Votre nom de domaine (serveur 1)
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L'envoi et la réponse aux e-mails se font par votre propre adresse e-mail, liée à votre propre nom de domaine (par exemple @boisurmesure.be, @trekkinglife.org, @ciley-automobile.be, ...). Si vous faites ce choix, vous devez modifier certains paramètres dans la gestion de votre nom de domaine ou demander à votre gestionnaire de domaine de le faire.
Vous ne possédez pas le nom de domaine que vous utilisez ? Alors vous devez utiliser la "méthode SMTP".
Vos e-mails peuvent être envoyés comme suit :
| Champ | Ce que voit le destinataire de votre courriel |
|---|---|
Allez vers votre adresse électronique dans le coin supérieur droit d'enFact
Sélectionnez 'Paramètres de l'entreprise'
Choisissez 'Paramètres du courriel' et appuyez le bouton 'Modifier'
enFact propose six méthodes d'expéditions. Pour votre propre nom de domaine, choisissez l'option 'Envoi par l'adresse e-mail de votre nom de domaine (serveur 1).
Cela peut ressembler à ceci :
Si vous restez dans le même nom de domaine avec les adresses e-mail que vous avez saisies ci-dessus, vous pouvez passer directement aux "paramètres de vérification des e-mails". Si vous avez choisi, par exemple, une adresse de réponse qui se trouve dans un autre nom de domaine, cliquez d'abord sur le bouton vert "Obtenir les paramètres de configuration".
Pour assurer que les programmes de messagerie de vos clients ne traiteront pas vos courriels comme du SPAM, vous devez ajuster certains paramètres au niveau de l'administration de votre nom de domaine. Vous pouvez transmettre ces informations à l'administrateur de votre nom de domaine pour qu'il ajuste les paramètres.
Cliquez sur "Enregistrer" pour appliquer la méthode d'expédition sélectionnée.
Grâce à l'option "Télécharger les paramètres au format PDF", vous générez un PDF à envoyer à votre administrateur.
Après avoir cliqué sur "Enregistrer" dans les configurations du nom de domaine, une case supplémentaire apparaît : "Adresses d'expédition alternatives".
Ici, vous pouvez éventuellement ajouter des adresses e-mail supplémentaires afin, entre autres, de :
lors de l'envoi d'un courrier électronique, pouvoir choisir parmi un certain nombre d'adresses d'envoi disponibles
envoyer automatiquement certains types de documents (par exemple, des offres) à partir d'une adresse électronique spécifique (par exemple, offre@entreprise.be)
envoyer des documents à partir de l'adresse e-mail liée à un utilisateur
envoyer automatiquement des documents avec la mise en page de votre e-mail via un modèle d'e-mail
Cliquez sur le bouton vert "Ajouter une autre adresse d'envoi". Vous pouvez saisir un nom "De" et une adresse électronique. Dès qu'une adresse a été ajoutée, les options d'envoi disponibles apparaissent.
Cliquez sur le bouton jaune "Modifier" pour définir la manière dont vous souhaitez utiliser les adresses alternatives. Un menu déroulant s'ouvre :
Sélectionnez l'adresse d'expédition lors de l'envoi d'un e-mail
Définir une adresse d'expédition par utilisateur
Définir une adresse d'expédition par type de document
Définir une adresse d'expédition par modèle d'e-mail
Si vous sélectionnez cette option, lorsque vous envoyez un e-mail, vous pouvez choisir entre toutes les adresses d'envoi alternatives que vous avez saisies. Exemple :
Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez définir une adresse d'expédition pour chaque utilisateur. Si l'utilisateur 'theo@starcomm.be' est connecté, les documents qu'il envoie depuis enFact seront envoyés depuis son adresse e-mail 'theo@starcomm.be' et non depuis l'adresse e-mail générale de l'entreprise.
Si vous sélectionnez cette option, certains types de documents sont envoyés par une adresse électronique spécifique, par exemple, tous les offres sont envoyés à partir de "offres@starcomm.be", les factures à partir de "factures@starcomm.be", etc.
Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez lier un modèle d'e-mail à une adresse e-mail. Par exemple, les e-mails envoyés via "info@starcomm.be" seront toujours envoyés via un modèle avec mise en page.
Lisez ici comment vous pouvez utiliser les modèles du courriel dans enFact pour composer vos e-mails.
Les adresses électroniques saisies doivent être validées. S'il y a une croix rouge à côté de l'adresse e-mail, vous devez continuer via le bouton jaune "Valider".
Vous allez maintenant voir apparaître des paramètres de vérification. Dans la colonne de gauche, "Valable", vous pouvez voir si ces enregistrements ont déjà été corrigés correctement. Si un signe rouge apparaît, ces enregistrements doivent également être modifiés au niveau de la gestion de votre nom de domaine.
Si le nom de domaine de la validation de l'e-mail (par exemple ... @starcomm.be) est le même que l'adresse de base (...@starcomm.be), il n'est pas nécessaire de le paramétrer à nouveau et il suffit de cliquer sur 'Enregistrer' dans l'écran ci-dessous.
Cliquez sur "Enregistrer" en bas de page ; une coche verte apparaîtra à côté de l'adresse électronique dans la liste de vos adresses électroniques alternatives.
Nom de l'expéditeur
Le nom de votre entreprise tel qu'il a été saisi dans vos informations sur l'entreprise
Adresse e-mail de l'expéditeur
Votre adresse e-mail tel qu'il a été saisi dans vos informations sur l'entreprise (p.e. theo@starcomm.be) ou une autre adresse dans le même domaine (p.e. administration@starcomm.be)
Adresse de réponse
Votre adresse e-mail tel qu'il a été saisi dans vos informations d'entreprise (p.e. theo@starcomm.be) ou une autre adresse dans le même domaine (p.e. administration@starcomm.be)
