Traitement des paiements
Il y a trois façons de surveiller les paiements entrants dans enFact :
Suivi manuel du paiement
Téléchargement manuel des relevés bancaires numériques
Suivi manuel de paiement
Pour marquer votre facture comme "payé", cliquez sur le bouton "Changer le statut à 'payé'" dans le résumé de la facture.
Pour utiliser les fonctionnalités d’enFact de manière optimale, il est préférable d'ajouter les informations de paiement manuellement. Cela facilitera par exemple des recherches ultérieures. Pour ce faire, cliquez sur le bouton bleu "Actions" et choisissez "Créer un paiement manuel".
Une fenêtre contextuelle s'ouvre pour créer un compte de paiement : il s'agit du compte désigné où ce paiement sera subdivisé dans enFact. Par exemple, pour les encaissements, ce compte peut être appelé "caisse", vous pouvez également créer un "compte à vue" ici, ...
Vous pouvez y enregistrer les informations supplémentaires.
Compte de paiement : il peut s'agir du compte bancaire de votre entreprise ou, par exemple, de la caisse enregistreuse où l'argent a été payé. Précisez comment le paiement a été effectué.
Date : date de réception du montant de la facture.
Nom de la contrepartie : prédéfini au nom facturé, peut être modifié.
Déclaration : prédéfini au numéro de facture, peut être remplacé.
Montant : le montant reçu dans cette transaction. Le client n'a peut-être payé qu'une partie du montant de la facture dans cette transaction.
Cliquez sur "Créer un paiement" pour enregistrer les données.
Téléchargement manuel des relevés bancaires numériques
Vous pouvez télécharger manuellement un certain nombre de fichiers de paiement dans enFact.
Allez à "Paiements" dans le menu de gauche.
Cliquez sur le bouton bleu "Actions" et sélectionnez "Importer le fichier de paiement".
Sélectionnez le type de fichier que vous souhaitez télécharger.
Les types suivants sont possibles :
CODA
Un CODA ou relevé de compte codé est un fichier électronique contenant les données de vos relevés de compte et de leurs annexes.
Chaque mouvement sur votre compte est identifié de manière structurée par son propre code, afin que enFact, par exemple, puisse reconnaître sans ambiguïté ce mouvement et l'inclure dans le traitement du paiement.
Vous pouvez télécharger ces fichiers CODA via votre propre application bancaire en ligne, puis les importer manuellement dans enFact.
MT940
Un fichier MT940 est une impression numérique des opérations bancaires effectuées sur votre compte. Un fichier MT940 contient des données telles que le montant de la transaction, la description et le compte de la contrepartie.
Relevé de compte Mastercard ou Visa
Il est également souvent possible d'exporter vos transactions bancaires en ligne avec Mastercard ou Visa sous forme de fichier PDF. Ce fichier peut également être téléchargé manuellement dans enFact pour être lié à vos paiements.
Veuillez noter que enFact ne peut pas identifier les paiements que vous avez déjà téléchargés et ceux que vous n'avez pas téléchargés. Vous devez garder un œil sur ce point pour éviter que les paiements n'apparaissent deux fois dans enFact.
Une fois que vous avez téléchargé un fichier de paiement, le système crée et relie un compte de paiement. Par compte de paiement, vous verrez un aperçu des montants et de leur statut.
Dans votre aperçu des factures créées, une correspondance sera établie entre les paiements et le statut de la facture (ouverte ou payée). Les factures ouvertes sont automatiquement marquées comme "payées" sur la base des coordonnées bancaires importées.
Dans certains cas, le paiement reçu ne peut pas correspondre immédiatement à une facture. Ces paiements non alloués se retrouvent dans les listes de traitement (voir ci-dessous).
La communication structuré
La légende standard de la facture demande que le numéro de la facture soit indiqué au moment du paiement :
Cela suffit pour le suivi manuel des paiements, mais il est également possible d'ajouter une communication structuré à votre facture.
enFact peut faire correspondre le paiement avec un numéro de facture, mais une communication structuré est beaucoup plus précis (en raison de leur structure fixe et d'un chiffre de contrôle mathématique à la fin du relevé). Par conséquent, lorsqu'une message structurée est disponible, le paiement est toujours lié à la bonne facture. Si vous utilisez uniquement des numéros de facture, ceux-ci peuvent être reconnaissables à l'œil humain, mais pas toujours à l'ordinateur en raison, par exemple, d'un espace supplémentaire, d'un "0" oublié dans le numéro, etc.
Vous pouvez modifier votre légende en changeant simplement le texte "du numéro de facture %document_number%" en "du message structuré %structured_message%".
la balise %document_number% sera remplacée par le numéro de facture (par exemple F2021003)
la balise %structured_message% sera remplacé par la communication structuré (par exemple +++090/9337/55493++)
Vous pouvez également utiliser les deux balises, si vous souhaitez donner les deux options au client. Pour en savoir plus sur l'utilisation des balises dans enFact, cliquez ici.
Voulez-vous effectuer ce changement pour toutes les nouvelles factures de votre organisation ? Enregistrez ensuite ces modifications dans votre légende standard. Lisez ici comment le faire.
Lien automatique avec la banque via CodaBox
CodaBox est un service externe par lequel enFact peut importer des transactions bancaires afin que les factures soient automatiquement marquées comme "payées". En reliant votre "compte enFact" à votre compte bancaire par CodaBox, cette application récupère quotidiennement vos relevés bancaires et les compare dans enFact aux factures en souffrance grâce à un algorithme intelligent. Si une correspondance est trouvée, la facture est automatiquement déclarée comme payée et vous n'avez plus rien à faire.
Pour lier votre compte enFact à un compte bancaire, vous devez souscrire un abonnement CodaBox. Dans certains cas, votre comptable a déjà souscrit un abonnement pour vous pour traiter facilement vos relevés bancaires dans la comptabilité. Dans ce cas, vous pouvez utiliser cet abonnement. N'est-ce pas le cas ? Alors, rendez vous sur le site de CodaBox pour souscrire vous-même à un abonnement. Pour activer ce module dans enFact, suivez ces étapes :
Dans le menu supérieur droit de l'enFact, allez à "Applications et connexions". Choissisez les "Applications et connexions concernant les paiements" et activez le lien 'CodaBox : liez vos comptes bancaires'.
2. Une fois activé, cliquez sur le bouton "Configurer" à côté de ce lien. Demandez un jeton d'accès CodaBox en cliquant sur le bouton vert.
Cette demande est basée sur votre numéro de TVA, assurez-vous donc que votre numéro de TVA est correctement défini dans les paramètres commerciaux d'enFact.
3. Quand le service CodaBox est disponible pour votre numéro de TVA, vous recevrez un e-mail avec un jeton d’accès. En cas d'échec, veuillez contacter votre comptable ou CodaBox en fonction en fonction du retour d'information fourni lorsque vous essayez d'activer le service.
4. Copiez le jeton que vous avez reçu par courriel dans le champ prévu à cet effet et confirmez. Les comptes sont maintenant liés et vous pouvez commencer !
Le lien CodaBox ne peut récupérer les données bancaires qu'à partir du début du raccordement. Il n'y a donc pas de service rétroactif. Les factures et les paiements antérieurs à cette date se traitent donc manuellement.
Listes de traitement
Listes de traitement 'Paiements entrants/sortants'
enFact vérifie les paiements pour, entre autres, la communication structurée, le montant de la facture, le numéro de la facture, etc. mais il arrive qu'aucune correspondance ne soit trouvée (par exemple, si le montant de la facture n'a pas été payé en totalité). Ces paiements non appariés sont inclus dans la liste de traitement "Paiements".
Les listes de traitement se trouvent dans le menu de gauche sous "Paiements", puis "A traiter".
En fonction des applications et connexions que vous avez activés, vous verrez ici plus ou moins de listes de traitement. Il existe une liste de traitement distincte pour les paiements, pour les produits à faible stock ou pour les documents d'achat entrants.
Pour associer une transaction à un document (facture, ticket de caisse ...), cliquez sur le bouton bleu "Traiter". Une nouvelle fenêtre s'ouvre.
Si vous cliquez par exemple sur "Lier à la facture", la liste des factures s'ouvre et vous pouvez sélectionner la facture en question et la "lier" à l'aide du bouton bleu.
La transaction liée est maintenant traitée et disparaît de la liste de traitement.
La liste de traitement énumère toutes les transactions qui ne peuvent pas être liées, sur la base des relevés bancaires fournis (manuellement ou via CodaBox). Il peut s'agir d'autres types de transactions, comme un transfert interne d'un compte d'entreprise à un autre, ou de frais bancaires facturés. Pour supprimer ces types de coûts de la liste, vous pouvez cliquer sur le bouton gris "Ignorer".
Supposons que, sur la base de la liste de traitement, une facture n'ait été que partiellement payée. Vous pouvez, par exemple, créer un rappel de paiement pour le montant restant à payer. Vous pouvez lire comment le faire dans la section suivante.
Liste de traitement 'Factures payées en trop'
Dans cette liste, vous trouverez un aperçu des factures payées en trop. Vous pouvez facilement les rembourser au client à partir d'ici.
Le bouton bleu "Actions" vous permet de
Ignorer le montant : par exemple, dans le cas d'une différence de paiement de 0,02 €
Préparer un remboursement dans votre panier de paiement (pour en savoir plus sur cette fonction, cliquez ici)
Effectuer un remboursement immédiat en scannant un code QR (voir le paragraphe suivant)
Si vous sélectionnez 'Rembourser le code QR', onFact affichera un détail des paiements reçus et liés. En dessous, vous trouverez toutes les factures en cours du même client.
Sur le côté droit, enFact récupère les données du paiement du client et génère un code QR basé sur les champs à remplir. Vous pouvez le scanner immédiatement avec votre application bancaire pour effectuer le remboursement.
Le code QR n'apparaît pas ? Il est possible que tous les champs obligatoires n'aient pas été remplis (voir l'astérisque rouge).
Rappels de paiement
Ajout d'un rappel de paiement manuel
Il est possible de créer un rappel pour une facture en souffrance. Pour configurer cette fonction, cliquez sur "Rappels" dans le résumé de votre facture, sur la gauche. Cliquez sur le bouton vert "Créer un rappel".
Une légende standard (message) est utilisée pour inciter votre client à payer.
Vous pouvez modifier cette légende pour l'ensemble de votre organisation. Lisez ici comment le mettre en place.
Au-dessus du champ de texte, il vous sera demandé d'indiquer "Nouveau délai des rappels". La valeur de ce champ sera utilisée dans le texte comme valeur de la balise '%term% : "Nous vous demandons de virer le montant dû dans les plus brefs délais, mais au plus tard dans les %term% jours, sur notre compte bancaire %iban%, en indiquant le numéro de facture".
Pour en savoir plus sur l'utilisation des balises dans enFact, cliquez ici.
Vous pouvez spécifier des coûts supplémentaires dans le champ de texte :
Frais de recouvrement : frais qui couvrent effectivement la préparation et l'envoi du rappel.
Taux d'intérêt : sur une base annuelle, doit se situer dans les limites légales.
Intérêt minimum : valeur à déterminer librement, un montant en euro, pas de pourcentage.
Pourcentage de compensation : à appliquer sur le montant total de la facture, TVA incluse.
Indemnité minimale : valeur à déterminer, montant en euro, pas de pourcentage.
Par exemple:
Montant total de la facture, TVA comprise | € 1.000 |
Frais de rappel | € 10 |
Taux d'intérêt | 12% |
Intérêts minimums | € 5 |
Taux d'indemnisation | 10% |
Indemnité minimale | € 3 |
Résultat sur rappel de la facture impayée après 30 jours :
Montant total de la facture, TVA comprise | € 1.000 |
Frais de rappel | € 10 |
Intérêts (à 30 jours) | € 9,86 |
Dédommagement | € 100 |
Décrivez les frais supplémentaires ci-dessus dans vos conditions générales.
Cliquez ensuite sur "Ajouter". Le rappel est créé et peut maintenant être envoyé, par exemple, par e-mail ou imprimé.
Mise en place de rappels de paiement automatiques
Vous pouvez immédiatement configurer un ou plusieurs rappels de paiement automatiques pour tous vos paiements au niveau de l'entreprise. Lisez le tutoriel sur les "rappels automatiques" ici.
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