WooCommerce
WooCommerce est un plugin WordPress populaire avec lequel vous pouvez facilement mettre en place une boutique en ligne. Grâce au lien WooCommerce dans enFact, vous pouvez convertir automatiquement une commande de votre boutique en ligne WooCommerce en un bon de commande, un bon de livraison ou une facture. Celui-ci peut ensuite être envoyé par enFact (automatiquement) au client par e-mail.
Activer la connexion WooCommerce
Vous pouvez activer la connexion WooCommerce via 'Applications et connexions'.
Accédez à votre adresse électronique dans le coin supérieur droit et choisissez 'Applications et connexions' dans le menu.
Dans la liste de 'Paramètres avancés', allez à 'WooCommerce'.
Appuyez le bouton vert 'Activer'.
Configurer la connexion WooCommerce
Dès que le lien a été activé, un bouton jaune "Configurer" apparaît sur le côté gauche. Cliquez dessus pour établir le lien.
Paramètres du webhook
Un "webhook" permet à votre boutique WooCommerce d'envoyer toutes les informations relatives à la commande à enFact lorsqu'une commande est passée.
Pour mettre en place le lien entre enFact et WooCommerce, vous devez configurer deux webhooks, en entrant certaines données d'enFact dans votre propre environnement WooCommerce.
Allez dans le panneau d'administration de votre boutique en ligne:
Cliquez sous 'WooCommerce' sur 'Settings' (ou 'Paramètres', selon votre choix de langue). Voir l'étape (1) de la figure ci-dessous.
Allez dans le tab 'Advanced' / 'Avancé' (2)
Dans le menu ci-dessous, allez à 'Webhooks' (3)
Cliquez sur le bouton 'Add webhook' / 'Ajouter webhook' (4)
Vous verrez maintenant les champs suivants :
Nom: au choix, donnez à cette action un nom qui a du sens pour vous (par exemple "enFact.be").
Statut: selectionnez 'Active' / 'Actif'
Topic: sélectionnez ici l'action appropriée pour votre flux de travail.
Choisissez 'Order Created' / 'Commande créée' pour le premier webhook.
Choissisez 'Order Updated' / 'Commande actualisée' pour le deuxième webhook.
Delivery URL: copiez la valeur du champ 'Delivery URL' dans enFact vers ce champ dans WooCommerce
Secret: copiez la valeur du champ 'Secret' dans enFact vers ce champ dans WooCommerce
API Version: laissez la sélection suggérée ici (vous n'avez pas besoin de la modifier).
Cliquez le bouton 'Save webhook' pour le sauvegarder dans WooCommerce.
Répétez ces étapes pour configurer le deuxième webhook.
Vous pouvez maintenant retourner au panneau de configuration dans enFact. Les commandes passées dans WooCommerce seront désormais transmises vers enFact.
Paramètres de commande
Dans cette section, choisissez quel type de document doit être créé dans enFact, quand il doit être créé et comment il sera envoyé.
Vous pouvez choisir de créer un bon de commande, un bon de livraison ou une facture.
Vous pouvez ensuite choisir le moment où le document sera créé :
dès que la commande a été créée dans WooCommerce
dès que la commande a reçu le statut "payé" dans WooCommerce (statut "completed") ou qu'elle a été payée immédiatement en ligne, par exemple via Mollie
dès que la commande est en cours de traitement dans WooCommerce (statut "processing")
dès que la commande est terminée dans WooCommerce (statut "completed")
Si vous cochez la case "Envoyer automatiquement par e-mail", le document est immédiatement envoyé à l'adresse e-mail avec laquelle la commande a été passée dans WooCommerce. Si vous ne cochez pas cette case, le document sera créé avec le statut 'Concept' dans enFact et vous devrez l'envoyer vous-même.
Lorsqu'un client saisit quelque chose dans le champ 'Note de commande' dans WooCommerce, cela sera affiché dans le 'Champ de texte supplémentaire en haut du document' sur les documents enFact. Dans l'interface enFact, cela apparaît dans le champ "Note interne" du document.
Légendes et e-mails
Vous pouvez définir la légende sur le document lui-même et utiliser des textes différents pour les documents des commandes qui ont déjà été payés ou qui doivent encore être payés. Si vous avez activé l'application "Clients étrangers", vous pouvez définir ces textes par langue.
Vous pouvez également définir le texte de l'e-mail d'accompagnement. Ici aussi, vous pouvez faire la distinction entre un texte d'e-mail pour une commande qui a déjà été payée et une commande qui doit encore être payée.
Meilleures pratiques
Évitez les courriels en double
Si vous avez coché l'option 'Envoyer automatiquement par e-mail', le client recevra un e-mail d'enFact avec le document créé immédiatement après sa commande dans votre boutique en ligne. Par défaut, WooCommerce envoie également un e-mail au client après une commande. Pour éviter que le client ne reçoive deux e-mails, vous pouvez choisir de désactiver l'e-mail de WooCommerce.
Vous pouvez gérer cela via 'Settings' / 'Paramètres', puis en haut de l'onglet "Emails". Vous voyez ici une liste de tous les emails actifs envoyés par WooCommerce. Par exemple, vous pouvez désactiver l'e-mail concernant la "nouvelle commande", de sorte que seul l'e-mail d'enFact parvienne au client.
Paiement après commande
Si vous voulez envoyer la facture enFact à votre client et qu'elle n'a pas encore été payée, vous pouvez la faire payer via Mollie ou Payconiq QR (comme une facture régulière).
Si le client souhaite de payer par virement bancaire, veillez à demander au client de payer sur la base du numéro de facture ou du communication structuré, comme pour une facture enFact régulière. De cette façon, le document peut être marqué comme 'payé' dans enFact.
Gestion des stocks
Utilisez-vous la gestion des stocks dans enFact ? Choisissez alors de gérer votre stock soit dans enFact, soit dans WooCommerce. La liaison n'assure pas la synchronisation des stocks entre les deux systèmes. Dès qu'une facture est créée pour un article dans enFact, le stock change automatiquement. Il est donc recommandé de ne pas afficher les numéros de stock dans votre boutique en ligne et de ne les gérer que dans enFact.
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