Payer les achats
Dans le récapitulatif des achats, vous voyez d'un coup d'œil quels documents sont encore ouverts, sur la base des étiquettes de la colonne "Statut".
bouton vert "Payé" : document déjà payé.
bouton jaune
avec date de paiement : le document n'a pas encore été payé, mais n'a pas dépassé la date de paiement.
'planifié': le paiement de l'achat est planifié, par exemple via l'exportation SEPA.
bouton rouge avec date de paiement : le document n'est pas encore payé, mais a dépassé la date de paiement fixée.
Payer ses achats immédiatement: par code QR ou Ponto
Paiement par code QR
Il est possible de payer votre document d'achat immédiatement après l'avoir introduit dans enFact. Sur base des informations d'achat introduites (montant, avis, numéro IBAN du fournisseur, etc.), un code QR est généré.
Afin de générer le code QR, vous devez remplir le numéro IBAN et BIC de votre fournisseur. Si cette information est manquante, aucun code ne sera affiché (enFact affichera un message).
Au bas du récapitulatif de l'achat, sous "Paiements", un code QR apparaît. En le scannant avec votre application bancaire, vous pouvez immédiatement effectuer le paiement au fournisseur, en utilisant les détails de votre achat :
Pas toutes les applications bancaires peuvent lire ces codes QR. Les applications des banques suivantes le font : Argenta - Belfius - ING - CBC - SNS - ASN - BNP Paribas Fortis
Compte bancaire lié via par exemple CodaBox : le paiement sera lié et le statut de votre achat passera automatiquement à "payé" (CodaBox ne récupère les données de paiement qu'une fois par jour, elles ne seront pas modifiées en temps réel).
Compte bancaire non lié à enFact : changez manuellement le statut à payé (bouton vert en haut du résumé de votre achat).
Paiement via Ponto
Si vous avez activé le lien avec Ponto dans enFact, par exemple pour collecter vos transactions bancaires, un bouton de paiement Ponto apparaîtra au bas de votre achat :
Cliquez sur le bouton vert "Payer" pour être redirigé vers votre environnement Ponto, où vous pourrez confirmer et effectuer le paiement.
Comme votre compte bancaire est lié à Ponto, le paiement sera automatiquement lié et le statut de votre achat passera automatiquement à "payé".
Dans votre propre environnement Ponto, vous verrez votre compte bancaire. Sous l'onglet "Paiements", vous devez également autoriser le Ponto à effectuer des paiements. Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez autoriser les paiements. Vous devez autoriser/activer cela dans Ponto avant de pouvoir effectuer des paiements par enFact.
Planification du paiement des achats : via le panier de paiement (exportation SEPA)
Avec enFact, vous pouvez préparer plusieurs paiements en une seule fois dans votre environnement bancaire en ligne, par un fichier SEPA. Vous collectez toutes les données de paiement auprès d'enFact, vous les importez dans votre environnement bancaire en ligne et les paiements sont exécutés à la date de paiement que vous avez fixée.
Saisir le délai de paiement
Lors du traitement de votre achat, vous devez saisir une "date de paiement". Les virements effectués via un fichier SEPA seront exécutés deux jours avant la date que vous avez indiquée comme "date de paiement".
Dans enFact, vous saisissez la date d'échéance d'un paiement. Vous souhaitez effectuer le virement au moins un jour ouvrable plus tôt, afin que le paiement soit effectué auprès du fournisseur à la date d'échéance. Si vous souhaitez toujours effectuer vos paiements plus tard, vous devez saisir la "date d'échéance + 2 jours" dans enFact, par exemple.
Ajouter au panier de paiement
En utilisant le panier de paiement enFact, vous pouvez ajouter des achats en attente à une liste de paiement et modifier facilement les détails du paiement. Vous ajoutez un achat au panier de paiement en cliquant sur la flèche à droite du bouton bleu "Voir" dans l'aperçu des "Achats". Sélectionnez ensuite "Ajouter au panier de paiement".
Une fois l'achat ajouté, l'icône du panier de paiement apparaît en haut à droite.
En cliquant sur l'icône, vous obtiendrez un aperçu des paiements ajoutés. Cette fenêtre permet de modifier les données de paiement extraites pour chaque transaction : adapter la date de paiement, modifier la notification, ajouter tout numéro IBAN manquant, ... Cette opération n'est pas liée à l'achat lui-même et ne mettra donc aucune information à jour.
Le bouton bleu "Exporter" vous permet d'exporter les paiements du panier de paiement vers un fichier de paiement SEPA.
Choix du numéro de compte exécutif
Si vous n'avez qu'un seul compte bancaire actif dans vos comptes enFact, le bouton créera immédiatement un fichier SEPA que vous pourrez télécharger dans votre environnement de banque en ligne. Après le téléchargement du fichier, le panier de paiement est vidé. Les achats exportés seront marqués comme "planifiés".
Si vous avez plusieurs comptes actifs sur votre compte, vous aurez d'abord le choix du compte pour lequel vous souhaitez créer ce fichier SEPA. Vous pouvez ainsi, par exemple, créer un panier de paiement avec les paiements que vous souhaitez effectuer à partir du compte A, puis un panier avec les paiements que vous souhaitez effectuer à partir du compte B, etc. Sélectionnez "Exporter pour ce compte" ; l'exportation est créée et les achats exportés sont marqués comme "planifiés". Après le téléchargement du fichier, le panier de paiement est vidé.
Importation du fichier de paiement dans votre environnement bancaire
Le fichier SEPA est un fichier au format XML que vous pouvez télécharger sur votre ordinateur. Il peut ensuite être téléchargé dans votre propre environnement bancaire en ligne. Chaque banque a ses propres étapes à suivre. En voici quelques-unes :
Belfius : vérifiez auprès de votre banque
BNP Paribas Fortis : cela se fait via Easy Banking Business. Une fois que vous vous êtes connecté, cliquez sur Paiements en haut de la page, puis sur Importer un fichier.
Crelan : cela se fait via MyCrelanPro.
Liaison automatique des paiements
Si vous utilisez le lien avec CodaBox ou Ponto, les paiements d'achat qui ont eu lieu en dehors de onFact pourront également être liés. Par exemple, si vous avez payé un document d'achat avec l'application de votre banque ou via le code QR, il sera également coché par le lien.
Si suffisamment de paramètres sont reconnus, le système proposera de lier immédiatement les détails du paiement. L'achat est alors marqué comme payé et les données de paiement apparaissent en bas de page.
Lier manuellement des achats à des paiements
Les paiements (sortants) qui ne peuvent pas être liés à un document se retrouvent dans votre liste de traitement des paiements sortants. A partir de là, vous pouvez les assigner au document correct.
Dans le menu de gauche d'enFact, cliquez sur 'Paiements' et sélectionnez 'A traiter'.
Pour lier une transaction à un document (facture d'achat, reçu, etc.), cliquez sur le bouton bleu "Traiter". Une nouvelle fenêtre s'ouvre.
Par exemple, si vous cliquez sur "Lier à un achat", la liste des achats s'ouvre et vous pouvez sélectionner l'achat en cours et "Lier" à l'aide du bouton bleu.
La transaction liée est maintenant traitée et disparaît de la liste des traitements. Le détail du paiement apparaît avec votre achat et il est marqué comme "Payé".
Dans l'étape suivante, lisez comment livrer les achats saisis à votre comptable :
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