Traiter les achats

Dès que les fichiers figurent dans la liste de traitement, le logiciel OCR (Optical Character Recognition) commence à les traiter. L'OCR lit les informations contenues dans les fichiers et tente d'interpréter votre facture d'achat de cette manière.

Au-dessus de la liste des documents, cliquez sur le bouton "Actualiser la page" pour vérifier l'état de l'OCR. Lorsque le fichier a été lu, les lettres "OCR" deviennent vertes et le bouton bleu "Traiter" devient actif.

Pour traiter un document d'achat dans enFact (par exemple, ajouter un paiement ou établir un lien avec une catégorie d'achat), cliquez sur le bouton bleu "Traiter".

Dans la fenêtre de traitement, vous voyez un aperçu du document d'achat et, à côté, des informations sur le fournisseur. Vous pouvez y ajouter les données qui manquent et, si vous le souhaitez, cocher la case "Enregistrer comme nouveau fournisseur".

Voulez-vous payer vos achats à partir d'enFact ? Veillez à saisir le numéro de compte de votre fournisseur !

L'étape suivante consiste à saisir les informations relatives à l'achat. Les champs suivants sont disponibles :

• Type : préciser qu'il s'agit d'une facture ou d'une note de crédit. Lorsque vous saisissez une note de crédit, utilisez des montants positifs ; enFact les traite comme négatifs puisqu'il s'agit d'une note de crédit.

• Date : la date figurant sur la facture.

• Date de paiement : par défaut, cette date est fixée à 30 jours après la date de facturation. Vous pouvez saisir une date de paiement plus courte ou plus longue.

• Référence : par exemple, numéro de facture ou autre référence.

• Message structuré : si présent sur la facture.

• Catégorie d'achat : choisissez la catégorie d'achat appropriée ou utilisez la catégorie par défaut "Achats généraux".

• Montants : mettez le montant de la facture. Il est possible d'utiliser plusieurs lignes, dans le cas où, par exemple, une partie de la facture est soumise à une TVA de 21% et une autre partie à un pourcentage de TVA différent.

Cliquez sur l'un des boutons verts pour traiter ("Ajouter et suivant") ou pour visualiser le détail de votre entrée ("Ajouter et afficher").

Catégories d'achat

Avant d'ajouter des achats, il est intéressant de réfléchir aux catégories d'achats que vous souhaitez utiliser. Lorsque vous saisissez vos achats, vous pourrez immédiatement les classer dans la bonne catégorie. Si vous n'avez pas besoin de catégories, utilisez la catégorie prédéfinie "Achats généraux".

Dans l'exemple ci-dessous, les catégories d'achat suivantes sont utilisées : Stock : machines / Stock : petit matériel / Stock : équipement / Cantine : consommables / Opération générale : frais généraux / ...

Si vous utilisez l'application "Comptes grand livre", vous pouvez immédiatement saisir le numéro de compte du grand livre correspondant à chaque catégorie d'achat. Tous les achats de cette catégorie seront enregistrés sous ce numéro de grand livre.

Dans la vue d'ensemble de vos achats, vous pourrez également avoir un meilleur aperçu de vos achats, en fonction des catégories saisies, sur une période allant de ... à :

Vous utilisez la gestion des stocks ?

Activez d'abord le "mode d'entrée avancé" dans le coin supérieur droit de l'écran. Ce bouton crée des lignes de produits supplémentaires sous l'exemple du document d'achat, où vous pouvez diviser davantage le document d'achat.

Dans ces lignes, vous pouvez saisir les produits, leur numéro et leur prix tels qu'ils figurent sur la facture. Vous pouvez les affecter à une autre catégorie d'achat par ligne de produits.

Si ces produits existent déjà dans votre liste de produits actuelle, ils seront liés à vos produits et mettront ainsi à jour votre gestion des stocks. Si vous indiquez l'achat de 10 unités supplémentaires du produit A, le stock de ce produit A augmentera de 10 pièces.

Vous utilisez des comptes du grand livre ?

Ensuite, activez le "mode d'entrée avancé" en haut à droite. Ce bouton crée des lignes de produits supplémentaires sous le mode de prévisualisation du document d'achat, où vous pouvez diviser davantage le document d'achat.

Dans ces lignes, vous pouvez saisir les produits, leur numéro et leur prix tels qu'ils figurent sur la facture. Vous pouvez les affecter par ligne de produits à une autre catégorie d'achat. Pour chaque produit, vous pourrez attribuer un compte grand livre. Le produit est-il déjà connu dans votre fichier produits ? Ainsi, le numéro de compte du grand livre correspondant que vous avez attribué à l'avance à votre produit sera repris.

Achat traité ? Lisez comment payer ou lier l'achat à un paiement à l'étape suivante :

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