Demandes d'offre

Rassemblez toutes vos demandes d'offre de clients potentiels dans enFact, créez des prospects et suivez le processus de devis de la demande à l'acceptation.

Activer les demandes d'offre

Pour gérer vos demandes d'offre dans enFact, vous devez d'abord activer cette extension.

1. Allez à votre adresse e-mail en haut à droite et cliquez dessus pour ouvrir le menu.

2. Allez vers "Applications et connexions".

3. Dans les applications et connexions relatifs aux clients, choisissez "Demandes d'offre" ; cliquez sur le bouton vert "Activer".

Les paramètres du bouton jaune "Configurer" qui apparaît maintenant seront décrits plus loin.

Lancer les demandes d'offre dans enFact

Dans le menu gauche d'enFact, une nouvelle section "Demandes d'offre" est apparue sous la section "Ventes". En haut de cette page, vous trouverez votre adresse électronique spécifique à laquelle vous pouvez transmettre les demandes d'offre (exemple : "[e-mail]").

Méthode 1 : transmission des demandes d'offre à enFact

Les demandes d'offre que vous recevez dans votre propre boîte aux lettres (d'entreprise) peuvent simplement être transférées à cette adresse e-mail spécifique dans enFact. Elles apparaîtront alors dans la liste des demandes reçues :

Méthode 2 : création de demandes d'offre à partir d'enFact

Il est également possible d'ajouter vous-même une demande d'offre depuis enFact, par exemple suite à une conversation téléphonique avec un client. Pour ce faire, cliquez sur le bouton vert en haut à droite "+ Ajouter une demande d'offre".

Dans le champ "Client", vous pouvez sélectionner un client existant ou ajouter un nouveau contact. Si votre contact n'est pas encore connu, entrez simplement le nom. Vous pouvez ensuite le convertir en client ou en prospect (voir ci-dessous).

Suivi de la demande d'offre

Une demande d'offre peut ressembler à ceci :

Sous le nom du demandeur, vous avez la possibilité

• de créer un nouveau prospect : cela ouvre une fenêtre pop-up pour compléter les détails du contact. Cette fiche se retrouve dans votre liste de "Prospects" dans le menu gauche d'enFact (sous "Contacts").

• de lier avec un client ou un prospect existant : à partir d'ici, vous pouvez créer un lien vers une fiche client ou prospect existante.

Un "prospect" devient automatiquement un "client" dès qu'une facture lui est adressée.

Dans enFact, si vous avez plusieurs utilisateurs dans le compte, vous pouvez désigner l'utilisateur approprié sous "Vendeur".

Ajouter une note

Le bouton jaune "Ajouter une note" situé sous les messages vous permet d'enregistrer une note interne. Cette note n'est pas transmise au client et n'est visible que dans l'interface enFact.

Répondre au message

Vous pouvez répondre à une demande d'offre en cliquant le bouton vert "Répondre au message". Une fenêtre de courrier électronique s'ouvre avec un champ de texte libre. Dans cette fenêtre, vous pouvez également ajouter des pièces jointes.

L'e-mail est envoyé au client/prospect et ajouté à la fenêtre de conversation :

Créer une offre

Vous pouvez créer une offre à partir de l'aperçu des offres ou directement à partir de la demande d'offfre : via le bouton vert en haut à droite "+ Créer une offre".

Cette action ouvre une nouvelle offre. Les données du client/prospect sont automatiquement transférées et l'offre est liée à la fiche du client ou du prospect.

Vous n'avez pas encore créé des offres dans enFact ? Alors lisez d'abord comment créer une offre ici.

Envoyer l'offre

Dans la fenêtre de résumé d'offre, un bouton jaune "Envoyer via la demande d'offre" apparaît en haut.

Si vous sélectionnez ce mode d'envoi, l'offre sera envoyée à partir de la demande d'offre. Une fenêtre de courrier électronique s'ouvre, contenant un message standard.

Vous pouvez facilement personnaliser le texte de ce message électronique via la rubrique "Textes standard des e-mails".

Après l'envoi, le texte de l'e-mail et l'offre apparaissent dans la fenêtre de conversation. Dans la chronologie, vous pouvez voir que l'offre a été créée et envoyée.

Vous pouvez également envoyer l'offre à partir de la section "Offres". Dans ce cas, vous pouvez utiliser vos propres paramètres d'e-mail et un modèle d'e-mail. Cependant, toute réponse du client/prospect n'apparaîtra pas automatiquement dans la fenêtre de conversation de la demande d'offre.

Gestion des demandes d'offre

Statut de la demande d'offre

Dans l'écran de résumé de vos demandes, sept statuts différents peuvent apparaître concernant vos demandes de devis :

• reçu

• répondu

• offre créée

• offre envoyée

• offre acceptée

• offre refusée

• annulé

Le bouton jaune "Filtres" vous permet de les filtrer, entre autres, par statut et par utilisateur assigné.

Supprimer une demande d'offre

En cliquant le bouton bleu "Actions", près du chronologie de la demande d'offre, vous pouvez marquer une demande comme "annulée" (par exemple, il n'est plus souhaitable de créer une offre) ou la supprimer complètement.

Paramètres avancés

enFact fournit quelques paramètres plus avancés avec ce module, concernant l'envoi d'e-mail et des réponses automatiques.

• Allez à votre adresse e-mail en haut à droite et cliquez dessus pour ouvrir le menu.

• Allez vers "Applications et connexions".

• Dans les applications et connexions relatifs aux clients, choisissez "Demandes d'offre" ; puis cliquez sur le bouton jaune "Configurer".

Configuration : envoi d' e-mail

Si vous laissez ce paramètre sur "adresse enFact", les e-mails que vous envoyez à partir de demandes d'offre seront envoyés à partir de votre adresse e-mail spécifique de demande d'offre (par exemple, "[e-mail]"). Les e-mails envoyés et les réponses du client apparaîtront automatiquement dans la fenêtre de conversation dans enFact.

Si vous choisissez d'envoyer ces e-mails via l'adresse e-mail définie dans vos paramètres de messagerie (par exemple, "[e-mail]"), les réponses des clients à ces e-mails n'apparaîtront pas automatiquement dans la fenêtre de conversation d'enFact.

Configuration : réponses automatiques

Vous pouvez définir une réponse automatique à envoyer dès que vous recevez une nouvelle demande d'offre dans enFact. Vous pouvez créer vous-même le texte de ce message en cliquant sur le bouton jaune "Modifier les réponses automatiques".