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QUESTIONS FRÉQUENTES (F.A.Q.)
Clients
Dans le module des clients, vous gérez les fiches des clients. Ces fichiers clients contiennent toutes les informations relatives au client et peuvent être utilisés tout au long du programme, par exemple lors de la création de documents.

Module de base

Création de la fiche de base d'un client.
Pour créer un nouveau client, naviguez dans le tableau de bord enFact à gauche vers "Clients" :
Vous pouvez ajouter un nouveau client en cliquant sur le bouton vert en haut à droite. Remplissez les coordonnées de votre client comme le nom, l'adresse en les coordonnées de contact dans la fiche d'information client vierge.
Il est possible de récupérer toutes les données d'une entreprise en un clic par le numéro de TVA du client. Ce lien fonctionne via la base de données européenne VIES.
L'application enFin attribue automatiquement un numéro de client. Vous pouvez définir vous-même la méthode de numérotation à utiliser, lisez ici comment le faire.
Vous pouvez déjà indiquer au niveau du client de quel système de TVA il relève. Par défaut, le "pourcentage standard" de 21% de TVA est défini, mais vous pouvez également indiquer d'autres régimes. Vous pouvez également saisir le régime de TVA lors de l'établissement d'une facture.
Adapter le barème standard de TVA pour l'ensemble de votre organisation ? Lisez ici comment le faire.
Quand vous avez rempli toutes les données, cliquez sur le bouton vert "Ajouter" en bas. Vous pouvez toujours éditer dans enFact la fiche client, comme les autres entités en utilisant le bouton jaune 'Modifier'.
Vous pouvez décider de ne saisir vos données client que lors de la création d'une facture. Vous entrez les champs d'information de ce client sur la facture et cliquez simplement le bouton "Enregistrer en tant que nouveau client".

Enregistrer des informations supplémentaires sur le client

Les informations de base par client peuvent être complétées par d'autres champs. Elles se trouvent à la fin de la fiche client, derrière le bouton "Plus d'options". Les champs suivants sont disponibles :
Exemples de paramètres supplémentaires par client :
  • terme spécifique de paiement
  • remise, au choix une remise financière ou générale
Des adresses électroniques alternatives pour des documents spécifiques peuvent également être spécifiées en cet endroit. Par exemple, un client peut demander que les factures ou les bons de commande ne soient pas envoyés à [email protected] mais à [email protected]
Délai de paiement spécifique : elle remplace la période de paiement générale standard au niveau de l'entreprise. Si, par exemple, le délai de paiement standard est de 14 jours mais que vous attribuez 30 jours à ce client, les documents associés à ce client auront un délai de paiement de 30 jours au lieu de 14 jours. Ceci s'applique également à tous les rappels envoyés à ce client.

Ajoutez vous-même des champs d'information supplémentaires

Vous savez créer vos propres champs d'information pour vos contacts. Dans ces champs, vous pouvez saisir des informations supplémentaires au niveau des contacts tant fournisseurs que clients, qui sont importants pour vos opérations commerciales. Ce type de champ peut être affiché sur vos documents, si vous le souhaitez. Lisez la documentation "Champs personnalisés pour les contacts" pour savoir comment créer et utiliser ces champs.

Vue d'ensemble fiche client

Sous les données du client, vous trouverez "Note interne", une zone de texte libre. Vous pouvez enregistrer ici des informations spécifiques sur le client, par exemple
En bas de la fiche client, le chiffre d'affaires général lié à ce client apparaîtra, ainsi que le chiffre d'affaires de ce client par produit. enFact base le calcul sur les factures, les tickets de caisse et les notes de crédit enregistrés.
Le bouton "Rapport complet" en haut au centre de cet écran vous permet de visualiser les produits vendus à ce client dans une liste d'aperçu

Gestion des contacts

Si votre client est une entreprise, vous pouvez ajouter un service ou une personne de contact spécifique au sein de cette organisation. Le bouton vert "Ajouter un contact" vous permet d'ouvrir un nouveau fichier.
Dans le champ "Attn." d'une facture, les informations spécifiques d'une personne de contact peuvent être incluses. Si vous avez saisi une adresse pour votre personne de contact qui diffère de celle de votre "client", les détails de l'adresse de votre "client" seront remplacés par ceux de la personne de contact spécifique.

Importer/exporter des clients

Importer des clients

A partir d'un simple fichier csv, vous pouvez importer une liste de clients existante dans enFact. En trois étapes, vous avez déjà téléchargé votre fichier d'adresses. Une telle importation est également possible avec une liste de fournisseurs, ou de produits. Pour savoir comment effectuer une importation, cliquez ici.

Exporter des clients

En partant des clients importés vous pouvez exporter des données en un simple clic depuis enFact, ce qui se fait par le bouton bleu "Actions" en haut à droite. Le téléchargement d'un fichier csv se fait de la même façon. Ce fichier est ouvert avec Excel.

Annexes

Vous savez ajouter une annexe dans un courrier destiné à votre client (par exemple, le contrat en cours de négociation ou signé, les conditions générales etc). Dans l'exemple ci-dessous, un contrat signé est attaché.
Autres applications possibles :
  • Photos du suivi des travaux, à transmettre à votre client
  • Un certificat PEB établi, à transmettre avec votre facture
Vous pouvez également envoyer des annexes en standard avec chaque message adressé à une entreprise, par exemple les conditions générales de vente. Lisez ici comment le faire.

Une seule facture à partir de plusieurs bons de livraison

Vous livrez des marchandises à certains clients sur une base régulière, par exemple chaque semaine? Dans ce cas, l'accord peut consister à n'établir une facture qu'une fois par mois. Avec enFact, vous pouvez facilement combiner les livraisons et les produits de plusieurs livraisons sur une seule facture périodique.

Extensions

Langues et devises

enFact permet l'utilisation d'une langue spécifique ou même d'une devise au niveau du client. Si vous choisissez par exemple le Néerlandais, alors tous les documents créés (offre, bon de commande, facture, etc.) pour ce client sont rédigés en néerlandais. Les traductions de ces textes standards sont fournies par enFact.
Par exemple, la légende standard de la facture sera traduite dans la langue du client. Toutefois, si vous avez modifié cette légende ou si vous utilisez une version personnalisée, veillez à fournir votre propre traduction.
Les libellés des produits sur les documents sont mentionnés dans la langue dans laquelle vous les avez préparés. Si par exemple, les produits figurent sur les factures en français, vous devrez les faire traduire.
Vous pouvez gérer les langues que vous voulez offrir dans l'application "clients étrangers" de enFact.

Fixer des tableaux de prix par groupe de clients

Si vous avez activé l'application "Tableaux de prix", vous pouvez l'utiliser pour vos produits. Elle vous permet d'appliquer des prix différents pour chaque catégorie de clients (par exemple, entreprise ou particulier), ce qui permet une tarification graduée. Dans la fiche client, vous pouvez affecter un client à une échelle graduée. Lisez ici comment créer une échelle de prix.

MailChimp

Si vous avez activé l'application 'MailChimp', votre liste de clients peut être synchronisée avec une liste dans l'application MailChimp. Cette application vous permet de facilement envoyer des bulletins d'information à votre base de clients actuelle. Lisez ici comment vous pouvez utiliser cette application.
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