Tâches
Cette fonction d'enFact gère une simple liste de tâches. Vous pouvez créer vos tâches séparément, les lier à un client particulier ou à une offre particulier.
Vous avez un abonnement "Premium" ? Dans ce cas, votre module Tâches est plus complet. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet au bas de la page.
Activation des tâches
'Tâches' dans enFact est une application que vous devez activer avant pouvoir l'utiliser.
Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et cliquez sur "Applications et connexions".
Dans les applications et les connexions concernant les clients, activez "Tâches".
Utilisation des tâches
Quand l'application est activée, un choix supplémentaire "Tâches" apparaît dans le menu de gauche. Cliquez sur le bouton vert "Créer une tâche" dans le coin supérieur droit pour créer une nouvelle tâche.
Une tâche peut contenir quatre champs :
Un titre : par exemple, "Vérifier les prix LogiTech"
Un client : peut être recherché à partir du fichier clients existant.
Une date limite : sélectionnez une date, ou cochez qu'aucune date limite n'est associée à cette tâche
Une description : par exemple, "Le fournisseur a annoncé un changement de prix, voir courriel"
Lorsqu'une tâche est créée, un écran récapitulatif s'affiche :
L'onglet "Annexes" permet d'ajouter des informations supplémentaires (par exemple, un catalogue, etc.) à une tâche.
Sur la ligne de chronologie, vous pouvez marquer une tâche comme étant "En cours" ou "Terminé". Le bouton "Version imprimable" vous permet de générer une version imprimée de votre tâche.
Lié au client
Si vous liez une tâche à un client, elle n'apparaîtra pas seulement dans l'aperçu des tâches, mais aussi dans la fiche client.
Lié à l'offre
Vous pouvez convertir une offre en tâche. Pour ce faire, cliquez sur le bouton vert "Copier vers" dans la fenêtre de détail du devis et choisissez "Copier vers la tâche".
La tâche sera automatiquement liée au client auquel l'offre a été adressé. Dans l'aperçu de la tâche, un lien vers l'offre est disponible, ce qui permet de le retrouver facilement.
Application de filtres
Vous pouvez modifier l'aperçu de vos tâches en cliquant sur le bouton jaune "Filtres". Ainsi vous savez afficher uniquement les tâches ayant le statut "Ouvert" et "En cours". Cliquez sur "Mémoriser le filtre" pour définir ce filtre par défaut.
Tâches dans l'abonnement Premium
Planification des tâches
Si vous n'utilisez pas le module 'Agenda', passez au chapitre suivant 'Créer une tâche manuellement'.
Grâce à la fonction "Planification du personnel", vous pouvez immédiatement programmer une tâche dans l'agenda d'un ou de plusieurs employés.
Cliquez sur un créneau horaire dans l'agenda pour créer immédiatement une tâche. Faites glisser l'indicateur vers le haut ou le bas pour affecter plusieurs employés à la fois. Sélectionnez plusieurs blocs horizontaux pour planifier une tâche sur plusieurs heures.
Une fenêtre contextuelle s'ouvre pour vous permettre de décrire la tâche :
Type : indiquez ici "Tâche".
Client : vous pouvez lier un client ou un prospect à la tâche. La création d'un nouveau client ou prospect peut se faire en utilisant l'icône de la loupe.
Définissez la date et l'heure de l'activité, décrivez la tâche avec un titre (il apparaît dans le calendrier) et éventuellement une description.
Cliquez sur "Créer un nouveau moment d'agenda" pour créer et planifier la tâche.
Créer une tâche manuellement
Vous créez des tâches dans enFact à partir de différents endroits : depuis le calendrier ou à partir de l'aperçu des tâches. Quel que soit l'endroit où vous créez dese tâches, vous les trouverez toutes sous "Tâches".
À partir de là, vous pouvez immédiatement créer une tâche : cliquez sur le bouton vert "Créer une tâche" en haut à droite. Vous pouvez facilement créer et décrire une tâche, et l'assigner à un ou plusieurs utilisateurs.
Consultez le guide sur les "Utilisateurs" pour créer plusieurs utilisateurs dans votre compte enFact.
Une fois la tâche créée, vous accédez à l'écran de résumé.
Ici enFact vous montre le statut de la tâche : lorsqu'une tâche est créée, elle a le statut "Ouvert". Dès que vous travaillez sur la tâche, vous pouvez la faire passer au statut "En cours". Quand la tâche est terminée, vous pouvez la faire passer au statut "Terminée".
Planifier une tâche ultérieurement
Pour continuer à programmer la tâche dans le calendrier d'un employé, cliquez sur le bouton vert "Programmer la tâche". Cela ouvre la "Planification du personnel" à partir du module Calendrier. Une fois la tâche planifiée dans le calendrier d'un employé, le ou les utilisateurs sont automatiquement connectés.
Compléter la tâche
À partir de l'écran de résumé, vous pouvez lancer un enregistrement des temps. Pour plus d'informations, regardez la section "Enregistrement de temps".
Si vous n'avez pas lancé d'enregistrement de temps, vous pouvez saisir manuellement les heures travaillées par l'onglet "Facturable" situé à gauche.
Ici, vous saisissez des articles à prix fixe ou forfaitaire via des "lignes du document" (= lignes de produits ou de services). Cliquez sur "Modifier" pour ajouter un article.
Toutes les entrées de temps terminées associées à cette tâche apparaissent en bas de cet onglet. Les éléments figurant dans l'onglet "facturable" seront intégralement repris sur la facture.
Facturer une tâche
Vous facturez une tâche par le bouton bleu "Actions" en haut à droite de "Tâches facturables". Dans cet onglet, vous trouverez un aperçu de toutes les tâches facturables. Ces tâches sont terminées et peuvent être uniques ou récurrentes.
Tâches (uniques) facturables
Des tâches peuvent être facturées
dès que le statut est "Terminé" ou que le délai prévu est dépassé
si une tâche est liée au client à facturer
dès qu'il existe au moins une "ligne" facturable - qu'il s'agisse d'un produit/service ou d'un enregistrement du temps
Tâches récurrentes facturables
Ces tâches peuvent être facturées
dès qu'elles sont passées et donc effectuées
dès qu'il existe au moins une "ligne" facturable - qu'il s'agisse d'un produit/service ou d'un enregistrement du temps
si la tâche est liée clairement au client à facturer.
Vous pouvez regrouper les tâches récurrentes en une seule facture, par exemplepar mois. Cela évite que des tâches hebdomadaires ou bimensuelles soient facturées individuellement à chaque fois (moins d'administration).
Contrôle de la facturation
L'onglet "Histoire", offre une vue d'ensemble de toutes les tâches passées.
Sur le côté droit, vous pouvez voir le statut de la tâche, si elle est déjà facturable et/ou si elle a déjà fait l'objet d'une facture.
Icône rouge de facturation : l'un des éléments à facturer n'est pas présent. Dans l'exemple ci-dessus, aucun élément facturable n'a été ajouté à la tâche (pas de produit/service ou d'enregistrement de temps).
Icône verte de facturation : la tâche est facturable
Lorsque la tâche a été facturée, le numéro de facture apparaît dans la vue d'ensemble :
L'onglet "Toutes les tâches" vous donne un aperçu de toutes les tâches, qu'elles aient été datées (planifiées/planifiées) ou non. La colonne "Facturable" permet de contrôler les tâches que vous avez déjà facturées.
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