# Importer des données Il est possible d’importer dans enFact des listes de clients, de produits et de fournisseurs. L’import se fait facilement via un fichier CSV ou un fichier UBL.
## Qu’est-ce qu’un fichier CSV ? Un [fichier CSV](https://fr.wikipedia.org/wiki/Comma-separated_values) (Comma Separated Values, valeurs séparées par des virgules) est un type de fichier spécifique que vous pouvez créer ou modifier dans un tableur comme Excel. Vous pouvez facilement enregistrer votre fichier Excel au format « .csv » via l’option « [Enregistrer sous… .csv](/parametres/importez-vos-donnees/comment-creer-un-fichier-csv.md)».\ Les valeurs dans un fichier CSV peuvent être séparées par une virgule (,) ou un point-virgule (;). Ce type de fichier est utilisé pour importer des clients, des prospects, des fournisseurs et des produits/services. ## Produits ou services Dans enFact, vous pouvez facilement importer des listes de prix de vos fournisseurs ou des listes que vous avez créées vous-même. Exemple de liste de produits de base dans Excel :
### Document d’exemple pour l’import L’ordre des colonnes et leur intitulé dans votre fichier d’import peuvent être choisis librement. Le document Excel ci-dessous peut être téléchargé afin de consulter les champs disponibles dans enFact et de voir dans quels champs vos données produits peuvent être intégrées. {% file src="/files/JAv7vD9sx4kdATPXg59J" %} {% hint style="info" %} Si votre liste de produits contient, par exemple, plusieurs références fournisseurs, vous pouvez vérifier quels champs sont disponibles à cet effet dans enFact. Sur base du fichier d’exemple, vous pouvez préparer cela avant de lancer l’import. {% endhint %} ### « ID externe unique » Recevez-vous régulièrement des listes de prix de vos fournisseurs ? Vous pouvez alors les importer facilement dans votre liste de produits enFact. Il est toutefois important de bien réfléchir à l’« ID externe unique ». L’« ID externe unique » est le champ dans enFact utilisé pour déterminer : * si un produit existe déjà dans votre liste de produits enFact et doit être mis à jour * ou si un produit est entièrement nouveau et doit être ajouté à votre liste de produits enFact Si votre fournisseur attribue un numéro totalement unique à ses produits, il est recommandé d’utiliser ce numéro comme « ID externe unique » dans enFact.\ Lorsque vous recevez une nouvelle liste de produits, et que ce numéro reste identique, vous pouvez importer cette nouvelle liste. Assurez-vous de bien associer ce champ : enFact vérifiera si ce numéro est déjà présent et pourra ainsi, par exemple, mettre à jour les prix en une seule opération. {% hint style="warning" %} L’attribution d’un ID externe unique ne peut se faire que lors du premier import. Une fois que des données existent dans votre liste de produits enFact, cet ID ne peut plus être modifié. Si vous n’en définissez pas, enFact en générera un automatiquement. {% endhint %} ### Importer des données Pour importer votre fichier dans enFact : * Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail * Sélectionnez « Paramètres de l’entreprise » * Allez dans l’onglet « Importer des données » * Cliquez sur le bouton vert « Importer des données » Vous accédez alors à la première étape de l’import.
*** * Téléchargez votre fichier via « Sélectionnez un fichier » * Indiquez le type de données : Produits * Via le bouton « Plus d’options », vous pouvez : * Indiquer le séparateur utilisé dans votre fichier CSV (point-virgule par défaut ou virgule) * Donner un nom à votre import (par défaut la date du jour) ou indiquer un groupe de produits * Indiquer le séparateur décimal (ex. prix d'achat : 74,50 euros) * Indiquer si la première ligne contient des titres (noms de colonnes) ou non * Cliquez sur « Suivant » pour importer votre fichier. Celui-ci sera analysé par enFact (cela peut prendre quelques minutes). En arrière-plan, les correspondances entre les champs sont déjà établies. ### Associer les données aux champs enFact enFact vérifie d'abord si vous souhaitez mettre à jour des produits existants et/ou en créer de nouveaux. Si vous souhaitez mettre à jour des produits existants, vous devez impérativement associer le champ « ID externe unique ». * Si l'« ID externe unique » est trouvé : le produit est mis à jour * Si l'« ID externe unique » n'est pas trouvé : le produit est créé comme nouveau produit
enFact aura déjà effectué une analyse afin d'associer les colonnes de votre fichier d'import aux champs disponibles dans le logiciel. Vous pouvez facilement modifier les correspondances en cliquant sur les noms des champs et en sélectionnant une autre option dans le menu déroulant. Le système affiche les cinq premières lignes de votre fichier d’import à titre d’exemple. Si aucune erreur n’est détectée, vous pouvez lancer l’import via le bouton vert en bas de la page. ### Message d’erreur / avertissement Lors de l’analyse de votre fichier, nous vérifions si toutes les informations peuvent être importées correctement. Dans certains cas, enFact affichera un « Avertissement », visible en bas de la page. Cliquez sur le bouton de statut pour en consulter le détail.
Exemple d’un « Avertissement » : vous tentez d’importer un tableau de prix pour vos produits, mais le module « Tableaux de prix » n’est pas encore activé dans votre compte. Dans ce cas, vous pouvez d'abord l’activer depuis le module d’import afin de pouvoir associer ce champ. Un avertissement n’est pas bloquant. Vous pouvez donc toujours lancer l’import via le bouton vert en bas de la page. Il est également possible qu’enFact affiche un « Message d’erreur ». Cela se produit, par exemple, lorsqu’un champ obligatoire est manquant, comme le nom du produit. Dans ce cas, l’import ne pourra pas être lancé et vous devrez d’abord compléter les données manquantes dans votre fichier d’import. ### Gérer l’historique des imports Une fois l’import effectué, vous accédez à la page d’aperçu où vous pouvez suivre sa progression. Vous pouvez également y effectuer certaines actions. * Bouton jaune « Modifier » : poursuivre un import non terminé ou adapter la configuration de l’import. * Bouton rouge « Corbeille » : supprimer les informations d’import. Attention, cela supprime uniquement l’historique et n’annule pas un import déjà effectué. * Bouton bleu « Télécharger » : télécharger le fichier importé d’origine.
## Clients et fournisseurs La procédure pour charger les clients et les fournisseurs est similaire. Dans cette section, nous ne parlerons que des « clients », mais les étapes s'appliquent aussi aux « fournisseurs ». Un exemple d'une liste de clients de base en Excel peut être: ![](/files/-MiR61RXtbUAJZQ1C1tf) ### Document d’exemple pour l’import Vous pouvez donc importer vos propres fichiers dans enFact. L’ordre des colonnes ainsi que leur intitulé peuvent être choisis librement. Le document Excel ci-dessous peut être téléchargé afin de consulter les champs d’information disponibles dans enFact et de voir dans quels champs vos données clients peuvent être intégrées. {% file src="/files/JAv7vD9sx4kdATPXg59J" %} {% hint style="info" %} Si votre liste de clients contient, par exemple, une colonne « Nom » et « Prénom », vous devrez les fusionner dans votre fichier avant de procéder à l’import dans enFact. Sur base du fichier d’exemple, vous pouvez préparer cela avant de lancer l’import. {% endhint %} ### Importation de données Pour importer votre fichier dans enFact : * Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail * Sélectionnez « Paramètres de l’entreprise » * Allez dans l’onglet « Importer des données » * Cliquez sur le bouton vert « Importer des données » Vous accédez alors à la première étape de l’import.
* Téléchargez votre fichier via « Sélectionnez un fichier » * Indiquez le type de données : Produits * Via le bouton « Plus d’options », vous pouvez : * Indiquer le séparateur utilisé dans votre fichier CSV. Par défaut, le point-virgule est utilisé. Si vous avez utilisé une virgule, vous pouvez indiquer ici le séparateur correspondant. * Indiquer si la première ligne contient des titres (noms de colonnes) ou non * Cliquez sur « Suivant » pour télécharger votre fichier. Celui-ci est ensuite analysé par enFact, ce qui peut prendre quelques minutes. En arrière-plan, nous établissons déjà la correspondance entre les champs de votre fichier d’import et les champs disponibles dans enFact. ### Associer les données aux champs enFact enFact vérifie d’abord si vous souhaitez mettre à jour des produits existants et/ou ajouter de nouveaux produits. Si vous souhaitez mettre à jour des produits existants, vous devez impérativement associer le champ « ID externe unique ». * Si l’« ID externe unique » est trouvé dans enFact, le produit existant sera mis à jour. * Si aucun « ID externe unique » n’est trouvé dans enFact, le produit sera créé comme nouveau produit.
enFact aura déjà effectué une analyse afin d’associer les colonnes de votre fichier d’import aux champs disponibles dans le logiciel. Vous pouvez facilement modifier cette correspondance en cliquant en haut sur le nom du champ et en sélectionnant une autre option dans le menu déroulant. Le système affiche les cinq premières lignes de votre fichier d’import à titre d’exemple. Si aucune erreur n’est détectée, vous pouvez lancer l’import via le bouton vert en bas de la page. ### Message d’erreur / avertissement Lors de l’analyse de votre fichier, nous vérifions si toutes les informations peuvent être importées correctement. Dans certains cas, enFact affichera un « Avertissement », visible en bas de la page. Cliquez sur le bouton de statut pour en consulter le détail. Exemple d’un « Avertissement » : vous tentez d’importer une « Langue » pour vos clients, mais le module « Clients de langue étrangère » n’est pas encore activé dans votre compte. Dans ce cas, vous pouvez l’activer directement depuis le module d’import afin de pouvoir attribuer ce champ. Un avertissement n’est pas bloquant. Vous pouvez donc toujours lancer l’import via le bouton vert en bas de la page. Il est également possible qu’enFact affiche un « Message d’erreur ». Cela se produit, par exemple, lorsqu’un champ obligatoire est manquant, comme le nom du client. Dans ce cas, l’import ne pourra pas être lancé et vous devrez d’abord compléter les données manquantes dans votre fichier d’import. ### Gérer l’historique des imports Une fois l’import effectué, vous accédez à la page d’aperçu où vous pouvez suivre sa progression. Vous pouvez également y effectuer certaines actions. * Bouton jaune « Modifier » : poursuivre un import non terminé ou adapter la configuration de l’import. * Bouton rouge « Corbeille » : supprimer les informations d’import. Attention, cela supprime uniquement l’historique et n’annule pas un import déjà effectué. * Bouton bleu « Télécharger » : télécharger le fichier importé d’origine.
## Factures et notes de crédit Pour consulter un historique des factures et notes de crédit précédentes dans enFact, vous pouvez importer ces documents dans enFact. Il peut s’agir de fichiers provenant d’un autre logiciel ou d’un autre compte enFact. Pour cela deux méthodes existent: * S’il s’agit de quelques documents au format PDF, vous pouvez les importer en tant que factures de vente externes. * Si vous avez un grand nombre de documents, il est préférable de les importer en masse à partir de fichiers UBL. Une fonction d’import est également disponible pour ces documents. ### Importation de factures de vente externes (PDF) Dans enFact, cela peut être réalisé très facilement : consultez pour cela notre module « Importer des factures de vente depuis un système externe ». {% embed url="" %} ### Importation de factures de vente externes (UBL/xml) UBL (Universal Business Language) est le format standard pour la [facturation électronique](https://www.enfact.be/blog/la-facture-electronique-ou-e-invoice). Il contient les données de votre document dans un fichier XML, qui peut être rapidement traité par un logiciel. Un programme comme enFact peut lire le fichier rapidement et traiter les informations (par ex. issues de votre facture). Ce type de fichier est utilisé pour importer des factures et des notes de crédit. Les fichiers UBL doivent être importés sous forme de fichier ZIP. La méthode pour créer ce fichier dépend de votre système d’exploitation.
* Créer un fichier ZIP via iOS/Apple : * Créer un fichier ZIP via Windows : ### Correspondance de la numérotation des documents La structure de numérotation des documents à importer doit correspondre à la numérotation définie dans enFact. Vous pouvez donc l’adapter temporairement avant l’import, puis la rétablir après l’import. {% hint style="success" %} [Lisez ici ](https://support.enfact.be/parametres/numerotation)comment modifier la numérotation des documents dans enFact. {% endhint %} Si la structure de numérotation des factures importées ne correspond pas, vous verrez un message d’erreur lors de l’import. Exemple :
Cliquez sur une croix rouge pour voir le message d’erreur et la valeur de structure attendue. L’import ne peut pas être effectué si la structure de numérotation ne correspond pas ou si des numéros de facture en double (facture déjà existante dans votre compte enFact) sont détectés. ### Importer les données Pour importer votre dossier UBL dans enFact, allez en haut à droite sur votre adresse e-mail. 1. Choisissez ensuite « Paramètres de l’entreprise ». 2. Allez dans l’onglet « Importer des données». 3. Cliquez sur le bouton vert « Importer des données ».
Vous arrivez maintenant à la première étape de l’import. Sélectionnez « Factures » comme type de données à importer et sélectionnez le fichier ZIP que vous souhaitez téléverser.
Cliquez sur le bouton vert « Confirmer les données d’import » pour afficher un aperçu des données lues. Vous pouvez ici vérifier si les montants, dates, etc., ont été correctement traités, puis confirmer l’import.
Voici un exemple d’un import réussi. Cliquez sur le bouton vert « Confirmer les données d'importation » pour charger les factures dans enFact.
Les documents importés apparaissent désormais par exemple dans votre liste « Factures » dans enFact. * Si le client de la facture existe déjà dans enFact, la facture sera associée à ce client. Pour un nouveau client, une nouvelle fiche client sera créée. * La "version imprimable" affiche le PDF lié dans le fichier UBL. Votre facture originale est donc affichée ici. ## Comptes du grand livre général Dans enFact, vous pouvez définir des comptes grand livre pour vos produits ou les attribuer à vos factures d’achat ou de vente. Les documents liés seront ainsi directement associés au bon compte du grand livre général lors de leur envoi vers un logiciel comptable. Pour cela, activez d’abord le module « Comptes grand livre ». {% content-ref url="/pages/-MlKm8wTOXv1duMVE2ym" %} [Comptes du grand livre général](/modules/comptes-grand-livre.md) {% endcontent-ref %} Dans enFact, vous pouvez importer une liste de comptes généraux avec leur description. Ce fichier peut être fourni par votre comptable. * Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail dans enFact * Sélectionnez « Paramètres de l’entreprise » * Accédez à « Importer des données » et cliquez en haut à droite sur le bouton vert « Importer des données » * Choisissez le type d’import « Comptes généraux ». Cette liste peut être importée au [format .csv](/parametres/importez-vos-donnees/comment-creer-un-fichier-csv.md)
Associez ensuite le code (numéro de compte général) à sa description et cliquez sur « Suivant ».
Vous pouvez consulter les données importées via « Apps et connexions » : * Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail dans enFact et accédez à « Apps et connexions » * Allez dans « Apps et connexions liées à la comptabilité » * Cliquez sur le bouton jaune « Configurer » de l’application « Comptes grand livre » Un aperçu des comptes généraux importés s’affiche. Via le bouton vert « + Ajouter un compte du grand livre général », vous pouvez également ajouter manuellement un code.
--- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://support.enfact.be/parametres/importez-vos-donnees.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.