Comment mettre à jour ma liste de produits (p.e. en cas de changement de prix) ?

Dans enFact, il est possible, par exemple, de mettre à jour toute votre liste de produits en une seule fois en cas de changement de prix. Le plus simple est de travailler avec une exportation de vos produits, suivie d'une importation. Comment cela fonctionne-t-il ?

Exportation des données

1. Aller aux produits. Sélectionnez le bouton bleu "Liste complète des produits" dans le coin supérieur droit.

2. Vous verrez maintenant un nouveau bouton bleu en haut à droite : "Actions". Si vous cliquez sur la flèche, il vous sera indiqué d'exporter vers un fichier xlsx (Excel).

3. Vous pouvez cliquer dessus ; un message apparaîtra pour vous indiquer que votre téléchargement est prêt. Sauvegardez-le quelque part.

Ce fichier Excel peut être filtré, trié, ... comme vous le souhaitez. Vous pouvez saisir le nouveau prix dans les colonnes de prix.

Le fichier doit, bien entendu, être réintroduit dans enFact avec les prix actualisés : cela se fait via importation.

ATTENTION : Ne modifiez pas les données de la colonne "ID externe unique" ! Sur la base de cette colonne, enFact saura écraser les produits existants lors de l'importation des données. Si vous modifiez cet ID externe unique, enFact considérera le fichier comme de nouveaux produits et votre liste sera dupliquée (= non prévu).

Importation des données

L'importation de données dans enFact se fait sur base d'un fichier csv, qui est un dérivé d'Excel. Pour créer un fichier csv, pour votre fichier Excel, choisissez 'Enregistrer sous ...' et sélectionnez le type de fichier 'csv'.

Pour en savoir plus sur la création d'un fichier csv, cliquez ici.

1. Accédez à nouveau à votre liste complète de produits et cliquez sur le bouton bleu "Actions".

2. Cliquez maintenant sur le choix inférieur : "Importer des produits".

3. Dans le coin supérieur droit de la page d'importation, cliquez sur le bouton vert "Importer des données".

Vous arrivez maintenant à la première étape de l'importation.

1. Téléchargez votre fichier csv via "Sélectionnez un fichier".
2. Indiquez le type de données : Produits

3. Indiquez quel séparateur est utilisé dans votre fichier csv. Par défaut, le point-virgule est utilisé. Toutefois, il se peut que vous ayez également utilisé une virgule, auquel cas vous devez saisir le caractère de la virgule ici.

4. Donnez un nom à votre importation ; par défaut, la date du jour actuel est utilisée. Vous pouvez également saisir ici le nom d'un groupe de produits nouveau ou existant (voir ci-dessous).

5. Indiquez le séparateur utilisé pour les décimales (par exemple, prix d'achat = 74,50 euros).

6. Indiquez si la première ligne du fichier contient des titres ou non.

7. Cliquez sur "Suivant".

Relier les données aux champs enFact

Une fois que votre fichier a été téléchargé, vous devez relier les colonnes de votre fichier aux rubriques d'enFact. Ceci se fait facilement.

Si vous cliquez dans enFact par exemple sur la ligne située à côté du champ "Nom de base", toutes les lignes de votre fichier d'importation apparaîtront. Dans cet exemple, il vous appartient de désigner la "Colonne 2 : Nom" comme correspondant au champ enFact "Nom de base". Pour le champ "Prix de vente", vous indiquez "Colonne 5 : Prix excl.", etc. jusqu'à ce que tous vos champs soient remplis.

Accordez une attention particulière à la colonne "ID externe unique" : vous devez la relier correctement (voir ci-dessus) afin d'éviter les doublons.

Cliquez sur "Suivant" pour commencer l'importation. Ce processus peut prendre quelques minutes. Après l'importation, vous verrez combien de produits ont été mis à jour.