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QUESTIONS FRÉQUENTES (F.A.Q.)
Valeurs par défaut
Les valeurs par défaut dans enFact sont des données qui apparaissent automatiquement sur chaque document, mais que vous savez modifier lorsqu'un document est créé ou traité. Il s'agit d'informations administratives récurrentes, par exemple les conditions de paiement standard que vous appliquez. Les valeurs par défaut que vous enregistrez, vous font gagner beaucoup de temps dans l'administration, car enFact les récupère automatiquement.

Paramètres TVA par défaut et pourcentages de TVA disponibles

Dans cette section, vous indiquez le taux de TVA auquel vous vendez généralement ("par défaut") des produits ou fournissez des services. Si par exemple, vous êtes actif dans l'industrie alimentaire, vous facturerez généralement une TVA de 6 %.
Chaque fois que vous créez un document, vous pouvez remplacer manuellement le taux de TVA par défaut proposé par le système, par un autre taux de TVA.
Dans enFact, le pourcentage '21%' est défini par défaut. Si vous voulez le changer, cliquez sur le bouton jaune "Modifier". Si vous relevez d'un certain régime, vous savez ici saisir des valeurs par défaut supplémentaires.
Vous avez les choix suivants :

Type d'entreprise particulier

1. Pas de régime spécial de TVA

Si vous ne relevez pas de l'un des régimes ci-dessous.

2. Régime d'exonération de la TVA pour les petites entreprises

Vous pouvez bénéficier du régime d'exonération de la TVA si le chiffre d'affaires annuel de votre entreprise ne dépasse pas 25 000 euros (hors TVA), quelle que soit la forme juridique de votre entreprise. Cependant, il y a des exceptions ! Pour en savoir plus sur ce régime et les exceptions, consultez le site du SPF Finances ou le blog enFact.

3. Exonéré de la TVA selon l'article 44

Certains biens et services sont exonérés de la TVA en vertu de l'article 44 du code de la TVA. Si votre entreprise n'exerce que ces activités que la loi énumère, elle ne doit pas demander de numéro de TVA. Consultez la liste des biens et services exonérés sur le site du SPF Finances.

Pourcentage de TVA par défaut

Vous indiquez ici le pourcentage de TVA standard pour votre entreprise. Vous avez le choix entre 0%, 6%, 12% ou 21%.
Vous pouvez également ajouter un nouveau taux à cette liste via "Pourcentages de TVA disponibles". Ce nouveau pourcentage apparaîtra dans la liste de sélection.

Utilisation du taux de TVA de 6 % pour les rénovations

Depuis le 1er janvier 2022, il n'est plus nécessaire d'ajouter un relevé complet de TVA à une facture sur laquelle le taux de TVA de 6 % est appliqué. Il suffit d'apposer une mention sur la facture, qui fait porter la responsabilité au client. Il/elle ne doit pas non plus signer quoi que ce soit. Si le client ne respecte pas les conditions de 6 %, il doit vous en informer par écrit.
Si vous indiquez le taux de TVA de 6% de rénovation sur une facture dans enFact, ce texte obligatoire sera automatiquement placé sur la facture, sous le tableau des services/produits.

Saisie des prix par défaut hors (excl.) ou avec (incl.) TVA

Ici vous pouvez indiquer quelle sera votre méthode standard de saisie des prix lors de la création d'un nouveau produit. Si vous indiquez que les prix sont toujours saisis TVA comprise, seul ce champ sera disponible lors de la création d'un nouveau produit (voir ci-dessous). Le champ "Prix excl." est grisé et ne peut être rempli.

Paramètres des conditions générales

Vous pouvez par exemple définir deux périodes standard :
  • la durée de validité standard de l'offre, par exemple 30 jours
  • le délai de paiement par défaut, par exemple 14 jours
Vous modifiez facilement ces valeurs en cliquant le bouton jaune "Modifier". Pour le délai de paiement standard, vous pouvez également cocher si vous le souhaitez l'option "Fin du mois".

Légende par défaut sur les documents

La légende fait partie intégrante de certains documents enFact (voir la liste ci-dessous). La légende est un champ de texte situé au bas de ces documents, par exemple la demande de paiement sur une facture ou la date de validité sur une offre.
Vous pouvez modifier la légende de chacun de ces types de documents à l'aide du bouton jaune "Modifier". La procédure est la même pour tous les types de documents, seul le contenu de la légende diffère.
Avez-vous activé l'application "clients étrangers" ? Alors vous pourrez modifier les légendes et sous-titres par langue.

Modifier une légende existante

Pour modifier une légende existante, cliquez sur le bouton jaune "Modifier" à côté de la ligne de texte.
Vous savez renommer la légende ou modifier le texte. Vous pouvez utiliser des balises dans le texte : le texte entre '% ...%' sera automatiquement remplacé par la valeur changeante et souhaitée par document.
Pour en savoir plus sur l'utilisation de ces balises et sur celles qui sont fournies dans enFact.

Ajouter une nouvelle légende standard

Dans la fenêtre d'édition, une légende a déjà été créée avec le nom "Standard". Vous pouvez ajouter d'autres légendes en cliquant sur le bouton vert "Créer une légende standard". Vous avez ainsi le choix entre deux (ou plusieurs) légendes lors de la création d'un document.
Ici aussi, vous pouvez renommer la légende ou modifier le texte, tout en utilisant des balises ou vous voulez.

Conditions générales en tant que texte supplémentaire au bas d'un document

Il est possible d'ajouter des conditions générales à la fin d'un document, éventuellement par l'utilisation d'une légende. Toutefois, cela ne convient que pour les conditions très courtes, car sinon les conditions seraient toujours réparties sur plusieurs pages.
Par exemple, vous pouvez modifier votre légende standard et y ajouter quelques lignes de conditions générales. De cette façon, ils apparaîtront également dans vos documents si vous choisissez d'utiliser la légende standard.
Pour chaque légende, le texte peut encore être modifié à volonté lors de la création d'un document.

Exemples de textes

Vous trouverez ci-dessous les légendes standard utilisées pour chaque type de document.

Offre

Nous espérons vous avoir suffisamment informé à cet égard. Cette offre est valable jusqu'au %expiration_date%.

Demande de paiement

Merci de votre confiance en %company_name%. Veuillez transférer le montant dans le %term% jours vers le numéro de compte %iban%, en indiquant la référence %document_number%.

Rappel pour demande de paiement

Nos dossiers montrent que la facture portant le numéro de série %document_number% n'a pas été payée à ce jour malgré l'expiration du délai de paiement. La demande de paiement a peut-être échappé à votre attention. Nous vous demandons de virer le montant dû dans les plus brefs délais, mais au plus tard dans les %term% jours, sur notre compte bancaire %iban%, en indiquant le numéro de série.
Si le montant a été transféré, vous pouvez bien sûr considérer cette lettre comme non envoyée.

Factures

Merci de votre confiance en %company_name%. Veuillez transférer le montant dans le %term% jours vers le numéro de compte %iban%, en indiquant le numéro de série %document_number%.

Rappel pour facture

Nos dossiers montrent que la demande de paiement portant le numéro de série %document_number% n'a pas été payée à ce jour malgré l'expiration du délai de paiement. La demande de paiement a peut-être échappé à votre attention. Nous vous demandons de virer le montant dû dans les plus brefs délais, mais au plus tard dans les %term% jours, sur notre compte bancaire %iban%, en indiquant le numéro de série.
Si le montant a été transféré, vous pouvez bien sûr considérer cette lettre comme non envoyée.

Signatures

enFact offre la possibilité de signer des documents en ligne. Vous pouvez lire comment cela fonctionne ici.
Dans cette section, vous pouvez enregistrer votre signature en tant que gestionnaire. Vous l'utilisez par exemple lorsqu'un document doit être signé à la fois par le client et par vous-même. Pour ce faire, cliquez sur le bouton jaune "Modifier".
Vous pouvez soit ajouter une signature préenregistrée par exemple une image, soit ajouter une signature dans la fenêtre de dessin à l'aide de la souris, du stylo ou du pavé tactile. Après l'enregistrement, cette signature sera utilisée sur les documents à signer.
Dans ce menu de signature, vous pouvez modifier les valeurs par défaut des signatures. Pour ce faire, cliquez sur "Modifier" pour chaque document.
Pour chaque type de document, vous pouvez indiquer s'il doit être signé par le client uniquement, ou par le client et le gestionnaire de l'entreprise. Cliquez sur "Enregistrer".
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Type d'entreprise particulier
Pourcentage de TVA par défaut
Utilisation du taux de TVA de 6 % pour les rénovations
Saisie des prix par défaut hors (excl.) ou avec (incl.) TVA
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Légende par défaut sur les documents
Modifier une légende existante
Ajouter une nouvelle légende standard
Conditions générales en tant que texte supplémentaire au bas d'un document
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