Confirmations de commande
Activer les confirmations de commande
L'utilisation des confirmations de commande peut être activée à partir des "Applications et connexions".
Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et choisissez "Applications et connexions" dans le menu.
Dans la liste des "Applications et connexions concernant les documents", allez à "Confirmations de commande".
Vous pouvez activer cette extension et l'utiliser immédiatement après ; un type de document supplémentaire ('Confirmations de commande') apparaîtra dans le menu de gauche.
La structure et la présentation d'une confirmation de commande sont similaires à celles d'une facture. Vous pouvez également ajouter une référence de commande sur une confirmation de commande.
Vous n'avez pas encore créé de facture ? Lisez d'abord la documentation sur la création d'une facture - module de base sur la manière de procéder.
Exemple de bon de commande :
Confirmation de commande et gestion des stocks
enFact fait la distinction entre le stock virtuel et le stock réel. Le stock virtuel est le compte de stock basé sur les confirmations de commande. Dans ce décompte, on prend en compte non seulement ce qui a déjà été facturé ou livré, mais aussi ce qui a déjà été commandé par les clients. Si les clients commandent plus que ce qui est actuellement en stock, vous le verrez immédiatement dans les avertissements de stock.
Dans l'exemple ci-dessus, le stock actuel était de 9 unités. Parmi celles-ci, 0 ont déjà été facturés. Stock actuel = 9 unités. Cependant, un bon de commande a également été créé pour 3 unités. Stock virtuel = stock actuel - 3 unités commandées = 6 unités. Si vous copiez ce bon de commande en une facture, les deux stocks seront à nouveau identiques.
En savoir plus sur la gestion des stocks dans enFact.
Convertir une confirmation de commande en un autre document
Vous pouvez facilement copier un bon de commande dans un autre type de document :
vers une nouvelle confirmation de commande
vers un nouveau bon de livraison
vers un nouveau ticket de caisse
vers une nouvelle demande de paiement
vers une nouvelle facture
vers un nouveau bon de commande
Dans le résumé de votre confirmation de commande, cliquez sur le bouton vert "Copier vers" et choisissez parmi les actions énumérées.
Il est également possible de combiner plusieurs confirmations de commande en un seul document.
Dans la synthèse des confirmations de commande, vous pouvez sélectionner plusieurs bons et les regrouper en un seul document, tel que :
Un nouveau bon de livraison
Une nouvelle demande de paiement
Un nouveau ticket de caisse
Une nouvelle facture
Veuillez noter qu'une distinction est faite en fonction du client.
Par exemple, si vous sélectionnez trois confirmations pour le même client, tous les biens et services énumérés seront regroupés sur une seule facture adressée à ce client.
En revanche, si vous sélectionnez trois confirmations pour le client A et deux confirmations pour le client B, les biens et services livrés au client A seront regroupés sur une facture adressée au client A, et les biens et services livrés au client B seront regroupés sur une autre facture adressée au client B.
Cette opération se réalise via le bouton bleu « Actions » dans la vue d’ensemble des confirmations de commande :
Paramètres de copie et de fusion
Lorsque vous activez l'application 'Confirmations de commande', vous pouvez configurer l'apparence du document contenant les confirmations de commande fusionnés.
Il y a trois choix possibles :
Ne pas insérer d'intertitres : toutes les lignes de produits des confirmations de commande combinées apparaissent les unes en dessous des autres sur le document final.
Insérer de petits intertitres : toutes les lignes de produits apparaissent les unes en dessous des autres par confirmation de commande sur le document final.
Insérer des sous-titres et des sous-totaux : le document final présente un aperçu des lignes de produits avec le sous-total par confirmation de commande.
Attention ! Si vous utilisez un modèle qui n’est pas compatible avec ces configurations, un avertissement apparaîtra. Contactez support@onfact.be pour mettre à jour votre modèle.
Signer la confirmation de commande
Il est préférable de faire signer une confirmation de commande, surtout si un acompte a été reçu. N'oubliez pas votre signature en tant que gestionnaire !
Il est possible d'imprimer simplement une confirmation de commande et de le faire signer, mais le client peut aussi le signer numériquement et/ou à distance.
Dans le chapitre "Signature en ligne", vous trouverez toutes les informations concernant :
définir votre propre signature en tant que chef d'entreprise
la signature numérique d'un document
un courriel d'accompagnement avec la possibilité de signer numériquement un document
Lisez le chapitre "Signature en ligne" ici.
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