4. Créer une facture
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Pour créer une (nouvelle) facture, naviguez dans le tableau de bord enFact à gauche vers 'Factures' :
Vous créez une nouvelle facture en cliquant sur le bouton vert "Créer une facture" en haut à droite.
La fenêtre de la facture s'ouvre. Elle montre quatre blocs avec des informations:
Le client : qui facturez-vous ?
Les produits/services : que facturez-vous et à quel prix ?
La légende : la demande de paiement au client avec le numéro de compte et la référence du paiement.
La facture elle-même : numéro de série, date, réductions de prix éventuelles.
Vous indiquez ici à qui vous adressez la facture. Vous pouvez ici immédiatement saisir les données d'un nouveau client en remplissant les champs présentés. Toutefois, vous pouvez également appeler un client à partir de la fiche client que vous avez créée précédemment (voir étape 2 : Création d'un client). Par exemple, si vous tapez le nom "Simone" dans le champ "Client", enFact recherche immédiatement le client avec les données correspondantes et transfère les informations de cette fiche vers la facture.
Vous verrez que cette facture sera désormais liée à l'enregistrement client "P0002", le numéro de l'enregistrement client de Simone Hélipas.
Aucune carte client n'a encore été créée ? Dans ce cas, vous pouvez saisir les données du client à facturer directement dans la facture et cocher l'option "Enregistrer en tant que nouveau client".
Par défaut, aucun produit ou service n'a encore été ajouté à votre facture. Pour chaque nouvelle ligne, vous pouvez ajouter un nouveau produit ou service. Pour ce faire, indiquez dans le champ de texte sous "Service ou produit" ce que vous souhaitez facturer. L'exemple ci-dessous concerne la vente d'un routeur de réseau.
Comme pour l'indication du client, enFact reconnaît le produit prévu s'il est enregistré dans la base de données des produits. Dans l'étape précédente, "3. Créer un produit' un routeur de réseau a été saisi. Ses données sont tirées du nom du produit figurant sur la facture. Sous ce produit, une nouvelle ligne vierge apparaît, prête à inclure la ligne de facture suivante pour un deuxième produit.
Dans l'exemple, le produit suivant est un produit qui n'a pas encore été créé, par exemple, divers petits accessoires utilisés dans l'installation. Vous pouvez saisir manuellement la description appropriée dans le champ "Service ou produit" et entrer un prix.
La légende en bas de page indique la manière dont le paiement de la facture est attendu. Par défaut, la légende indique : "Merci de votre confiance en %company_name%. Veuillez transférer le montant dans le %term% jours vers le numéro de compte %iban%, en indiquant le numéro de série %document_number%."
Lors de la première étape, "1. Créer un compte", vous avez saisi le numéro IBAN de votre entreprise. C'est le numéro qui sera inclus dans la légende, vous n'avez donc pas besoin de le modifier. enFact récupère les données appropriées à partir de ce que vous avez déjà enregistré.
Vous souhaitez modifier cette légende pour toutes vos factures en même temps ? Lisez ici comment procéder.
Avant de générer la facture, vous pouvez faire quelques choix supplémentaires car vous savez:
Ajuster la date de la facture, si nécessaire ;
Appliquer une remise globale sur facture à la somme totale ;
Indiquer le délai de paiement sous la forme d'une date de fin et/ou cochez "Fin de mois".
Si vous n'avez pas encore créé de factures pour cet exercice, vous pouvez indiquer ici le premier numéro de facture à utiliser. enFact continuera à numéroter toutes les factures suivantes à partir de ce premier numéro. Pour en savoir plus sur la numérotation des factures, cliquez ici.
Après tous ces choix et enregistrements, appuyez sur le bouton vert "Ajouter" pour générer la facture. Ensuite, l'écran de synthèse apparaît avec les données de la facture, ce qui vous permet de tout vérifier :
Si les données sont correctes, cliquez sur le bouton gris "Version imprimable" en haut à droite. Une fenêtre apparaît avec la visualisation de la facture :
Une erreur dans la facture, ou vous souhaitez modifier un élément ? Facile à faire :
Retournez à l'écran de synthèse de la facture, puis cliquez "Éditer la facture" dans le menu à côté de "Chronologie".
Vous adaptez la facture section par section à l'aide des boutons crayons "Modifier" (par exemple, uniquement les détails du client, ou les détails de vos produits/services répertoriés, etc.)
Satisfait de la facture ? Il suffit ensuite de l’envoyer par courrier électronique. Pour ce faire, revenez au récapitulatif de votre facture :
Là, à gauche du bouton "Actions" se trouve le bouton jaune "Envoyer par courriel". Cliquez dessus et la page permettant d'envoyer la facture au client apparaît. Vous pouvez ajouter un message d'accompagnement.
L'adresse électronique du client est automatiquement récupérée à partir de la fiche client, mais peut également être saisie manuellement. Vous pouvez vous envoyer une copie du courriel de facturation et même utiliser les options cc : et bcc :. L'objet de ce courriel peut être modifié, de même que le texte qui l'accompagne. Plusieurs destinataires? Il suffit de séparer les adresses par une virgule.
Envoyez le courriel avec la facture en cliquant sur le bouton vert "Envoyer un courriel" en bas de la page.
