de votre devis en "Envoyé" ;
Changer le statut de votre devis en "Refusé" ;
Changer le statut de votre offre en "Accepté".
Copier vers
Grâce au bouton vert "Copier vers", vous pouvez facilement copier votre offre vers un autre type de document :
une nouvelle offre
une nouvelle facture
une nouvelle facture d'acompte
Vous pouvez également copier les offres vers une confirmation de commande, un bon de livraison, un ticket de caisse, une demande de paiement, un ordre d'achat ou une tâche, mais il s'agit d'extensions que vous devez d'abord activer.
Calcul du bénéfice
Dans l'onglet « Calcul du bénéfice », sur base des prix de vente introduits et/ou des prix d'achat extraits des fiches produits, vous pouvez encore éditer votre bénéfice total sur le document. Pour ce faire, cliquez sur le bouton jaune en haut à droite. Cet onglet est disponible pour les types de documents “Offres” et “Factures”.
Si le document a été créé avec des prix incluant la TVA, enFact recalculera les prix hors TVA et vous verrez le message ci-dessous après “Modifier” :
Dans l'onglet « Calcul du bénéfice », chaque ligne du document devient modifiable : en ajustant par exemple le « Prix d'achat », la « Remise à la ligne » et la « Marge bénéficiaire », vous pouvez (faire) modifier les montants énumérés.
Dans l'exemple ci-dessus, un prix d'achat n'a pas été introduit pour chaque produit/service. Dans ce cas, aucune marge bénéficiaire ne peut être introduite. Lors de la saisie de la case « Marge bénéficiaire », la case « Prix d'achat » doit être obligatoirement complétée :
Lors de l'adaptation de la marge bénéficiaire, une marge augmentera le prix de vente de xx % par rapport au prix d'achat.
Via l'icône crayon en bas à droite, il est également possible d'adapter le pourcentage global du document : ce pourcentage de profit sera alors repris sur toutes les lignes du document.
Exemple d'une telle adaptation, par exemple « 35 % » :
L'ajustement des marges bénéficiaires dans cet onglet n'affecte pas les prix mentionnés dans les fiches produits sous-jacentes. Ceux-ci restent inchangés : les ajustements dans cet onglet n'affectent que le document créé.
Acomptes
Les factures d'acompte ne sont pas des documents séparés dans enFact, mais des factures 'ordinaires'. Cependant, il s'agit d'une fonction spécifique dans enFact pour faciliter le suivi. Vous pouvez créer une facture d'acompte à partir d'une offre et choisir un montant fixe ou un pourcentage comme montant d'acompte.
Cette facture d'acompte se retrouve dans la liste des factures, où vous pouvez également utiliser les possibilités de suivi des paiements.
Si vous souhaitez établir une facture finale après la livraison des produits ou services, vous revenez au devis et le copiez sur une facture.
Le montant de l'acompte sera automatiquement déduit afin que la somme des deux factures soit égale à l'offre.
Vous pouvez également établir plusieurs factures d'acompte si le paiement s'effectue en plusieurs versements.
Signature en ligne
Avec enFact, un client peut signer une offre en ligne ; cela fonctionne sur la base d'un bouton de signature dans le message e-mail. Lisez ici comment vous pouvez mettre cela en place très facilement.
Dans la boîte aux lettres du client, le bouton peut se présenter comme suit :
Lorsque le client clique sur le bouton dans l'email, enFact ouvre la facture correspondante. À gauche se trouve la fenêtre de signature, où quiconque peut apposer sa signature à l'aide de la souris, du pavé tactile ou du doigt (sur la tablette).
Après la signature, enFact change automatiquement le statut de l'offre en "Accepté". Vous serez également informé par e-mail de la signature/acceptation.
Une fois que le client a accepté l'offre en signant en ligne, vous ne pouvez plus le modifier (voir le symbole du cadenas).
Toutefois, en cliquant sur le cadenas, vous pouvez à nouveau déverrouiller le document. Le statut du document reste "Accepté", mais la signature du client est supprimée. Il faut donc y prêter une attention particulière !
Une manière plus correcte de modifier/mettre à jour une offre acceptée est de copier l'offre existante dans une nouvelle offre, et de la faire signer à nouveau.
Extensions
Champ de texte supplémentaire en haut du document
enFact offre la possibilité d'ajouter du texte supplémentaire en haut de vos documents (p.ex. votre offre). Cela peut se faire par le biais d'un champ de texte supplémentaire en haut du document où vous pouvez saisir des informations libres. Ce champ de texte est situé entre les données générales du document et le tableau des lignes. Pour en savoir plus sur l'activation de ce champ de texte supplémentaire, cliquez ici.
Ajout d'une adresse de chantier ou de livraison
Il est possible d'indiquer sur vos offres une adresse de chantier ou de livraison différente de l'adresse de facturation ou du client. Lisez ici comment ajouter une adresse de chantier ou de livraison.
Tableaux de prix
Si vous avez activé l'application "Tableaux de prix", le prix de votre offre sera automatiquement adapté en fonction du tableau de prix auquel appartient votre client (par exemple, entreprise ou particulier). Vous pouvez créer des prix gradués par produit. Lisez ici comment procéder.
Unités de mesure
Si vous avez activé l'application "Unités de mesure", vous pouvez commencer à l'utiliser pour les produits de vos offres. Ajoutez des unités de mesure aux quantités de vos offres. Pour en savoir plus sur les unités de mesure, cliquez ici.
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