Importer des données
Vous pouvez charger des listes de clients, de produits et de fournisseurs dans enFact. Le téléchargement se fait facilement par un fichier CSV.
C'est quoi un fichier csv ?
Un fichier CSV (Comma Separated Values) est un type de fichier spécial que vous créez ou modifiez dans un tableur comme Excel. Vous pouvez utiliser l'option de sauvegarde les données 'Enregistrer sous ... .csv' pour produire ce fichier csv. Les valeurs dans un fichier csv peuvent être séparées par une virgule (,) ou par un point-virgule (;).
Clients et fournisseurs
La procédure pour charger les clients et les fournisseurs est similaire. Dans cette section, nous ne parlerons que des "clients", mais les étapes s'appliquent aussi aux "fournisseurs". Un exemple d'une liste de clients de base en Excel peut être:
Importation de données
Pour télécharger votre fichier .csv dans enFact, naviguez vers votre adresse courriel en haut à droite.
Choisissez "Paramètres de l'entreprise".
Allez à l'onglet "Importer des données".
Cliquez sur le bouton vert "Importer des données".
Vous êtes maintenant à la première phase d'importation.
Téléchargez votre fichier csv via "Sélectionner un fichier".
Précisez le type de données : Clients ou fournisseurs
Précisez le séparateur que votre fichier csv utilise. Par défaut, le point-virgule est utilisé. Une virgule peut également être utilisée, auquel cas vous devez entrer le caractère de la virgule ici
Précisez si la première ligne du fichier contient des titres ou non
Cliquez sur 'Suivant'.
Relier les données avec les champs enFact
Lorsque votre fichier est téléchargé, vous devez relier les colonnes du fichier aux champs enFact. C'est très simple.
Par exemple, si vous cliquez sur la ligne située à côté du champ "Nom" dans enFact, toutes les lignes de votre fichier d'importation s'afficheront. Dans cet exemple, vous devez désigner la "Colonne 0 : Nom" comme correspondant au champ "Nom" enFact. Pour le champ "Code postal", désignez "Colonne 3 : Code postal" et ainsi de suite au fur et à mesure jusqu'à ce que tous vos champs correspondent.
Le résultat devrait apparaître comme suit :
Ce trajet peut prendre plusieurs minutes. Après avoir effectué l'importation, vous verrez combien de clients ont été créés ou mis à jour.
Modèle de document pour l'importation
Vous pouvez télécharger votre propre fichier csv dans enFact. Vous pouvez également choisir l'ordre des colonnes et leurs noms. Vous pouvez télécharger le document Excel ci-dessous pour voir quels champs d'information sont disponibles dans enFact et dans quels champs vos informations clients peuvent se retrouver.
Fonctionnalités avancées
Produits
La procédure d'importation des produits est similaire à celle des clients. Exemple d'une liste de produits simple en Excel :
Importation de données
Pour charger votre fichier csv dans enFact, accédez à votre adresse courriel dans le coin supérieur droit.
Sélectionnez "Paramètres de l'entreprise".
Allez à l'onglet "Importer des données".
Cliquez sur le bouton vert "Importer des données".
Vous êtes maintenant de nouveau à la première étape de l'importation.
Téléchargez votre fichier csv via "Sélectionnez un fichier".
Indiquez le type de données : Produits
Indiquez quel séparateur est utilisé dans votre fichier csv. Par défaut, le point-virgule est utilisé. Toutefois, il se peut que vous ayez également utilisé une virgule, auquel cas vous devez saisir le caractère de la virgule ici.
Donnez un nom à votre importation, par défaut la date du jour actuel est utilisée. Vous pouvez également saisir ici le nom d'un groupe de produits nouveau ou existant.
Indiquez le séparateur utilisé pour les décimales (par exemple, prix d'achat = 74,50 euro).
Indiquez si la première ligne du fichier contient des titres ou non.
Cliquez sur "Suivant".
Relier les données aux champs enFact
Quand votre fichier a été téléchargé, vous devez relier les colonnes de votre fichier aux rubriques d'enFact. Ceci se fait facilement.
Si vous cliquez dans enFact par exemple sur la ligne située à côté du champ "Nom de base", toutes les lignes de votre fichier d'importation apparaîtront. Dans cet exemple, il vous appartient de désigner la "Colonne 2 : Nom" comme correspondant au champ enFact "Nom de base". Pour le champ "Prix de vente", vous indiquez "Colonne 5 : Prix excl.", etc. jusqu'à ce que tous vos champs soient remplis.
Il suffit maintenant de sélectionner "continuer" pour lancer l'importation. Ce processus peut prendre quelques minutes. Après l'importation, vous verrez combien de produits ont été créés ou mis à jour.
Modèle de document pour l'importation
Vous pouvez télécharger votre propre fichier csv dans enFact. Vous pouvez également choisir l'ordre des colonnes et leurs noms. Vous pouvez télécharger le document Excel ci-dessous pour voir quels champs d'information sont disponibles dans enFact et dans quels champs vos informations produits peuvent se retrouver.
Fonctionnalités avancées
Mettre à jour un client ou un produit existant
Dans enFact, il est également possible de mettre à jour des clients ou produits existants en utilisant la fonctionnalité d'importation. Pour savoir quelle voie suivre, vous devez savoir si vous avez importé un "identifiant externe unique" lors de votre importation initiale ou non.
Situation 1 : vous avez importé vous-même un "ID externe unique".
C'est le cas dans l'exemple de la liste de produits. Dans la liste ci-dessous, le client a lui-même attribué un numéro de produit ('SC00..').
Lors de l'importation de ce fichier, la colonne 'Numéro de produit' était liée au champ enFact 'Numéro de séquence' mais aussi au champ enFact 'ID externe unique'. Ces produits ne recevront donc pas de numérotation standard enFact, mais suivront le format "SC00 ..." tel que livré.
Si ce fichier csv est maintenant mis à jour avec une nouvelle version externe de la liste dans enFact, cet 'Unique external ID' sera reconnu. Les informations déjà stockées dans enFact lors d'une session précédente, seront écrasées pour le produit associé à cet ID qui figure dans la liste de la mise à jour.
Situation 2 : Vous n'avez pas importé d'ID externe unique.
C'est le cas dans l'exemple de la liste de clients. Dans la liste ci-dessous, votre source de la liste n'a pas attribué lui-même un numéro de client.
Lors de l'importation de ce fichier, enFact attribuera automatiquement un numéro de client visible ét une identification de gestion de donnés invisible ID unique). Si après vous mettez à jour ce fichier csv avec une nouvelle source, enFact ne sait pas à quel client est liée telle ou telle ligne. Afin d'appliquer la nouvelle information de cette liste nouvelle, vous devez d'abord exporter vos données depuis enFact, y compris ce champ ID Unique q"enFact a attribué (nom système = "ID externe unique"). Pour savoir comment exporter vos données, cliquez ici.
Ce fichier csv exporté peut être ajusté/mis à jour avec les informations dans la nouvelle liste externe à charger, et ensuite importé dans enFact. Si ce fichier csv est maintenant mis à jour et réimporté dans enFact, le 'Unique external ID' sera reconnu. Les informations qui ont été modifiées seront écrasées pour le client lié à cet ID.
Langue
Si vous utilisez l'extension 'Clients étrangers', enFact vous donnera la possibilité d'inclure les traductions des champs lors de l'importation. Exemples : une description du produit en FR, NL et EN, une description supplémentaire en FR et IT, ... Une importation multilingue unique permet d'éviter un important travail de traduction manuelle.
Vous fournissez ensuite le fichier csv avec des colonnes supplémentaires avec la traduction pertinente :
Groupe de produits
Une importation de produits créera automatiquement un nouveau groupe de produits contenant les produits que vous avez importés. Vous pouvez modifier le nom de cette famille de produits :
pendant le processus d'importation : lorsque l'on vous demande un nom pour cette importation lors de la première étape, la date d'importation est saisie par défaut. Toutefois, vous pouvez également le remplacer par le nom de votre groupe de produits, par exemple "Pièces".
Vous pouvez le faire en cliquant sur "Consulter" et en modifiant le nom de la catégorie de produits dans la fenêtre d'aperçu de votre catégorie de produits via "Modifier".
Si vous voulez importer des produits qui appartiennent à des groupes de produits nouveaux ou existants, vous devez créer une colonne dans votre fichier csv avec le nom "Groupe de produits". Comme valeurs, vous pouvez :
utiliser le nom d'un groupe de produits déjà existant, par exemple 'Appareils'. enFact ajoutera alors ces produits au groupe de produits existant 'Appareils' pendant l'importation.
saisir un nouveau nom pour un groupe de produits, par exemple 'Pièces'. enFact créera alors les produits qui appartiennent à ce groupe de produits dans votre fichier csv pendant l'importation et les attribuera au nouveau groupe de produits 'Pièces'.
Emballage consigné - vides
Une fois que vous avez activé l'application "Emballage consigné", vous pouvez inclure une colonne avec la valeur d'emballage consigné par produit dans votre fichier csv à importer. Pour en savoir plus sur les vides dans enFact, cliquez ici.
Gestion des stocks
Si vous avez activé l'application "Gestion des stocks", vous pouvez inclure une colonne avec les numéros de stock par produit dans votre fichier csv à importer. Pour en savoir plus sur la gestion des stocks dans enFact, cliquez ici.
Tableaux de prix
Si vous avez activé l'application "Tableaux de prix" et créé les volumes nécessaires, vous pouvez inclure une colonne avec le prix choisi dans le fichier CSV à importer. Pour en savoir plus sur les tableaux de prix, cliquez ici.
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