Signature en ligne
Simplifier et fluidifier l'administration de votre entreprise, tel est l'objectif principal de enFact. Pour vous faciliter encore plus la tâche, il est possible de signer vos documents en ligne, par voie électronique. Vos clients peuvent consulter et signer immédiatement les documents grâce à un lien sécurisé. Par exemple, le client n'a plus besoin d'imprimer et d'envoyer la copie d'une offre commerciale, il ou elle peut signer les confirmations de commande et les bons de livraison sur le s via une tablette sur le site.
Lorsque vous envoyez un document à un client par courrier électronique, vous incluez également un bouton de signature sécurisée dans le message électronique. Ceci est automatiquement créé dans enFact.
Pour activer le bouton de signature, vous devez également cocher l'option "Signature par le client" lors de la création de votre document. Si vous cochez également la case "Signature gestionnaire", il y a de la place pour deux signatures.
La possibilité d'ajouter une signature n'est visible que lorsque l'option "Signature par le client" est cochée au moment de la création d'un document. Dans la boîte aux lettres du client, cela peut ressembler à cela :
Lorsque le client clique sur le bouton dans l'email, enFact ouvre la facture correspondante. À gauche se trouve la fenêtre de signature, où quiconque peut apposer sa signature à l'aide de la souris, du pavé tactile ou du doigt (sur la tablette).
Après la signature, enFact change automatiquement le statut de l'offre en "Accepté". Vous serez également informé par e-mail de la signature/acceptation.
Une fois que le client a accepté l'offre en signant en ligne, vous ne pouvez plus le modifier (voir le symbole du cadenas).
Toutefois, en cliquant sur le cadenas, vous pouvez à nouveau déverrouiller le document. Le statut du document reste "Accepté", mais la signature du client est supprimée. Il faut donc y prêter une attention particulière !
En tant que gestionnaire, vous aussi savez signer des documents en mode électronique. Pour cela, soit vous enregistrez votre signature dans le logiciel à l'aide de la souris, soit vous téléchargez une image. Pour ce faire, suivez les indications ci-dessous :
- Passez à la rubrique "Paramètres de l'entreprise" par le menu en haut à droite.
- Allez à l'onglet "Valeurs par défaut"
- Cliquez sur le bouton "Modifier" à côté de "Gestion des signatures" en bas de la page.
- Placez votre signature avec votre souris ou téléchargez une image au format png, gif ou jpg.
Votre propre signature ne sera apposée sur les documents que si vous avez coché l'option "Signature par le gestionnaire" lors de la création d'un document.
Pour éviter d'oublier de cocher les signatures requises, vous pouvez les définir par défaut par type de document (offre, bon de commande, bon de livraison). Suivez les étapes ci-dessous :
- Allez à "Paramètres de l'entreprise" via le menu dans le coin supérieur droit.
- Passez à l'onglet "Valeurs par défaut".
- Cliquez en bas sous "Signature" à côté de l'une des trois standards sur le bouton "Modifier".
- Sélectionnez les signatures que vous voulez obtenir par défaut pour ce type de document.
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