Livre de caisse (transactions en espèces)
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Vous pouvez enregistrer les transactions d'argent liquide entrantes et sortantes dans enFact ; un livre de caisse.
Cette vue d'ensemble n'est pas la même que celle d'un "Journal des recettes" où une vue d'ensemble est créée par recette et par taux de TVA. Si vous travaillez avec des Tickets de caisse, vous pouvez également activer le Journal des recettes dans enFact.
Un livre de caisse dans enFact est votre propre compte créé, où vous conserverez manuellement une liste des transactions en espèces entrantes et sortantes.
Cliquez sur votre adresse e-mail dans le coin supérieur droit d'enFact pour ouvrir le menu.
Choisissez "Paramètres de l'entreprise"
Allez dans l'onglet 'Journaux et numérotation'.
Faites défiler la page jusqu'en bas, à 'Journal financier' : cliquez sur '+ Ajouter un journal financier'.
Donnez un nom à votre compte (par exemple 'Livre de caisse') et choisissez si vous voulez qu'enFact calcule également un solde. Sélectionnez "Calculer le solde" pour afficher le total du livre de caisse sur la base des transactions saisies.
Cliquez sur 'Sauvegarder'.
Vous souhaitez créer un livre de caisse répondant aux exigences légales en matière de forme ? Sélectionnez alors l'option « Livre de caisse réglementé » sous « Type de compte ». Vous pouvez également appliquer cette option à un compte déjà créé.
Si vous sélectionnez cette option, les paiements introduits ne pourront plus être supprimés ou modifiés. En cas d'entrées incorrectes, vous devrez donc enregistrer une correction dans votre livre de caisse.
Les transactions que vous créez dans un livre de caisse réglementé reçoivent un numéro unique et sont cryptées numériquement (voir le bouton vert « Signé »).
Pour lier un paiement en espèces à une facture de vente, par exemple, accédez à cette facture pour créer un paiement. Dans la fenêtre de résumé de la facture, cliquez sur le bouton bleu "Actions" et sélectionnez "Créer un paiement manuellement".
Une fenêtre pop-up s'ouvre pour entrer les détails du paiement:
Compte de paiement : sélectionnez le compte que vous avez créé (par exemple "Livre de caisse")
Date : date de réception du montant de la facture.
Nom de la contrepartie : prédéfini au nom facturé, peut être modifié.
Déclaration : prédéfini au numéro de facture, peut être remplacé.
Montant : le montant reçu dans cette transaction. Le client n'a peut-être payé qu'une partie du montant de la facture dans cette transaction.
Cliquez sur "Créer un paiement" pour enregistrer les données. La facture sera marquée comme "Payée" dans enFact et le détail du paiement se trouve en bas sous "Contrôle des paiements".
Vous pouvez ajouter le paiement au comptant d'une facture d'achat à partir de 'Paiements' dans le menu de gauche d'enFact.
Sous 'Comptes', vous verrez le compte que vous avez créé (p.ex. 'Livre de caisse'). Cliquez sur 'Consulter' pour l'afficher.
Cliquez sur le bouton vert en haut à droite pour introduire un paiement sortant (paiement d'achat).
Pour enregistrer une dépense, il faut inscrire le montant en négatif (= mettre le signe moins devant le montant). Cette dépense apparaît en rouge dans l'aperçu du compte.
Une fois que le paiement a été créé, vous pouvez établir un lien avec le document d'achat correspondant via le bouton bleu "Traiter".
Un aperçu des transactions dans votre livre de caisse se trouve dans le menu de gauche d'enFact sous 'Paiements'. Puis dans 'Comptes', vous verrez le compte que vous avez créé (par exemple 'Livre de caisse'). Cliquez sur 'Consulter' pour le consulter.
Si vous avez indiqué un calcul de solde lors de la création du compte, vous le verrez dans l'aperçu. Les rentrées d'argent sont indiquées en vert, les dépenses en rouge.
Via le bouton bleu « Actions », il est possible d'exporter les transactions de ce compte vers un fichier csv, Excel ou CODA afin de les transmettre à votre comptable. En cas d'audit comptable, vous pouvez exporter le livre de caisse au format PDF.
Dans ce fichier PDF, vous verrez un bouton vert sur le côté droit, par transaction. Si vous cliquez dessus, vous serez redirigé vers une vue en ligne des détails de la transaction originale. Si le fichier PDF a été modifié localement, les informations originales en ligne ne correspondront plus aux informations modifiées du PDF (vérification externe via la technologie blockchain).
