Des rappels automatiques

Dans enFact, il est possible de créer des rappels automatiques pour les factures, demandes de paiement ou devis en attente.

Par exemple, vous pouvez envoyer un premier rappel à votre client 7 jours après la date d’échéance de la facture, suivi d’un deuxième rappel 14 jours après la date d’échéance, et un dernier rappel trois semaines plus tard.

Pour configurer ces rappels automatiques :

1. Cliquez sur votre adresse e-mail en haut à droite pour ouvrir le menu.

2. Sélectionnez Paramètres de l’entreprise.

3. Allez à l'onglet Rappels automatiques.

4. Cliquez en haut à droite sur le bouton jaune Modifier, à côté du type de document pour lequel vous souhaitez créer le rappel.

5. Cliquez sur le bouton vert + Créer une tâche de rappel automatique.

Offres : éléments du rappel automatique

Nom (identification)

L'exemple a déjà indiqué que vous pouvez établir une séquence de rappels. Le Nom est un champ de texte libre à usage interne. Par défaut, l'ordre de rappel automatique 1 est saisi, puis 2, puis 3, ... Suggestion: choisissez un nom qui indique clairement à quel rappel dans la chaîne il se réfère.

Jours avant la date d'échéance

Cette valeur indique combien de jours avant la date d'échéance le rappel peut être envoyé. Pour les offres, les jours AVANT la date d'échéance sont utilisés, car après la date d'échéance, un devis ne peut plus être signé (accepté) en ligne.

Texte de l'e-mail

Un texte d'e-mail standard est utilisé pour rappeler votre client. Il s'agit du texte qui apparaîtra dans l'e-mail, avec l'offre originale en pièce jointe. Vous pouvez modifier ce texte ici (par exemple en le tapant dans le champ de texte) ou le modifier une seule fois pour tous les futurs rappels de ce type.

Pour changer, cliquez sur le bouton bleu "Messages électroniques par défaut" en haut de la page.

• Si vous avez déjà créé un autre texte de courriel, il apparaîtra dans le menu descendant

• Si vous souhaitez créer un nouveau texte de rappel ou adapter celui qui existe, cliquez sur la roue dentée "Modifier les messages électroniques standard".

Cliquez ensuite sur « Ajouter ». Le rappel a été créé et sera désormais envoyé en fonction des jours que vous avez définis avant la date d'échéance.

Factures/demandes de paiement : éléments tâche de rappel automatique

Nom (identification)

L'exemple a déjà indiqué que vous pouvez établir une séquence de rappels. Le Nom est un champ de texte libre à usage interne. Par défaut, l'ordre de rappel automatique 1 est saisi, puis 2, puis 3, ... Suggestion: choisissez un nom qui indique clairement à quel rappel dans la chaîne il se réfère.

Jours après date d'échéance

Cette valeur indique combien de jours après la date d'expiration de la facture le rappel doit être envoyé. Le rappel pour une facture avec délai de paiement de 14 jours et l'indication "3 jours après la date d'expiration" sera donc envoyé le 18ème jour après la création de la facture.

Délais de paiement

La valeur de ce champ sera utilisée dans le texte pour la balise "%term%" : "Nous vous demandons de transférer le montant dû sur notre compte bancaire %iban% dès que possible, mais au plus tard dans les jours de %term%, en indiquant le numéro de facture.”

Message rappel standard

Un message standard est utilisée pour rappeler votre client de payer. C'est le texte qui apparaîtra sur le document PDF du rappel proprement dit. Vous pouvez modifier ce texte ici (par exemple en tapant dans la zone de texte) ou vous pouvez le modifier pour tous les futurs rappels de ce type.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton bleu "Légendes par défaut" en haut.

• Si vous avez déjà créé un message différent, il apparaîtra dans le menu descendant.

• Si vous souhaitez créer un nouveau texte ou modifier la version existante, cliquez sur le symbole des petites roues dentées intitulé "Modifier la signature par défaut".

Texte courriel

Un texte standard de courriel est utilisé pour inciter votre client à payer. Il s'agit du texte qui apparaît dans le courriel avec le rappel de paiement en annexe. Vous pouvez modifier ce texte par exemple en tapant dans la zone de texte, ou vous le modifiez une fois pour toutes pour les futurs rappels de ce type. Typiquement le ton du message est légèrement différent pour un premier rappel que pour un troisième.

Pour changer, cliquez sur le bouton bleu "Messages électroniques par défaut" en haut de la page.

• Si vous avez déjà créé un autre texte de courriel, il apparaîtra dans le menu descendant

• Si vous souhaitez créer un nouveau texte de rappel ou adapter celui qui existe, cliquez sur la roue dentée "Modifier les messages électroniques standard".

Autres

Vous pouvez spécifier des coûts supplémentaires dans le champ de texte :

• Frais de recouvrement : frais qui couvrent effectivement la préparation et l'envoi du rappel.

• Taux d'intérêt : sur une base annuelle, doit se situer dans les limites légales.

• Intérêt minimum : valeur à déterminer librement, un montant en euro, pas de pourcentage.

• Pourcentage de compensation : à appliquer sur le montant total de la facture, TVA incluse.

• Indemnité minimale : valeur à déterminer, montant en euro, pas de pourcentage.

Par exemple:

Résultat sur rappel de la facture impayée après 30 jours :

Cliquez ensuite sur "Ajouter". L'ordre de rappel a été créé et sera désormais envoyé en fonction de la date d'envoi que vous aurez fixée.

Pause du rappel automatique

Supposons qu'un client vous contacte après avoir reçu un premier rappel. Il y a un désaccord sur le paiement, mais vous êtes en train de mettre au point un arrangement de paiement. Dans ce cas, il n'est pas question que le client reçoive des rappels automatiques supplémentaires dans les jours suivants.

Pour éviter cette situation, il est possible de suspendre les rappels automatiques. Cela peut se faire par facture ou par client.

Suspendre pour un client spécifique

Dans l'aperçu de vos clients, accédez à la fiche client en la "Visualisant". Dans la fiche client, cliquez sur le bouton jaune "Modifier". Faites défiler vers le bas et cliquez sur "Plus d'options" pour afficher les paramètres avancés. Au bas de ces paramètres, vous pouvez activer ou désactiver les rappels automatiques pour ce client à l'aide d'un curseur. Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder.

Suspendre pour une facture spécifique

Dans l'aperçu de la facture spécifique que vous souhaitez mettre en pause, allez dans l'onglet "Rappels". Vous y trouverez un aperçu des rappels programmés. En cliquant sur le bouton rouge "Pause des rappels automatiques", ceux-ci ne seront plus envoyés.