Abonnements (factures récurrentes)
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Avec l'application "Abonnements", vous pouvez créer des factures récurrentes pour vos clients à intervalles réguliers (par exemple, des factures mensuelles, des adhésions, etc.). Ainsi, vous créez la même facture chaque semaine, mois, trimestre ou année et elle est automatiquement envoyée au client. De plus, la date et le numéro de série seront remplis automatiquement, de sorte que vous n'avez plus rien à faire manuellement.
"Abonnements" est une fonction spécifique d'enFact. Pour l'activer, procédez comme suit :
Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et cliquez sur "Applications et connexions".
Choisissez "Applications et connexions concernant les documents".
Cliquez sur le bouton vert "Activer" pour activer l'application "Abonnements" d'enFact.
Vous n'avez pas besoin d'utiliser le bouton "Configurer", voir "Modèle d'abonnement".
Une fois l'application activée, vous verrez "Abonnements" dans le menu enFact de gauche.
Pour créer un abonnement, cliquez sur le bouton vert "Créer un abonnement" en haut à droite. La mise en page est similaire à celle des factures ordinaires dans enFact.
Cela permet de distinguer une facture régulière d'un abonnement. Vous déterminez ici les paramètres à utiliser pour envoyer automatiquement les factures.
Date de début : la date à laquelle votre première facture d'abonnement sera créée. Cette date peut être dans le passé, mais votre prochaine facture ne sera créée qu'à partir de la prochaine date de facturation, donc la date de création. Exemple : si vous créez un abonnement au 07/06 qui débute le 01/06, la première facture d'abonnement ne sera émise que le premier juillet (01/07).
Si vous cochez une date de fin, vous pourrez également la définir.
Heure de la création : saisissez l'heure à laquelle la facture doit être créée et envoyée.
Fréquence : choisissez entre une fois par mois, par trimestre, année biannuelle
Actif : si vous souhaitez créer l'abonnement, mais ne pas encore lancer le cycle, cochez cette case. Si vous activez l'abonnement après votre première date de facturation, une première facture ne sera créée qu'à la prochaine date de facturation qui suit l'activation de l'abonnement.
Prochaines dates de facturation : un aperçu des prochaines dates de facturation, sur la base des paramètres que vous avez définis.
Si vous créez un abonnement le 01/01 à 14h30, avec la première date de facture également au 01/01 et que l'« Heure de création » de l'abonnement est définie à 11h, enFact enverra une facture pendant le 01/01. Cela se produira à l'heure pleine suivante, dans cet exemple, une facture sera donc envoyée à 15h.
L'abonnement est créé aujourd'hui et la date de facturation de la première facture est aujourd'hui : le système vérifiera encore s'il y a eu une facture créée aujourd'hui. Si cela ne s'est pas produit à l'« Heure de création » définie (parce que l'abonnement n'était pas encore actif), la facture sera créée à l'heure pleine suivante.
L'abonnement est créé aujourd'hui (par exemple, le 01/01) mais la date de facturation de la première facture est par exemple le 03/01 : le système ne créera une première facture que le 03/01 à 11h, et pas avant.
La configuration d'un abonnement est similaire à celle d'une facture dans enFact. Veuillez consulter le manuel "Création d'une facture".
Un abonnement est généralement créé pour facturer périodiquement le même prix pendant une période donnée. Si vous modifiez le prix de l'article X dans enFact et que l'article X est inclus dans un abonnement, le prix de l'article X sera modifié dans votre liste de produits, mais pas automatiquement dans votre abonnement. Cela permet de facturer les clients existants au tarif A pour l'article X, et les nouveaux clients au tarif B pour ce même produit.
Si vous souhaitez toujours mettre à jour le prix d'un produit dans les abonnements en cours, passez sur la fiche produit et cliquez sur "Abonnements" à droite.
Cela indique le nombre d'abonnements dans lesquels le produit est utilisé. Pour mettre à jour tous les abonnements avec le prix actualisé du produit, cliquez sur le bouton jaune "Mettre à jour les abonnements au prix actuel du produit".
Dans les champs de texte libre d'un abonnement - par exemple la description facultative du produit, le texte au-dessus du tableau, la légende etc - vous pouvez utiliser des balises. Ces balises peuvent modifier certaines valeurs dans votre document, en fonction, par exemple, de la date de la facture, d'une éventuelle date de fin, ....
Avec un abonnement, des balises supplémentaires sont disponibles pour le format de la date. Par exemple, la balise %start% est convertie en la date de la facture, la balise %end% en le jour précédant la prochaine date de facturation.
La liste des balises disponibles se trouve derrière le bouton "Balises" en haut à droite des zones de texte.
À la fin de la page d'abonnement, vous pouvez choisir entre deux options d'envoi :
La facture sera créée par le module d'abonnement, mais elle ne sera pas envoyée automatiquement par enFact. Si la facture est créée par le module d'abonnement à la date et à l'heure choisies, elle apparaît comme un "concept" sur la page d'abonnement et dans l'aperçu de vos factures régulières. Vous pouvez ensuite choisir de l'envoyer par courriel.
Si vous prenez cette option, une fenêtre de courrier électronique supplémentaire s'ouvrira. Vous pouvez modifier ici le texte du message électronique qui sera envoyé automatiquement avec la facture. Sans modification du texte, enFact utilise par defaut le texte standard pour l'envoi des factures.
Remarque : le texte que vous mettez ici sera le même pour toutes les factures à suivre pour cet abonnement.
Cliquez sur "Enregistrer" pour activer l'abonnement. Lorsque la date de facturation est arrivée, la facture sera envoyée automatiquement et apparaîtra comme "envoyée" dans cet abonnement.
Les abonnements créés apparaissent dans l'aperçu des abonnements.
Vous pouvez mettre en pause un abonnement. Cela peut se faire à l'aide du bouton situé en haut de la page dans l'aperçu détaillé de l'abonnement. Cette action met fin à la création et à l'envoi de factures. Pour réactiver l'abonnement après une telle pause, il suffit d'appuyer sur ce bouton à nouveau. enFact créera donc une nouvelle facture à partir de la prochaine date de facturation du cycle.
Vous pouvez utiliser des modèles d'abonnements enFact. Ces modèles s'utilisent lorsque vous avez des abonnements avec les mêmes produits et descriptions, pour des clients différents. Ainsi, si vous modifiez les prix, il vous suffit de changer le modèle. Tous les abonnements qui utilisent ce modèle changeront en même temps.
Pour configurer un tel modèle :
Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur "Applications et connexions".
Choisissez "Applications et connexions concernant les documents".
Cliquez sur le bouton jaune "Configurer" à côté de l'application "Abonnements".
Pour créer un nouveau modèle, cliquez sur le bouton vert "Créer un abonnement" en haut à droite.
Dans les informations relatives à l'abonnement, donnez à votre modèle un nom (par exemple Adhésion), une heure de création de la facture et une fréquence.
Si vous créez maintenant un nouvel abonnement dans l'aperçu de vos abonnements, vous pouvez choisir un modèle en haut. Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez choisir "Nouvel abonnement sans modèle" ou utiliser le modèle "Adhésion", dans lequel un abonnement mensuel de 25 €/mois a déjà été créé.
Si vous saisissez un client sous cette rubrique, tout sera immédiatement organisé (prix, description, fréquence, message électronique, ...) pour un cycle de facturation à ce client spécifique. De cette façon, vous pouvez (ré)utiliser des abonnements récurrents pour plusieurs clients.
Si vous souhaitez modifier le prix de cet abonnement, il vous suffit de le faire au niveau du modèle. Dès que ce changement de prix est enregistré, il sera automatiquement pris en compte à partir de la prochaine date de facturation pour ce modèle, et ce pour tous les clients qui sont liés à un tel abonnement.
