Gestion des stocks
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La gestion des stocks par enFact vous permet d'avoir un aperçu immédiat de votre stock actuel.
La gestion des stocks est une extension que vous devez d'abord activer.
Pour ce faire, accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et sélectionnez "Applications et connexions".
Sélectionnez "Gestion des stocks" parmi les applications et les liens relatifs aux produits, puis cliquez sur le bouton vert "Activer".
Vous pouvez choisir l'option "Configurer" :
Calcul du stock en fonction des factures : le compteur de stock est mis à jour dès qu'un produit est inclus dans une facture.
Calcul du stock sur la base des factures et des tickets de caisse : le compteur de stock est mis à jour dès qu'un produit est répertorié sur une facture ou sur un bon de caisse/reçu.
Calcul du stock sur la base des bons de livraison : le compteur de stock est mis à jour dès qu'un produit est placé sur un bon de livraison.
"Qu'en est-il des produits figurant sur les confirmations de commande ?" enFact peut en tenir compte dans la fonction de gestion du stock virtuel, voir ci-dessous.
Vous devez activer la gestion des stocks par produit, ce qui peut être fait pour les produits existants ainsi que pour les nouveaux produits que vous ajoutez.
Vous pouvez utiliser la gestion des stocks pour un produit existant dans la fiche détaillée du produit.
Sous la rubrique "Contrôle des stocks", cliquez sur le bouton vert "Activer le contrôle des stocks pour ce produit". Désormais, enFact consultera immédiatement vos factures, bons de livraison ou reçus (selon l'option que vous avez choisie dans "Activer la gestion des stocks") pour voir combien d'articles vous avez déjà vendus.
Dans l'exemple ci-dessous, 1 article a déjà été vendu. Comme aucun stock n'a jamais été ajouté, le niveau de stock est "-1".
Vous pouvez mettre à jour le stock actuel de ce produit.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton vert "Ajouter un changement des stocks".
Dans le champ "Correction", vous enregistrez la valeur actuelle du stock, par exemple "10".
Dans le champ "Raison du changement de stock", vous pouvez inclure une note explicative, si nécessaire.
En ajoutant cette nouvelle valeur, le résultat de l'action précédente sera ajusté. Un stock de 9 articles sera affiché: la mutation du stock (10) moins les articles déjà vendus (1).
Vous pouvez corriger le stock de manière négative, par exemple, si un produit est endommagé ou cassé, vous pouvez effectuer la correction "-1" pour supprimer cet article de votre stock.
Si vous avez activé la gestion des stocks, des champs supplémentaires liés à cette fonction apparaîtront lors de la création d'un nouveau produit :
Suivi des stocks : choix de suivre le stock pour ce produit, ou non
Niveau d'alerte des stocks : dans ce champ vous indiquez à partir de quelle quantité un avertissement de stock doit apparaître. Si vous saisissez, par exemple, le nombre '5', un avertissement de stock sera affiché dès que le stock ne contiendra plus que 5 pièces de ce produit.
Vous pouvez mettre à jour votre stock à partir du traitement de vos factures d'achat. Pour cela, activez dans votre fenêtre d'achat le mode « Saisie avancée » en haut à droite. Ce bouton crée sous l'exemple du document d'achat des lignes de produits supplémentaires, où vous pouvez détailler davantage le document d'achat.
Dans ces lignes, vous pouvez saisir les produits, leur quantité et leur prix tels qu'indiqués sur la facture. Si ces produits existent déjà dans votre liste de produits actuelle, vous pouvez les lier à leur fiche produit. Dès que le message « ... est lié à la fiche produit XYZ » apparaît sous le produit, votre chiffre de stock sera mis à jour avec les quantités que vous avez saisies dans « quantité ». Si vous indiquez ici l'achat de 10 unités du produit A, le stock du produit A augmentera également de 10 unités.
Via le bouton bleu à gauche de la ligne de produit, vous pouvez également ajouter immédiatement un nouveau produit à votre liste de produits et enregistrer les bonnes valeurs de stock en même temps.
Lors de l'importation de produits, vous pouvez inclure une colonne avec les valeurs de stock actuelles dans votre fichier d'importation. De cette manière, vous pouvez charger immédiatement les valeurs de stock actuelles de vos produits en une seule fois dans onFact.
enFact fait la distinction entre le stock virtuel et le stock réel.
Le stock réel est le compte de stock basé sur votre choix lors de l'activation et de la configuration. Notre application fait le calcul du stock basé sur les factures, les tickets de caisse ou les bons de livraison. Tout ce qui est effectivement facturé ou livré est inclus.
Le stock virtuel est le compte de stock basé sur les confirmations de commande. Ce décompte tient compte non seulement de ce qui a déjà été facturé ou livré, mais aussi de ce qui a déjà été commandé par les clients. Si les clients commandent plus que ce qui est actuellement en stock, vous le verrez immédiatement dans les avertissements de stock.
Dans l'exemple ci-dessus, le stock actuel était de 10 articles. Parmi ceux-ci, 1 a déjà été facturé. Stock actuel = 9 articles. Cependant, une confirmation de commande a également été créé pour 3 articles. Stock virtuel = stock réel - 3 commandés = 6 articles. Si vous copiez cette confirmation de commande vers une facture, le niveau du stock réel sera au niveau due stock virtuel.
Si vous avez défini un niveau d'alerte pour un produit, les chiffres du stock s'affichent en rouge lorsque le stock passe sous le niveau d'alerte. De cette façon, vous voyez immédiatement quels produits doivent être complétés. Dans l'exemple ci-dessous, un avertissement est affiché pour le produit de la dernière ligne.
Les produits dont le stock est faible sont également affichés sur votre tableau de bord enFact :
Le stock peut également être consulté dans l'aperçu de vos produits, comme ci-dessous :
Ou par produit, lorsque vous consultez la fiche détaillée d'un produit :
Enfin, aussi la liste de traitement vous donne un aperçu des produits dont le niveau de stock est faible (ajusté au niveau d'alerte). Vous pouvez consulter cette liste via les roues dentées, à gauche de votre adresse électronique dans le coin supérieur à droite.
