WooCommerce
WooCommerce est un plugin WordPress populaire avec lequel vous pouvez facilement mettre en place une boutique en ligne. Grâce au lien WooCommerce dans enFact, vous pouvez convertir automatiquement une commande de votre boutique en ligne WooCommerce en un bon de commande, un bon de livraison ou une facture. Celui-ci peut ensuite être envoyé par enFact (automatiquement) au client par e-mail.
Activer la connexion WooCommerce
Vous pouvez activer la connexion WooCommerce via « Applications et connexions ».
Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et choisissez 'Applications et connexions' dans le menu.
Dans la liste de « Paramètres avancés », allez à « WooCommerce ».
Appuyez sur le bouton vert « Activer ».
Configurer la connexion WooCommerce
Dès que le lien a été activé, un bouton jaune « Configurer » apparaît sur le côté gauche. Cliquez dessus pour établir le lien.
Paramètres du webhook
Un "webhook" permet à votre boutique WooCommerce d'envoyer toutes les informations relatives à la commande à enFact lorsqu'une commande est passée.
Pour mettre en place le lien entre enFact et WooCommerce, vous devez configurer deux webhooks, en entrant certaines données d'enFact dans votre propre environnement WooCommerce.
Si vous souhaitez que les commandes WooCommerce soient créées dans un modèle spécifique et/ou un journal spécifique dans enFact, veuillez d'abord consulter « Paramètres du modèle/journal ».
Allez dans le panneau d'administration de votre boutique en ligne:
Cliquez sous « WooCommerce » sur 'Settings' (ou « Paramètres », selon votre choix de langue). Voir l'étape (1) de la figure ci-dessous.
Allez dans l'onglet 'Advanced' / « Avancé » (2)
Dans le menu ci-dessous, allez à « Webhooks » (3)
Cliquez sur le bouton « Add webhook » / 'Ajouter webhook' (4)
Vous verrez maintenant les champs suivants :
Nom: au choix, donnez à cette action un nom qui a du sens pour vous (par exemple « enFact.be »).
Statut: sélectionnez « Active » / « Actif »
Topic: sélectionnez ici l'action appropriée pour votre flux de travail.
Choisissez « Order Created » / « Commande créée » pour le premier webhook.
Choisissez « Order Updated » / « Commande actualisée » pour le deuxième webhook.
Delivery URL : copiez la valeur du champ 'Delivery URL' dans enFact vers ce champ dans WooCommerce
Secret: copiez la valeur du champ « Secret » dans enFact vers ce champ dans WooCommerce
API Version: laissez la sélection suggérée ici (vous n'avez pas besoin de la modifier).
Cliquez le bouton 'Save webhook' pour le sauvegarder dans WooCommerce.
Répétez ces étapes pour configurer le deuxième webhook.
Vous pouvez maintenant retourner au panneau de configuration dans enFact. Les commandes passées dans WooCommerce seront désormais transmises vers enFact.
Paramètres de commande
Dans cette section, choisissez quel type de document doit être créé dans enFact, quand il doit être créé et comment il sera envoyé.
Vous pouvez choisir de créer un bon de commande, un bon de livraison ou une facture.
Vous pouvez ensuite choisir le moment où le document sera créé :
dès que la commande a été créée dans WooCommerce
dès que la commande a reçu le statut « payé » dans WooCommerce (statut "completed") ou qu'elle a été payée immédiatement en ligne, par exemple via Mollie
dès que la commande est en cours de traitement dans WooCommerce (statut "processing")
dès que la commande est terminée dans WooCommerce (statut "completed")
Si vous cochez « Envoyer automatiquement », le document sera immédiatement envoyé
via Peppol si onFact détecte que votre client est actif sur le réseau Peppol,
ou par e-mail à l'adresse utilisée pour passer la commande dans WooCommerce si le client n'est pas trouvé sur le réseau Peppol.
Si vous ne cochez pas cette case, le document sera créé avec le statut « Concept » dans enFact et vous devrez l'envoyer vous-même.
Lorsqu'un client saisit quelque chose dans le champ 'Note de commande' dans WooCommerce, cela sera affiché dans le 'Champ de texte supplémentaire en haut du document' sur les documents enFact. Dans l'interface enFact, cela apparaît dans le champ « Note interne » du document.
Via « date de début », vous pouvez indiquer à partir de quand le lien doit être actif. Configurez-le par exemple pour éviter qu'un document soit encore créé dans enFact lors de la modification d'un statut de commande passée.
Légendes et e-mails
Vous pouvez définir la légende sur le document lui-même et utiliser des textes différents pour les documents des commandes qui ont déjà été payées ou qui doivent encore être payées. Si vous avez activé le module « Clients de langue étrangère », vous pouvez définir ces textes par langue.
Vous pouvez également définir le texte de l'e-mail d'accompagnement. Ici aussi, vous pouvez faire la distinction entre un texte d'e-mail pour une commande qui a déjà été payée et une commande qui doit encore être payée.
Meilleures pratiques
Évitez les courriels en double
Si vous avez coché l'option « Envoyer automatiquement par e-mail », le client recevra un e-mail d'enFact avec le document créé immédiatement après sa commande dans votre boutique en ligne. Par défaut, WooCommerce envoie également un e-mail au client après une commande. Pour éviter que le client ne reçoive deux e-mails, vous pouvez choisir de désactiver l'e-mail de WooCommerce.
Vous pouvez gérer cela via « Settings »/« Paramètres », puis en haut de l'onglet « E-mails ». Vous voyez ici une liste de tous les e-mails actifs envoyés par WooCommerce. Par exemple, vous pouvez désactiver l'e-mail concernant la « nouvelle commande », de sorte que seul l'e-mail d'enFact parvienne au client.
Paiement après commande
Si vous voulez envoyer la facture enFact à votre client et qu'elle n'a pas encore été payée, vous pouvez la faire payer via Mollie ou Payconiq QR (comme une facture régulière).
Si le client souhaite payer par virement bancaire, veillez à demander au client de payer sur la base du numéro de facture ou de la communication structurée, comme pour une facture enFact régulière. De cette façon, le document peut être marqué comme « payé » dans enFact.
Gestion des stocks
Utilisez-vous la gestion des stocks dans enFact ? Choisissez alors de gérer votre stock soit dans enFact, soit dans WooCommerce. La liaison n'assure pas la synchronisation des stocks entre les deux systèmes. Dès qu'une facture est créée pour un article dans enFact, le stock change automatiquement. Il est donc recommandé de ne pas afficher les numéros de stock dans votre boutique en ligne et de ne les gérer que dans enFact.
Paramètres du modèle/journal
Si vous utilisez les webhooks standards, vos commandes WooCommerce sont créées dans votre modèle et votre journal par défaut. Vous pouvez toutefois choisir vous-même le modèle et le journal pour ces commandes : pour cela, vous devez ajouter des informations supplémentaires aux URL des webhooks.
Exemple d’URL webhook standard : https://api5.onfact.be/.........../process/1234?webhook=create
Sélection du modèle
Pour attribuer un template spécifique, ajoutez : &template_id=ID
Remplacez « ID » par l’identifiant du template. Vous pouvez le retrouver comme suit :
Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail dans enFact et sélectionnez « Paramètres de l’entreprise ». Ensuite, allez dans « Modèles ».
Cliquez sur « Personnaliser le Modèle » pour le modèle que vous souhaitez utiliser pour WooCommerce. Dans la barre d’adresse du navigateur, vous verrez une URL se terminant par une série de chiffres (exemple : https://app.onfact.be/......./templates-personalize/98765).
L’« ID » correspond à cette série de chiffres, dans cet exemple « 98765 ».
Un exemple d’URL webhook finale serait alors : https://api5.onfact.be/.........../process/1234?webhook=create&template_id=98765
Sélection du journal
Pour enregistrer les documents dans un journal spécifique, ajoutez : &journal_id=ID
Remplacez « ID » par l’identifiant du journal. Vous pouvez le retrouver comme suit :
Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail dans enFact et sélectionnez « Paramètres de l’entreprise ». Ensuite, allez dans « Journaux et numérotation ».
Dans « Journaux de vente », cliquez sur « Modifier » pour le journal que vous souhaitez utiliser. Dans la barre d’adresse du navigateur, vous verrez une URL se terminant par une série de chiffres (exemple : https://app.onfact.be/....../edit-journals/edit/2244).
L’« ID » correspond à cette série de chiffres, dans cet exemple « 2244 ».
Un exemple d’URL webhook finale serait alors : https://api5.onfact.be/.........../process/1234?webhook=create&journal_id=2244
Combiner modèle et journal
Si vous souhaitez définir à la fois un modèle et un journal, vous pouvez combiner les deux paramètres.
Un exemple d’URL webhook finale serait alors : https://api5.onfact.be/.........../process/1234?webhook=create&template_id=98765&journal_id=2244
Ajoutez ces paramètres aux deux URL de webhook (à la fois « create » ET « update »).
Affichage du numéro de TVA du client sur les factures
Si vous facturez également à d’autres entreprises, vous devez activer un plugin dans votre environnement WooCommerce afin de transmettre le numéro de TVA du client à enFact. Un exemple est « EU/UK VAT Manager for WooCommerce » :
Alternativement, vous pouvez créer un champ personnalisé avec comme nom interne « vat_number ». La valeur de ce champ sera également transmise à enFact afin d’être mentionnée sur la facture.
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